- Czy systemy Open Source są darmowe? - 9 grudnia 2024
- Czy SugarCRM integruje się z innymi systemami? - 20 listopada 2024
- Jaki jest najlepszy system CRM Open Source wg Forbes? - 15 listopada 2024
Systemy CRM to nie to samo, co po prostu: CRM.
Rzeczywiście czasami stosuje się taki skrót myślowy. Ale formalnie rzecz ujmując CRM, czyli Customer Relationship Management to strategia działania, która może (ale nie musi) być realizowana przy wykorzystaniu profesjonalnego oprogramowania.
Przekornie — dzisiaj będzie mowa o tym drugim, czyli narzędziu IT sprzyjającym prowadzeniu biznesu ukierunkowanego na potrzeby klienta.
Poniżej podpowiadam Ci, na co zwrócić uwagę i jakie są faktycznie ścieżki wyboru.
Systemy CRM – jaki jest wybór?
Do wyboru oprogramowania CRM można podejść na kilka sposobów.
Najlepiej jednak, jeżeli rozważysz te konkretne aspekty w kontekście Twojego biznesu:
Otwarty kod systemu CRM to zaleta
Systemy CRM Open Source to gotowe produkty, które można wykorzystywać w standardowej formie, albo rozwijać zgodnie z rozpoznanymi potrzebami.
Bywa, że do klasycznych, tradycyjnych funkcji CRM dołącza się bardzo specyficzne mechanizmy „na życzenie”.
Mogą być one efektem autorskiego dewelopmentu lub zaistnieć w systemie dzięki gotowym paczkom out-of-box.
Systemy CRM zawsze coś kosztują
Nie daj się nabrać na chwyty marketingowe sugerujące darmowość profesjonalnego oprogramowania.
Za porządny system trzeba zapłacić, bez względu na otwartość bądź hermetyczność kodu.
Nawet systemy CRM Open Source wcale nie są darmowe.
Niektóre z nich bywają licencjonowane, co oznacza miesięczną lub roczną opłatę na rzecz producenta. Te pozbawione opłat licencyjnych mogą Cię również sporo kosztować.
W obu przypadkach zapłacisz za zaangażowanie programistów, hosting (jeśli na taki się zdecydujesz), wsparcie techniczne czy dalszy rozwój.
Uwaga na hosting!
Poza swobodą dokonywania zmian w kodzie zaletą Open Source CRM jest całkowita dowolność miejsca instalacji.
Masz własną infrastrukturę serwerową? Wolisz skorzystać z chmury producenta? A może zamierzasz zaufać w tej kwestii firmie wdrożeniowej, która system wytworzy oraz będzie dalej utrzymywać? Wszystkie opcje są możliwe!
Systemy CRM sprzedawane jak usługa
Jest też jeszcze jedna ścieżka wyboru. Chodzi o sytuację, w której stawiasz na szybkie, wręcz natychmiastowe wdrożenie zamkniętego oprogramowania w chmurze. Inaczej: Software as a Service, z tego typu oprogramowania możesz skorzystać zupełnie jak z usługi.
W teorii dostęp do systemu CRM otrzymasz nawet w 24 godziny.
Nie ma wtedy jednak mowy o dodatkowej kastomizacji. Otrzymujesz pustą, standardową instancję.
Ale jeżeli zakres funkcjonalny Ci wystarcza i trochę Ci się spieszy – to może warto?
Poczekaj trochę dłużej, a także w opcji SaaS da się wprowadzić pewne dostosowania. Głównie takie, realizowane dzięki uruchomieniu lub wyłączeniu niektórych obszarów w panelu administracyjnym.
Funkcjonalność tego typu aplikacji często „nadbudowuje się” również poprzez gotowe paczki i integratory.
Nie wiesz, jaki system wybrać?
Odpowiedz na kilka pytań i poznaj propozycję systemu dla Twojej firmy!
Systemy CRM – jak dokonać wyboru?
Kwestia wyboru odpowiedniego systemu CRM to dość złożony temat.
Moja wskazówka? Nie zaczynaj od porównywania produktów. Pomyśl o własnych potrzebach!
W końcu ma to być narzędzie dopasowane do Twojego biznesu, a nie na odwrót.
1. Zdefiniuj wymagania wobec systemu
Oczywiście krótki research dostępnych możliwości nie zaszkodzi.
Zdecydowanie lepiej, jeśli przeprowadzisz go jednak w kontekście indywidualnych potrzeb. Na tym etapie – oprócz procesu biznesowego oraz dostępnych metodyk wdrożeniowych – należy rozpoznać: otoczenie IT, dostępne opcje hostowania systemu oraz wymogi sprzętowe.
Twoja odpowiedź na pytania o liczbę użytkowników albo na temat opłat licencyjnych może również zdeterminować kierunek dalszych poszukiwań.
2. Przeanalizuj rekomendację firmy wdrożeniowej
Po rozmowie na temat indywidualnych potrzeb – doświadczony konsultant będzie w stanie zawęzić spektrum wyboru i przedstawi Ci możliwe opcje.
