Jak wygląda współpraca z CRM Software House’em?

CRM
Sławomir Wnuk
Latest posts by Sławomir Wnuk (see all)

System CRM można wymyślić na nowo. Zupełnie od zera albo przy użyciu otwartego kodu dostępnego na rynku rozwiązania. W obu przypadkach projekt da się rozwinąć w dowolnym kierunku.

Jeżeli Twoje potrzeby są rozbudowane – najlepiej jeżeli skorzystasz ze wsparcia doświadczonego CRM Software House’u. Firmy wdrożeniowej – mówiąc po polsku.

Poniżej opisuję, jak to wygląda, we współpracy z eVolpe.

Etapy współpracy z firmą wdrożeniową

Współpraca z firmą wdrożeniową w celu wytworzenia systemu CRM dostosowanego do potrzeb Twojej firmy odbywa się w kilku etapach. Know-how organizacji tego typu może się trochę różnić. Najlepiej, jeżeli odniosę się do własnego podwórka.

Sam oceń, czy taka formuła Ci odpowiada, jeżeli jesteś zainteresowany pozyskaniem oprogramowania CRM. Oto kilka etapów, które następują w projekcie wdrożeniowym.

#1 Konsulting

Etap profesjonalnego doradztwa ws. wdrożenia zaczyna się już od pierwszej rozmowy po wyrażeniu zainteresowania ofertą. Konsultant, z którym rozmawiasz, będzie dążył do skompletowania wstępnych wymagań. Zada Ci w tym celu kilka pytań. Warto, żebyś się z nimi zapoznał, zanim chwycisz za telefon. Przydatnego linka zamieszczam poniżej.

9 pytań, na które musisz się przygotować, zanim do mnie zadzwonisz

Po tym, jak ustalicie preferowany kierunek rozwoju projektu, możesz się spodziewać szczegółów na temat dalszej współpracy. Wesprzemy Cię w wyborze odpowiedniego systemu. Zaprezentujemy też odpowiednie narzędzie oraz możliwości jego rozbudowy. Trafi też do Ciebie konkretna oferta dopasowana do Twojego modelu biznesowego, planowanego budżetu i preferowanego terminu wdrożenia. Wszystko to oczywiście również w kontekście zgłaszanych wymogów sprzętowych, otoczenia IT, preferowanej opcji hostingu oraz metodyki wdrożeniowej.

Efekt końcowy etapu konsultingu to określenie zakresu funkcjonalnego oprogramowania oraz wskazanie obszarów wymagających modyfikacji a także koniecznych integracji z innymi narzędziami IT.

Dla chętnych można przeprowadzić także dodatkowe warsztaty fakultatywne. Służą one zapoznaniu z ideą CRM oraz możliwościami systemu (System Overview) albo rozpoznaniu dodatkowych potrzeb biznesowych i wymagań wobec systemu (Product Discovery).

Kiedy już się znamy i wyrażamy chęć dalszej współpracy, wchodzimy w fazę „wdrożenie systemu”.

Wskazane w artykule etapy, przenikają się. Opisuję je osobno, żeby objaśnić Ci cały proces. W praktyce granica jest bardzo płynna i jeżeli na późniejszym etapie wymagasz dodatkowego wsparcia, np. tych wspomnianych warsztatów, zawsze możemy do tego wrócić.

#2 Wdrożenie systemu

Nowoczesny sposób realizacji projektów wdrożeniowych zakłada zwinność podejścia. W eVolpe implementacja oprogramowania odbywa się zgodnie z praktyką o nazwie Scrum. Warto się zapoznać z obowiązującymi dlań regułami i przygotować się na czynny udział w projekcie.

Wszystko zaczyna się jednak od podpisania odpowiedniej umowy…

Umowa wdrożeniowa

Umowa wdrożeniowa to Twoje zabezpieczenie na wypadek rezygnacji z projektu. Dokument jest podpisywany przed rozpoczęciem jakichkolwiek odpłatnych działań. Pamiętaj, że w każdej chwili możesz się wycofać z wdrożenia. Umowa nakazuje uregulowanie płatności wyłącznie za już wykonane prace. W przypadku rezygnacji system w aktualnym stanie pozostanie do Twojej całkowitej dyspozycji. 

Analiza przedwdrożeniowa

Kolejny etap to warsztaty w siedzibie klienta (lub zdalne) nazywane analizą przedwdrożeniową. Rozważa się wówczas najważniejsze aspekty funkcjonowania przedsiębiorstwa. Analityk ma czas, aby zapoznać się z Twoim indywidualnym procesem biznesowym. Przy okazji ujawniane są potrzeby wszystkich kluczowych użytkowników systemu. Ustala się też nadrzędne cele wdrożenia, rozpoznaje niezbędne funkcje oraz opracowuje reguły procesu do odtworzenia w systemie.

