9 pytań, na które musisz się przygotować, zanim do mnie zadzwonisz

9 pytań, na które musisz się przygotować, zanim do mnie zadzwonisz

Maciej Jankiewicz

Dawno mnie tu nie było. Wracam z przyjemnością, żeby poruszyć temat bardzo ściśle związany z tym, dlaczego zniknąłem.

Niestety nie przybywam tutaj po egzotycznym urlopie. Miałem po prostu ostatnio bardzo dużo pracy. Okazuje się, że doświadczenia z pracą zdalną i kryzysem gospodarczym – skłaniają wielu z Was do transformacji cyfrowej i zakupu biznesowego oprogramowania. W efekcie – sam już nie wiem, w co ręce włożyć.

Nie zrozum mnie źle. Nie narzekam. Cieszę się, że mogę wspierać przedsiębiorców w wyborze systemów IT. Ale chyba znalazłem sposób, żeby odjąć sobie kilku obowiązków. Może dzięki temu będę miał więcej czasu na pisanie na blogu? Przy okazji zaoszczędzimy też sporo Twojego cennego czasu. Oto, w jaki sposób.

Pomyślałem, że Ci to pomoże, jeśli stworzę listę pytań, które na pewno padną, gdybyś również zamierzał „wykręcić” 518 105 108.

Nasza rozmowa będzie o wiele bardziej produktywna, jeżeli przygotujesz sobie odpowiedzi. Wierz mi, że podobne, jeśli nie dokładnie takie same kwestie, poruszy każdy szanujący się wdrożeniowiec. Tylko dzięki tego typu wiedzy będziemy w stanie ustalić poziom zaawansowania podstawowych potrzeb i dobrać odpowiedni produkt.

Skąd wiem, o co pytać? Najprostsza odpowiedź brzmi „z doświadczenia”. W eVolpe pracuję od około 5 lat. Przez ten czas przeprowadziłem niezliczoną ilość rozmów na temat wymagań wobec oprogramowania dla biznesu (głównie CRM). Oczywiście każdy przypadek jest inny. Ale żeby go odkryć, potrzebuję zebrać odpowiedzi na raczej powtarzalne pytania. W tym właśnie tkwi indywidualność Twojego przypadku. Moja część pozostaje raczej niezmienna. To Ty mi powiesz, dokąd zmierzamy, kiedy, w jakim celu, z kim itd.

Metafora z samochodem

Spróbujmy sobie to zwizualizować przy użyciu motoryzacyjnej metafory. Powiedzmy, że wracam do domu z delegacji. Prowadzę samochód i decyduję się zatrzymać na widok sympatycznego autostopowicza. Ten autostopowicz to Ty. Trzymasz w ręku napis z kierunkiem, dokąd się wybierasz. Załóżmy, że do Poznania. Tam na pewno jest mi po drodze. Od teraz podróżujemy razem. Zmierzam w podobnym kierunku i to ja prowadzę, ale sporo zależy od Ciebie. Gdzie dokładnie mam Cię podrzucić? Czy kogoś zabieramy ze sobą? Czy masz ze sobą bagaż? Czy jesteś spóźniony i się spieszymy? A może zapowiada się spokojna podróż? Chyba nie muszę dalej wymieniać? Sądzę, że już masz w głowie ten obraz. A samochód jest biało-pomarańczowy.

Podobnie jest z wdrożeniem systemu CRM… czy każdego innego oprogramowania dla biznesu. Będę miał do Ciebie kilka pytań. Przygotuj sobie odpowiedzi, to szybciej ruszymy.

Lista pytań, które na pewno padną

#1 Czy posiadasz już jakieś rozwiązanie CRM?

Tak brzmi podstawowe pytanie, które zadaję klientom zainteresowanym wdrożeniem. Nie zawsze jako pierwsze, bo lubię sobie urozmaicać sprawę i często żongluję wątkami. Potrzebuję jednak uzyskać tę informację możliwie szybko. Jeśli sam się nie zdradzisz w temacie, będę drążył. To bardzo istotne, czy zaczynamy współpracę od zera, a może kontakt z eVolpe wynika z niezadowolenia już wykorzystywanego narzędzia.

Celowo nie pytam Cię o system a o rozwiązanie. Interesują mnie nie tylko kwestie IT (o nich za chwilę), ale proces biznesowy jako taki. W pełni rozumiem, że funkcję CRM w organizacji mogły do tej pory pełnić Outlook, Excel czy papierowy kalendarz. Taką informację należy koniecznie uwzględnić podczas analizy przedwdrożeniowej oraz tworzenia oszacowania projektu!  

Wskazówka #1: szukaj firmy wdrożeniowej, która pyta o oczywistości. Korzyść takiego podejścia jest obopólna. Ty zaoszczędzisz pieniądze, a dostawca zyska zadowolonego klienta, z którym najpewniej wejdzie w długotrwałą współpracę.

#2 Czy korzystasz z innego typu oprogramowania IT?

Na dalszym etapie powinniśmy porozmawiać o infrastrukturze IT. Najlepiej, jeśli potrafisz wskazać wszystkie wykorzystywane w organizacji systemy. Im więcej wiemy o środowisku IT, tym łatwiej dobierzemy odpowiedni produkt. Przygotuj się więc do rozmowy i stwórz listę działających u Was aplikacji. Być może masz szansę na rozbudowaną platforme Customer Experience w cenie jednego systemu CRM?

