Szkolenia w formie zdalnej? Jak to wygląda z eVolpe?

Szkolenia w formie zdalnej? Jak to wygląda z eVolpe?

Magdalena Ziębińska

Nowa rzeczywistość społeczno-gospodarcza trochę to na nas wymusiła. Jeszcze intensywniej niż przewidywano biznes robi się w 2020 w Internecie. Nie omija to rzecz jasna firm konsultingowych takich jak eVolpe.

Całkiem niedawno dzieliłam się z Wami informacjami na temat metodyki pracy zdalnej na etapie analizy przedwdrożeniowej i implementacji systemu IT. Jeżeli jeszcze przez jakiś czas nie spodziewacie się „odmrożenia” sytuacji, powrotu do praktyki spotkań face to face – z eVolpe możecie nadal współpracować w trybie zdalnym. W dzisiejszym artykule trochę więcej na temat szkolenia użytkowników systemu IT.

Szkolenia dla użytkowników systemu IT

Szkolenia użytkowników to etap, który w naturalny sposób następuje po fazie implementacji systemu IT. Nie jest to rzecz wymagana, ale zdecydowanie przeze mnie rekomendowana. Nie wyobrażam sobie narzucenia nowego narzędzia pracownikom, którzy nie byli zaangażowani w jego rozwój.

Skuteczne wdrożenie wymaga przedstawienia filozofii pracy z systemem, wytłumaczenia podstawowych zasad korzystania z produktu, ujawnienia niezbędnych funkcji. Tylko w ten sposób, według mnie, zapewnisz najwyższy stopień znajomości oraz zrozumienia wdrożonego oprogramowania.

Jak eVolpe prowadzi szkolenia online?

Szkolenie użytkowników przeprowadzane przez eVolpe ma charakter warsztatowy. Możesz się spodziewać prezentacji systemu „na sucho”, a następnie zadań praktycznych związanych z zakresem wykonywanych obowiązków.

Głównym celem spotkania jest to, aby każdy użytkownik  mógł od razu swobodnie korzystać z nowego narzędzia. Praktyka jest według mnie kluczowa. Z tego względu kładziemy duży nacisk na aktywne uczestnictwo w warsztatach. W przypadku szkoleń zdalnych poszczególni uczestnicy wykonują zadania na współdzielonym dla pozostałych ekranie, a na sam koniec przeprowadzany jest test z praktycznej znajomości systemu, który każdy musi wykonać samodzielnie.

Podczas szkoleń nie pracujemy już na instancji demo, ale na gotowym systemie (technicznie rzecz ujmując ze względów bezpieczeństwa na tzw. pre-produkcji). Nie jest to co prawda Twoje pierwsze spotkanie z tym narzędziem; współpracując z eVolpe na bieżąco testujesz przyrosty funkcjonalne oprogramowania; są jednak osoby w Twojej organizacji, które do tej pory nie miały styczności z przygotowywanym dla wszystkich narzędziem. To dla nich należy zorganizować warsztaty.

Szkolenia pomogą Wam wszystkim poruszać się po systemie jak po własnym, nowym mieszkaniu. Instancja szkoleniowa uzupełniona o dane produkcyjne to też taka jakby piaskownica. Tutaj niczego nie da się zepsuć. Udostępniamy opisaną opcję, żebyście dobrze poznali narzędzie, w kontekście realnych, prawdopodobnych sytuacji biznesowych.

Czy szkolenia dla użytkowników systemu IT można pominąć?

Faza szkoleń nie powinna być pomijana. Aby system przynosił założone korzyści biznesowe, konieczna jest pełna świadomość oferowanych udogodnień; zwłaszcza wśród pracowników firmy, którzy nie byli zaangażowani we wcześniejsze fazy wdrożenia.

Dlaczego warto szkolić kluczowych użytkowników systemu?

