Co to jest HCM?

About
Latest Posts

IT Account Manager at eVolpe

Pracuję jako IT Account Manager w eVolpe Consulting Group. Specjalizuję się w systemach Open Source dla biznesu. Swoich klientów wspieram przede wszystkim w zakresie oprogramowania CRM, głównie: Sugar, SuiteCRM, OroCRM i SpiceCRM. Znam się także na aplikacjach innego typu. Napisz, jeżeli rozważasz wdrożenie marketing automation, elektronicznego obiegu dokumentów lub centrali telefonicznej. Chętnie pomogę rozwiać wątpliwości na temat narzędzi takich jak: MintHCM, Mautic, Alfresco, czy Asterisk/FreePBX.

Latest posts by Kamil Ograbisz (see all)

Jaki CRM dla firmy budowlanej… ma wszystkie niezbędne funkcje tylko na literę R? - 19 kwietnia 2024
Centrala telefoniczna: Przewodnik po funkcjach, korzyściach i możliwościach - 8 kwietnia 2024
Jak zostać citizen developerem systemów IT? Instytut Forrestera rekomenduje platformę, która najlepiej się do tego nadaje - 8 lutego 2024

Zastanawiasz się, czy inwestycja w system do zarządzania kapitałem ludzkim ma sens? Po lekturze tego artykułu nareszcie będziesz w stanie się zdeklarować. W dalszej części znajdziesz definicję pojęcia Human Capital Management, informację o zastosowaniu HCM w praktyce oraz podsumowanie korzyści związanych z pozyskaniem oprogramowania tej klasy. Trochę ryzykuję, ale mam dla Ciebie także informację o tym kiedy MintHCM i jemu podobne zupełnie się nie sprawdzą.

A zatem do rzeczy…

Co to jest Human Capital Management?

Human Capital Management (HCM) to strategia biznesowa, która polega na organizacji pracy związanej z zarządzaniem kapitałem ludzkim w organizacjach. Zgodnie z tą ideą pracownicy to najważniejszy zasób w przedsiębiorstwie. Często powtarzam, że należy o nich dbać tak samo, jak o klientów.

HCM to także klasa oprogramowania do obsługi procesów takich jak: employer branding, rekrutacja, onboarding, zarządzanie czasem pracy, oceny pracownicze i inne.

Human Capital Management definiujemy podobnie jak Customer Relationship Management. W zależności od kontekstu może tutaj być mowa albo o podejściu, filozofii prowadzenia biznesu albo o systemie, czyli narzędziu, które służy wdrożeniu koncepcji w praktyce.

HCM w praktyce

Specjalista ds. HR, Rekruter, Employer Branding Specialist. Osoby na takich stanowiskach to kluczowi, acz niejedyni praktycy podejścia Human Capital Management. Do ich zadań należy prowadzenie rekrutacji, procesowanie aplikacji, onboardingu i innych czynności związanych z zatrudnieniem (kontrola warunków umowy, benefitów, delegacji, nieobecności itd.). Zazwyczaj to oni pierwsi zauważają potrzebę zmiany oraz konieczność pozyskania systemu HCM/HRM.

HRM, czyli Human Resources Management to pojęcie stosowane zamiennie jako określenie zarządzania kapitałem ludzkim.

Employer Branding

Przygoda z HCM zaczyna się na etapie employer branding, czyli budowania wizerunku marki jako solidnego, godnego zaufania pracodawcy. W tym celu dział HR, czasami wspierany przez Marketing, prowadzi kampanie reklamowe oraz dba o pozytywny obraz firmy w Internecie. Działania powinny być spójne z pozostałymi aktywnościami z rodzaju PR. Odpowiednie oprogramowanie pozwala na wygodną koordynację tego typu działań.

Przykład?

Dział HR planuje i przygotowuje kampanię reklamową na Facebooku. Ustala grupę docelową, przeznacza na ten cel określone środki. Informacje o założeniach kampanii, wydanych pieniądzach i uzyskanych efektach przechowuje w systemie HCM. Wiedza na ten temat posłuży jako benchmark przy okazji kolejnych kampanii. Dzięki narzędziu tej klasy możliwe jest raportowanie o skuteczności akcji employer brandingowych. Kryteria oceny zależą od zespołu. W niektórych przypadkach mierzona jest liczba polubień, w innych — statystyka pozyskanych aplikacji na staż wakacyjny.

