- Kto płaci za naprawę błędów podczas wdrożenia? - 31 października 2024
- Szkolenia CRM dla użytkowników systemu. Czy warto? - 27 maja 2024
- GO LIVE CRM: 8 kroków do skutecznego uruchomienia systemu - 18 marca 2024
W Twojej firmie rozpoczyna się wdrożenie systemu CRM?
Warto się przygotować na tę poważną rewolucję. Prace programistyczne zajmują najczęściej od kilku do kilkunastu tygodni, jeśli nie dłużej.
Dobrze wiedzieć, co się będzie działo po kolei i jak podejść do sprawy, żeby zagwarantować sukces tak ambitnego przedsięwzięcia. Oraz, rzecz jasna: zadowalający zwrot z inwestycji!
W artykule znajdziesz aż osiem praktycznych wskazówek, jak skutecznie zarządzić wdrożeniem CRM.
Co to jest wdrożenie CRM? (definicja)
Na początek zacznijmy od definicji. Ustalenie nomenklatury przyda nam się podczas dalszych rozważań.
Istnieje bowiem zasadnicza różnica pomiędzy zwykłą instalacją (uruchomieniem) systemu a pełnowymiarowym projektem wdrożeniowym. Oto ona.
Uruchomienie (instalacja) CRM to techniczny proces zainstalowania i skonfigurowania systemu zarządzania relacjami z klientami (CRM) na serwerze.
Polega na instalacji oprogramowania, konfiguracji podstawowych ustawień, zapewnieniu dostępu do systemu użytkownikom, rzadziej integracji z innymi systemami, jeśli istnieją do tego gotowe wtyczki. W przypadku dużych projektów uruchomienie to też po prostu jeden z etapów kompleksowego wdrożenia.
Wdrożenie CRM to proces planowania, konfiguracji i uruchomienia systemu zarządzania relacjami z klientami (CRM) w organizacji.
Obejmuje analizę potrzeb biznesowych, wybór odpowiedniego oprogramowania, jego dostosowanie do specyfiki firmy, integrację z innymi systemami oraz szkolenie użytkowników. Celem wdrożenia CRM jest usprawnienie procesów sprzedaży, marketingu i obsługi klienta poprzez centralizację danych oraz pełną automatyzację działań.
W jaki sposób takie wdrożenie powinno przebiegać, żeby nie zakończyło się niepowodzeniem? Wypróbuj moje osiem sprawdzonych wskazówek.
1. Skorzystaj z wiedzy ekspertów rynku CRM
Potrzebujesz pozbyć się nieskutecznego legacy software? Lub wdrożyć coś zupełnie świeżego?
Poszukaj ekspertów, którzy znają się na swojej robocie, tak dobrze, jak Ty na tym, czym zajmujesz się od lat.
Pomogą Ci nie tylko w wyborze odpowiedniego systemu CRM, ale także w jego dostosowaniu do specyficznych potrzeb Twojej firmy. To oni doradzą:
Ich wiedza i umiejętności mogą być kluczowe w procesie transformacji technologicznej, która z powodzeniem przeniesie Twoją firmę na wyższy poziom efektywności operacyjnej.
Warto też poszukać partnerów, którzy mają na swoim koncie udane projekty wdrożeniowe w firmach o podobnej skali i branży, co Twoja.
Wskazówka #1: Firmy konsultingowe żyją tematem wdrożenia systemów CRM, tak samo jak Ty — tematami z Twojej branży. To oni najlepiej doradzą, co się sprawdza a co nie. Znajdź partnera, któremu opowiesz o swoich problemach i wyzwaniach, a zyskasz system dopasowany do indywidualnych potrzeb.
2. Współpracuj z zespołem deweloperskim
Wdrożenia CRM potrafią być czasochłonne. Zwykle trwają od kilku tygodni do kilku miesięcy. Żeby nadążyć za postępami — najlepiej podzielić cały proces na etapy.
Najlepiej z wykorzystaniem zwinnej metodyki wdrożeniowej i frameworka Scrum.
Wymaga to co prawda większej aktywności i zaangażowania w projekt, ale wpływa też na zwiększone ROI (Return On Investment).
Przy okazji zwrot z inwestycji będzie tym większy, im skuteczniej się komunikujesz.
Z zespołem deweloperskim w trakcie wdrożenia rozmawia się dużo i często. Nie tylko osobiście czy przez telefon, ale także mailowo, w specjalnym systemie projektowym czy dzięki narzędziu do videokonferencji.
Wskazówka #2: Wyznacz koordynatora projektu (Product Ownera), który dopilnuje, aby komunikacja oraz cały proces wdrożeniowy toczyły się zgodnie z najwyższymi standardami oraz… potrzebami i priorytetami.
3. Sięgaj po quick-wins
Jedną z niewątpliwych zalet zwinnej metodyki wdrożeniowej jest możliwość koncentracji na pomniejszych celach — przyrostach systemu osiąganych w krótkich okresach.
Poszczególne etapy projektu — zgodnie z metodologią agile — nazywa się Sprintami.
