Co jest lepszego od arkusza kalkulacyjnego do prowadzenia bazy klientów? Oczywiście: system CRM!
W moich tekstach na blogu eVolpe przeczytasz o obu tych rzeczach. Serdecznie zapraszam.
Dane to nowa ropa.
Clive Humby, brytyjski matematyk i przedsiębiorca
Najcenniejszym surowcem od dawna nie jest już ropa naftowa. To, co rządzi światem w XXI to przede wszystkim informacja.
Nie inaczej jest w przypadku przedsiębiorstw. Im więcej wiemy o klientach czy własnej efektywności, tym lepszą usługę lub produkt jesteśmy w stanie zaoferować. Wiedza o nawykach zakupowych, doświadczeniu konsumenta czy historii reklamacji, przyczynia się do sukcesu transakcji w przyszłości.
Pozostaje kwestia, w jaki sposób ją bezpiecznie przechowywać i nią skutecznie zarządzać?
W dzisiejszym artykule przyglądam się zagadnieniu elektronicznego obiegu dokumentów. Omawiam korzyści płynące z wdrożenia systemu Document Management System oraz funkcje i rodzaje dostępnych narzędzi. Zapraszam do lektury, jeżeli wymienione obszary są bliskie aktualnym potrzebom także Twojego przedsiębiorstwa.
Co to jest system obiegu dokumentów?
System obiegu dokumentów to oprogramowanie umożliwiające zarządzanie wiedzą w organizacji. Dzięki niemu możliwe jest śledzenie, kontrolowanie i automatyzowanie przepływu informacji oraz zadań związanych z dokumentami.
Dobrze wiedzieć, że występuje pod kilkoma nazwami. Bywa określany po prostu worklfow system. Niektórzy upodobali sobie skrót DMS — od angielskiego Document Management System. Spotykaną nazwą jest też ECM, czyli Enterprise Content Management (System).
Funkcje systemu do obiegu dokumentów
Funkcje systemu obiegu dokumentów obejmują między innymi:
Wszystko to wpływa na usprawnienie procesu obiegu dokumentów oraz zwiększenie efektywności pracy w organizacji.
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie może być zastosowany w różnych obszarach, takich jak:
To tylko kilka pomysłów na wykorzystanie systemu do obiegu dokumentów. W rzeczywistości, każdy dział firmy, który korzysta z jakiejkolwiek dokumentacji, znajdzie dla niego własne zastosowanie.
Przy jego pomocy można kontrolować postępy w pracy nad skomplikowaną wielostronną umową jak i banerem reklamowym czy postem social media. Metoda działania jest jednak taka sama bez względu na poziom skomplikowania współtworzonej treści. Chodzi przede wszystkim o wypracowanie centralnego repozytorium oraz jedynego źródła prawdy z najbardziej aktualną wiedzą na dany temat.
Korzyści z wdrożenia systemu do obiegu dokumentów
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, przynosi wiele korzyści dla organizacji. Wśród nich można wymienić automatyzację procesów, ułatwienie obiegu dokumentów, kontrolę obiegu dokumentów czy cyfryzację przedsiębiorstwa.
Automatyzacja procesów i ułatwienie obiegu dokumentów
Wprowadzając system DMS, organizacja eliminuje lub znacznie redukuje konieczność ręcznego przekazywania dokumentów między pracownikami czy działami. Zamiast tego, dokumenty mogą być przesyłane automatycznie zgodnie z ustalonymi regułami i procedurami. Skraca to czas potrzebny na załatwienie sprawy oraz minimalizuje ryzyko popełnienia błędów, co w efekcie przekłada się na efektywność pracy i zadowolenie klientów.
Systemy tego typu znajdują zastosowanie np. na styku marketingu i sprzedaży. Zespoły kreatywne mogą się za jego pomocą konsultować z osobami, które mają codzienny kontakt z klientem. Dzięki takiej współpracy powstają materiały marketingowe idealnie dopasowane do oczekiwań persony zakupowej.
Lepsza kontrola nad obiegiem dokumentów
Elektroniczne systemy obiegu dokumentów umożliwiają pełną kontrolę nad tym, jak dokumenty są przechowywane, kto ma dostęp do konkretnych informacji oraz w jakim stopniu zostały przetworzone.
Dzięki temu zarządzanie dokumentami staje się bardziej przejrzyste i kontrolowane, co jest kluczowe w przypadku plików o charakterze poufnym czy wymagających specjalnych uprawnień dostępu.
Cyfryzacja obiegu dokumentów a oszczędność czasu i zasobów
Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej pozwala na szybsze wyszukiwanie i przeglądanie potrzebnych informacji. W tradycyjnym, papierowym obiegu dokumentów, znalezienie potrzebnej informacji może zająć dużo czasu i wymagać przeszukiwania stosu papierów.
Wprowadzenie cyfrowego systemu pozwala na natychmiastowy dostęp do wielu plików, co skraca czas potrzebny na wykonywanie zadań oraz eliminuje ryzyko zgubienia lub całkowitej utraty informacji.
Dodatkowo ograniczenie zużycia papieru przekłada się na oszczędność zasobów naturalnych oraz redukcję kosztów związanych z zakupem i przechowywaniem papieru.
Zwiększenie bezpieczeństwa danych
Elektroniczne systemy obiegu dokumentów oferują zaawansowane funkcje zabezpieczeń, takie jak szyfrowanie danych, kontrole dostępu oraz rejestrowanie operacji na dokumentach. Dzięki temu organizacja może zapewnić wyższy poziom bezpieczeństwa danych, co jest kluczowe w przypadku dokumentów o charakterze poufnym czy zawierających wrażliwe informacje.
