Migracja danych do CRM: Wszystko, co może pójść nie tak...

About
Latest Posts

Customer Success Manager at eVolpe

Co jest lepszego od kubka mocnej kawy o poranku? Na przykład: morsowanie w zamarzniętym jeziorze!

Co jest lepszego od arkusza kalkulacyjnego do prowadzenia bazy klientów? Oczywiście: system CRM!

W moich tekstach na blogu eVolpe przeczytasz o obu tych rzeczach.

Odkryjmy wspólnie sposób na pobudzenie Twojego biznesu. Serdecznie zapraszam.

Latest posts by Mateusz Malicki (see all)

Migracja danych do CRM: Wszystko, co może pójść nie tak… - 28 lutego 2025
CRM dla automotive lub TSL. 5 kroków w zarządzaniu sprzedażą pojazdów lub usług transportowych - 16 grudnia 2024
System SFA czy CRM? Które narzędzie rzeczywiście poprawia efektywność Sprzedaży? - 4 września 2024

Z artykułu dowiesz się: co może pójść nie tak, jakich błędów się wystrzegać oraz jak prawidłowo przeprowadzić migrację danych do systemu CRM.

Migracja danych do CRM to jeden z kluczowych elementów skutecznego Go-Live systemu. Wieńczy ona projekt wdrożeniowy, w trakcie którego rozwijano aplikację.

Gdy narzędzie jest gotowe i odpowiada zgłoszonym potrzebom, pora zacząć z niego korzystać. W tym celu trzeba je tylko zasilić wiedzą o klientach.

Brzmi prosto, ale nieumiejętnie przeprowadzona migracja może prowadzić do poważnych kłopotów, w tym:

duplikacji rekordów
zapisu testowych lub nieprawdziwych informacji
marnotrawstwa zasobów serwera
niepotrzebnych kosztów operacyjnych po stronie Twojego zespołu.

Na szczęście istnieją na to zautomatyzowane, sprawdzone sposoby.

Co to jest migracja danych?

Migracja danych to proces przenoszenia (transferu) informacji z istniejących systemów do nowego rozwiązania.

Może to dotyczyć danych z różnych źródeł, takich jak: arkusze kalkulacyjne, stare bazy danych, system ERP, poprzedni system CRM czy inne narzędzia wspierające sprzedaż i obsługę klienta, z których do tej pory korzystaliście.

Jest to niezwykle istotne z punktu widzenia użyteczności oraz user adoption nowego narzędzia.

Dzięki skutecznej migracji danych, użytkownicy systemu CRM zaczynają dostrzegać korzyści pracy z systemem już od pierwszego logowania. Zamiast poświęcać czas na ręczne wprowadzanie informacji, od razu:

czerpią z gotowych raportów
korzystają z historii dotychczasowych aktywności
pozyskują dane kontaktowe do kontrahentów
weryfikują skuteczność prowadzonych działań

Wyobraź sobie to rozczarowanie, gdyby zamiast tego zastali pusty dashboard…

Przygotowanie do migracji danych

Kłopoty w dziale sprzedaży może sprowadzić nie tylko pusty, ale także zaśmiecony system. To tak, jakby w świeżo ukończonym domu, zamiast nowych mebli i dekoracji umieścić przypadkowe, albo co gorsza zepsute przedmioty i sprzęty.

Podobnie jak podczas przeprowadzki do nowego lokum, w bazie wiedzy przed jej migracją do nowego systemu trzeba po prostu gruntownie posprzątać.

Oznacza to, że, aby prawidłowo zmigrować informacje do nowego systemu, należy skutecznie oczyścić firmową bazę ze SPAMU, duplikatów czy danych testowych.

Konieczne jest również odpowiednie zmapowanie struktury danych w takiej bazie.

Chodzi o to, by usprawnić komunikację między systemem źródłowym a nowym narzędziem i zagwarantować, by wszystkie informacje trafiły we właściwe miejsce.

