CRM dla organizacji pozarządowej. Funkcje, korzyści, przykłady

About
Latest Posts

IT Account Manager at eVolpe

Co jest lepszego od kubka mocnej kawy o poranku? Na przykład: morsowanie w zamarzniętym jeziorze!
Co jest lepszego od arkusza kalkulacyjnego do prowadzenia bazy klientów? Oczywiście: system CRM!
W moich tekstach na blogu eVolpe przeczytasz o obu tych rzeczach. Serdecznie zapraszam.

Latest posts by Mateusz Malicki (see all)

System SFA czy CRM? Które narzędzie rzeczywiście poprawia efektywność Sprzedaży? - 4 września 2024
System CRM dla organizacji pozarządowych — na co zwrócić uwagę? - 27 lipca 2024
CRM Open Source czy dedyk? Przewodnik po korzyściach i powodach, dla których warto wybrać otwarty system Customer Relationship Management - 8 maja 2024

NGOs różnią się od typowych biznesów. Z tego powodu system CRM dla organizacji pozarządowej też musi być wyjątkowy.

Organizacje pozarządowe (NGO, z ang. Non-Governmental Organizations) funkcjonują na zasadach odbiegających od typowych przedsiębiorstw komercyjnych. Główna różnica polega na ich misji – dla NGO liczy się przede wszystkim realizacja celów społecznych, a nie zysk finansowy.

Właśnie dlatego, systemy CRM (Customer Relationship Management), które mają wspierać zarządzanie relacjami z interesariuszami, muszą być dostosowane do specyfiki organizacji pożytku publicznego.

Standardowe rozwiązania CRM, choć świetnie sprawdzają się w sektorze prywatnym, mogą nie spełniać wszystkich unikalnych potrzeb organizacji non-profit.

Zarządzanie relacjami z darczyńcami, wolontariuszami, partnerami, a także dbanie o transparentność działań i efektywność operacyjną wymaga od CRM dla NGO specyficznych funkcji i możliwości.

W dzisiejszym artykule omawiam jakich.

System CRM dla NGO: Na co zwrócić uwagę?

Wybór odpowiedniego systemu CRM dla organizacji pozarządowej powinien opierać się na kilku kluczowych aspektach, które bezpośrednio wpływają na skuteczność działania NGO.

Oto najważniejsze czynniki, które warto uwzględnić:

Specyfika NGO – Organizacje pozarządowe operują inaczej niż firmy komercyjne. Zamiast sprzedaży produktów lub usług, głównymi celami są budowanie relacji z darczyńcami, rekrutacja wolontariuszy oraz realizacja misji społecznej. CRM powinien wspierać takie działania, umożliwiając zarządzanie darczyńcami, grantami, projektami i wolontariuszami.
Elastyczność i dostosowanie do potrzeb – Organizacje pozarządowe często działają w dynamicznym środowisku, gdzie potrzeby mogą się zmieniać. Dlatego CRM musi być elastyczny i skalowalny, by można było go dostosować do nowych wyzwań, projektów czy kampanii.
Łatwość obsługi – Wolontariusze i pracownicy NGO często nie są specjalistami w obsłudze skomplikowanych systemów. System CRM powinien być intuicyjny, a wdrożenie i przeszkolenie użytkowników proste, aby każdy, niezależnie od doświadczenia technologicznego, mógł z niego korzystać.

Zarządzanie danymi i transparentność – NGO są zobowiązane do przejrzystości i raportowania wobec darczyńców, grantodawców czy władz. CRM musi zapewniać możliwość szybkiego dostępu do danych i generowania raportów, które pokazują, w jaki sposób fundusze są wykorzystywane oraz jakie rezultaty osiągnięto.
Integracja z innymi systemami – Ważne, aby CRM był w stanie integrować się z innymi narzędziami, z których korzysta organizacja, takimi jak systemy mailingowe, platformy do zbiórek funduszy czy narzędzia do zarządzania projektami lub zespołem.

Funkcje systemu CRM dla NGO

System CRM dla organizacji pozarządowych powinien oferować funkcjonalność, która odpowiadają na specyficzne potrzeby związane z działalnością non-profit.

