W eVolpe doradzam na temat oprogramowania dla korporacyjnego biznesu. Prawdziwą wartość systemów CRM/CX dostrzegam w funkcjach pozwalających na analitykę danych. W rozmowach z moimi klientami często podkreślam, jak istotna jest skrupulatność wprowadzania informacji do systemu. Szczególnie, jeśli zakładacie zastosowanie mechanizmów sztucznej inteligencji. Z tym także z przyjemnością pomogę.
W razie pytań zapraszam do kontaktu. Jestem też na LinkedInie!
- Umowa wdrożeniowa. Zapisy, które zabezpieczą interesy klienta - 11 grudnia 2024
- Dlaczego polscy przedsiębiorcy upodobali sobie systemy IT On-Premise? - 24 września 2024
- Open Source CRM – dlaczego sprawdza się w dużych firmach? - 11 września 2024
Dobrze skonstruowana umowa wdrożeniowa nie tylko minimalizuje ryzyko niepowodzenia projektu, ale także zapewnia obu stronom jasność co do obowiązków, terminów i oczekiwanych rezultatów.
Na etapie negocjowania jej warunków, warto zwrócić uwagę na obecność konkretnych zapisów.
W artykule ujawniam obszary, które należy uwzględnić, by skutecznie ochronić swoje interesy.
Skorzystaj z poniższej listy i zapewnij swojej firmie opłacalność projektu wdrożeniowego oraz skuteczność okresu gwarancyjnego po podpisaniu protokołu odbioru.
Umowa wdrożeniowa. Zabezpieczenie interesów klienta
Umowa wdrożeniowa to formalny dokument zawierający szczegółowe ustalenia między klientem a dostawcą oprogramowania. Reguluje zasady współpracy, obowiązki i prawa obu stron, a także określa ramy realizacji projektu, takie jak harmonogram czy sposób rozliczeń.
Główne elementy umowy wdrożeniowej obejmują:
Umowa wdrożeniowa jest fundamentem współpracy między klientem a dostawcą i pomaga unikać nieporozumień w trakcie projektu.
Nie ulega wątpliwości, iż powinna ona zawierać precyzyjne zapisy dotyczące różnych aspektów współpracy.
Dzięki niej można jasno określić oczekiwania, minimalizując ryzyko związane z przekroczeniem budżetu, opóźnieniami czy niedostateczną jakością dostarczonego rozwiązania.
Na potrzeby tego artykułu wybrałem kilka, w moje ocenie kluczowych wątków, na które warto zwrócić uwagę z perspektywy klienta.
1. Gwarancja na autorskie elementy kodu
Jednym z istotnych zapisów w umowie wdrożeniowej jest klauzula dotyczącą gwarancji na autorskie elementy kodu.
Dzięki niej klient może wymagać, by nawet kilka miesięcy od podpisania finalnego protokołu odbioru, wykonawca systemu (bez pobierania za to opłaty) wyeliminował wskazane błędy czy niedociągnięcia.
To przydatne zabezpieczenie, które daje inwestorom czas na weryfikację działania aplikacji oraz zgłoszenie ewentualnych usterek.
Gwarancja może oczywiście dotyczyć tylko i wyłącznie tych obszarów systemu, które są efektem pracy zespołu deweloperskiego.
Klauzuli nie podlegają niedoskonałości w kodzie bazowym produktu, np. gdy skorzystano z oprogramowania Open Source i to w nim znalazły się błędy.
Ochroni Cię jednak ona przed ponoszeniem kosztów naprawy nowych funkcji, które w systemie rozwinęła firma wdrożeniowa. Autorskie rozwiązania (nawet kilka miesięcy od podpisania protokołu odbioru) muszą działać bez zarzutu.
Rozsądny okres gwarancyjny na autorskie elementy kodu, na który powinna przystać firma wdrożeniowa, to 3 miesiące od podpisania protokołu odbioru.
