Przebieg wdrożenia

Jak przebiega wdrożenie systemu? Jakie są jego etapy?

Zalecamy wdrożenie w duchu Agile, realizowane zgodnie z zasadami frameworka Scrum. Proces rozpoczyna się wówczas od podpisania umowy i warsztatów zwanych analizą przedwdrożeniową. Prace implementacyjne odbywają w 2-tygodniowych Sprintach, czyli okresach zakończonych wydaniem gotowego przyrostu do systemu. W ramach każdego Sprintu, oprócz czasu poświęcanego na programowanie, mają miejsce różnego typu spotkania. Podczas niektórych z nich wymagana jest obecność przedstawiciela Klienta (Product Owner). Ważnym etapem są testy wytworzonych funkcji oraz ich bieżąca akceptacja przed wgraniem „na produkcję”. Polecamy zabezpieczyć także etap user adoption i przeprowadzić szkolenia dla użytkowników. Po zakończonym wdrożeniu rekomendujemy zawarcie umowy serwisowej i dalszą współpracę polegającą na utrzymaniu systemu. Serwis to także odpowiedni etap na zgłaszanie dodatkowych, nieprzewidzianych wcześniej potrzeb i realizację tzw. małego rozwoju Twojej instancji.

Jak długo trwa wdrożenie?

W zależności od poziomu skomplikowania potrzeb zgłaszanych przez inwestora – wdrożenie może trwać od kilku do nawet kilkudziesięciu tygodni. Duże projekty wdrożeniowe trwają latami lub są rozwijane dalej na zasadach umowy serwisowej. Jeżeli zależy Ci na czasie i nie masz skomplikowanych potrzeb związanych z dodatkowym dewelopmentem – rozważ SaaS-owe produkty w ofercie eVolpe. W tym przypadku wystarczy szybka instalacja i konfiguracja funkcjonalności oraz dostępów. 

Ile kosztuje wdrożenie systemu?

Systemy IT kosztują… różnorako. Cena licencji waha się w zależności od wybranego produktu, a nawet samej jego wersji. Wszystko zależy od potrzeb i zakresu funkcji, których wymagasz od oprogramowania. Na rynku są też aplikacje pozbawione opłat licencyjnych. Warto wtedy zwrócić uwagę na koszty dodatkowe, tj. hosting, konfigurację, prace deweloperskie, wtyczki out-of-the-box, wywołania API, przestrzeń dyskową, wsparcie techniczne itp. Całość wydatków (nawet za system bez opłat licencyjnych) mieści się zazwyczaj w granicach kilkudziesięciu tysięcy złotych. Może wydasz więcej — jeżeli potrzebujesz znacznej ilości licencji albo masz rozbudowane wymagania dotyczące dewelopmentu. A może mniej — jeżeli Twój proces biznesowy jest nieskomplikowany a system, który wybierzesz, nie będzie wymagał specjalnych usprawnień. Jeżeli prowadzisz małą firmę, może nawet taką jednoosobową — na początek wystarczy Ci względnie tani system dostępny „wprost z pudełka”.

Więcej na temat kosztów w procesie wdrożenia systemu w tym artykule.

Którą metodykę wdrożeniową wybrać?

Zalecamy wdrożenie w duchu Agile, realizowane zgodnie z zasadami frameworka Scrum. Takie podejście zakłada możliwość wprowadzania zmian na każdym etapie projektu. A to dlatego, że w Scrumie wszystko dzieje się cyklicznie. Ustalamy plan, pracujemy z kodem, testujemy efekty, zatwierdzamy przyrosty i ponownie konsultujemy co dalej. Możesz też działać na systemie w budowie, oczekując na kolejne działające funkcje. Ważne jest także to, że rozliczenie odbywa się wtedy na zasadach Time & Material, co oznacza, że zapłacisz wyłącznie za czas i zasoby poświęcone podczas wspólnie koordynowanych prac analitycznych i deweloperskich.

Kogo zaangażować w proces wdrożenia?

Podczas prac implementacyjnych będziesz się często komunikować z zespołem deweloperskim. Ważne, aby wyznaczyć do tego odpowiednią osobę — koordynatora projektu (Product Owner), który zadecyduje o dobraniu kolejnych User Stories do realizacji, a także przetestuje oraz zaakceptuje przedstawione przez zespół deweloperski rozwiązania.