Poszukaj partnera wdrożeniowego, który posiada szerokie portfolio dostępnych opcji. Zwiększysz szansę na otrzymanie obiektywnej propozycji.
Co zrozumiałe, jeżeli wdrożeniowiec sprzedaje tylko 1 system – będzie Cię na niego namawiać, niezależnie od poziomu jego dopasowania do Twojego przypadku.
Na tym etapie możesz już liczyć na prezentację funkcjonalności oraz dostęp do DEMO proponowanego oprogramowania.
3. Określ zakres wdrożenia
Pozyskanie systemu CRM to proces zwany wdrożeniem.
Oprogramowania — jeśli faktycznie ma odpowiadać indywidualnym potrzebom — na pewno nie uruchamia się w jeden dzień. Wdrożenie nie musi też jednak trwać miesiącami.
Są krótkie projekty, polegające na dostosowaniu niektórych, wybranych mechanizmów, tzw. Minimum Viable Product.
Bywa jednak także tak, że konieczne jest albo zbudowanie narzędzia od podstaw, albo bardzo zaawansowane nadbudowanie jego architektury.
Wszystko zależy od potrzeb. Oraz od budżetu, który planujesz przeznaczyć.
Na tym etapie opracowuje się wstępną koncepcję gotowego narzędzia – wystarczającą do przygotowania zgrubnej wyceny projektu. Na jej podstawie sprawnie podejmiesz decyzję co dalej.
4. Weź udział w warsztatach
Nie wiesz, co wybrać? To wszystko toczy się za szybko i masz wrażenie, że mimo zaangażowanego wsparcia konsultantów z firmy wdrożeniowej umyka Ci sporo informacji?
Jest jeszcze czas, żeby temu zaradzić.
Zanim wydasz pieniądze na oprogramowanie, które Cię rozczaruje – weź udział w warsztatach System Overview lub Product Discovery.
Podczas System Overview zapoznasz się z ideą oraz możliwościami systemów CRM. Dowiesz się, w czym rzecz. Odkryjesz prawdziwy potencjał proklienckiej strategii prowadzenia biznesu. Zapoznasz się też ze standardową nomenklaturą i typowymi procesami odtwarzanymi w systemie CRM oraz uzyskasz wsparcie w doprecyzowaniu własnych potrzeb wobec powstającej aplikacji.
Dzięki Product Discovery odkryjesz, jak powinno wyglądać narzędzie skrojone na miarę Twoich bardzo specyficznych wymagań. Oraz co, dla kogo i jak ma zostać zrobione. Na koniec otrzymasz pierwszą wersję Product Backlogu z najważniejszymi User Stories do zrealizowania w projekcie.
Systemy CRM — jak wygląda rynek?
Zacznij od własnych potrzeb, ale nie ignoruj informacji z rynku.
Kiedy wybierasz system CRM, bądź na bieżąco z badaniami i rekomendacjami renomowanych instytutów badawczych. Nie chcesz skończyć z aplikacją, która się nie sprawdza w branży i o tym powszechnie wiadomo.
Który system CRM wybrać?
System CRM powinien zostać dobrany do indywidualnych potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa.
Koniecznie śledź wyniki corocznego raportu firmy Gartner, która na tzw. magicznym kwadrancie umiejscawia najlepsze, rekomendowane przez użytkowników rozwiązania.
Za miarodajne można uznać także te zestawienia, które odnoszą się do doświadczenia użytkownika systemu.
Jednym z ciekawych przykładów dotyczących systemów CRM jest ranking amerykańskiego magazynu PCMag – Business Choice Awards.
W podobny sposób działają porównywarki systemów, np. Capterra czy G2.
Niektóre z nich, które zrzeszają dziesiątki tysięcy internautów, dostarczają bardzo rzetelnej wiedzy prosto od użytkowników systemu.
Jak zwykle w Internecie warto jednak przyjąć pewną dozę sceptycyzmu.
Podsumowanie
Wybór systemu CRM to dość skomplikowany proces. Jest wiele czynników, które warto brać pod uwagę. Odpowiedź na pytanie o najlepszą ścieżkę, często jest niejednoznaczna. Zależy to w znacznym stopniu od Twoich indywidualnych wymagań.
Żeby je zidentyfikować, najlepiej umów się na bezpłatną konsultację. Wspólnie rozszerzymy wątek poruszony w tym artykule w kontekście specyficznych potrzeb firmy, w której pracujesz.
Poniżej zostawiam mój prywatny kalendarz. Może znajdziesz w nim wolny termin, który Ci pasuje.
Umów konsultację z ekspertem wdrożeniowym eVolpe
Wybierz dogodny dla siebie termin.
- Czy systemy Open Source są darmowe? - 9 grudnia 2024
- Czy SugarCRM integruje się z innymi systemami? - 20 listopada 2024
- Jaki jest najlepszy system CRM Open Source wg Forbes? - 15 listopada 2024
