Szkolenia dla użytkowników systemu IT. Czy można je pominąć?

eVolpe
Magdalena Ziębińska
Latest posts by Magdalena Ziębińska (see all)

Szkolenia dla użytkowników to etap, który w naturalny sposób następuje po fazie implementacji systemu IT.

Nie jest to rzecz wymagana, ale zdecydowanie rekomendowana, jeżeli zależy Ci na efektywnym wykorzystaniu nowego oprogramowania.

Osobiście nie wyobrażam sobie narzucenia nowego narzędzia, bez krótkiego wprowadzenia.

W dzisiejszym artykule opowiadam, w jaki sposób takie warsztaty przeprowadza zespół analityków eVolpe i dlaczego nie warto ich pomijać.

Może Ci się to przydać, jeśli rozważasz współpracę z naszą firmą, albo poszukujesz wzorca, którego można by wymagać od innego dostawcy.

Szkolenia dla użytkowników

Szkolenia dla użytkowników systemu IT to proces edukacyjny mający na celu przygotowanie osób korzystających z konkretnego systemu informatycznego do efektywnego i bezpiecznego korzystania z aplikacji.

Mogą obejmować różne aspekty, od wyjaśnienia podstawowych funkcji systemu po zaawansowane wsparcie operacyjne i konfigurację widoków.

Cel szkolenia dla użytkowników

  • Zapoznanie z funkcjonalnością systemu: Użytkownicy uczą się, jak korzystać z różnych funkcji systemu, szczególnie takich wytworzonych na osobne zamówienie.
  • Zwiększenie efektywności: W trakcie szkolenia można się dowiedzieć, jak optymalnie wykonywać swoje zadania przy pomocy nowego narzędzia.
  • Zwiększenie bezpieczeństwa: Uczestnicy dowiadują się, jak chronić dane i unikać błędów mogących narazić organizację na cyberzagrożenia.
  • Wsparcie user adoption: Szkolenie pomaga włączyć pracę z nowym narzędziem do stałej praktyki.

Typowe tematy podczas szkolenia

Szkolenia dla użytkowników systemu IT są szczególnie ważne przy wdrażaniu nowych rozwiązań, aktualizacjach systemu lub w przypadku potrzeby zwiększenia efektywności pracy z istniejącym systemem.

W trakcie warsztatów powinno się poruszać następujące tematy:

  • Podstawy obsługi systemu: logowanie, poruszanie się po interfejsie.
  • Obsługa modułów funkcjonalnych: np. wprowadzanie kontrahentów, obsługa szans sprzedażowych, raporty.
  • Zarządzanie danymi: wprowadzanie, edycja, przetwarzanie i analityka danych.
  • Bezpieczeństwo: praktyki bezpiecznego użytkowania, np. ochrona hasła, unikanie phishingu.
  • Rozwiązywanie problemów: jak radzić sobie z problemami lub zgłaszać nowe potrzeby funkcjonalne wobec systemu.

Spotykane formuły szkoleń

  • Stacjonarne: odbywają się w salach szkoleniowych z instruktorem.
  • Online: prowadzone w formie webinarów, wideokonferencji, e-learningu lub samouczków wideo.
  • Indywidualne: dostosowane do specyficznych potrzeb użytkownika lub stanowiska.
  • Grupowe: dla zespołów lub większych grup użytkowników.

Formuła szkoleń wg eVolpe

Szkolenie użytkowników przeprowadzane przez eVolpe ma charakter warsztatowy.

Możesz się spodziewać prezentacji systemu „na sucho”, a następnie zadań praktycznych związanych z zakresem wykonywanych obowiązków.

Głównym celem spotkania jest to, aby każdy użytkownik mógł od razu swobodnie korzystać z nowego narzędzia.

Praktyka jest według mnie kluczowa dla skutecznego user adoption. Z tego względu kładziemy duży nacisk na aktywne uczestnictwo.

W przypadku szkoleń zdalnych poszczególni uczestnicy wykonują zadania na współdzielonym ekranie, a na sam koniec przeprowadzany jest test z praktycznej znajomości systemu, który każdy musi wykonać samodzielnie.

Podczas szkoleń nie pracujemy na instancji demo, ale na gotowym systemie (ze względów bezpieczeństwa konkretnie na tzw. preprodukcji).

Nie jest to jednak Twoje pierwsze spotkanie z tym narzędziem. Współpracując z eVolpe zawsze na bieżąco testujesz przyrosty funkcjonalne oprogramowania.

Są jednak osoby w Twojej organizacji, które do tej pory nie miały styczności z przygotowywanym dla wszystkich narzędziem. To przede wszystkim dla nich należy zorganizować warsztaty.

