- System ATS — Komu to potrzebne? A komu niepotrzebne? - 26 sierpnia 2024
- Creatio — opinie na temat systemu CRM i technologii no-code - 26 czerwca 2024
- Statystyki HR 2024: Poznaj najnowsze trendy w branży - 3 czerwca 2024
Jeśli interesuje Cię oprogramowanie ATS (Applicant Tracking System), pewnie coś już wiesz na jego temat i chcesz się utwierdzić czy to dla Ciebie.
Może się ono przydać, jeżeli prowadzisz dość duży biznes i regularnie poszukujesz pracowników na nowe stanowiska lub, jeśli rekrutacja to clou Twojego biznesu i pomagasz innym firmom ją realizować.
Jeśli jesteście agencją pracy tymczasowej, bez ATS może być Wam bardzo ciężko wywiązywać się z kontraktów i koordynować rozpoczęte procesy.
Dlaczego?
Zacznijmy od definicji.
Co to jest i do czego służy system ATS?
System ATS (Applicant Tracking Systems) to narzędzie, które automatyzuje proces rekrutacji, umożliwiając efektywne zarządzanie bazą kandydatów oraz charakterystyczną dla zatrudniania nowych osób sekwencją zdarzeń.
Główne funkcje systemów ATS obejmują: przyspieszanie procesu rekrutacji, ułatwienie identyfikacji najlepszych kandydatów oraz organizację kolejnych etapów rekrutacji.
Dzięki nim rekruterzy mogą łatwo:
Korzyści z zastosowania, czyli: ATS — komu to potrzebne?
W tytule artykułu zapytałem przewrotnie: „ATS — komu to potrzebne?”.
Najprostszy sposób na udzielenie odpowiedzi to przedstawienie listy korzyści, których przysporzy Ci wdrożenie tego typu technologii.
Według mnie system ATS przyda się w Waszej firmie, ale tylko pod warunkiem, że:
dość często realizujecie procesy rekrutacyjne i poszukujecie sposobu na:
W jaki sposób?
Oszczędność czasu dzięki automatyzacji
Systemy ATS automatyzują wiele rutynowych zadań związanych z rekrutacją, takich jak: przetwarzanie zgłoszeń (aplikacji), komunikacja z kandydatami oraz planowanie rozmów kwalifikacyjnych.
Dzięki temu rekruterzy mogą skupić się na bardziej strategicznych aspektach rekrutacji, co znacznie przyspiesza cały proces.
Nowoczesne rozwiązania dostarczają im nawet funkcjonalność AI w postaci: automatycznych podpowiedzi o kolejnych krokach, generatywnego komponowania wiadomości e-mail czy bezobsługowego zbierania danych od kandydatów przy pomocy chatbota lub voicebota AI.
Zwiększenie efektywności rekruterów
Z oszczędnością czasu bezpośrednio wiąże się także poprawa efektywności Twojego zespołu rekruterów.
System ATS pozwala im na szybkie i skuteczne przeszukiwanie bazy kandydatów oraz jej segmentację według określonych kryteriów.
Umożliwia to znalezienie najlepiej dopasowanych kandydatów, co oczywiście przysłuży się trwalszym relacjom, dłuższym kontraktom, umocnieniu kultury organizacyjnej oraz ogólnemu zadowoleniu z przebiegu spraw w procesie.
Uporządkowanie procesów rekrutacyjnych
ATS to także bardzo skuteczny niwelator chaosu w zespołach rekrutacyjnych.
Przy pomocy oprogramowania rekruterzy mogą o wiele skuteczniej zarządzać dokumentacją i historią komunikacji.
Szczególnie przydatna funkcja to archiwizacja wiedzy ze skrzynek pocztowych w ramach odpowiedniego rekordu w systemie.
Technologia sprzyja też centralizacji wiedzy w jednym miejscu. Narzędzie tego typu dobrze jest zintegrować z kompleksową platformą HCM (o której w dalszej części).