Oto kluczowe obszary systemu CRM, które przydadzą się w organizacji pozarządowej:

Zarządzanie beneficjentami – CRM dla NGO powinien wspierać zarządzanie relacjami z beneficjentami, czyli podmiotami, które korzystają z pomocy organizacji. Obejmuje to rejestrowanie informacji kontaktowych, wiedzy o: potrzebach, zakresie udzielanej pomocy, a także monitorowanie postępów i rezultatów wsparcia. Dzięki temu organizacja może lepiej dostosowywać swoje działania do rzeczywistych potrzeb społecznych, prowadzić bardziej ukierunkowane kampanie pomocowe oraz transparentnie raportować o wynikach swojej pracy.
Zarządzanie darczyńcami – Możliwość śledzenia historii darowizn, preferencji darczyńców oraz ich zaangażowania w konkretne kampanie. Narzędzie IT dla NGOs powinno wspierać personalizowaną komunikację z darczyńcami oraz automatyzować procesy związane z pozyskiwaniem i utrzymaniem wsparcia finansowego.
Zarządzanie partnerami – Organizacje pozarządowe często współpracują z zewnętrznymi partnerami, takimi jak inne organizacje, firmy, instytucje rządowe czy fundacje. System CRM dla NGOs powinien zatem wspierać: śledzenie wspólnych projektów, umów, działań oraz komunikacji. Ułatwia to budowanie długotrwałych relacji, monitorowanie zaangażowania partnerów oraz koordynację działań przy wspólnych inicjatywach.

Segmentacja i personalizacja – CRM powinien pozwalać na segmentowanie bazy kontaktów, aby lepiej dostosować komunikację do różnych grup interesariuszy – darczyńców, wolontariuszy, beneficjentów czy partnerów.
Śledzenie grantów i projektów – Organizacje pozarządowe często korzystają z funduszy zewnętrznych, takich jak różnego typu granty. CRM powinien wspierać zarządzanie tymi środkami, od aplikacji po raportowanie wyników.
Automatyzacja marketingu – Automatyzacja procesów mailingowych, kampanii SMS, a także możliwość łatwego tworzenia newsletterów pozwoli organizacji skuteczniej angażować darczyńców i partnerów.

Dodatkowa, mile widziana funkcja systemu CRM dla organizacji pozarządowej to:

Zarządzanie wolontariuszami – Dobrze, kiedy system CRM dla NGO umożliwiać rekrutację oraz zarządzanie czasem pracy wolontariuszy. Przydają się także funkcje służące informowaniu o nowych projektach lub wydarzeniach, w które można się zaangażować.

W tym celu warto rozważyć integrację z osobnym narzędziem HCM lub pozyskanie systemu CRM, który oferuje dodatkowe funkcje dedykowane potrzebom HR. Dobry przykład tego drugiego to SpiceCRM.

Uwaga na finanse!

Prowadzenie organizacji pozarządowej wiąże się również z rozliczeniami i sprawami finansowymi.

Jeśli do tej pory robiliście wszystko przy pomocy arkusza kalkulacyjnego — pora pójść o krok do przodu.

System CRM pomoże rozliczyć dochody oraz przechować dane darczyńców.

Co więcej, jeśli zajdzie potrzeba odtworzenia dokładnej historii wsparcia organizacji, bez problemu wygenerujesz ją przy pomocy CRM-owych raportów.

Open Source CRM — korzyści dla NGO

NGO potrzebują systemu, który będzie w pełni wspierał ich misję, a nie ograniczał możliwości ze względu na standardowe rozwiązania stosowane w biznesie komercyjnym.

Wprowadzenie CRM dostosowanego do ich potrzeb umożliwia:

Lepszą komunikację i relacje z interesariuszami – Dostosowanie systemu do specyfiki NGO pozwala na lepsze zarządzanie relacjami z darczyńcami, wolontariuszami oraz beneficjentami, co przekłada się na większe zaangażowanie i lepsze wyniki kampanii.
Skuteczniejsze zarządzanie zasobami – Dzięki CRM organizacje mogą efektywniej zarządzać swoimi zasobami, zarówno finansowymi, jak i ludzkimi, co jest kluczowe w sytuacji ograniczonych środków.
Zwiększoną transparentność – Możliwość generowania raportów i analiz w sposób dostosowany do wymagań darczyńców i grantodawców pomaga budować zaufanie i wizerunek transparentnej organizacji.