2. Zrównoważony skład zespołu projektowego
Umowa wdrożeniowa, którą podpisujesz, powinna też określać skład zespołu deweloperskiego.
Koniecznie zwróć uwagę, czy dostawca zagwarantował zróżnicowany poziom umiejętności specjalistów, których zaangażuje w realizację systemu.
Pozornie może się wydawać, że w interesie klienta jest zwerbowanie do projektu wyłącznie doświadczonych programistów.
Praktyka pokazuje jednak, iż najwyższy poziom efektywności i innowacyjności gwarantują tylko takie zespoły, do których włączono zarówno senior, mid, jak i junior deweloperów.
Ma to związek z kilkoma aspektami zarządzania projektem IT.
Po pierwsze: stawki. Realizacja wszystkich, nawet najprostszych zadań siłami senior deweloperów jest nieefektywna kosztowo.
Godzina pracy doświadczonego specjalisty — z oczywistych względów — różni się (tj. kosztuje więcej) od stawki junior czy mid dewelopera.
Rekomendowana strategia zakłada zatem zaangażowanie najmłodszych stażem programistów w realizację podstawowych zleceń. Bardziej doświadczeni pracownicy powinni nadzorować ich pracę i aktywnie włączać się w realizację trudniejszych rozwiązań.
Oczywiście senior deweloper prawdopodobnie spędzi na realizacji tożsamego zagadnienia odrobinę mniej czasu niż junior, ale nie wszystkie prace da się przyspieszyć. Wytworzenie prostych mechanizmów często zajmuje tyle samo (lub porównywalnie dużo) czasu bez względu na staż pracy w organizacji.
Po drugie: tempo działania i jakość kodu. Senior i mid deweloperzy, pomimo, że „kosztują więcej” są cennym zasobem każdego zespołu. Oznacza to, iż rozbudowa systemu IT przy udziale samych juniorów również mija się z celem.
Zespoły projektowe potrzebują wiedzy i doświadczenia starszych stażem specjalistów. Dzięki temu działają o wiele szybciej, a wytworzone przez nich rozwiązania uwzględniają wypracowane przez lata kompetencje.
Nie można jednak popadać ze skrajności w skrajność.
Korzyści związane ze świeżą perspektywą i nowo nabytymi umiejętnościami młodych programistów są równie cenne.
Dzięki obecności juniorów wzrasta szansa na zastosowanie innowacyjnych technologii oraz nietuzinkowego podejścia nawet do typowych problemów.
Po trzecie: higiena pracy. Realizacja projektu wdrożeniowego siłami samych senior (ze względu na doświadczenie) czy junior (ze względu na koszty) deweloperów to błąd także z powodów organizacyjnych.
Młodzi programiści prawdopodobnie spędziliby zdecydowanie za dużo czasu na proste zagadnienia, by ostatecznie dojść do efektów, które nie spełniają oczekiwań. Mogliby też po prostu nie podołać wyzwaniu i zbyt szybko wypalić się w pracy, która ich przytłoczyła.
Taka sytuacja to zarówno krytyczny problem wewnętrzny w firmie wdrożeniowej jak i poważna komplikacja w dążeniu do wytworzenia systemu dla klienta.
Z drugiej strony zespołom złożonym z samych senior i/lub mid deweloperów grozi wysoki poziom frustracji spowodowanej realizacją zbyt prostych, powtarzalnych zagadnień.
Zadania, które w zdrowych zespołach trafiają do realizacji przez juniorów, nie stanowią wystarczającego wyzwania dla doświadczonego specjalisty.
Podobnie do poprzedniej sytuacji naraża to pracodawcę oraz klienta na opóźnienia wywołane rotacjami kadrowymi.
Podsumowując, zróżnicowany zespół specjalistów to ogromna szansa na rozwój dla młodych programistów, a przy okazji najlepszy katalizator konfliktów i frustracji, które mogłyby zakłócić pracę seniorów.
Koniecznie zwróć uwagę na ten zapis w umowie wdrożeniowej, by nie narazić swojej firmy na nieefektywność rozpoczynającego się projektu.