Pomoże to na przykład: utrzymać kontekst relacji z pracownikami po podpisaniu umowy, a także skutecznie rekrutować osoby ze wstrzymanych projektów do nowych zadań.
Zgodność z przepisami
Rekrutacja to szczególnie wrażliwy, narażony na wycieki danych obszar.
Poszukując nowych osób do pracy, z pewnością zbierasz: adresy do komunikacji, historie zatrudnienia, dokumenty tożsamości, certyfikaty uprawniające do wykonywania konkretnych czynności itp. itd.
Utrata tego typu wiedzy, w połączeniu z danymi personalnymi kandydata, często nawet jego czy jej wizerunkiem (zdjęcie w CV czy skan prawa jazdy) to ogromne ryzyko dla Twojej firmy.
Tym bardziej: zainwestuj w technologię, która pomoże zabezpieczyć powierzone Wam dane. Oraz udokumentować proces ich pozyskania, a także uzyskania zgody na przetwarzanie (#RODO).
System ATS idealnie się do tego nadaje!
Poprawa komunikacji w zespole i z kandydatami
Kiedy nareszcie zapanuje porządek w procedurach i całej bazie danych o wiele przyjemniej będzie się też komunikować.
W systemie dokładnie widać, na jakim etapie znajduje się rekrutacja, co już wiadomo o kandydacie, jakie dokumenty zebrano a których brakuje.
Gdy ktoś z zespołu zaplanuje odpoczynek, zastępca z łatwością poprowadzi wszystkie pilne tematy. Nie trzeba będzie do nikogo dzwonić w czasie urlopu i pytać o poczynione wcześniej ustalenia.
System ATS pomoże także w komunikacji z kandydatami.
Wiele dostępnych na rynku narzędzi łączy się (przy pomocy API) z popularnymi platformami z ogłoszeniami o pracę. Oprogramowanie pozwala odwoływać się bezpośrednio do zgłoszonej tam aplikacji albo publikować ogłoszenia w wielu miejscach jednocześnie.
Często spotykane są też integracje z popularnymi komunikatorami takimi jak WhatsApp czy Messenger. To bardzo wygodne, gdyż pozwala na nienachalny, acz bezpośredni kontakt z potencjalnym pracownikiem.
Analiza danych i raportowanie
Wdrożenie systemu ATS dostarczy Ci też narzędzi do analizy efektywności procesów rekrutacyjnych.
Użytkownicy aplikacji będą mogli generować raporty i zestawienia na temat skuteczności swojej pracy oraz specyfiki grupy docelowej, na której pozyskaniu Wam zależy.
W efekcie zdobędziecie o wiele więcej zrozumienia dla sił rządzących rynkiem pracy oraz skutecznie zidentyfikujecie obszary wymagające poprawy.
Funkcjonalność raportowa z pewnością spodoba się całej kadrze menadżerskiej, która będzie mogła podejmować o wiele lepsze, uzasadnione decyzje.
Przyczyni się to też do utrwalenia dobrych praktyk w zespole, który dostrzegając dokąd i w jakim tempie zmierza — o wiele sprawniej osiągnie wyznaczone cele. Może to nawet nadać kierunek ciekawej strategii grywalizacji.
Systemy ATS — przykłady z rynku
Spójrzmy teraz na temat od strony praktycznej.
Pora na wybór konkretnego narzędzia ATS.
To kluczowy moment, ponieważ, aby uzyskać opisane powyżej korzyści potrzebny będzie odpowiedni zakres funkcji.
Na rynku jest sporo opcji do wyboru.
Osobiście spotakłem się z następującymi aplikacjami tej kategorii:
Niestety nie ma jednego słusznego wyboru. Powyższa lista nie jest nawet kompletna. Umieściłem na niej rozwiązania, z którymi miałem okazję się zetknąć, ale Google podpowiada ich zdecydowanie więcej. Pewnie dobrze, by Twój research nie skończył się zatem na lekturze tego tylko artykułu.