Open Source CRM — dlaczego warto?

Rozwiązania CRM Open Source są idealnym wyborem dla NGO, które szukają elastyczności i kontroli nad swoimi danymi.

Oto dlaczego warto rozważyć systemy oparte na otwartym kodzie:

Możliwość rozwoju funkcjonalności – Dzięki otwartemu kodowi źródłowemu organizacja może dostosować system CRM do swoich unikalnych potrzeb. Programiści mogą tworzyć nowe moduły, dostosowywać interfejs czy dodawać funkcje, które są istotne dla realizacji misji NGO.
Hosting on-premises – Organizacje, które zdecydują się na hosting systemu CRM w swojej infrastrukturze, zyskują pełną kontrolę nad dostępem do danych, co minimalizuje ryzyko naruszeń bezpieczeństwa i jest zgodne z surowymi regulacjami ochrony danych (np. RODO).
Kontrola nad bezpieczeństwem danych – Rozwiązania Open Source, zwłaszcza te hostowane lokalnie (on-premises), dają organizacjom pełną kontrolę nad danymi. Jest to niezwykle ważne dla NGO, które często przetwarzają dane wrażliwe i muszą spełniać określone standardy bezpieczeństwa.

Organizacji pozarządowe, które muszą pilnować swojego budżetu, powinny zwrócić uwagę na niekomercyjne systemy Open Source. Rozwiązania tego typu są pozbawione opłat licencyjnych, co oznacza, że nadanie dostępu wielu użytkownikom (np. wolontariuszom — do pewnego obszaru systemu) nie wygeneruje dodatkowych kosztów.

System CRM dobry dla NGO

Jeśli rozważasz wdrożenie systemu Open Source, oto kilka popularnych i sprawdzonych rozwiązań, które mogą doskonale sprawdzić się w NGO:

SugarCRM – Popularny system CRM, oferujący solidną podstawę do zarządzania relacjami z klientami, który można dostosować do specyfiki NGO. Jego open-source’owe edycje: Enterprise lub Enterprise+ oferują zaawansowane funkcje, idealne dla większych organizacji pozarządowych. W przypadku wygórowanych potrzeb – obie można rozbudować, ingerujac w kod źródłowy.
SuiteCRM – Jeden z najbardziej popularnych CRM Open Source na świecie. Oferuje szeroką gamę funkcji, które można zastosować do zarządzania darczyńcami, beneficjentami czy partnerami organizacji pozarządowej. Jest pozbawiony opłat licencyjnych, co oznacza, że jedyny koszt, który należy przewidzieć to kwestia hostingu poza własną infrastrukturą (jeśli się takowej nie posiada) oraz ewentualnych dostosowań do bardzo specyficznych potrzeb konkretnej organizacji (płatna usługa wdrożenia systemu).
SpiceCRM – W pełni konfigurowalne rozwiązanie bazujące na: SugarCRM, Salesforce (lighntning Design System) oraz technologii Google (Angular JS). Wyróżnia się rozbudowanymi możliwościami integracji z innymi systemami oraz nowoczesnym, intuicyjnym interfejsem. Ciekawą przewage konkurencyjną tego systemu stanowią gotowe funkcje dla zespołów HR – w organizacjach pozarządowych przydatne np. do zarządzania czasem pracy wolontariuszy.

Wdrożenie jednego z tych systemów może znacząco poprawić efektywność działań NGO, pomagając lepiej zarządzać relacjami z interesariuszami i optymalizować procesy operacyjne.

Podsumowanie

Korzystając z systemu CRM przeznaczonego dla organizacji pozarządowej, zyskujesz:

bezpieczeństwo danych beneficjentów, partnerów, wolontariuszy i darczyńców
kontrolę nad wpływami, wydatkami i darowiznami
narzędzie do komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej
wyjątkowe Beneficiary oraz Employee/Volunteer Experience.

Podusmowując, dostosowany do specyfiki NGO system CRM nie tylko ułatwi Ci codzienną pracę, ale także pozwali lepiej realizować misję organizacji. Preferowany wybór to rozwiązania Open Source, które gwarantują: elastyczność, niższe koszty i pełną kontrolę nad bezpieczeństwem danych. Na szczególną uwagę zasługują: SugarCRM, SuiteCRM oraz SpiceCRM.