licencje crm

„Licencje CRM” – płacić czy szukać alternatywy?

Maciej Jankiewicz

„Licencje CRM” to często kontrowersyjny temat. Nie wszyscy godzą się z tym, by je opłacać. Zwłaszcza, jeżeli liczba pracowników, którym powinno się nadać dostęp, przekracza pewien pułap…

To dość szokujące, ale opłaty licencyjne zwykle naliczane są ze względu na liczbę aktywnych użytkowników. Oznacza to, że koszty utrzymania systemu rosną wraz z rozwojem Twojego przedsiębiorstwa. To może oburzać. W niektórych przypadkach możesz uznać, że jesteście karani za odniesiony sukces. Jak temu zaradzić?

W dzisiejszym artykule podejmuję temat na przykładzie systemów w ofercie eVolpe, a ta jest niezwykle zróżnicowana. Przekonaj się, ile mogą Cię kosztować „licencje CRM” i  kiedy opłaca się na nie decydować. W razie czego — są alternatywy.

Moda na subskrypcję, czyli czy żyjemy w czasach Everything as a Service?

Opłaty subskrybcyjne jako takie chyba nikogo nie dziwią. Przyzwyczailiśmy się, że w ten sposób rozliczamy dostęp do gier, muzyki, filmów czy różnego typu lektury. Coraz częściej decydujemy się także na pakiety subskrybcyjne związane z regularną dostawą: kosmetyków, środków higienicznych czy ubrań. Z pewnością mamy sporo zrozumienia dla takiego modelu płatności w relacjach B2C. Ostatnio przeczytałem nawet, że żyjemy w czasach XaaS – Everything as a Service. Po chwili zastanowienia nad tym, z ilu subskrypcji sam korzystam, jest to chyba zasadne…

Opłaty subskrybcyjne w świecie biznesu

W świecie biznesu dużą popularnością cieszą się oferowane jako usługa rozwiązania technologiczne. Mówi się o nich Software as a Service. Przedsiębiorcy sięgają po nie przede wszystkim dlatego, aby zaoszczędzić na samodzielnym zabezpieczaniu infrastruktury serwerowej.

SaaS to, innymi słowy, model hostingu w chmurze, gdzie w ramach opłaty abonamentowej uzyskuje się dostęp do systemu w pełni utrzymywanego przez dostawcę usług (niekoniecznie producenta), który bierze odpowiedzialność za aktualizacje i stabilność działania aplikacji.

Na tym etapie, wszystko wydaje się proste. Wspomniałem jednak wyżej o pewnym problemie z opłacalnością „licencji”…

Opłaty licencyjne. Yay or nay?

Najważniejsza zasada to: nie ulegać jednoznacznym komunikatom marketingowym, które deprecjonują albo gloryfikują jedyną słuszną metodę.

Kwestię opłat licencyjnych, tak samo zresztą jak każdy pozostały element umowy wdrożeniowej, należy rozważyć indywidualnie. Są firmy, którym „licencje CRM” się opłacą. Inni powinni poszukać alternatywy. Na szczęście rynek oprogramowania dla biznesu jest ich pełen.

Komu i kiedy „licencje CRM” się opłacają?

Systemy oferowane jako usługa to najlepsza opcja dla firm, które nie posiadają i nie zamierzają pozyskiwać własnej infrastruktury serwerowej. Jeżeli wyznaczenie takiej przestrzeni, zakup maszyn i związana z tym polityka utrzymania aplikacji Cię przerastają, nawet się nie zastanawiaj. SaaS Ci wiele ułatwi.

Może Cię przekona, że wdrożenie systemu w chmurze zwykle zajmuje zdecydowanie mniej czasu niż implementacja oprogramowania pozbawionego opłat. Jeśli zdecydujesz się na opcję Software as a Service, czeka Cię tylko dość prosta konfiguracja uprawnień. Systemy bez „licencji” poddaje się bardziej skomplikowanym dostosowaniom, szczególnie jeśli są open-source’owe. Może to być ich wielką zaletą. Ale jeśli terminy gonią i nie masz czasu na specyficzny dewelopment – zostań przy SaaS-ie.  

