Analiza przedwdrożeniowa. Co to jest? Ile kosztuje? Kiedy warto?

Analiza przedwdrożeniowa jest jak rozgrzewka przed długodystansowym biegiem. Tym razem nie dla zdrowia, ale po nowy system IT.

Podobnie jak to jest z maratonami, tylko właściwe przygotowanie do wdrożenia zagwarantuje Ci sukces takiego przedsięwzięcia.

Często mówi się, że analiza biznesowo-systemowa to wręcz kluczowy etap całego projektu.

W artykule znajdziesz informację:

To treść dla Ciebie, jeśli chcesz się dowiedzieć, jak uniknąć nieporozumień we współpracy z dostawcą oprogramowania.

Podstawowy cel analizy przedwdrożeniowej i firm, które ją proponują to nowy system IT, który w 100% spełnia oczekiwania Twojego biznesu.

Jeśli ktoś wdraża oprogramowanie bez takiego warsztatu, uciekaj!

Co to jest analiza przedwdrożeniowa?

Analiza przedwdrożeniowa to warsztaty, które służą rozpoznaniu najważniejszych aspektów funkcjonowania przedsiębiorstwa, przed wdrożeniem oprogramowania.

Dzięki wnioskom ze spotkania uda się później odpowiednio dostosować funkcje i działanie narzędzia.

Podczas analizy przedwdrożeniowej omawia się:

Analiza przedwdrożeniowa pomoże Ci też lepiej poznać:

Jest to również moment, w którym można dokładnie zapoznać się z zasadami pracy w wybranej metodyce.

Potrzebujesz więcej informacji na temat metodyk wdrożeniowych?

Ten e-Book jest dla Ciebie!

POBIERZ ebook

W trakcie analizy przedwdrożeniowej powstaje również dokumentacja, opisująca założone prace, koncepcję i oszacowanie przewidywanych prac.

Kiedy ją otrzymasz, będziesz w stanie podjąć doinformowaną decyzję, tj.: zdecydować się na dalszą współpracę lub z niej zrezygnować.

Kiedy warto wykonać analizę przedwdrożeniową?

Analiza przedwdrożeniowa to ważny etap w przygotowaniach do wdrożenia systemu.

Oto kilka przypadków, kiedy warto ją wykonać:

Jak przebiega analiza przedwdrożeniowa?

Warto się do niej odpowiednio przygotować. Zaangażowanie obu stron: klienta i firmy wdrożeniowej, stanowczo skróci pracę i zmniejszy koszty wdrożenia.

Analiza przedwdrożeniowa zaczyna się od określenia celów wdrożenia. Jest to ważne, aby wszyscy wiedzieli, do czego dążą i jak ma wyglądać produkt końcowy.

Gdy cel zostaje określony, przy okazji powstaje tzw. „parking tematów”. Są to poboczne projekty, które również mają zostać wykonane w trakcie wdrożenia, ale nie są kluczowe dla całego procesu i można je stworzyć przy okazji.

W trakcie analizy ważnym punktem jest także przedstawienie beneficjentów systemu. Na tym etapie określane są role w projekcie. Ustala się też, kto ma być głównym użytkownikiem narzędzia i jakie będzie miał uprawnienia.

Pain Points, Goals & Solutions

W trakcie analizy przedwdrożeniowej powinno się rozmawiać przede wszystkim o bolączkach i potrzebach zespołu oraz poszczególnych pracowników. Dopiero na tej podstawie można zaproponować optymalne rozwiązanie systemowe.

Ponieważ codzienne zadania różnią się w zależności od zajmowanego stanowiska, tylko w ten sposób odkryjecie wiele punktów widzenia na ten sam proces.

Najprawdopodobniej inne potrzeby ma prezes, inne manager zespołu, jeszcze inne przedstawiciel handlowy czy pracownik działu marketingu. Żeby system stał się użyteczny dla wszystkich tych person – już na wstępnym etapie trzeba rozmawiać zarówno o Pain Points, Goals & Solutions.

Zadaniem analityka z firmy wdrożeniowej jest ta ostatnia część. Proponowane rozwiązanie należy przedstawić klientowi w formie Value Proposition. Ma ono pomóc w stworzeniu systemu, który odpowiada na realne potrzeby.

