10 kroków, zanim do akcji wkroczy zespół programistów

10 kroków, zanim do akcji wkroczy zespół programistów

Bartosz Burzyński

Masz doświadczenie z projektami wdrożeniowymi? Może zdążyłeś już zrobić research tego tematu? A może dopiero zorientowałeś się, jak bardzo mozolny jest to proces? To prawda. Bywa, że trwa tygodniami, a nawet miesiącami. I choć prawdopodobnie brzmi to wszystko dość przytłaczająco, uwierz mi, że warto. To się po prostu Tobie opłaca!

wdrożenie z evolpe

Odpowiednio dopasowany i skonfigurowany system IT usprawni Twój biznes na lata. Dobrze wiedzieć, co Cię czeka, zanim zainwestujesz swój czas i pieniądze. Etapów jest 10. Niektóre następują po sobie tak szybko, że ich nawet nie odczujesz. Na inne warto się odpowiednio przygotować. Poniżej omawiam je po kolei, żeby ułatwić Ci życie. I mi trochę też. Oto jak może wyglądać nasza wspólna podróż. Czas start!

#1 Rozważ wewnętrzne procesy i procedury

Żeby wdrożyć odpowiednie narzędzie, trzeba mieć świadomość własnych potrzeb. Zamiast zastanawiać się, który system jest najlepszy, skup się na własnych wymaganiach. Dzięki współpracy z firmą wdrożeniową możesz uzyskać oprogramowanie całkowicie zgodne z wewnętrznymi procedurami. Nie potrzebujesz narzędzia, do którego trzeba będzie dostosować całą organizację. Lepiej, żeby było na odwrót.

#2 Zdefiniuj wymagania wobec systemu

Kiedy już wiesz, jakie są Twoje indywidualne potrzeby, zamień je na wymagania wobec systemu. Doprecyzowaniu listy posłuży później analiza przedwdrożeniowa z udziałem profesjonalnego analityka biznesowego, takiego jak ja. Na tym etapie wystarczy, że masz umiarkowane pojęcie o tym, czego wymagasz od narzędzia. Przygotuj się jednak na to, że padną już pewne pytania. Im więcej jesteś w stanie przekazać konsultantom z firmy wdrożeniowej, tym szybciej wystartuje Twój projekt.

Na dobry początek wdrożenia warto sobie zdawać sprawę z tego, czy system powinien oferować funkcje dotyczące wszystkich aspektów marketingu, sprzedaży i obsługi klienta (CX) czy może wystarczy, aby rejestrować w nim same zapytania ofertowe i koordynować wewnętrzną komunikację.

#3 Zgłoś się do firmy wdrożeniowej po propozycję współpracy

Im lepiej się przygotowałeś do rozmowy, im więcej zebrałeś informacji, tym sprawniej porozumiesz się z wdrożeniowcem. Dobrą praktyką jest przygotowanie dokumentu RFP (Request for Proposal), czyli po prostu – zapytania ofertowego w formie pisemnej. Najlepiej zawrzeć w nim te kilka punktów:

  • Informacja o firmie, branży oraz usługach i/lub produktach, które oferujesz.
  • Krótki opis przedmiotu zapytania ofertowego, na podstawie którego dostawca może określić, czy jest w stanie podjąć się projektu.  
  • Opis stanu obecnego w kontekście posiadanej infrastruktury IT oraz innych narzędzi wykorzystywanych przez zespół.
  • Opis rozpoznanych wymagań wobec systemu.
  • Wstępny harmonogram projektu i preferowana data jego zakończenia.
  • Wskazany termin odpowiedzi na zapytanie.
  • Szacunkowy budżet do wydania na system.
  • Kryteria oceny dostawcy.

#4 Ustal zakres funkcjonalny zamawianego systemu

We współpracy z firmą wdrożeniową będziesz w stanie ustalić konieczny zakres funkcjonalny oprogramowania. Odbędzie się to podczas spotkania zwanego analizą przedwdrożeniową. Wypracujecie wówczas tzw. Product Backlog, do którego trafią pomysły na konkretne usprawnienia systemowe. Kiedy dojdzie do współpracy wyznaczony Product Owner (koordynator projektu) nada im ważność i dobierze odpowiednią kolejność ich realizacji. Już rozumiesz, dlaczego to takie ważne? Na tym etapie powstanie sprecyzowana wizja systemu do wdrożenia. A to już coś, z czym dalej mogą pracować deweloperzy. Ich kolej nadejdzie wkrótce.

#5 Weź udział w warsztatach

Zanim jednak rozpoczną się prace nad kodem Twojego oprogramowania, jest jeszcze kilka etapów do pokonania. Krok #5 jest nieobowiązkowy. Zależy od poziomu Twojego zorientowania w rzeczywistości systemowej oraz najnowszych trendach w biznesie.

Jeżeli borykasz się ze zrozumieniem idei Customer Experience albo zasad pracy w narzędziu wybranej klasy (np. CRM), możesz zdecydować się na dodatkowe warsztaty. System Overview odkryje przed Tobą możliwości gotowego narzędzia. Product Discovery odpowie na pytania: “Co?”, “Dla kogo?” i “Jak?” ma zostać zrealizowane.

#6 Wybierz odpowiednią metodykę wdrożeniową

Istotny aspekt projektu to metodyka, w której prowadzone są prace wdrożeniowe. Wyróżnia się dwa główne nurty: tradycyjny (tzw. Waterfall) oraz zwinny (Agile). Na tym etapie powinieneś zdecydować się na jeden z nich.