Szkolenia pomogą Wam wszystkim poruszać się po systemie jak po własnym, nowym mieszkaniu.

Instancja szkoleniowa uzupełniona o dane produkcyjne to też taka jakby piaskownica. Tutaj niczego nie da się zepsuć.

Udostępniamy opisaną wersję, żebyście dobrze poznali narzędzie, w kontekście realnych, prawdopodobnych sytuacji biznesowych.

Czy szkolenia dla użytkowników można pominąć?

Faza szkoleń nie powinna być pomijana.

Aby system przynosił założone korzyści biznesowe, konieczna jest pełna świadomość oferowanych udogodnień; zwłaszcza wśród pracowników firmy, którzy nie byli zaangażowani we wcześniejsze fazy wdrożenia.

Dlaczego warto szkolić użytkowników z obsługi systemu?

Jeśli mieliście już styczność z wdrożeniem systemu IT, doskonale wiesz, jak istotne dla ROI (zwrot z inwestycji), jest zaangażowanie użytkowników w korzystanie z narzędzia.

Nie ma sensu wydawać pieniędzy na coś, z czego nie będziecie korzystać. Oczywiście wiele da się narzucić odgórnie, ale prawdziwą wartość zobaczysz dopiero wtedy, kiedy Twoi pracownicy zwyczajnie polubią pracę z nowym oprogramowaniem.

A ciężko lubić coś, czego się nie zna…

Szkolenia z obsługi narzędzia pozwalają oswoić się z nowymi obowiązkami oraz zrozumieć zasadność takiej zmiany organizacyjnej.

Podczas warsztatów zwalczamy poczucie, że system to tylko i wyłącznie udogodnienie dla kierownictwa, albo co gorsza – sposób na inwigilację.

Analitycy eVolpe pokazują w praktyce, jak Twoi pracownicy oszczędzają czas i stają się bardziej efektywni w pracy. Docenią to szczególnie te osoby, których pensja zależy od indywidualnych lub zespołowych wyników.

Bywa, że nie tylko samo narzędzie to nowość dla użytkownika. Niektórzy w ogóle nie słyszeli o koncepcji CRM (albo innej stojącej u podstaw wdrożenia).

Dla pewności rozważamy i tę kwestię. Mówimy o tym, dlaczego warto klienta i jego potrzeby stawiać w centrum uwagi i jak prowadzić transakcje handlowe, aby budować długotrwałe relacje.

Czy nowego systemu należy się obawiać?

Jedno z częstszych pytań, które padają podczas szkoleń z obsługi systemu, brzmi:

„Kiedy mam pracować, jeśli muszę teraz jeszcze wprowadzać dane do systemu?”.

To zrozumiała obawa, ale wynika z nieznajomości narzędzia. Nowoczesne systemy oferują bowiem bardzo dużo automatyzacji.

Szkolenia służą m.in. do tego, aby je wszystkie dobrze rozpoznać.

Wszystkie dobre praktyki, a nawet skróty i obejścia – zobaczysz i wypróbujesz w praktyce od razu w trakcie spotkania.

Nie od dziś wiadomo, że zaangażowanie kilku zmysłów naraz wpływa na zdolności poznawcze. Usłyszeć o czymś to jedno, ale dopiero zadania praktyczne służą efektywnej nauce.

Po drodze na pewno zrodzą się też dodatkowe pytania.

Korzystaj ze spotkania i zadawaj je TERAZ! Nie trzeba się będzie samemu głowić, gdy przyjdzie zrealizować podobne zadanie w ramach codziennych obowiązków.

Podsumowanie

Szkolenia dla użytkowników systemu IT to kluczowy etap wdrożenia, który nie tylko wspiera efektywne wykorzystanie nowego narzędzia, ale także buduje zaangażowanie pracowników i ich zaufanie do technologii.

Z punktu widzenia managementu jest to też doskonały sposób na optymalizację zwrotu z inwestycji (ROI) w system IT, ale także szansa na poprawę wydajności zespołu.

Dobrze zorganizowane warsztaty pomogą Wam przełamać opory, zrozumieć korzyści płynące z zastosowania nowego narzędzia i uniknąć problemów wynikających z nieznajomości niektórych mechanizmów.

Już teraz zapytaj doradcę eVolpe o dostępne terminy.

Umów konsultację z ekspertem wdrożeniowym eVolpe

Wybierz dogodny dla siebie termin.

Magdalena Ziębińska
Latest posts by Magdalena Ziębińska (see all)

Powiązane artykuły

Scroll to Top