Ile kosztuje wdrożenie systemu CRM?

CRM
Sławomir Wnuk
Latest posts by Sławomir Wnuk (see all)

Koszty wdrożenia systemu CRM to temat rzeka. Niestety nie ma prostej i krótkiej odpowiedzi na pytanie, ile to faktycznie wyniesie.

Nie chcę Cię jednak zbyć stwierdzeniem „skontaktuj się, a uzyskasz indywidualną wycenę”. Postanowiłem, że spróbuję odnieść się do poszczególnych komponentów oszacowania projektu wdrożeniowego.

Warto sobie bowiem zdawać sprawę, za co się płaci. A części składowych jest kilka.

Ile kosztuje system CRM?

Podstawowy element kosztu wdrożenia to cena systemu CRM. Chociaż to wcale nie pierwszy wydatek, który należy ponieść. Ale o tym za chwilę.

Systemy CRM kosztują… różnorako.

Są nawet takie, które nie kosztują nic. To znaczy, producent nie pobiera opłat licencyjnych za ich udostępnianie. Do takich rozwiązań zaliczają się na przykład: SuiteCRM oraz SpiceCRM w wersji Core.

Jak to możliwe, że coś jest darmowe?

To kwestia modelu dystrybucji. Zamiast za dostęp do systemu opłaty pobiera się wówczas np. za hosting czy dostosowanie kodu do indywidualnych potrzeb.

System CRM bez opłat licencyjnych

Przytoczone wyżej przykłady to systemy Open Source. Można je bez przeszkód pobrać z Internetu i używać w udostępnionej publicznie formie. Producent co jakiś czas wypuszcza nawet kolejne wersje uzupełnione o nowe funkcje, poprawki błędów i łatki bezpieczeństwa.

Rzeczywiście nie zapłacisz nic, jeżeli dysponujesz serwerem, na którym można postawić instancję oraz posiadasz wystarczające umiejętności deweloperskie i administracyjne, żeby taki system zainstalować i odpowiednio skonfigurować.

Potrzebujesz wsparcia na tym polu? Nie ma problemu, ale to już płatna usługa firm wdrożeniowych. Moim zdaniem i tak o wiele bardziej opłacalna, niż samodzielne utrzymywanie systemu.

Licencje systemu CRM w chmurze

Kiedy nie znasz się na IT, wystarczy opłacić licencje (zwykle obliczane per liczba użytkowników, którym przyznajesz dostęp do systemu) i wybrać opcję instalacji w chmurze.

Wersja Cloud i opłacone licencje to sposób na święty spokój. Płacisz za to, żeby system działał stabilnie, dostarczał pewne funkcje i żeby nie trzeba było się zajmować infrastrukturą serwerową samodzielnie. Za cenę licencji producent oddaje Ci swoją własność intelektualną. Dodatkowo w wersji chmurowej gwarantuje odpowiednią politykę utrzymania aplikacji i bezpiecznego przechowywania danych. Nic tylko się zalogować i zacząć z tego korzystać.

Cena licencji waha się w zależności od wybranego produktu, a nawet samej jego wersji. Co zrozumiałe, za więcej funkcji trzeba zapłacić więcej.

Dla przykładu CRM od firmy Zendesk może kosztować od $19 do nawet $199 za użytkownika miesięcznie. Wszystko zależy od potrzeb i zakresu funkcji, których wymagasz od oprogramowania. Inny licencjonowany system — Sugar Sell, kosztuje od $49 za użytkownika miesięcznie.

Uwaga! Ostateczna wycena może wyglądać inaczej, jeżeli dobierasz produkty z oferty producenta albo zamawiasz „nadprogramową” liczbę licencji. W takim przypadku wyliczenie będzie indywidualne.

Licencje systemu CRM On-Premise

Są też licencjonowane systemy, które da się zainstalować poza chmurą producenta. On-Premise to opcja bardzo często wybierana przez polskich przedsiębiorców, którzy albo posiadają własną infrastrukturę serwerową, albo wolą skorzystać z chmury partnera wdrożeniowego.

Ostatni scenariusz ma sens szczególnie wtedy, gdy system jest amerykański (lub spoza UE), a inwestorom zależy na europejskiej lokalizacji Data Center, w którym przechowuje się dane.