Adresy e-mail do pola E-mail. Nazwiska kontrahentów do pola Nazwisko. Informacje o pozyskaniu klienta do pola Źródło pozyskania.

Wniosek: żeby migracja danych przebiegła bez przeszkód, trzeba się do niej gruntownie przygotować. Albo zatrudnić specjalistów, którzy zdobyli właściwe doświadczenie i zajmą się wszystkim za Ciebie.

W innym razie istnieje poważne ryzyko, że Twój nowy system, zamiast generować konkretne ROI, będzie albo świecił pustkami, albo zostanie niepotrzebnie zagracony.

Odwrócenie takiego stanu rzeczy najczęściej sporo później kosztuje.

Wszystko, co może pójść nie tak

Bez odpowiedniego przygotowania, bardzo wiele rzeczy może pójść nie po Twojej myśli.

Żeby ustalić, co konkretnie, zapukałem do pokoju administratorów IT. Zwrócili mi oni uwagę na kilka obszarów, które mają wpływ na przebieg tego dośc technicznego procesu. Oto one.

1. Problemy z jakością danych

Migracja nie powiedzie się, jeśli nie zadbasz o porządek w bazie danych, którą zamierzasz zasilić nowy system. Przede wszystkim zwróć uwagę na:

Duplikaty – powielone rekordy klientów.
Niekompletne dane – luki w kluczowych obszarach systemu, np. brak numerów telefonów czy adresów e-mail.
Nieaktualne dane – zdezaktualizowane informacjie, które mogą prowadzić do błędnych decyzji biznesowych.
Niespójne formaty – różnice w zapisie dat, numerów telefonów czy adresów, które mogą spowodować techniczne problemy podczas importu.

2. Problemy techniczne

Poza porządkiem w bazie ważna jest także właściwa jej struktura. Próba transferu niekompatybilnych formatów może doprowadzić do twardego błędu w trakcie procesu. Przykłady takich sytuacji to:

Niepoprawne przepisanie danych – spowodowane błędami w mapowaniu pól.
Niekompatybilność oprogramowania w zakresie integracji – różne systemy mogą używać odmiennych API lub technologii, co utrudnia przesył danych.
Problemy z kodowaniem znaków – podczas migracji mogą pojawić się błędy związane z polskimi znakami diakrytycznymi czy innymi symbolami.
Inne ograniczenia systemowe – np. limit liczby rekordów lub ograniczenia na długość pól.

3. Problemy wydajnościowe

Wydłużony czas migracji – przy dużej ilości danych proces może trwać dłużej, niż przewidywano, co wpływa na ciągłość działania firmy.
Przeciążenie systemu – import dużych zbiorów danych może spowodować spowolnienie działania aplikacji lub całkowitą jej awarię.

4. Utrata danych

Jedno z najbardziej bolesnych dla biznesu powikłań nieprawidłowej migracji to całkowita utrata części albo całości bazy. Trzy scenariusze, których należy się wystrzegać to:

Niekompletny transfer – część danych może się nie przenieść do nowego systemu z powodu błędów w skryptach migracyjnych lub problemów z formatowaniem.
Uszkodzenie danych – błędna konwersja formatów może sprawić, że dane staną się bezużyteczne.
Nadpisanie ważnych danych – błędy w procesie migracji mogą spowodować utratę istotnych informacji.

5. Niezgdodnosć procedury z przepisami

Podczas migracji danych należy zadbać także o bezpieczeństwo danych osobowych, które nie powinny być przetwarzane przez nieuprawnione podmioty. Transferowaną bazę należy koniecznie zabezpieczyć przed wyciekiem i dostępem przez nieuprawnione osoby. Zaniedbania na tym polu mogą spowodować poważne konsekwencje prawne i finansowe.

Nieautoryzowany dostęp do danych – niewłaściwe przypisanie uprawnień w nowym systemie może narazić wrażliwe dane na nieautoryzowany dostęp (po przeprowadzeniu migracji).
Wyciek danych osobowych – dane klientów muszą być zabezpieczone w sposób zgodny z RODO i innymi krajowymi przepisami o ochronie danych osobowych.