Jeśli miałeś już styczność z wdrożeniem systemu IT, doskonale wiesz jak istotne dla ROI (zwrot z inwestycji) jest zaangażowanie użytkowników w korzystanie z narzędzia. Nie ma sensu wydawać pieniędzy na coś, z czego nie będziecie korzystać. Oczywiście wiele da się narzucić odgórnie, ale prawdziwą wartość zobaczysz dopiero wtedy, kiedy Twoi pracownicy zwyczajnie polubią pracę z oprogramowaniem.

A ciężko lubić coś, czego się nie zna… Szkolenia z obsługi narzędzia pozwalają oswoić się z nowymi obowiązkami, zrozumieć zasadność takiej zmiany organizacyjnej. Podczas warsztatów zwalczamy poczucie, że system to tylko i wyłącznie udogodnienie dla kierownictwa, albo co gorsza – sposób na inwigilację.

Analitycy eVolpe pokazują w praktyce, jak Twoi pracownicy oszczędzają czas i stają się bardziej efektywni w pracy. Docenią to szczególnie te osoby, których pensja zależy od indywidualnych lub zespołowych wyników.

Bywa, że nie tylko samo narzędzie to nowość dla użytkownika. Niektórzy w ogóle nie słyszeli o koncepcji CRM (albo innej stojącej u podstaw wdrożenia). Dla pewności rozważamy i tę kwestię. Mówimy o tym, dlaczego warto klienta i jego potrzeby stawiać w centrum uwagi i jak prowadzić transakcje handlowe, aby budować długotrwałe relacje.

CRM oznacza zdolność firmy do zdobywania klientów, poznawania ich, odnawiania kontaktów z nimi, upewnienia się, że firma dostarcza im dokładnie tego, czego oczekują oraz to, do czego się zobowiązała, i wreszcie – realizowania zysków dzięki tym działaniom.

Ronald S. Swift

Czy nowego systemu nie należy się obawiać?

Szkolenia to też moment, aby zadawać pytania. Jedno z częstszych brzmi: „Kiedy mam pracować, jeśli teraz mam tylko dane do systemu wprowadzać?”.

To zrozumiała obawa, ale wynika z nieznajomości narzędzia. Nowoczesne systemy oferują bardzo dużo automatyzacji. Dobrze, aby użytkownicy sobie z nich zdawali sprawę.

Wszystkie dobre praktyki, a nawet skróty i obejścia – pokazujemy na systemie. Użytkownicy samodzielnie odtwarzają poszczególne kroki.

Nie od dziś wiadomo, że zaangażowanie kilku zmysłów naraz wpływa na zdolności poznawcze. Usłyszeć o czymś to jedno, ale podczas szkolenia użytkowników otrzymasz także zadania praktyczne. Po drodze na pewno zrodzą się dodatkowe pytania. Korzystaj ze spotkania i zadawaj je TERAZ! Po co samemu się głowić, gdy przyjdzie zrealizować podobne zadanie w ramach codziennych obowiązków.

Podsumowanie

Podsumowując, współpraca z eVolpe w czasach pracy zdalnej jest możliwa i to na dość podobnych do standardu warunkach. Nawet pisząc ten artykuł w pewnym momencie zapomniałam, że forma spotkania jest inna.

Oczywiście szczerze liczę, że już wkrótce będziemy mogli się spotkać osobiście, ale do tego czasu zapraszam do współpracy w trybie online. Bez przeszkód możemy uzgodnić warunki współpracy przez telefon lub droga mailową, a analizę przedwdrożeniową czy szkolenia przeprowadzić w formie telekonferencji. Jest wiele narzędzi, które nam to zadanie ułatwią. Zdając sobie sprawę z zagrożeń oraz odpowiednio się na nie przygotowując, możemy zdziałać tak samo dużo co normalnie, nawet nie wychodząc z mieszkania. Zdalne spotkania nie są takie trudne, jak mogłoby się wydawać.

Masz pytania o szkolenia?

Zostaw wiadomość.

Magdalena Ziębińska