Pamiętaj, że zróżnicowany zespół deweloperski gwarantuje Ci:
3. Skuteczna metodyka wdrożeniowa: Scrum
Umowa wdrożeniowa powinna regulować także technikę osiągania postępów przez wskazany zespół deweloperski.
Żeby zabezpieczyć swoje interesy, koniecznie zadbaj o zapis wskazujący na zwinne podejście do realizacji projektu.
Metodyka działania, którą mam na myśli to tzw. Scrum.
Chodzi o sposób organizacji pracy w krótkich, maksymalnie 2-tygodniowych okresach (Sprintach), z których każdy kończy się oddaniem kolejnego, działającego fragmentu systemu.
Plan na to, co ma zostać wytworzone, buduje się wówczas przy pomocy ruchomej listy zagadnień (Backlog Produktu), na której zapisywane są prawdziwe historie z życia użytkowników (User Stories). Zespół deweloperski dąży wówczas do wytworzenia rozwiązań, które na nie odpowiadają lub umożliwiają ich przeprowadzenie.
Ponadto najważniejsza zaleta Scrum to możliwość swobodnego sterowania tym, co trafia do realizacji. Do tego celu wyznacza się koordynatora projektu wdrożeniowego, czyli Product Ownera ze strony klienta. Jest to osoba, która na bieżąco zarządza Waszymi priorytetami i budżetem na system.
Product Owner Quiz
Sprawdź, czy nadajesz się na koordynatora projektu wdrożeniowego.
Ponieważ Scrum bezpośrednio wiąże się z modelem rozliczeniowym Time & Material, czyli tylko i wyłącznie za to ile czasu i zasobów zespół deweloperski poświęcił na realizację zgłoszonych zagadnień, zachowujesz pełnię kontroli nad tym ile i za co płacicie per Sprint.
W dowolnym momencie możesz też zadecydować o wstrzymaniu prac lub wytworzeniu ważniejszych funkcji, o których wcześniej nie pomyślano.
To zdecydowanie efektywniejsze i korzystniejsze rozwiązanie niż przeciwny wobec Scruma Waterfall.
Którą metodykę wdrożeniową wybrać?
Poznaj podstawowe różnice, a także wady i zalety podejścia Agile vs Waterfall
Dzięki zapisowi, w umowie wdrożeniowej, który gwarantuje zastosowanie metodyki zwinnej, nie musisz też opóźniać startu projektu do czasu wytworzenia sztywnej dokumentacji.
Nie trzeba się też kategorycznie trzymać ustalonego planu. Możesz na bieżąco decydować, na co poświęcasz środki, na jakich funkcjach zależy Ci najbardziej i w jakim terminie.
Ponieważ cena za system nie będzie stała, firma wdrożeniowa nie musi się też zabezpieczać, by kwota na fakturze pokryła nieprzewidziane sytuacje.
Pamiętaj, że organizacje, które proponują rozliczenia Fixed Price, powszechnie wliczają w stałą cenę bufor na naprawę błędów.
Może się zatem wydarzyć nawet tak, że, stawiając na Waterfall, zapłacisz za problemy, które nigdy nie wystąpiły, tylko dlatego, że na samym początku współpracy ktoś musiał założyć, co może się zdarzyć…
Dzięki Scrum żadna ze stron nie próbuje przewidywać przyszłości. W zasadzie na nic więcej poza stawkami za godzinę pracy specjalistów nie trzeba się zatem umawiać.
W praktyce bardzo często przedstawia się jednak oszacowanie projektu, by ustalić poziom planowanych kosztów. Nie ma jednak absolutnie żadnego problemu, żebyś jako klient zainicjował zmianę strategii.
Rynek rządzi się swoimi prawami, więc tym lepiej dla Ciebie, jeśli w trakcie projektu będzie można coś zmienić.
4. Szkolenia dla użytkowników
W projektach wdrożeniowych nie chodzi tylko o to, by uzyskać gotowy produkt.