Więcej na temat zadań Product Ownera w tym artykule.

Czy potrzebuję wsparcia partnera wdrożeniowego?

Raczej tak, jeżeli Twoje potrzeby wykraczają poza prostą instalację systemu out-of-the-box. Partner wdrożeniowy pomoże Ci w wyborze, zajmie się instalacją i konfiguracją oprogramowania. Zabezpieczy też kwestię analizy przedwdrożeniowej i innego typu warsztatów, hostingu, dodatkowego dewelopmentu, szkoleń dla użytkowników oraz wsparcia technicznego czy dalszego rozwoju systemu po starcie produkcyjnym.

Bezpieczeństwo danych

Gdzie są zlokalizowane serwery? (w przypadku rozwiązania chmurowego)


To zależy od producenta oprogramowania. Systemy dostępne w ofercie eVolpe zlokalizowane są albo na terenie Unii Europejskiej, albo w Stanach Zjednoczonych. Możesz też skorzystać z usługi eVolpe Cloud — czyli hostingu w ramach OVH Data Center. W tym przypadku zapewniamy lokalizację serwerów w UE.

Czy systemy dostępne we współpracy z eVolpe są zgodne z RODO?

Nie ma czegoś tego jak „system IT zgodny z RODO”. Z RODO powinny być zgodne procedury zarządzania danymi osobowymi w organizacji. W systemie można je natomiast odwzorować. Żadne dostępne na rynku rozwiązanie (samo w sobie) nie zagwarantuje Ci zgodności z RODO. Uważaj na ten chwyt marketingowy!

W sprawie dostosowania oprogramowania do procedur bezpiecznego przetwarzania danych osobowych skontaktuj się z doświadczoną firmą wdrożeniową taką jak eVolpe Consulting Group. Od czasu wejścia przepisów w życie zebraliśmy już spore doświadczenie na tym polu.

Jakie są wymagania techniczne, jeżeli zdecyduję się na opcję On-Premise na własnym serwerze?

To zależy od skali projektu i wybranego rozwiązania. eVolpe służy doradztwem w kontekście konkretnego przypadku.
Można wskazać następujące typowe zakresy:
·        10-20 użytkowników, CPU: 2 x i5 (4 rdzenie) lub podobny, RAM: 4 GB
·        20-50 użytkowników, CPU: 2 x i5 (4 rdzenie) lub podobny, RAM: 8GB
·        50-100 użytkowników, CPU: 4 x i5 (4 rdzenie) lub podobny, RAM: 16GB
 W przypadku systemów dla ponad stu użytkowników polecamy zastosowanie skalowalnej architektury o wysokiej dostępności.

Funkcjonalność

Czy mogę importować/eksportować dane do/z systemu przy pomocy Excela?

W większości przypadków tak. Import/eksport danych jest możliwy z/do dokumentu w formacie CSV.


Czy da się zaimportować dane do nowego systemu z innego oprogramowania, z którego korzystamy?

eVolpe podejmuje się migracji danych, jeżeli umożliwiają to baza danych i protokół API. Możliwa jest również migracja informacji zapisanych w pliku o formacie csv.

Aby zapewnić sukces migracji danych między systemami, należy uwzględnić:
·        nieużywane pola, które nie powinny być powielone w nowym systemie;
·        ukryte pola wykorzystywane wyłącznie do raportowania;
·        predefiniowane wartości pól drop-down i zasadność ich przenoszenia;
·        zakres zmian, gdy migracja nie została zaplanowana w formule 1:1;
·        wielkości bazy danych;
·        czas potrzebny na migrację;
·        odsianie informacji, które nie wnoszą wartości biznesowej, np. maile z kategorii SPAM;
·        sprawdzenie, czy baza danych do migracji była prowadzona rzetelnie i czy zawartość migrowanych pól odpowiada określającym je etykietom.

Czy można dostosować system do naszych potrzeb i w jakim zakresie?

Jeżeli narzędzie, na które się zdecydujesz jest opensource’owe – możliwości dostosowanie kodu są w zasadzie nieograniczone. Ewentualne limity nakładają: wyobraźnia inwestora lub budżet przeznaczony na projekt. Systemy „zamknięte” pozwolą Ci tylko na konfigurację funkcji przewidzianych przez producenta.

Czy da się zintegrować nowy system z innymi rozwiązaniami IT?