Rekrutacja

Chyba najbardziej rozpoznawalny i poszukiwany obszar funkcjonalny systemów HCM to rekrutacje. Dla wielu organizacji jest to bardzo wymagające wyzwanie. Pozyskanie kadry, szczególnie na tzw. rynku pracownika, wiąże się z koordynacją działań na wielu polach. Oprogramowanie pomaga podzielić proces na etapy, uporządkować poszczególne czynności oraz raportować o uzyskanych efektach.

Dzięki systemowi takiemu jak MintHCM możesz zarządzać ogłoszeniami, zbudować bazę przesłanych życiorysów, oceniać kandydatów, umawiać spotkania i przechowywać notatki, które posłużą ci po czasie, kiedy trzeba będzie podjąć decyzję kogo zatrudnić. Oprogramowanie tego typu sprzyja również bezpieczeństwu danych osobowych, którego wymaga od Ciebie RODO.

Profil pracownika

Wspomniałem wcześniej, że systemy HCM to narzędzie nie tylko dla pracowników działu HR. Nieocenione korzyści przynosi nadanie dostępu wszystkim członkom organizacji. W ten sposób każdy zatrudniony specjalista może kontrolować własne postępy, przebieg kariery w organizacji, w razie potrzeby edytować dane kontaktowe, współdzielić informacje o realizowanych projektach, planowanych nieobecnościach, zapotrzebowaniu na firmowe zasoby itd.

Profil pracownika w MintHCM przypomina profil specjalisty na LinkedIn. Znajduje się tam wiedza o wykształceniu, doświadczeniu i uzyskanych certyfikatach. Pracodawcy przydadzą się również dane kontaktowe, numer konta bankowego, czy lista odbytych szkoleń, przyznanych benefitów oraz szczegóły podpisanego kontraktu. Jest to miejsce w systemie, które pozwala zrozumieć historię współpracy z konkretną osobą. System pokazuje te informacje, które pozostają w relacji do odpowiedniego rekordu personalnego.

Oceny pracownicze

Kolejny ważny element zarządzania kapitałem ludzkim to przechowywanie wiedzy o posiadanych umiejętnościach. Dojrzałe organizacje dbają o to, aby regularnie ewaluować postępy i zaangażowanie zatrudnianych osób. W ten sposób utrzymują wysoki poziom efektywności zespołu. Pracownicy, którzy są świadomi, czego się od nich wymaga oraz w jakim stopniu i kiedy zostaną z tego rozliczeni, o wiele chętniej podejmują własne inicjatywy, kreatywnie podchodzą do wykonywanych obowiązków.

Co jakiś czas, może raz na kwartał, warto organizować spotkania w celu oceny pracownika. Jest to dobry moment na rozmowę o premii, benefitach, podwyżce, awansie, ale także sposobność, do zdyscyplinowania osób, które nie wywiązują się z obowiązków. System HCM pozwala prześledzić, jak postępuje kariera każdego z pracowników oraz jakiego rodzaju umiejętności (i na jakim poziomie) posiada zespół. Dzięki opisanej funkcji zapobiegasz bezzasadnym wydatkom na szkolenia i rekrutację. Inwestujesz w rozwój osobisty tych osób, które wykazują potencjał; w takim zakresie, w jakim jest im to rzeczywiście potrzebne. W efekcie Twoi pracownicy mają poczucie, że liczysz się z ich potrzebami i chętniej wiążą się z organizacją na dłużej.

Zarządzanie czasem

Czas to pieniądz. Chyba nie muszę Cię o tym przekonywać. Dzięki oprogramowaniu HCM nareszcie masz kontrolę nad tym, ile poświęcacie go na poszczególne zadania. Być może znajdziesz tutaj pole do optymalizacji?