Dzięki temu, że nie trwają długo (zwykle 2 tygodnie), do wytwarzanego systemu nieustannie trafiają nowe funkcje. Łatwiej też wtedy zauważyć postępy.
Wskazówka #3: Zamiast oczekiwać na oddalony w czasie efekt końcowy, skorzystaj z MVP systemu, w jego funkcjonalnej, acz nadal rozwojowej formie.
4. Przygotuj się do migracji danych
Czym byłby CRM, gdyby nie miał danych?
Pamiętaj, że dane przechowywane w systemie są jego kołem zamachowym. Jeśli rezygnujesz z innego systemu CRM lub Excela na rzecz nowego oprogramowania, kolejnym kluczowym elementem procesu będzie migracja wiedzy.
Należy ją przeprowadzić jeszcze przed oddaniem systemu do użytku.
Wskazówka #4: Do etapu migracji podejdź według wcześniej opracowanego planu.
Koniecznie rozpoznaj techniczne możliwości starego i nowego systemu. Sam transfer wiedzy może nastąpić np. przy pomocy pliku .csv czy z wykorzystaniem połączenia wielu baz danych. Niezależnie, którą metodę wybierzesz, zwróć uwagę na kwestię wyeliminowania duplikatów. Dokładnie przemyśl też to, które dane powinny być zaimportowane do których części nowego systemu CRM.
5. Poświęć czas na szkolenia
Odpowiednio przygotowane i przeprowadzone szkolenia wpływają na tzw. user adoption systemu, czyli zaadaptowanie się użytkowników do nowego środowiska pracy.
Wskazówka #5: Przypomnij użytkownikom, w jakim celu wdrożono nowe oprogramowanie. Informuj o tym, w jaki sposób system usprawnia i automatyzuje obowiązujące w organizacji procesy. Akcentuj przy tym wszystkie punkty, które mogą wywołać efekt WOW! Pokaż wartość, którą oferuje nowy system i pozwól zespołowi się z nim samodzielnie zapoznać.
6. Nieustannie monitoruj efekty
Proces zmiany jest długotrwały i nie kończy się na uruchomieniu systemu. Dlatego też codziennie monitoruj i śledź efektywność handlowców. Porównuj z danymi sprzed wdrożenia CRM. Nieustannie myśl o obszarach, w których można poprawić wydajność.
Zwrot z podjętej inwestycji zaobserwujesz m.in. poprzez zdolność do podejmowania słusznych decyzji biznesowych, popartych analityką danych, którą dostarcza system CRM.
Wskazówka #6: Wskaż grupę testową, która rozpocznie korzystanie z nowego narzędzia i której wyniki będziesz na bieżąco porównywać z wynikami osób pracujących jeszcze w starym systemie.
7. Korzystaj ze wsparcia po starcie produkcyjnym
Wdrożenie systemu CRM można przyrównać do opieki nad dorastającym dzieckiem, które dopiero wchodzi w dorosłość. Obowiązki rodzicielskie rzadko kiedy kończą się, gdy syn czy córka osiągają pełnoletniość.
Podobnie w przypadku wdrożenia systemu CRM — jego skuteczne uruchomienie na produkcji wcale nie zamyka tematu.
To normalne, że po starcie produkcyjnym pojawiają się wątpliwości związane z obsługą nowego narzędzia (nawet, jeżeli zrealizowano odpowiednie szkolenia). Z czasem, kiedy oprogramowanie przyjmie się w organizacji — mogą się też pojawić pomysły na jego rozwój.
Wskazówka #7: Zdecyduj się na usługę serwisową. Zyskasz wsparcie techniczne także po starcie produkcyjnym oprogramowania. Gdy zaistnieje taka potrzeba, łatwo zamówisz też kolejne funkcje czy automatyzacje.
8. Wybierz system, który można dostosować do potrzeb
Badania Nucleus Research wykazały, że 1 dolar zainwestowany w system CRM może przynieść firmie nawet $8,71. Oznacza to, że możesz liczyć na blisko 900%-owy zwrot z podjętej inwestycji. To prawdziwie zawrotna kwota.
Powyższa statystyka sprawdzi się jednak tylko wtedy, jeżeli wdrożysz system dopasowany do indywidualnych wymagań.
Wskazówka #8: Zrezygnuj z oprogramowania, do którego to Ty będziesz się musiał dostosować. Zdecydowanie powinno być na odwrót!
Wdrożenie CRM: podsumowanie
Wdrożenie systemu CRM to skomplikowany proces, który wymaga starannego planowania i zaangażowania. Kluczowe wskazówki, kótre warto zastosować brzmią:
Umów konsultację z ekspertem wdrożeniowym eVolpe
Wybierz dogodny dla siebie termin.
- Kto płaci za naprawę błędów podczas wdrożenia? - 31 października 2024
- Szkolenia CRM dla użytkowników systemu. Czy warto? - 27 maja 2024
- GO LIVE CRM: 8 kroków do skutecznego uruchomienia systemu - 18 marca 2024
