Niedawno zapoczątkowaliśmy nowy cykl artykułów-wskazówek jak zwiększyć efektywność sprzedaży. W pierwszej odsłonie opisaliśmy dynamiczne powiadomienia z CRM. W dzisiejszej odsłonie cyklu „Skuteczna sprzedaż”, zaprezentujemy automatyzacje w CRM i to, jak pozytywnie wpływają one na proces sprzedaży.
Wątek ten poruszamy, w nawiązaniu do badań, jakie opublikowała w tym roku firma Pace Productivity. Ich wyniki jasno wskazują, iż dyrektorzy sprzedaży wymagają od handlowców poświęcenia przynajmniej 50% czasu pracy na działania związane z aktywną sprzedażą. Rzeczywistość okazuje się być jednak diametralnie inna. Badanie wykazało, że jedynie 22% czasu pracy jest poświęcona na sprzedaż, a aż 23% na zadania administracyjne.
Zastanówmy się, jak temu można zaradzić, aby odmienić powyższe statystyki? Dla nas, firmy wdrażającej profesjonalne systemy CRM, odpowiedź jest jasna – wszędzie gdzie można, należy odciążać handlowca z działań administracyjnych, wprowadzając najróżniejsze automatyzacje.
Skuteczna sprzedaż dzięki automatyzacji procesów
Planowanie rozmów telefonicznych, spotkań z klientami, kalendarza pracy, wysyłka maili, przypisywanie klientów do odpowiednich handlowców w CRM, przesyłanie i archiwizacja dokumentów – to są jedynie wybrane czynności administracyjne, które są żmudną codziennością wielu sprzedawców. Dzięki odpowiednim narzędziom w systemach CRM oraz działaniom analitycznym przed i w trakcie wdrożenia, bez problemu można te i inne czynności zautomatyzować.
Od czego zacząć?
Od przytoczonej już w poprzednim akapicie analizy.
W najlepszych na rynku systemach klasy CRM zautomatyzować można praktycznie wszystko. Trzeba jednak umieć to zrobić z głową. Dlatego tak ważna jest analiza wszystkich procesów, jakie zachodzą podczas prowadzenia i zamykania sprzedaży. Co więcej, należy również uwzględnić, jakich firma posiada handlowców, jakie są ich mocne strony, które zadania realizują najlepiej, a w których można im ulżyć. Dopiero rzetelnie przeprowadzona analiza wykaże, które procesy i w jakiej kolejności warto zautomatyzować. Jest to ważne, ponieważ w każdej firmie cykle sprzedaży różnią się od siebie, co będzie miało oczywiste odzwierciedlenie w potrzebach związanych z optymalizacją i automatyzacją. Kolejnym krokiem są już prace firmy wdrożeniowej, podczas których procesy wynikłe w trakcie analizy zostaną odwzorowane w funkcjonującym już oprogramowaniu.
Jaki wpływ na efektywność sprzedawców ma automatyzacja?
Odpowiedzieć na to pytanie jednym słowem „ogromny”, to jakby nie napisać nic. W związku z tym postaramy się przybliżyć temat skutecznej sprzedaży dzięki automatyzacji procesów w systemie CRM na przykładach zrealizowanych przez nas wdrożeń.
Etap pierwszego kontaktu z klientem
Jeszcze przed pierwszą rozmową z klientem firma powinna zdecydować, który z handlowców będzie się z nim kontaktował. Jest to istotna kwestia przede wszystkim w sytuacji, w której to klienci sami zgłaszają się z prośbą o kontakt, przykładowo wykorzystując formularze na stronach internetowych. Etap ten można automatyzować na wiele sposobów takich jak przydzielanie kontaktów wszystkim handlowcom po równo metodą round robin lub też zgodnie z regionem obsługi pod względem kodu pocztowego klienta. Co więcej, wraz z przydzieleniem takiego kontaktu do sprzedawcy, w systemie CRM mogą zostać wykonane kolejne działania. Przykładem tutaj będzie automatyczne zaplanowanie rozmowy telefonicznej w określonym przez firmę czasie.
Procesowanie sprzedaży
Etap obsługi klienta stwarza najwięcej szans automatyzacji cyklu sprzedaży. Z tego powodu wymienione niżej sytuacje są jedynie kroplą w morzu możliwości dzisiejszych liderów rynku systemów CRM.
Jedną z najbardziej podstawowych automatyzacji, które bardzo często wykonujemy, jest zaplanowanie rozmów telefonicznych czy spotkań z klientami, które są następstwem określonych wydarzeń w systemie. Najprostszym przykładem jest tutaj ustawienie rozmowy telefonicznej na godzinę po tym, jak klient wypełnił formularz na stronie internetowej.
Kolejną automatyzacją, która jest bezpośrednio powiązana z powyższym przykładem, jest eskalowanie do przełożonego na przykład w postaci notyfikacji mailowej o niewykonaniu przez handlowca zadania w wyznaczonym terminie. Jest to funkcja, która w sposób bezpośredni pozwala dbać o jakość, a tym samym skuteczność sprzedaży.
W zakresie obsługi klienta możemy również wymienić wszelkie automatyczne sposoby na generowanie dokumentów i przesyłanie ich dalej w systemie. Wymienić tutaj można, chociażby generowanie faktur na podstawie statusu podpisanej umowy w systemie CRM.
Często mamy do czynienia również z sytuacjami, kiedy cały rekord klienta ma ulegać automatycznemu przekształceniu czy to w zakresie statusu, w jakim się znajduje proces sprzedaży, czy też nawet w kontekście konwersji z klienta potencjalnego, na kontrahenta wraz z utworzeniem szansy sprzedażowej.
Wysoce zaawansowane mechanizmy automatyzacji dostępne m.in. w SugarCRM, pozwalają na jeszcze większe możliwości jej projektowania. Takim wymagającym procesem może być na przykład oznaczanie statusu spotkania jako zrealizowane na podstawie sygnału z GPS i ustalonej minimalnej długości przebywania na terenie współrzędnych geograficznych firmy klienta.
Ostatnim przykładem automatyzacji, z którą być może w sposób bezpośredni nie jest powiązana skuteczna sprzedaż, jednak pozwala ją kontrolować, jest wysyłka raportów. Nowoczesne systemy CRM można tak zaprojektować, aby generowały i wysyłały mailowo do osób zarządzających określone z góry raporty w określonych odstępach czasu. W efekcie management posiadać będzie zawsze aktualne dane o bieżącej sprzedaży w momentach, w których informacje te są niezbędne do odpowiedniego zaplanowania przyszłych działań.
Skuteczna sprzedaż a automatyzacja
Jak już wspomnieliśmy, wyżej wymienione przykłady to tylko niewielka część możliwości w zakresie automatyzacji procesów, które da się wykonać w nowoczesnych systemach CRM. Jednak czyż nawet te powyższe procesy nie wpłyną pozytywnie na działania sprzedażowe? Czyż nie odciążą one handlowców od żmudnych działań administracyjnych i pozwolą skupić się na sprzedaży? Z naszego wieloletniego doświadczenia możemy śmiało odpowiedzieć, że wprowadzenie automatyzacji procesów w sposób bezpośredni i zauważalny pozytywnie wpływa na efektywność działań sprzedażowych. Skuteczna sprzedaż wielokrotnie polega na dobrze przemyślanej automatyzacji. Do czego też zachęcamy wszystkich, którzy jeszcze nie mieli okazji wypróbować dobrodziejstw nowoczesnej technologii w zakresie systemów CRM. Zapraszamy do kontaktu.