Wskazówka #2: od dostawcy CRM możesz uzyskać wsparcie także podczas migracji danych między systemami. Porozmawiaj o tym z przedstawicielem firmy wdrożeniowej. Zaoszczędzisz mnóstwo czasu potrzebnego na wprowadzenie informacji do systemu po jego starcie produkcyjnym.  

Wskazówka #3:  współpracuj z wdrożeniowcem, który zwraca uwagę na „bigger picture” a nie tylko zlecone zadanie oraz pospieszne rozliczenie projektu. Zyskasz narzędzie, które nie tylko działa, ale przede wszystkim – jest użyteczne.

#3 Czy masz doświadczenie we wdrażaniu systemów informatycznych?

To, ile już wiesz o czekającym nas procesie to także bardzo cenna informacja, której poszukuję. Chciałbym rzetelnie ocenić, jakie kwestie powinienem dokładnie objaśnić, a o których wystarczy, że wspomnę.

Jeżeli masz już pewne doświadczenie, to nie będę Ci tłumaczyć, czym są i jakie cechy odróżniają poszczególne metodyki wdrożeniowe. Zamiast marnować czas na „wykłady akademickie” o wadach i zaletach podejścia zwinnego i tradycyjnego – po prostu zapytam Cię o preferencję. Ewentualnie opowiem, o konkretach w praktyce eVolpe, a teorię sobie odpuścimy. Oszczędzony czas spożytkujemy inaczej, np. na dłuższą prezentację demo rekomendowanego systemu.

Wskazówka #4: doceń rozmówcę, który dba o oszczędność Twojego czasu i zamiast zarzucać Cię masą niepotrzebnej wiedzy – skaluje szczegółowość informacji do poziomu Twojego zorientowania w temacie. Im szybciej się dogadacie, tym szybciej zaczniecie pracować nad systemem, który przyniesie zyski przedsiębiorstwu.

#4 Jak duża jest Twoja firma?

#5 Ilu pracowników Twojej firmy powinno mieć dostęp do systemu CRM?

#6 Jaki budżet przewidujesz na wdrożenie systemu CRM?

Tego typu pytania posłużą mi rzecz jasna do kwalifikacji. Nic w tym z resztą dziwnego, że przedstawiciel firmy wdrożeniowej stara się ustalić potencjał procedowanej szansy sprzedażowej.

Moje zainteresowanie rozmiarem Twojej organizacji oraz planowanym budżetem będzie miało także drugie dno. Im większe przedsiębiorstwo, tym bardziej skomplikowane czeka nas wdrożenie. Warto, żebyśmy wzięli to pod uwagę już na samym początku. Informacja na ten temat wpłynie bowiem na oszacowanie zasobów potrzebnych przy projekcie. Żeby efektywnie zarządzać zajętością programistów – potrzebuję ustalić, z czym będziemy się rzeczywiście mierzyć. To także w Twoim interesie, abyśmy zarezerwowali dla Ciebie odpowiednio liczny zespół.

Wskazówka #5: po tym jak udzielisz odpowiedzi na pytanie o rozmiar Twojego przedsiębiorstwa, dopytaj czy firma, z którą rozmawiasz, jest w stanie podjąć się takiego wyzwania. Zainteresuj się, czy dysponują odpowiednio licznym zespołem programistów. Doświadczony partner wdrożeniowy na pewno prowadzi ewidencję zaangażowania projektowego poszczególnych osób.

Wskazówka #6: współpracuj z ludźmi, którzy dociekają, z jak dużym projektem będą musieli się zmierzyć. Unikniesz opóźnień spowodowanych brakiem sił przerobowych we wskazanym terminie.

#7 W jakim modelu prowadzisz swoją działalność?

#8 Jak oceniasz skomplikowanie Twojego procesu sprzedażowego?

#9 Jakie są Twoje potrzeby i oczekiwania wobec systemu CRM?

Innego typu system przyda się w organizacji prowadzącej działalność wyłącznie w Internecie, jeszcze inny – w dużej korporacji o skomplikowanym, długotrwałym procesie sprzedażowym. Żeby dobrze doradzić w kwestii oprogramowania CRM, potrzebuję zebrać jak najwięcej informacji o specyfice Twojego biznesu. Przygotuj się więc na pytania o model biznesowy i indywidualne wymagania wobec narzędzia IT. Pytania są otwarte i oczekuję rozbudowanej odpowiedzi. Im więcej się dowiem – tym ciekawsze demo otrzymasz. Od tego aspektu zależeć też będzie zgrubne oszacowanie kosztów projektu.

Wskazówka #7: unikaj współpracy z ludźmi, którzy zamiast zbadać Twoje potrzeby, nie przestają mówić o sobie. Doświadczenie partnera wdrożeniowego jest oczywiście bardzo istotne, ale jeżeli słuchasz opowieści sięgających założenia firmy i nikogo nie interesuje, w jaki sposób prowadzisz swój biznes – jedyne, na co możesz liczyć to standardowy CRM, daleki od indywidulanie skrojonej aplikacji, jaką zaoferują zainteresowani Twoim modelem biznesowym specjaliści.

No i chyba tyle. Ja ruszam dalej. Dosiadasz się?

Wskazówka #8: Więcej o tym, czego spodziewać się w procesie wdrożenia systemu CRM znajdziesz w najnowszym e-Booku eVolpe. Może ta mała próbka wyżej zachęciła Cię do pobrania całego materiału? Na dole zostawiam odpowiedni formularz.

Wypełnij, żeby pobrać materiał.

Maciej Jankiewicz