6. Problemy natury ludzkiej

Błędy manualne – jeśli część migracji wymaga ręcznego wprowadzania danych, istnieje ryzyko ludzkich pomyłek.
Brak testów i walidacji – jeśli nie sprawdzono poprawności danych po migracji, błędy mogą ujawnić się dopiero po czasie.
Problemy z user adoption – migracja nie będzie skuteczna także w sytuacji, w której użytkownicy systemu odmawiają korzystania z nowego narzędzia. Taka bariera może wystąpić, jeżeli nie zostaną odpowiednio przeszkoleni z obsługi bazy oraz interface’u.

Błędy, których należy się wystrzegać

Żeby uniknąć tych wszystkich sytuacji, należy wystrzegać się kilku błędów proceduralnych. Dotyczą one zarówno etapu przygotowania jak i samego procesu migracji.

Brak strategii migracji – Przenoszenie danych „na szybko”, bez planu może skutkować chaosem i koniecznością licznych poprawek. Zanim rozpoczniesz proces, określ, które dane są dla Ciebie kluczowe i jak zostaną odwzorowane w nowym systemie.
Nieporządek w bazie danych – Przeniesienie nieaktualnych, zdublowanych lub niekompletnych danych sprawia, że system CRM już od samego początku zostaje zaśmiecony. Skrupulatne oczyszczenie bazy danych przed migracją to podstawa.
Błędy w mapowaniu pól – Nieprawidłowe przypisanie wartości do nowych pól może prowadzić do utraty wartościowych informacji. Przed migracją do nowego systemu koniecznie sprawdź, czy Twoja baza ma odpowiednią strukturę.
Pominięcie etapu testów – Testowy import danych pozwala na wykrycie potencjalnych problemów, zanim staną się krytyczne. Nigdy nie migruj danych od razu na środowisko produkcyjne!
Błędy w logice nadawania uprawnień – Po migracji może się okazać, że niektóre osoby nie mają dostępu do kluczowych informacji lub, przeciwnie, uzyskały zbyt szerokie uprawnienia. Jeszcze przed zasileniem systemu warto zatem dokładnie określić role i poziomy dostępu dla użytkowników aplikacji.
Zero kontroli procesu – Po zakończeniu procesu należy sprawdzić, czy wszystkie dane zostały przeniesione poprawnie i czy system działa zgodnie z oczekiwaniami.
Niebezpieczeństwo bloatware – Przenoszenie całej historii interakcji czy nieaktualnych kontaktów może obciążyć system i spowolnić jego działanie. Żeby system działał zgodnie z oczekiwaniami, warto migrować tylko wartościowe informacje, które realnie przysłużą się w biznesie.

Migracja danych przeprowadzona jak należy

Skoro aż tyle rzeczy może pójść nie tak, pewnie zastanawia Cię, jak powinna przebiegać modelowa migracja danych i jak zagwarantować jej bezpieczeństwo?

O to również zapytałem kolegów z działu administracji. Zwrócili mi oni uwagę, że firmy, które zajmują się migrowaniem danych między systemami powinny wypracować w tym celu specjalny proces.

Zabezpiecza on klientów na wypadek:

konieczności transferu bardzo rozbudowanej bazy (przeciążenia środowiska),
awarii sprzętowej w trakcie uruchomionej migracji,
błędu ludzkiego, np. duplikacji rekordów lub nieprawidłowego zmapowania pól.

Jak zagwarantować bezpieczeństwo migracji?