MintHCM oferuje funkcję, która wykracza poza znany z zakładów produkcyjnych mechanizm clock-in/clock-out. W systemie HCM możesz rejestrować nie tylko pory rozpoczęcia i zakończenia pracy, ale również badać ile z każdego tygodnia poświęcacie na wybrane aktywności i czy to się Wam opłaca.

Oprócz codziennego time trackingu możesz zarządzać nieobecnościami oraz planować spotkania i rozporządzać współdzielonymi zasobami. Doskonale wiesz kiedy i kogo nie będzie w biurze, a więc o wiele efektywniej rozdzielasz obowiązki. W dużych korporacjach taka wiedza przyda się także podczas zarządzania przestrzenią. Czy wiesz, ile kosztuje Cię utrzymanie powierzchni biurowej? W organizacjach np. takich jak call center można takową dość swobodnie wypożyczać i re-używać. Skorzystaj z modułu Raporty i w pełni wykorzystaj potencjał posiadanej nieruchomości.

On-/Offboarding

Onboarding to nie tylko lista przedmiotów do wydania nowemu pracownikowi. Chociaż i taka Ci się na pewno przyda. Można powiedzieć, że jest to proces „socjalizacji” specjalisty w nowej organizacji. Składają się na to przygotowanie stanowiska pracy, formalności i dokumentacja, entry interview, szkolenia, zapoznanie z kulturą organizacyjną, wszystkie aktywności zaplanowane na okres próbny, które sprzyjają aklimatyzacji w miejscu pracy.

Onboarding powinien wyglądać tak samo bez względu na to kto i kiedy obejmuje dane stanowisko. System HCM pozwala na stworzenie odpowiedniego szablonu do wykorzystania przez kierowników oraz pracowników działu HR. Mogą z niego skorzystać każdorazowo po zakończonej sukcesem rekrutacji. Analogicznie, acz w odwrotnym kierunku wygląda proces offboardingu, kiedy ktoś żegna się z organizacją.

Kiedy MintHCM nie wystarczy?

Obiecałem na początku, że opowiem także o sytuacji, w której MintHCM się nie sprawdza…

Jest to system do zarządzania tzw. miękkim HR. HR twardy wymaga dogłębnej znajomości obowiązującego prawa pracy, a to może się dość niespodziewanie zmieniać. MintHCM niestety nie pokrywa tego obszaru prowadzenia działalności. Chociaż posiada kilka modułów przydatnych podczas rozliczeń, np. Delegacje, Plany pracy, Dokumenty – nie służy do naliczania składek. Z tego względu lepiej nie polegać na nim w zakresie admiracyjnym. Aby pozostawać na bieżąco z tym, co wyznaczył ustawodawca – najlepiej skorzystać z rozwiązań do prowadzenia kadr i płac.

MintHCM może być doskonałym dopełnieniem narzędzia do twardego HR. Tak jak wspomniałem, posiada zestaw modułów, które częściowo się z tym wiążą. Dzięki odpowiedniej integracji oraz migracji danych stworzysz kompleksową platformę do zarządzania kapitałem ludzkim, oraz administrowania kadrami. Musisz mieć jednak świadomość odrębnego przeznaczenia obu części składowych.

Podsumowanie

Producenci oprogramowania dla biznesu zauważyli lukę na rynku i coraz liczniej oferują rozwiązania, które wspierają zrównoważone zarządzanie kapitałem ludzkim w duchu HCM. Takowe narzędzie niedawno trafiło także do oferty eVolpe. Mowa oczywiście o systemie MintHCM. Służy on obsłudze procesów z zakresu miękkiego HR. Może być wykorzystywany zarówno przez rekruterów i specjalistów employer brandingu, jak i wszystkich pozostałych pracowników firmy (od zarządu po stażystów). Sprzyja efektywnemu zarządzaniu czasem, zasobami oraz ludźmi. Posiada szeroki pakiet funkcji, które przyczyniają się do optymalizacji procedur oraz zwiększenia zysków i minimalizacji kosztów posiadania pracownika. Dzięki analityce HCM zauważysz pole do usprawnień i zapewnisz przyjemną Employee Journey.

A Ty jak radzisz sobie z zarządzaniem kapitałem ludzkim w Twojej firmie?