Przykładem systemu On-Premise, za użytkowanie którego producent pobiera opłatę licencyjną, jest SugarCRM w wersji Enterprise. To oprogramowanie możesz mieć za $85 za użytkownika na miesiąc.

Ile kosztuje wdrożenie systemu CRM?

Kiedy już wiesz, ile wydasz na licencje, zwróć uwagę na koszty wdrożenia.

Pamiętaj! Uruchomienie systemu to nie wszystko. Aby zapewnić sobie narzędzie na lata, zbuduj świadomość indywidualnych potrzeb i to do nich dopasuj swój system. Najlepiej we współpracy z doświadczoną firmą wdrożeniową.

Analiza przedwdrożeniowa

Proces implementacji zaczyna się od profesjonalnej analizy Twojego procesu biznesowego. Zanim do działania przystąpią programiści – należy zweryfikować potrzeby i realne wymagania wobec systemu. W tym celu najlepiej zorganizować specjalne warsztaty. Analiza przedwdrożeniowa, bo o tym mowa, to najczęściej płatna usługa oferowana przez firmy konsultingowo-wdrożeniowe.

Kwota na fakturze zależy tutaj od liczby godzin spędzonych na analizie oraz kosztów dojazdu czy noclegu poniesionych przez firmę wdrożeniową. Chyba, że w umowie wdrożeniowej ustalono inaczej.

Efektem końcowym przeprowadzonej analizy będzie oszacowanie projektu wdrożeniowego zgodnie z przyjętymi wymaganiami. W ten sposób dowiesz się, ile (mniej więcej) zapłacisz za system w planowanej formie. Z rozbiciem na orientacyjną cenę poszczególnych funkcji, które zaplanowano.  

Implementacja systemu

Dlaczego otrzymasz tylko przybliżoną cenę projektu?

Ponieważ nowoczesne projekty IT rozlicza się raczej na zasadach Time&Material.

A to oznacza, że płacisz tylko i wyłącznie za poświęcony czas i zasoby. Moglibyśmy się oczywiście umówić na stałą cenę, ale co, jeżeli po drodze zechcesz coś zmienić? Coś odjąć lub coś dodać?

Przewaga Time&Material nad Fixed Price

Uwierz mi, Fixed Price jest niekorzystny dla obu stron. Stała cena za sztywno ustaloną funkcjonalność nie służy ani Tobie, ani firmie wdrożeniowej. A to dlatego, że ani Ty nie potrzebujesz zdezaktualizowanych po jakimś czasie (ale zapisanych w umowie czy dokumentacji) features, ani nam nie zależy na budowaniu mechanizmów, z których nikt nie będzie korzystał (tylko dlatego, że zostały zamówione).

Masz pytania o Time & Material?

PRZEJDŹ DO FORMULARZA

Zdecydowanie bardziej wolimy się umawiać na bieżąco. A cały projekt tylko na samym początku oszacować. Tak, żeby obie strony miały świadomość górnej granicy budżetu, kosztów planowanych na poszczególne funkcje i kierunku, w którym wspólnie zmierzamy.

To prawda, bywa, że rozliczając się Time&Material za niektóre funkcje zapłacisz więcej niż oszacowano. Ale bywa, też, że za niektóre zapłacisz mniej. Wszystko zależy od aktualnych potrzeb.

Zastanów się więc, co wolisz: stałą cenę i realizację wymyślonej jakiś czas temu funkcji, czy elastyczne podejście do planu na system i możliwość samodzielnego sterowania budżetem?

Ile kosztują usługi dodatkowe?

Implementacja unikalnych funkcji, to jeszcze nie wszystkie koszty, które mogą Cię spotkać. Dobra informacja jest taka, że pozostałe wydatki są opcjonalne.

Chociaż nie. W sumie to wszystko, o czym mowa w tym artykule jest opcjonalne. Nikt Cię do niczego nie zmusza. A ja tylko rekomenduję.