Ostateczny argument to kwestia dostępu do Big Data zebranego w chmurze. Kiedy korzystasz z systemu osadzonego na serwerach producenta, wyprzedzasz konkurencję dzięki wiedzy o rynku zgromadzonej przez wszystkich jego klientów. Oczywiście po anonimizacji. Na tej zasadzie działają np. mechanizmy Artificial Intelligence takie jak Sugar Predict.  A kiedy do oferty trafia nowa funkcja – otrzymujesz ją wraz z upgradem Twojej instancji. Bez dodatkowego dewelopmentu.

  • przeniesienie obowiązku utrzymania serwerów na usługodawcę (oszczędność czasu, przestrzeni i pieniędzy)
  • szybkie, bezproblemowe wdrożenie (prosta konfiguracja zamiast długotrwałego dewelopmentu)
  • regularne upgarde’y i natychmiastowy dostęp do innowacji oferowanych przez producenta
  • koszt uzależniony od liczby użytkowników, który może się zmieniać wraz z rozwojem organizacji
  • uzależnienie funkcjonalności systemu od planów producenta (road mapa produktu)

Ile kosztują „licencje CRM”?

Koszt licencji CRM zależy od producenta. Ponownie wszystko zależy od rozpoznanych potrzeb.

Opłaty licencyjne SugarCRM

Jeżeli poszukujesz profesjonalnego oprogramowania dla dużych firm i korporacji, czegoś z górnej półki, wizjonera rynku – polecam Ci rozwiązanie od SugarCRM. W tym konkretnym przypadku masz dość spory wybór. Producent oferuje opcję cloudową o nazwie Sugar Sell za $80 od użytkownika na miesiąc oraz open-source’ową alternatywę – Sugar Enterprise za $85 za użytkownika na miesiąc. Budżetowa opcja dla mniejszych zespołów, które zadowoli okrojona funkcjonalność oraz w razie czego otwarty kod aplikacji, kosztuje $52 za użytkownika miesięcznie.

Opłaty licencyjne Zendesk Sell

Obok SugarCRM, koniecznie należy wymienić także system CRM od firmy Zendesk. To kolejne oprogramowania z opłatami licencyjnymi warte uwagi. Może się przydać w szczególności w firmach z rozbudowanym procesem obsługi posprzedażowej lub sprzedażą e-commerce.

Dostęp do systemu rozwiązany jest na zasadach klasycznej subskrypcji i zależy od preferowanego pakietu włączonych dla Ciebie funkcji. Ceny zaczynają się od $19 za użytkownika na miesiąc (edycja Zendesk Sell Team). Co bez wątpienia jedną z korzystniejszych cenowo opcji na rynku. Opcja Professional to już wydatek $49 za użytkownika miesięcznie. Jest też Zendesk Enterprise, który kosztuje $99 za użytkownika miesięcznie oraz Sell Elite za $199 za użytkownika miesięcznie. Rzecz jasna poszczególne plany oferują zróżnicowany pakiet funkcji i odpowiednio pojemną przestrzeń dyskową.

Opłaty licencyjne SpiceCRM (edycja More)

Ostatni przykład, który chciałbym przytoczyć to edycja More oprogramowania o nazwie SpiceCRM.

System jest open-source’owy i w podstawowej wersji (Core) może być pobrany z Internetu i zainstalowany własnymi siłami w 100% On-Premise. Producent wychodzi jednak naprzeciw także podmiotom, które preferują opcję cloud CRM. Za dostęp do takowej należy już jednak zapłacić. Być może warto, jeśli interesują Cię takie funkcje jak: integracja z Google Calendar czy elementy Marketing Automation i Customer Service. Zapłacisz zaledwie €19 za użytkownika miesięcznie.

Kiedy lepiej sprawdzi się system CRM bez opłat licencyjnych?

Systemy bez opłat licencyjnych to optymalna opcja dla przedsiębiorców otwartych na dalszą rozbudowę posiadanej platformy. Zwykle zależy im także na swobodzie doboru miejsca instalacji, np. ze względu na wyśrubowane przepisy o ochronie danych osobowych lub zalecenia korporacyjne.