Najważniejsze funkcje ATS
System ATS (podobnie zresztą jak każde inne narzędzie IT) powinno się dobrać do indywidulanych potrzeb organizacji. A o sukcesie wdrożenia zadecydują: przeszkolenie użytkowników, właściwa higiena danych i ich skrupulatne wprowadzanie do systemu, możliwość rozwoju wraz z postępem Twojego biznesu oraz dostęp do wsparcia technicznego na wypadek bugów czy nowych wymagań.
Na początek zwróć jednak uwagę na obecność następujacych funkcji.
Inne warunki sukcesu wdrożenia
Błędy przy wyborze systemu ATS
Najczęstsze błędy popełniane przez firmy przy wyborze systemu ATS to:
Różnica między ATS a HCM
Być może zastanawia Cię jeszcze jedna kwestia…
A mianowicie: zastosowane przeze mnie zestawienie pojęć ATS i HCM.
Wynika ono z faktu, iż funkcjonalność ATS, może (ale nie musi) stanowić integralną część kompleksowej platformy Human Capital Management. Czasami jest to system stand alone a czasami po prostu moduł/obszar w bogatszym narzędziu.
HCM to narzędzie, które pozwoli na całościowe potraktowanie doświadczenia pracownika, tj. każdego etapu relacji z firmą.
Tego typu platforma powinna uwzględniać wszystkie elementy systemu ATS, a dodatkowo:
Większe firmy mogą po prostu potrzebować dodatkowych opcji, która — oprócz samego procesu rekrutacji (ATS) — pomoże usprawnić także pozostałe obszary tzw. miękkiego HR.
Mam tutaj na myśli:
Komu system ATS się nie przyda?
System ATS nie tyle się nie przyda, co powinien stanowić zaledwie element rozbudowanej platformy, w organizacjach, którym zależy na całościowym podejściu do Employee Experience.
Można go oczywiście pozyskać jako osobne narzędzie a następnie zintegrować z innymi aplikacjami. Ale jeśli jesteście dużą organizacją: polecam podejść do sprawy przyszłościowo i od razu zainteresować się rozwojowym oprogramowaniem HCM.
Szczególnie jeśli, jej kod jest otwarty i da się w niej w dowolnym momencie pewne rzeczy pozmieniać lub rozbudować.
System ATS natomiast zupełnie nie jest dla Was, jeżeli: jesteście małą organizacją, rekrutacje prowadzicie bardzo rzadko, albo nie macie budżetu na rozwiązania wspierające wewnętrzne procesy HR.
TL;DR?
Podsumowując, wdrożenie systemu ATS (Applicant Tracking System) może znacząco poprawić efektywność procesów rekrutacyjnych w firmie. Szczególnie takiej, dla której rekrutowanie ludzi do pracy to clue biznesu (agencje rekrutacyjne i pracy tymczasowej).
Automatyzacja powtarzalnych zadań, centralizacja danych o kandydatach oraz możliwość analizy efektywności to tylko niektóre z korzyści, które oferują nowoczesne rozwiązania tej klasy. Wybór odpowiedniego systemu ATS wymaga jednak starannej analizy potrzeb oraz uwzględnienia wymagań wszystkich użytkowników. Kluczowe jest także unikanie typowych błędów, takich jak kierowanie się wyłącznie ceną czy ignorowanie przyszłych potrzeb firmy.
Systemy ATS mogą być też czasem częścią szerszej platformy HCM (a nie osobnym rozwiązaniem stand alone). Decydując się na tego typu technologię, organizacje zyskują narzędzie do nie tylko efektywnej rekrutacji, ale także do zarządzania całym cyklem życia pracownika.
Potrzebujesz więcej informacji?
Umów konsultację z ekspertem wdrożeniowym eVolpe
Wybierz dogodny dla siebie termin.
- System ATS — Komu to potrzebne? A komu niepotrzebne? - 26 sierpnia 2024
- Creatio — opinie na temat systemu CRM i technologii no-code - 26 czerwca 2024
- Statystyki HR 2024: Poznaj najnowsze trendy w branży - 3 czerwca 2024