Integracja systemów wykorzystywanych w organizacji jest wskazana. Sprzyja to budowaniu pozytywnego Customer Experience i ułatwia współpracę między działami w firmie. Z technicznego punktu widzenia jest to możliwe poprzez API (Application Programming Interface) – zbiór reguł opisujący, w jaki sposób systemy IT komunikują się ze sobą. W ofercie eVolpe dostępne są gotowe integratory systemów takich jak: SugarCRM, SuiteCRM, Alfresco oraz Mautic (w odpowiednich wersjach). Innego typu integracje rozpatrywane są indywidualnie.

Czy w systemie da się zautomatyzować wybrane czynności?

Automatyzacja powtarzalnych czynności to jedna z podstawowych funkcji oprogramowania, które wdrażamy w eVolpe. Wraz z systemem otrzymujesz pakiet standardowych automatyzacji oraz możliwość ich samodzielnego projektowania w narzędziu BPM. W ten sposób możesz zautomatyzować np. przydzielanie klientów do obsługi, generowanie szablonów wiadomości E-mail, eskalację powiadomień czy procedurę rabatowania oraz generowania ofert. Bardzo specyficzne automatyzacje wykonamy dla Ciebie na zamówienie, po indywidualnych ustaleniach.

Czy systemy z oferty eVolpe są dostępne w języku polskim?

Tak. Można wybrać preferowaną wersję językową, a język polski obowiązuje dla wszystkich wdrażanych przez nas rozwiązań. Warto wiedzieć, że jesteśmy autorem spolszczenia systemów SuiteCRM oraz MintHCM, które można nabyć jako paczki out-of-the-box.

Inne

Jaki jest model licencjonowania systemów z oferty eVolpe?

Model licencjonowania zależy zawsze od producenta oprogramowania. W ofercie eVolpe znajdziesz zarówno systemy płatne jak i pozbawione opłat licencyjnych.
 
Więcej informacji na ten temat znajdziesz w tym artykule.

Jak mogę przetestować system?

Przed zakupem otrzymasz możliwość sprawdzenia funkcjonalności systemu na instancji demo. W trakcie wdrożenia przyrosty funkcjonalne w systemie weryfikujesz na osobnej instancji testowej.

Jak wygląda opieka serwisowa po wdrożeniu systemu?

Opieka serwisowa po Go-Live systemu odbywa się na zasadach uzgodnionych w umowie SLA (umowa serwisowa, Service Level Agreement). Nasi specjaliści udzielą Ci wsparcia na wypadek problemów technicznych czy administracyjnych. Pomożemy też z konfiguracją dostępów dla nowego pracownika. Ponadto udzielimy konsultacji na wypadek trudności w obsłudze nierozpoznanego obszaru systemu. Oraz wdrożymy nowe, zamówione przez Ciebie rozwiązania. Nasza współpraca nie toczy się już wtedy w regularnych Sprintach, ale na podstawie zgłoszeń w programie projektowym. Szacujemy tam czasochłonność koniecznych prac, a Ty decydujesz, czy wpisuje się to w zakładany budżet. Serwis oprogramowania we współpracy z eVolpe to zatem Time & Material w czystej postaci.

Więcej informacji o zasadach współpracy w serwisie w tym artykule.

Co wyróżnia eVolpe na rynku?

Dbamy o to, aby system, który zamawiasz, był dopasowany do specyficznych potrzeb Twojej organizacji – nigdy odwrotnie!
Świadczymy usługi w zakresie doradzwta, dewelopmentu i hostingu IT. Oferujemy zarówno otwarte jak i zamknięte oprogramowanie. On-Premise lub w Cloud. Prowadzimy też własny Software House oraz sklep z paczkami out-of-the-box. Możesz oczekiwać, że sprostamy nawet najbardziej wyśrubowanym wymaganiom ze świata IT dla biznesu. Na dowód przedstawiamy portfolio zadowolonych klientów. Dołącz no nich i Ty!

Nie znalazłeś odpowiedzi na nurtujące Cię pytanie?

Umów konsultację z ekspertem wdrożeniowym eVolpe

Potrzebujesz doradztwa w sprawie oprogramowania dla biznesu? Chcesz wiedzieć, kiedy dokładnie zadzwoni telefon? Zobacz jak możemy Ci pomóc.

Maciej Jankiewicz eVolpe
Przewiń do góry