Ponadto, w razie awarii sprzętu czy innego zdarzenia losowego, cyfrowe kopie dokumentów pozostają bezpieczne i dostępne do odzyskania.
Rodzaje systemów obiegu dokumentów
Na rynku dostępne są różne rodzaje systemów obiegu dokumentów. W zależności od potrzeb organizacji można wybrać systemy dedykowane do konkretnych zastosowań, takich jak elektroniczny obieg faktur czy wniosków urlopowych.
Przy dzisiejszym stopniu rozwoju technologii trudno jednak rozróżnić poszczególne klasy oprogramowania do obiegu dokumentów. Popularne platformy rozwijają się na tyle szybko, że często oferują w standardzie o wiele więcej, niż sugerowałaby wąska definicja. Niekiedy nazwy poszczególnych typów systemu do obiegu dokumentów stosuje się wręcz zamiennie.
Wybierz system do obiegu dokumentów
Przykłady zastosowania systemu do obiegu dokumentów
Obieg dokumentów w biurze rachunkowym
W biurze rachunkowym, system obiegu dokumentów może być wykorzystywany do przetwarzania faktur, umów, deklaracji podatkowych i innych dokumentów finansowych. Dokumenty te mogą być skanowane lub przesyłane elektronicznie do systemu, gdzie są automatycznie przypisywane do odpowiednich klientów i kategorii. Proces księgowy może być automatycznie inicjowany na podstawie danych zawartych w dokumentach, co przyspiesza i usprawnia cały proces księgowania.
Obieg dokumentów w szkołach i placówkach edukacyjnych
W dziedzinie edukacji systemy obiegu dokumentów mogą być wykorzystywane do zarządzania dokumentacją szkolną, planami lekcji, ocenami uczniów czy dokumentacją pracowników. Elektroniczny obieg dokumentów ułatwia też komunikację pomiędzy nauczycielami, uczniami i rodzicami, umożliwiając szybkie przekazywanie informacji oraz monitorowanie postępu ucznia w nauce.
Obieg dokumentów w służbie zdrowia
W sektorze opieki zdrowotnej, systemy obiegu dokumentów są wykorzystywane do zarządzania kartami pacjentów, historią chorób, wynikami badań oraz innymi dokumentami medycznymi. Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia szybkie udostępnianie informacji medycznych pomiędzy różnymi placówkami opieki zdrowotnej, co przyczynia się do poprawy jakości opieki nad pacjentami i zwiększenia bezpieczeństwa danych.
Obieg dokumentów w administracji publicznej
W administracji publicznej systemy obiegu dokumentów mogą być wykorzystywane do zarządzania dokumentacją związaną z procesami urzędowymi, takimi jak zgłoszenia budowlane czy procesy związane z zamówieniami publicznymi. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na szybkie przetwarzanie wniosków, monitorowanie postępu procedury oraz zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami.
Obieg dokumentów w przemyśle
W przemyśle systemy obiegu dokumentów mogą być wykorzystywane do zarządzania dokumentacją techniczną, instrukcjami obsługi maszyn, raportami z kontroli jakości czy dokumentacją projektową. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na szybkie udostępnianie informacji technicznych oraz monitorowanie postępu w realizacji projektów, co przyczynia się do poprawy efektywności procesów produkcyjnych.
Elektroniczny obieg i akceptacja wniosków (w każdej branży)
W organizacji, gdzie istnieje potrzeba regularnego składania wniosków (np. urlopowych, zakupowych, czy związanych z projektami), system obiegu dokumentów może być wykorzystywany do elektronicznego przesyłania, śledzenia i akceptacji takich zgłoszeń. Pracownicy mogą składać wnioski online, a przełożeni mogą je szybko i wygodnie akceptować lub odrzucać. Eliminuje to potrzebę prowadzenia papierowej dokumentacji i manualnego przetwarzania różnego rodzaju petycji.
Podsumowanie
Jak donosi Business Insider: Sama przeglądarka Google to tylko ok. 40 tys. zapytań na sekundę. Na platformie YouTube co minutę pojawia się ok. 300 godzin nowych filmów. Użytkownicy Facebooka to ok. 3 mld osób, które co minutę wysyłają ponad 30 mln wiadomości.
W obliczu tego ogromu informacji, efektywne zarządzanie dokumentacją staje się kluczowym wyzwaniem dla wielu firm. Jest nie tylko koniecznością, ale również strategicznym posunięciem mającym na celu usprawnienie procesów, zwiększenie efektywności pracy oraz poprawę kontroli nad firmowym know-how.
W obliczu dynamicznego rozwoju technologicznego i rosnącej ilości danych, systemy elektronicznego obiegu dokumentów stanowią nieodłączny element nowoczesnego zarządzania biznesem. Ich wdrożenie przyczynia się do zwiększenia konkurencyjności organizacji poprzez lepsze wykorzystanie zasobów, szybsze podejmowanie decyzji oraz zwiększenie satysfakcji klientów i pracowników.
Poszukujesz systemu obiegu dokumentów do Twojej firmy?
Umów prezentację systemu obiegu dokumentów
Wybierz dogodny dla siebie termin.
Co jest lepszego od arkusza kalkulacyjnego do prowadzenia bazy klientów? Oczywiście: system CRM!
W moich tekstach na blogu eVolpe przeczytasz o obu tych rzeczach. Serdecznie zapraszam.