Moduły dodatkowe do systemu CRM

Uwaga! Nie wszystkie specyficzne funkcje, których wymagasz, trzeba wytwarzać od zera. Niektóre z nich mogły powstać dla wcześniejszych klientów firmy wdrożeniowej, z którą rozmawiasz, albo są dostępne w Internecie jako tzw. wtyczki. Tego typu moduły wystarczy tylko „podpiąć” do systemu, by zaczęły działać. Wiążą się one jednak zwykle z dodatkową opłatą.

Wszystko zależy od tego, co to za funkcja. Niektóre są darmowe, za inne opłata jest jednorazowa, jeszcze inne (szczególnie integratory) opłaca się w trybie subskrypcyjnym. Na szczęście koszt takiego gotowca zostanie ujęty w oszacowaniu i możesz zdecydować, czy jest on rzeczywiście niezbędny.

Ceny modułów dodatkowych do systemu CRM podejrzysz na przykład na stronie evolpe.shop.

Hosting systemu CRM

Kolejny element, za który zapłacisz w ramach wdrożenia to kwestia instalacji systemu na wskazanym serwerze oraz jego tam utrzymania.

Jak już wspomniałem przy okazji tematu licencji — system można osadzić w chmurze producenta, na serwerach firmy wdrożeniowej lub innego zewnętrznego partnera oraz we własnej infrastrukturze.

Dwie pierwsze opcje to dodatkowy wydatek. Bywa, że „utopiony” w opłacie licencyjnej lub naliczany osobno. Koniecznie dopytaj o tę kwestię, jeżeli chcesz poznać realny koszt pozyskania systemu i uniknąć niespodzianek na etapie Go-Live aplikacji.

Pamiętaj też o tym, że instalacja systemu na własnych serwerach wcale nie oznacza darmowości hostingu. Ktoś za te maszyny przecież musi zapłacić, ktoś się nimi zajmować i ktoś dbać o bezpieczeństwo danych i całego systemu tam osadzonego. Prywatny hosting może Cię więc w efekcie kosztować nawet więcej (pieniędzy i nerwów) niż Cloud.

Inne opłaty

Niestety nie zawsze jest tak transparentnie jak z eVolpe. Niektórzy „kasują” Cię jeszcze za wywołania API albo po przekroczeniu pewnego limitu danych. Pomysłów może być wiele, dlatego ten akapit zatytułowałem „inne”. Nie sposób wymienić wszystkich możliwości. Po prostu dobrze przeczytaj umowę i wymagaj transparentnego informowania o kosztach.

Przy okazji polecam komunikację w systemie projektowym. Tam dokładnie widać, ile czasu poświęcono na każde zagadnienie, kto był zaangażowany, odpowiedzialny za efekty i skąd się biorą poszczególne wyliczenia. Zawsze możesz zareagować, gdyby coś działo się nie po Twojej myśli. Do koordynacji działań najlepiej zresztą wyznaczyć Product Ownera.

Podsumowanie

Prawda jest taka, że nie mogłem udzielić prostej odpowiedzi na pytanie „ile kosztuje system CRM?”. Mam nadzieję, że udało mi się przynajmniej objaśnić, za co możesz rzeczywiście zapłacić.

Jak to na wolnym rynku – konkretne kwoty wahają się. Całość wydatków „zakręci się” pewnie w granicach kilkudziesięciu tysięcy złotych. Ale nie mogę Ci tego zagwarantować.

Może wydasz więcej — jeżeli potrzebujesz znacznej ilości licencji albo masz rozbudowane wymagania dotyczące dewelopmentu.

A może mniej — jeżeli Twój proces biznesowy jest nieskomplikowany a system, który wybierzesz, nie będzie wymagał specjalnych usprawnień.

Jeżeli Twój biznes jest prosty a organizacja mała — na początek wystarczy pewnie dość tani system; może nawet taki całkowicie pozbawiony opłat licencyjnych.

Wniosek?

Po prostu „skontaktuj się, a otrzymasz wycenę”.

Nic więcej nie ustalimy, dopóki nie porozmawiamy o Twoim indywidualnym przypadku.

Umów konsultację z ekspertem wdrożeniowym eVolpe

Wybierz dogodny dla siebie termin.

Sławomir Wnuk
Latest posts by Sławomir Wnuk (see all)

Powiązane artykuły

Scroll to Top