- Open Source AI. Jak DeepSeek i jemu podobne zmieniają zasady na rynku sztucznej inteligencji w 2025 roku? - 12 lutego 2025
- Ile trwa wdrożenie systemu CRM? - 27 stycznia 2025
- Ile kosztuje wdrożenie systemu CRM? - 24 stycznia 2025
Czas typowego wdrożenia CRM jest tak samo trudny do określenia jak jego koszt.
Bywają wdrożenia, które da się zrealizować w kilka tygodni. Bardziej skomplikowane: trwają miesiącami, a nawet latami.
Jeżeli chcesz się dowiedzieć: Ile będzie trwało wdrożenie systemu CRM dla Twojej firmy?, musisz najpierw odpowiedzieć na pytanie o to, jakie macie potrzeby.
Dopiero na podstawie wniosków z analizy przedwdrożeniowej da się określić, który system jest odpowiedni dla Waszej organizacji.
Jeżeli uda się odnaleźć na rynku produkt, który spełnia najważniejsze wymagania — wdrożenie będzie szybkie.
Podmioty, którym zależy na odtworzeniu bardzo specyficznych procesów, wytworzeniu zaawansowanych automatyzacji czy stworzeniu dedykowanej szaty graficznej i autorskiego interfejsu — muszą się przygotować na długofalową współpracę z wdrożeniowcem.
Nawet taką, która trwać będzie latami.
Czas wdrożenia CRM a jego koszty
Ten artykuł zacząłem od stwierdzenia, że czas typowego wdrożenia CRM jest tak samo trudny do określenia jak jego koszt…
Najczęściej po prostu jedno wiąże się z drugim.
Projekty IT w większości przypadków (gdy stosowana jest zwinna metodyka wdrożeniowa — Scrum) rozlicza się na zasadach Time & Material.
Oznacza to, że:
Koszt wdrożenia = czas spędzony na realizacji projektu (h) x stawka zespołu developerskiego (zł/h)
Przekształcając powyższy wzór, można szybko dojść do wniosku, że najdłużej trwają wdrożenia, które angażują najwięcej zasobów.
Takie też później najwięcej kosztują.
Strategia dużych firm a czas wdrożenia
Co ciekawe, duże firmy i korporacje często w ogóle nie biorą pod uwagę czasu wdrożenia.
Nie potrzebują wiedzieć, kiedy się ono zakończy, ponieważ doskonale rozumieją, że w świecie stale rozwijającej się technologii oraz nieustających przemian rynkowych — ich oprogramowanie tak naprawdę nigdy nie będzie „gotowe”.
Zamiast odliczać dni do określonego w przyszłości deadline, decydują się na stałą współpracę z firmą wdrożeniową.
Negocjują korzystne dla siebie stawki za godzinę pracy specjalistów, a następnie skrupulatnie dobierają dla nich zlecenia; zgodnie z priorytetem w organizacji na dany moment.
To, na czym im zależy, to sprawny Go-Live systemu, a nie ukończenie projektu jako takiego.
Chodzi o to, by jak najszybciej zacząć korzystać z oprogramowania, nawet jeżeli kolejne jego funkcje są jeszcze w budowie.
W ten sposób o wiele szybciej zaczyna się widzieć efekty.
MVP, czyli sposób na szybkie efekty podczas wdrożenia
Opisana taktyka to strategia Minimum Viable Product (MVP).
Zgodnie z jej zasadami: w możliwie najkrótszym czasie oddaje się użytkownikom do wykorzystania taką wersję systemu IT, której funkcjonalność przynosi pierwsze efekty.
MVP musi spełniać podstawowe założenia funkcjonalnej aplikacji i być „używalny”. Powinien też rozwiązywać podstawowy problem, z którym boryka się organizacja, czyli beneficjent oprogramowania.
Główną zaletą tego podejścia jest zastosowanie narzędzia przy znacznie niższej początkowej inwestycji i po krótszym czasie oczekiwania.
Zastosowanie strategii MVP nie zamyka oczywiście drogi do dalszego rozwoju produktu. Wręcz przeciwnie: kontynuowanie prac po skutecznym Go-Live pierwszej wersji jest rekomendowane.
Kolejne funkcje mogą trafiać na produkcję, albo po zakończeniu kolejnego Sprintu (czyli najczęściej po kolejnych 2 tygodniach rozwoju oprogramowania) albo, na życzenie inwestora: po ukończeniu większego etapu/obszaru funkcjonalnego.
