Checklista PM-a: 30 pytań do dostawcy CRM przed podpisaniem umowy

About
Latest Posts

Chief Operating Officer at eVolpe Consulting Group

Od 2009 roku zasiadam w zarządzie eVolpe Consulting Group. Do moich zadań należą: analiza procesów biznesowych oraz doradztwo w zakresie odpowiedniej metodyki prowadzenia projektów. Moja przygoda z systemami informatycznymi zaczęła się jeszcze na studiach. Przez lata rozwoju naszej firmy miałam okazję współpracować z największymi polskimi przedsiębiorstwami. Koordynowałam też kilkanaście międzynarodowych projektów. Każdy z nich buduje moje doświadczenie jako eksperta do spraw optymalizacji procesów biznesowych w systemach IT. Jeżeli aplikacja, z której korzystasz, nie odpowiada realiom Twojego biznesu – porozmawiajmy o tym, jak mogę Ci pomóc!

Latest posts by Magdalena Ziębińska (see all)

Checklista PM-a: 30 pytań do dostawcy CRM przed podpisaniem umowy - 19 stycznia 2026
Jak nie zostać samemu z projektem: budowa wewnętrznego zespołu CRM - 12 stycznia 2026
Zarządzanie budżetem projektu IT - 18 września 2025

Wybór dostawcy systemu to moment, w którym o przyszłym sukcesie wdrożenia decyduje nie tylko technologia, ale również jakość ustaleń na etapie sprzedaży i analizy. Project Manager, który reprezentuje klienta w tym procesie, ponosi często bezpośrednią odpowiedzialność za powodzenie projektu. Dlatego dobrane pytania mogą stanowić jego najważniejsze narzędzie pracy.

Dobrze przygotowana lista pytań rozdzielić marketingowe deklaracje od faktycznych kompetencji dostawcy, uniknąć nieporozumień w interpretacji zakresu oraz zabezpieczyć projekt od strony organizacyjnej i kontraktowej.

Co powinno interesować PM-a

Zadaniem Project Managera nie jest znać każdy szczegół techniczny proponowanego rozwiązania. Powinien natomiast wiedzieć, w jakich obszarach pytać o konkret, by uzyskać realny obraz przyszłej współpracy.

Poniższa lista 30 pytań została podzielona tematycznie, tak, aby obejmować najważniejsze elementy wdrożenia: od funkcjonalności systemu, przez technologię, po koszty i wsparcie powdrożeniowe.

Funkcjonalność i dopasowanie do procesów biznesowych

Czy system wspiera model sprzedaży lub obsługi klienta stosowany w naszej organizacji?
W jakim stopniu można samodzielnie dostosować modułu i pola do specyfiki procesów?
Jak wygląda konfiguracja workflow – czy jest to funkcja dostępna dla administratora bez udziału programisty?
Czy interfejs użytkownika można personalizować w zależności od roli i priorytetów użytkownika?
Czy licencja ogranicza dostęp do określonych funkcjonalności lub liczby użytkowników?

Każda z tych kwestii ma wpływ na to, czy system CRM stanie się realnym narzędziem wspierającym procesy, czy jedynie technicznym repozytorium danych.

Technologia i integracje

Na jakiej platformie technologicznej oparty jest system i w jaki sposób jest rozwojowy?
Jakie integracje są natywnie dostępne, a które wymagają dodatkowych kosztów?
Czy możliwy jest wybór modelu wdrożenia – on-premise, cloud lub SaaS?
Jak wygląda kwestia zabezpieczeń, backupu i zgodności z przepisami RODO?
Czy system zapewnia pracę mobilną i tryb offline?

Odpowiedzi na te pytania pozwalają ocenić nie tylko dojrzałość produktu, ale i elastyczność w zakresie architektury IT organizacji.

Metodyka wdrożenia i harmonogram

Jak dostawca planuje przeprowadzić analizę przedwdrożeniową i w jaki sposób definiuje zakres projektu?
Jakie są ramy komunikacji projektowej i częstotliwość spotkań statusowych?
Jak wygląda harmonogram z podziałem na etapy i punkty kontrolne?
Czy przewidziano etap pilotażu lub realizacji MVP?
W jaki sposób dokumentowane są wymagania i akceptacje kolejnych faz projektu?

Brak jasnych odpowiedzi w tej kategorii często skutkuje problemami organizacyjnymi i przesunięciami terminów, które trudno później jednoznacznie rozliczyć.