Być może ważniejsze od obecności wszystkich zaplanowanych funkcji jest to, by Twój zespół zaczął czerpać korzyści z udostępnionego im narzędzia.
To wskazane, by włączyć Key Userów w proces wytwórczy i testy nowej funkcjonalności. Jeszcze ciekawsza praktyka głosi, by udostępnić im wczesną, ale już używalną wersję oprogramowania do prac produkcyjnych.
Czy wiesz, że…
Minimum Viable Product (MVP) może się już przydawać w firmie w czasie, gdy zespół deweloperski nadal pracuje nad kolejnymi funkcjami.
Ponieważ – dzięki Scrum – i tak otrzymujecie gotowy przyrost funkcjonalny co dwa tygodnie, na brakujące automatyzacje nie trzeba wcale długo czekać.
Natomiast to, co już jest gotowe, może od razu przysłużyć się w Twoim biznesie.
Zapis w umowie wdrożeniowej, który zagwarantuje, że wszyscy dokładnie zrozumieją i będą potrafili korzystać z opracowanego systemu, to ten dotyczący szkolenia dla użytkowników.
Nie wszystkie firmy wdrożeniowe proponują zakończenie projketu takimi warsztatami. Natomiast, jeżeli zależy Ci na sukcesie podjętej inwestycji, już na etapie podpisywania umowy, zadbaj o to, by narzędzie przyjęło się w organizacji.
Nie wyobrażam sobie, by osoby, które nie wzięły udziału w projkecie wdrożeniowym portafiły skorzystać ze wszystkich uruchomionych funkcji i rzeczywiście zastosowały je w celu optymalizacji, którą ma wprowadzić nowy system.
Żeby do tego doszło konieczne jest: przedstawienia filozofii pracy z systemem, wytłumaczenie podstawowych zasad korzystania z produktu oraz ujawnienie wszystkich niezbędnych funkcji.
Tylko w ten sposób zapewnisz najwyższy stopień znajomości oraz zrozumienia wdrożonego oprogramowania (User Adoption).
Na etapie podpisywania umowy wdrożeniowej warto też ustalić, w jaki sposób i kiedy takie szkolenia będą przeprowadzone.
Podsumowanie
Podpisanie dobrze skonstruowanej umowy wdrożeniowej to kluczowy krok do sukcesu w projketach IT.
Wprowadzenie do niej odpowiednich zapisów, takich jak gwarancja na autorskie elementy kodu, zróżnicowany skład zespołu projektowego, metodyka Scrum, model rozliczeń Time & Material oraz szkolenia dla użytkowników, zabeżpiecza interesy klienta.
Ostatecznie jednak dobra umowa wdrożeniowa to nie tylko dokument prawny, ale także fundament budujący zaufanie między inwestorem a wykonawcą. Dzięki niej obie strony mogą skupić się na współpracy i osiągnięciu założonych celów biznesowych.
Weź to pod uwagę także to, zanim złożysz swój podpis u dołu dokumentu.
Umów konsultację z ekspertem wdrożeniowym eVolpe
Wybierz dogodny dla siebie termin.
W eVolpe doradzam na temat oprogramowania dla korporacyjnego biznesu. Prawdziwą wartość systemów CRM/CX dostrzegam w funkcjach pozwalających na analitykę danych. W rozmowach z moimi klientami często podkreślam, jak istotna jest skrupulatność wprowadzania informacji do systemu. Szczególnie, jeśli zakładacie zastosowanie mechanizmów sztucznej inteligencji. Z tym także z przyjemnością pomogę.
W razie pytań zapraszam do kontaktu. Jestem też na LinkedInie!
- Umowa wdrożeniowa. Zapisy, które zabezpieczą interesy klienta - 11 grudnia 2024
- Dlaczego polscy przedsiębiorcy upodobali sobie systemy IT On-Premise? - 24 września 2024
- Open Source CRM – dlaczego sprawdza się w dużych firmach? - 11 września 2024