Sednem metodyki Waterfall jest szczegółowy plan zakładający sekwencyjną realizację poszczególnych etapów. W modelu tradycyjnym fazy projektowe rozumiane są jako następujące po sobie, odrębne czynności. Ze względu na podstawową cechę tego sposobu działania, tj. określony budżet – kluczowym etapem projektu jest sporządzenie szczegółowej specyfikacji wymagań (ang. Software Requirement Specification), w tym listy koniecznych do zrealizowania prac mieszczących się w uzgodnionej cenie (fixed price).

Sztywna struktura procesu jest jednocześnie zaletą, jak i najpoważniejszą wadą tradycyjnego podejścia. Wybór tego typu metodyki następuje najczęściej w przypadku przedsiębiorstw i organizacji, w których inwestor nie ma czasu pozostawać w stałym kontakcie z firmą wdrożeniową. Niezwykle istotne w tym przypadku jest jednak to, by klient jasno określił swoje oczekiwania – jeszcze zanim prace implementacyjne zostaną uruchomione!

W odróżnieniu od podejścia tradycyjnego, techniki zwinne nie wymagają pieczołowicie przygotowywanej dokumentacji, która na kilkuset stronach opisuje szczegółowe zasady działania abstrakcyjnego systemu. Podczas analizy przedwdrożeniowej określane są główne cele biznesowe oraz kluczowe funkcje systemu odpowiadające biznesowym potrzebom inwestora. Nie ma jednak potrzeby definiowania finalnego efektu prac już na samym początku wdrożenia – koncepcja poszczególnych funkcji realizowana jest z zastosowaniem zasady małych kroków, dzięki czemu z przyrostu na przyrost użytkownicy mogą eksperymentować z różnymi opcjami i na bazie swoich doświadczeń wybrać idealną dla siebie drogę. A płaci się w systemie Time & Material – tylko za poświęcone czas i zasoby.

To, czy prace implementacyjne będą prowadzone z wykorzystaniem metodyki tradycyjnej, czy zwinnej, w większości przypadków zależy od podejścia do kwestii aktywnego udziału we wdrożeniu, stanowiska dotyczącego „twardej” dokumentacji oraz swobody w sterowaniu budżetem przez Product Ownera.

Metodyki wdrażania systemów IT

Podejście tradycyjne i zwinne – porównanie

#7 Wynegocjuj i zawrzyj umowę wdrożeniową

Kiedy już wiesz, w jakiej metodyce będziecie realizować wdrożenie – czas to usankcjonować podpisując odpowiedni dokument. Umowa z wdrożeniowcem to Twoje zabezpieczenie na wypadek rezygnacji z projektu. Zwykle nakazuje uregulowanie płatności tylko za wykonane prace. W przypadku rezygnacji z projektu, system w aktualnym stanie pozostanie też do Twojej całkowitej dyspozycji. Warunki oczywiście podlegają negocjacji. Jak zawsze w życiu. Krok #7 to na to najlepszy moment.

Wszystko, co powstanie w ramach Twojego projektu jako dodatek do standardu – jest Twoją własnością i  możesz tym samodzielnie dysponować.

#8 Skonsultuj się z analitykami i wspólnie wypracujcie koncepcję systemu

Etap konsultacji z analitykami to nic innego, jak wspomniana już wielokrotnie analiza przedwdrożeniowa. Służy ona rozpoznaniu najważniejszych aspektów funkcjonowania Twojego przedsiębiorstwa. W ramach takiego spotkania omawia się nadrzędne cele przyświecające implementacji systemu, główne potrzeby biznesowe poszczególnych grup beneficjentów, a także procesy zachodzące w przedsiębiorstwie. Dobrze zorganizowane warsztaty pozwolą na ujawnienie kluczowych potrzeb oraz sporządzenie Backlogu i oszacowanie projektu.

#9 Zapoznaj się z zagadnieniami do zrealizowania oraz oszacowaniem projektu

Product Backlog, o którym była już mowa, to uporządkowana według priorytetu lista wymagań wobec systemu. Jego kształt ma wpływ na oszacowanie projektu wdrożeniowego. Każde zagadnienie, które do niego trafia, podlega osobnej „wycenie” oraz priorytetyzacji. Dzięki temu narzędziu jesteś w stanie dokładnie stwierdzić na co, kiedy i ile wydajesz pieniędzy oraz określić realną wartość Twojej inwestycji.

#10 Wybierz Product Ownera i podejmij decyzję o rozpoczęciu prac implementacyjnych

Podczas prac implementacyjnych będziesz się często komunikować z zespołem deweloperskim. Ważne, aby wyznaczyć do tego odpowiednią osobę. Kiedy już wiesz, kto zostanie koordynatorem projektu po Twojej stronie – czas na decyzję o rozpoczęciu wytwarzania autorskich elementów kodu.

Pozostaje dodać jedno.

Programiści na START!

Więcej o tym, czego spodziewać się podczas wdrożenia systemu IT znajdziesz w najnowszym e-Booku eVolpe. Może ta mała próbka wyżej zachęciła Cię do pobrania całego materiału? Na dole zostawiam odpowiedni formularz.

Wypełnij pole E-mail, żeby pobrać materiał.

Bartosz Burzyński