Zespół projektowy i doświadczenie

Kto dokładnie będzie realizował projekt – jakie osoby, z jakim doświadczeniem i kompetencjami?
Jakie wdrożenia o podobnej skali i zakresie zostały zrealizowane w przeszłości?
Czy można uzyskać kontakt do referencyjnych klientów?
Jak wygląda rotacja w zespole wdrożeniowym i w jaki sposób przekazywana jest wiedza o projekcie?
Czy dostawca dysponuje dedykowanym zespołem po zakończeniu implementacji?

transparentność personalna często jest lepszym wskaźnikiem jakości niż jakikolwiek certyfikat czy obietnica.

Koszty licencyjne i utrzymanie

Czy pełny kosztorys obejmuje analizę, wdrożenie, szkolenia oraz utrzymanie?
Co dokładnie wliczone jest w opłaty licencyjne i w jakim modelu są one naliczane?
Czy aktualizacje systemu są objęte wsparciem, czy stanowią dodatkowy koszt?
Jak wyglądają koszty zmian zakresu po wdrożeniu?
Czy dostawca stosuje model rozliczeń Time & Material, czy Fixed Price, i jakie są jego konsekwencje dla klienta?

Precyzyjne zrozumienie modelu kosztowego jest kluczowe dla oceny realnej wartości oferty i zapobiegania eskalacji cen w dalszych etapach projektu.

Wsparcie i rozwój systemu

Jak funkcjonuje system obsługi zgłoszeń po wdrożeniu?
Czy istnieje gwarantowany poziom SLA określający czas reakcji i rozwiązania incydentu?
Jak przebiega proces szkolenia użytkowników i administratorów?
Czy możliwe jest dalsze doradztwo w zakresie rozwoju systemu z zakończeniu projektu?
W jaki sposób można monitorować skuteczność CRM i procesów w czasie?

Dojrzały dostawca CRM oferuje nie tylko produkt, ale partnerstwo w dalszym rozwoju organizacji.

Jak interpretować odpowiedzi dostawcy

Zbyt ogólne, marketingowe deklaracje lub unikanie odpowiedzi na pytania o zakres odpowiedzialności są sygnałem ostrzegawczym. Warto żądać przykładów, dokumentacji i cyfrowych referencji. Rzetelny partner nie usieka od konkretów.

Każda wątpliwość powinna zostać udokumentowana i doprecyzowana przed podpisaniem umowy – najlepiej w formie załącznika lub arkusza uzgodnień, stanowiącego część kontraktu.

Jak zabezpieczyć odpowiedzialność PM-a

Dobrze przeprowadzony etap przedwdrożeniowy to podstawa ochrony Project Managera przed niesłusznym przypisaniem winy za późniejsze problemy. Odpowiedzialność można zabezpieczyć poprzez:

dokumentowanie wszystkich uzgodnień w formie oficjalnych notatek lub arkuszy;
wprowadzenie kluczowych ustaleń do umowy jako załącznik technicznych;
potwierdzenie przez dostawcę zapoznania się z zakresem i dokumentacją projektu.

Dzięki tym działaniom każde odstępstwo od ustalonego planu może być w sposób obiektywny ocenione i rozliczone.

Podsumowanie

Lista 30 pytań stanowi praktyczne narzędzie pracy Project Managera, które umożliwia weryfikację kompetencji dostawcy i zbudowanie partnerskich warunków współpracy. Im więcej konkretów pojawi się na etapie poprzedzającym podpisanie umowy, tym mniej nieporozumień wystąpi w dalszej fazie wdrożenia.

Jesteś gotowy na prowadzenie dużego projektu wdrożeniowego w Twojej firmie?

Wiesz, o co zapytać dostawcę? Jak przygotować własny zespół? Jak stworzyć skuteczne zapytanie ofertowe? Jaką metodykę wybrać? Na co zwrócić uwagę negocjując umowę wdrożeniową i serwisową?

Specjalnie dla Ciebie stworzyliśmy darmowy kurs mailowy przygotowujący do prowadzenia wdrożeń.

Codziennie przez dwa tygodnie otrzymasz od nas na swoją skrzynkę kolejną dawkę wiedzy, która pozwoli odnaleźć Ci się w tym skomplikowanym procesie.

dowiedz się więcej o kursie