Oszacowanie

Po wewnętrznym spotkaniu z interdyscyplinarnym zespołem deweloperskim będziemy gotowi przedstawić Ci oszacowanie oraz Backlog z User Stories do wykonania w projekcie.

Najlepiej rozliczać się Time & Material, czyli wyłącznie za poświęcany czas i zasoby. Zanim podejmiemy się prac implementacyjnych otrzymasz zresztą informację na temat szacowanego czasu potrzebnego na wykonanie poszczególnych usprawnień, kosztu poszczególnych elementów, podziału projektu na mniejsze części oraz górnej granicy budżetu (na system w przyjętej formie).

Możesz też liczyć na zobowiązanie dotyczące realizacji wdrożenia w określonym terminie (pod warunkiem, że zakres prac nie ulegnie rozszerzeniu na Twoje wyraźne życzenie).

Czy wiesz, że…

Podejście scrumowe zakłada możliwość wprowadzania zmian na każdym etapie projektu.

Rozliczenie odbywa się na zasadach Time & Material, co oznacza, że zapłacisz wyłącznie za czas i zasoby poświęcone podczas wspólnie koordynowanych prac analitycznych i deweloperskich.

Prace implementacyjne

W Scrumie wszystko dzieje się cyklicznie. Ustalamy plan, pracujemy z kodem, testujemy efekty, zatwierdzamy przyrosty i ponownie konsultujemy co dalej.

Piszę w liczbie mnogiej, bo mam na myśli także przedstawiciela z Twojej firmy, tj. Product Ownera, który jest tak samo zaangażowany w projekt jak nasi deweloperzy i analitycy.

A oto co po kolei realizujemy na etapie implementacji:

  • Wdrożenie w Sprintach
  • Dobór funkcji do systemu na podstawie bieżących doświadczeń użytkowników
  • Akceptacja przyrostów do systemu przez klienta
  • Swobodne sterowanie zakresem i kolejnością realizowanych prac

Czy wiesz, że…

Możesz też działać na systemie w budowie, oczekując na kolejne działające funkcje.

Taka opcja nazywa się MVP — Minimum Viable Product.

Testy akceptacyjne

Każdą wytworzoną przez programistów funkcjonalność trzeba koniecznie przetestować. Masz też taką możliwość na osobnej instancji systemu. To takie zabezpieczenie, żeby niezatwierdzane funkcje nie trafiały na produkcję.

Start produkcyjny

O Go-Live systemu mówimy wtedy, kiedy zaczynacie aktywnie, „produkcyjnie” korzystać z oprogramowania. Może ono być później jeszcze rozwijane. Ale to od tego dnia wyznacza się zakończenie wdrożenia i przejście w etap serwisu. Chociaż umowa dwustronna może czasami wprowadzać inną definicję. Wszystko zależy od naszych ustaleń.   

#3 Szkolenia

Po albo tuż przed startem produkcyjnym odbywają się szkolenia dla użytkowników i administratorów. Jest to etap nieobowiązkowy, ale zdecydowanie przeze mnie rekomendowany. W ten sposób pracownicy Twojej firmy poznają funkcje dostarczonego oprogramowania. Dzięki szkoleniom ułatwiasz im przystosowanie się do nowego sposobu pracy (user adoption). A im szybciej nauczą się z niego korzystać, tym szybciej zauważysz zwrot z podjętej inwestycji.

#4 Usługi serwisowe

Do zadań CRM Software House po zakończonym wdrożeniu należy utrzymanie poprawnego działania instancji w zatwierdzonym stanie oraz dalszy jego rozwój na podstawie umowy serwisowej lub nowego zlecenia. Odbywa się to na zasadach określonych w umowie SLA.

Standardowo, przy współpracy z eVolpe wsparcie, konsulting czy tzw. mały rozwój rozlicza się dalej Time & Material. Zespół deweloperski również na etapie serwisu – pracuje dalej w Sprintach. Współpraca powdrożeniowa do złudzenia przypomniał więc etap prac implementacyjnych, ale dla porządku objęta jest osobną umową. A to dlatego, ze zwykle spada częstotliwość zgłaszanych przez Ciebie zleceń.  

Potrzebujesz więcej informacji?

Koniecznie umów termin indywidualnej konsultacji z ekspertem eVolpe.

Sławomir Wnuk
Latest posts by Sławomir Wnuk (see all)

Powiązane artykuły

Scroll to Top