Czas wdrożenia a metodyka prowadzenia projektu
Kiedy już liczymy się z tym, że wdrożenie nowego oprogramowania to długotrwały proces i niekoniecznie warto odliczać do jego zakończenia, znaczenia nabierają: harmonogram oraz tempo dostarczania kolejnych funkcji.
Skoordynowaniu tych dwóch elementów sprzyja zastosowanie zwinnej (Agile) metodyki wdrożeniowej.
Jej wyróżniki to:
Oczywiście systemy CRM można też wdrażać w sposób tradycyjny (por. metodyka Waterfall).
W tym przypadku trudniej jednak o elastyczność oraz prężne tempo dostarczania efektów.
Firmy, które się na to decydują, częściej myślą o wdrożeniu jako stałym punkcie na osi czasu, do którego się dąży.
Godzą się z tym, by poświęcić wiele tygodni na opracowanie sztywnej dokumentacji produktu. Oczekują też realizacji takiego planu za stałą cenę (fixed price) w konkretnym terminie.
Chociaż na pierwszy rzut oka może to brzmieć kusząco, w rzeczywistości skazuje firmę na zakup narzędzia, które nie spełnia aktualnych potrzeb firmy.
Zgodnie z zasadami metodyki Waterfall, po kilku tygodniach (a nawet miesiącach!) oczekiwania, otrzymuje się system, zgodny z początkową koncepcją, ale w przeważającej liczbie przypadków — odbiegający od zmienionej sytuacji na rynku.
Niebezpieczeństwo Waterfall polega także na konieczności zabudżetowania nieprzewidzianych okoliczności.
Firmy wdrożeniowe, które oferują usługi fixed price, są zmuszone włączyć do ich systemu bufor na naprawę błędów, których nie są w stanie przewidzieć. W efekcie: nawet jeżeli takowe nigdy nie wystąpią, klient i tak opłaca utopiony w stałej cenie koszt ich usunięcia.
Wniosek: Jeżeli zależy Ci na sprawnym tempie dostarczanych efektów oraz klarownym harmonogramie prac, którym da się na bieżąco sterować — zdecyduj się na Scrum.
Nie uda się wtedy ustalić sztywnej daty, w której kończy się wdrożenie. Ale to właśnie na tym polega główna zaleta zwinnego podejścia!
To Ty jako zleceniodawca decydujesz, kiedy należy wstrzymać lub wznowić prace nad rozwojem oprogramowania. Samodzielnie sterujesz też budżetem oraz priorytetami. Nie ogranicza Cię żadna sztywna dokumentacja. A użytkownicy mogą korzystać z systemu nawet, jeśli nie wszystkie planowane funkcje są już gotowe. Kolejne po prostu pojawią się tam za następne dwa tygodnie.
Tempo wdrożenia a nowoczesna technologia
Na tempo postępów w projektach wdrożeniowych, oprócz metodyki wdrożeniowej, wpływ ma także zastosowana technologia.
Sprawnemu przyrostowi funkcjonalności oprogramowania sprzyjają na przykład:
Podsumowanie
Czas trwania wdrożenia to bardzo indywidualna sprawa.
Projekt wdrożeniowy może się ciągnąć miesiącami, a nawet latami. Nie znaczy to jednak, że tak samo długo czeka się na jego efekty.
Jeżeli zastosujesz metodykę zwinną, pierwsze rezultaty zauważysz już po około 2 tygodniach, czyli na koniec Sprintu nr 1.
Z tego powodu, zamiast myśleć o sprawie w kontekście konkretnego deadline, sugeruję zdecydować się na stałą współpracę z firmą wdrożeniową na zasadach Time & Material. Postępy przychodzą wtedy bardzo szybko, a o priorytetach dla kolejnych zleceń decyduje na bieżąco wyznaczony przez inwestora Product Owner.
Projekt będzie można wstrzymać na dowolnym etapie, ale tak samo łatwo da się go później ponownie podjąć.
Kiedy zakończy się okres intensywnego rozwoju oprogramowania, dobrze jest też zmienić trochę zasady gry i przejść w tryb utrzymania i małego rozwoju (na zasadach umowy Service Level Agreement).
Jeżeli chcesz, to do tego etapu możemy wspólnie zacząć odliczać.
Umów konsultację z ekspertem wdrożeniowym eVolpe
Wybierz dogodny dla siebie termin.
- Open Source AI. Jak DeepSeek i jemu podobne zmieniają zasady na rynku sztucznej inteligencji w 2025 roku? - 12 lutego 2025
- Ile trwa wdrożenie systemu CRM? - 27 stycznia 2025
- Ile kosztuje wdrożenie systemu CRM? - 24 stycznia 2025