  • Brak opłat licencyjnych!
  • Możliwość samodzielnej instalacji wprost z Internetu (jeżeli posiada się odpowiednie umiejętności i wystarczającą infrastrukturę serwerową)
  • Światowy zasięg społeczności i liczne wtyczki out-of-box
  • Konieczność zabezpieczenia infrastruktury serwerowej (chmura prywatna lub usługa zewnętrzna realizowana przez trzecią stronę)
  • Wsparcie konsultanta wdrożeniowego jako dodatkowy koszt (w zakresie hostingu, dodatkowego dewelopmentu i utrzymania)

Systemy bez opłat licencyjnych

SuiteCRM – najlepszy Open Source CRM bez opłat licencyjnych

Jeśli „licencje CRM” nie są dla Ciebie i wolisz zachować ten budżet na rozwój systemu w procesie wdrożeniowym, proponuje Ci oprogramowanie Open Source o nazwie SuiteCRM. Twórcy oprogramowania gwarantują, że korzystanie z tej aplikacji nigdy nie będzie wiązało się z dodatkowymi kosztami, a produkt zawsze będzie dostępny na opensource-owej licencji AGPL3.

SuiteCRM to jedyny pozbawiony opłat licencyjnych system, który realnie konkuruje z markami takimi jak SugarCRM, Salesforce, czy Microsoft Dynamics CRM. Według rankingu Forbes jest to wręcz najlepsza opcja o otwartym kodzie dostępna na rynku.

forbes suitecrm

SpiceCRM – edycja Core bez opłat licencyjnych

Czasami duży system może być po prostu za duży. Aby uniknąć efektu bloatware, gdy prowadzisz mniejszy biznes – lepiej sięgnąć po alternatywę dla CRM-owego mainstreamu.

Proponuję Ci nowoczesne oprogramowanie rodem z Wiednia. SpiceCRM w edycji Core, bo o nim mowa, to ciekawa propozycja Open Source CRM, szczególnie dla mniejszych firm z sektora B2B. Podobnie jak w przypadku SugarCRM – można go osadzić w chmurze (o czym była mowa wyżej) lub na własnych serwerach. Ma on też sporo do czynienia ze społecznościową edycją tego oprogramowania. Postał co prawda jako fork Community Edition, ale zupełnie go nie przypomina. Wszystko dzięki nowoczesnej technologii Google – AngularJS oraz popularnemu Lightning Design System.

Dobra informacja jest też taka, że w edycji Core, SpiceCRM nie wiąże się z żadnymi opłatami licencyjnymi, a wprawiony w bojach partner wdrożeniowy poradzi sobie z jego samodzielną instalacją wprost z Internetu, konfiguracją, utrzymaniem, a nawet dalszym rozwojem.

„Licencje CRM” – podsumowanie

Opłaty licencyjne to koszt, który da się przełknąć, jeżeli dobrze skalkulujesz prognozowane ROI. Jeśli nie „grozi” Ci nagły rozwój działu sprzedaży a liczba użytkowników razy cena licencji to dla Ciebie akceptowalny miesięczny wydatek – plusów SaaS będzie zdecydowanie więcej niż minusów.

Na szczęście nie jest to też jedyna możliwa droga. Gdyby opłaty per użytkownik zanadto nadszarpnęły Twój budżet – możesz też skorzystać z platformy pozbawionej popularnych „licencji”.

Najlepiej jeśli skonsultujesz swoje potrzeby ze specjalistami w tej dziedzinie. Nie będę skromny i polecę przy okazji własne usługi.

Co ważne — im prędzej zaczniesz korzystać z narzędzia CRM, tym szybciej uzyskasz zwrot z podjętej inwestycji. Na przykład w postaci nowych szans sprzedażowych wygenerowanych dzięki optymalizacji pracy zespołu handlowego, automatyzacji powtarzalnych czynności i poprawie doświadczenia konsumenckiego.

Nie zwlekaj. Zarezerwuj dogodny termin konsultacji już teraz.

Poniżej załączam mój kalendarz.

Umów konsultację z ekspertem wdrożeniowym eVolpe

Potrzebujesz doradztwa w sprawie oprogramowania dla biznesu? Chcesz wiedzieć, kiedy dokładnie zadzwoni telefon? Zobacz jak możemy Ci pomóc.

Maciej Jankiewicz
Przewiń do góry