5 kroków jak zamienić skrzynkę mailową na CRM-a

Janusz Sobczak

Początki tworzenia biznesu nie są łatwe, a każdy musi od czegoś zacząć. Dla wielu młodych firm oznacza to zarządzanie relacjami z klientem za pomocą poczty elektronicznej. Najczęściej pod ręką jest Outlook czy Gmail. Jednak takie rozwiązanie sprawdza się tylko przez pewien czas, gdy klientów nie ma za wiele, a biznes się dopiero rozwija. W miarę zwiększania zasięgu i wprowadzania nowych produktów — spodziewaj się zmiany.

Polecam zainteresować się systemem CRM, który zastąpi skrzynkę mailową i tabelki w Excelu. Pomoże on w odpowiednim uporządkowaniu relacji z klientem i poprawieniu Customer Experience.

Gdy brakuje systemu CRM…

Używając wyłącznie skrzynki mailowej, napotykasz wiele problemów. Brakuje Ci kontekstu. Bazujesz wyłącznie na własnych ustaleniach. Bywa, że nie odpowiadasz na pytania wystarczająco szybko lub wysyłasz wiadomości do niewłaściwej osoby. Takie błędy mogą się odbić na relacjach i decyzji o zawarciu transakcji.

Dlaczego tak się dzieje? Po prostu proces komunikacji z klientem bez dedykowanych narzędzi do zarządzania relacjami jest czasochłonny i nieefektywny. Dobra wiadomość jest jednak taka, że to wszystko może wyglądać inaczej.

Jak wprowadzić zmianę narzędzi do obsługi relacji z klientami?

Systemów CRM do wyboru jest wiele. Warto dobrać narzędzie do charakteru biznesu, który prowadzisz. Jak to zrobić i przenieść dane tak, aby wszystko poszło sprawnie? Opracowałem dla Ciebie 5 kroków, które pomogą Ci wymienić skrzynkę mailową na system CRM.

1.     Zapoznaj zespół ze zmianami

W pewnym momencie rozwoju Twojej firmy zespół pewnie zauważy, że dotychczasowe rozwiązania nie spełniają już ich wymagań; szczególnie jeśli chodzi o odpowiednią komunikację z klientem.

Zapisywanie informacji w arkuszu kalkulacyjnym lub kalendarzu może sprawić, że przepływ informacji jest utrudniony. Może to doprowadzić do opóźnień w kontakcie z klientem, co prawdopodobnie negatywnie odbije się na całej relacji. Jest to dobry moment na rozpoczęcie rozmowy o systemie CRM.

zmienić skrzynkę mailową na CRM-a

Przed rozpoczęciem researchu poznaj zdanie swoich pracowników na temat zmian. Zapytaj, jakie funkcje są im najbardziej potrzebne i co pozytywnie wpłynie na ich pracę. Przedstawienie tematu jeszcze na początku pozwoli zespołowi oswoić się i przygotować na zmiany.

2.     Porównaj działanie różnych systemów

Jesteś już po dogłębnym researchu i masz kilka systemów CRM, które zwróciły Twoją uwagę. Co teraz? Sprawdź demo.

Umów się z przedstawicielem lub producentem na prezentację systemu i poproś o dostęp, do instalacji demonstracyjnej. Warto sprawdzić, jak będzie Ci się pracować, co może zaoferować aplikacja i jak się nią zarządza. Próbuj różnych funkcji, które ułatwią zarządzanie relacjami z klientem. Na pewno będzie wygodniej niż za pomocą maila używanego dotychczas.

3.     Zgromadź swoje dane

Aby bez problemów przenieść dane, którymi już dysponujesz, musisz zgromadzić je w jednym miejscu. Kontakty, wiadomości e-mail, notatki i historia rozmów, wszystko powinno się znaleźć w nowym systemie, aby nic się nie zgubiło.

zmienić skrzynkę mailową na CRM-a

Z pewnością jest to mozolne zadanie, bo informacje, które pozyskaliście, pozostają rozproszone na wielu skrzynkach mailowych. Nie mówiąc o odręcznych zapiskach, notatkach w kalendarzu czy w arkuszach kalkulacyjych.

4.     Przeniesienie danych na system

Aby przenieść dane do systemu CRM, najprostszym sposobem jest skorzystanie z importu pliku CSV lub Excel. Wiele systemów CRM ma wbudowaną funkcję importu, która pozwala na zaczytanie danych z pliku.

Migracja danych do systemu CRM może przebiegać na kilka sposobów. Oto kilka kroków, które mogą być zawarte w procesie migracji danych:

  • Analiza danych: Przed migracją danych należy dokładnie przeanalizować dane, które chcemy przenieść. Warto określić, jakie informacje są niezbędne, a jakie mogą być pominięte.
  • Mapowanie danych: Kolejnym krokiem jest mapowanie danych z istniejących źródeł na pola w nowym systemie CRM. To pozwala na przekształcenie danych w odpowiedni format i upewnić się, że wszystkie dane zostaną przeniesione do odpowiednich miejsc.
  • Przygotowanie danych: Przed migracją danych należy dokładnie przygotować je, usunąć duplikaty, uzupełnić brakujące dane itp.
  • Migracja danych: W tym kroku dokonujemy faktycznej migracji danych do nowego systemu CRM. Można to zrobić przy użyciu narzędzi importu/eksportu danych lub skryptów programistycznych.
  • Testowanie i wdrożenie: Po zakończeniu migracji, należy dokładnie przetestować działanie nowego systemu CRM z nowymi danymi. Wszelkie błędy i nieprawidłowości należy usunąć, a następnie wdrożyć nowy system z nowymi danymi.
  • Dokumentowanie i utrzymanie: Ostatnim krokiem jest dokumentowanie procesu migracji danych oraz utrzymanie danych w nowym systemie CRM.

5.     Dostosuj system zgodnie z potrzebami Twojego zespołu

Aby łatwiej Ci się pracowało, warto pomyśleć o automatyzacji niektórych funkcji. Nie musisz myśleć o rzeczach, które zrobi za Ciebie system.

Zaoszczędź czas, który przeznaczysz na ważniejsze, bardziej palące sprawy, które potrzebują Twojej uwagi. Automatyzacja cyklu sprzedaży pomoże utrzymać dobre kontakty z klientem. Nie martw się o zarządzanie dokumentacją czy opracowanie prognozy sprzedaży. Dzięki wprowadzonym przez Ciebie informacjom system zajmie się tym za Ciebie.

zmienić skrzynkę mailową na CRM-a

Integracje z zewnętrznymi narzędziami również wspiera Twoją pracę. Dzięki połączeniu CRM z mailem, którego dotychczas używasz, nie zgubisz uzyskanych informacji. Więcej, kolejne wiadomości będą uzupełniać historię rekordu, więc wszystko będzie pod ręką.

Podsumowanie

Teraz już wiesz, jak zmienić skrzynkę mailową na CRM. Skończ z szaleństwem współdzielonych e-maili i arkuszy kalkulacyjnych. Przejdź na rozwiązanie do prowadzenia relacji z klientami. Pozwól, że to system CRM, wykona za Ciebie powtarzalne i mozolne zadania. Twój zespół i klienci zasługują na więcej.

Umów konsultację z ekspertem wdrożeniowym eVolpe

Janusz Sobczak
Scroll to Top