Doświadczone firmy IT w celu zabezpieczenia procesu migracji stosują kilka kluczowych metod:

Kopie zapasowe – Przed rozpoczęciem migracji zawsze tworzy się pełną kopię zapasową danych źródłowych, aby w razie problemów przywrócić stan początkowy.
Podział na etapy – Dzieląc proces oraz samą bazę na mniejsze części, zmniejsza się ryzyko przeciążenia systemu oraz ułatwia monitorowanie i kontrolowanie jakości transferu danych.
Środowiska testowe – Migracja często odbywa się najpierw w środowisku testowym, co pozwala na wykrycie potencjalnych błędów i ocenę wydajności nowego systemu.
Monitorowanie i logowanie procesu – Wykorzystanie narzędzi do rejestrowania i śledzenia procesu migracji pozwala na szybkie wykrycie nieprawidłowości.
Automatyzacja – Specjalistyczne narzędzia ETL (Extract, Transform, Load) pomagają w automatyzacji procesu, eliminacji błędów ludzkich oraz sprawdzeniu integralności danych przed finalnym importem.
Równoważenie obciążenia serwera – W przypadku bardzo dużych baz danych transfer często odbywa się partiami lub w czasie niskiego obciążenia systemu, aby uniknąć spowolnienia innych operacji.
Zarządzanie uprawnieniami – Podczas migracji dostęp do kluczowych operacji powinny mieć tylko wyznaczone osoby, co ogranicza ryzyko nieautoryzowanych zmian czy błędów.

Modelowa migracja danych: przebieg

Modelowy workflow migracji danych do nowego systemu CRM powinien natomiast uwzględniać etapy, takie jak:

Analiza i audyt danych – Przed rozpoczęciem migracji należy dokładnie przeanalizować obecne dane, ocenić ich jakość i określić, które rekordy są nieaktualne lub zbędne.
Planowanie struktury danych – Warto zadbać o to, by nowa baza w CRM była dobrze zorganizowana, a poszczególne pola i relacje między danymi odpowiednio zdefiniowane.
Oczyszczenie danych – To kluczowy etap polegający na eliminacji błędnych, zdublowanych lub niekompletnych wpisów. Dzięki temu unikniemy przenoszenia problemów ze starego systemu do nowego. Proces przeprowadza się automatycznie za pomocą dedykowanych narzędzi ETL (Extract, Transform, Load), które analizują, deduplikują i poprawiają jakość danych przed ich finalnym zaimportowaniem do CRM.
Mapowanie i transformacja – Przed migracją wszystkie dane powinny być odpowiednio dopasowane do struktury nowego systemu, co często wymaga ich konwersji do zgodnego formatu.
Testowa migracja – Przed finalną migracją zaleca się przeprowadzenie próbnego transferu danych i zweryfikowanie poprawności procesu. Nigdy nie migruje się danych od razu na środowisko produkcyjne!
Właściwa migracja – Można do niej przystąpić, gdy z sukcesem przeprowadzono wszystkie porzednie etapy.
Kontrola procesu – Po migracji konieczna jest weryfikacja poprawności zapisanych informacji, a także sprawdzenie, czy wszystkie procesy biznesowe działają zgodnie z oczekiwaniami.
Szkolenie użytkowników – Aby uniknąć błędów w przyszłości, zalecane jest przeprowadzenie szkolenia z obsługi systemu i prawidłowego prowadzenia bazy danych dla wszystkich użytkowników.

Podsumowanie

Migracja danych do systemu CRM to kluczowy etap wdrożenia, który ma bezpośredni wpływ na późniejszą użyteczność narzędzia i efektywność pracy zespołu.

Źle przeprowadzony proces może prowadzić do poważnych konsekwencji – od duplikacji i utraty informacji, przez błędy techniczne i wydajnościowe, aż po naruszenia przepisów o ochronie danych.

Aby uniknąć tych zagrożeń, konieczne jest dokładne przygotowanie. W tym celu:

Oczyść swoją bazę danych.
Zadbaj o właściwe mapowanie pól.
Przeprowadź testową migrację.
Stale monitoruj cały proces.
Zabezpiecz swoją bazę przed utratą danych lub ich wyciekiem.
Zorganizuj szkolenia z prowadzenia bazy i obsługi systemu.

Ostatecznie, skuteczna migracja to taka, która nie tylko pozwala uniknąć błędów, ale także gwarantuje, że nowy system dostarcza realną wartość dla jego użytkowników i całego biznesu.