W trakcie warsztatów analityk tworzy również diagramy, które pokazują, jak można połączyć (zintegrować) system CRM z innymi narzędziami, z których już korzystacie w Waszej firmie.

Tak samo (tzn. na diagramie) przedstawia się też pomysł na nowe moduły i procesy. To ważne, żeby określić, w jaki sposób korespondują ze standardem oprogramowania oraz w jaki sposób rozwiązują rozpoznane problemy.

Analiza przedwdrożeniowa a metodyka

Warto wiedzieć, że analiza przedwdrożeniowa przebiega inaczej w zależności od tego, na która metodykę współpracy się zdecydujecie.

Dwie możliwe drogi to: Scrum albo Waterfall. Którą podążycie, trzeba zadecydować jeszcze przed rozpoczęciem współpracy.

Cecha	Scrum	Waterfall
Podejście do wymagań	Mogą występować zmiany w trakcie projektu.	Wymagania muszą być precyzyjnie określone już na początku, zmiany są trudne do wprowadzenia.
Planowanie	Sprinty pozwalają na elastyczność i wprowadzenie wcześniej nieplanowanych zmian.	Sztywne etapy zaplanowane już na początku. Każdy musi być zakończony jeszcze przed rozpoczęciem kolejnego.
Zaangażowanie klienta	Klienci mają wpływ na projekt przez cały czas jego trwania, zespół regularnie się komunikuje i wprowadza dostosowania.	Zaangażowanie jest ograniczone, głównie występuje na początku lub podczas końcowych testów. Zespół nie spotyka się z klientem w trakcie trwania projektu.
Elastyczność	Duża – łatwo wprowadzić zmiany bez opóźnień czy dodatkowych kosztów.	Mała – zmiany są kosztowne i utrudnione ze względu na sztywną strukturę etapów projektowych.

Ile kosztuje analiza przedwdrożeniowa?

Kosztu analizy nie wlicza się w budżet na wdrożenie. Trzeba za nią zapłacić osobno. Natomiast, jeśli po otrzymaniu wyników warsztatu zrezygnujecie z całego projektu, będzie to jedyny koszt, jaki poniesiecie.

Rezygnacja z wdrożenia na podstawie wniosków z analizy nie jest (a przynajmniej nie powinna być!) w żaden sposób penalizowana. To Twoje prawo, by po zbadaniu własnego biznesu podjąć doinformowaną decyzję, czy rzeczywiście potrzebujecie nowego oprogramowania i czy przedstawiona przez wdrożeniowca oferta odpowiada oczekiwaniom.

Na cenę samej analizy przedwdrożeniowej składa się te kilka czynników:

Skala projektu

To może być główna przyczyna wzrostu kosztów analizy. Jeżeli analityk będzie przygotowywać rozległą dokumentację i prowadzić warsztaty dla dużej organizacji, to cena wzrośnie odpowiednio do nakładu pracy.

Projekty o wysokim stopniu złożoności wymagają bardziej szczegółowych analiz.

Rozmiar organizacji

Im większa firma, tym bardziej skomplikowana analiza, co wpływa na jej koszt.

Łączy się to ze skalą projektu wdrożeniowego. Wielkość systemu najczęściej odzwierciedla bowiem wielkość firmy i złożoność jej procesów.

Przygotowanie klienta do wdrożenia

Jednym ze sposobów na obniżenie kosztów analizy przedwdrożeniowej jest odpowiednie przygotowanie po stronie klienta. Zgromadzenie przydatnej dokumentacji oraz wstępna rozmowa o potrzebach – jeszcze przed spotkaniem z analitykiem – może tylko przyspieszyć przebieg warsztatu.

Ważne, aby pamiętać, że nie trzeba angażować w analizę całej firmy, w końcu nie wszyscy będą korzystać z systemu CRM. Najważniejsze to poznać punkt widzenia osób, które będą miały styczność z narzędziem.

Dla kogo to jest, a komu się nie przyda?

Nie masz jeszcze pewności, czy analiza przedwdrożeniowa przedstawia wartość dla Twojego biznesu?

Na sam koniec rozważ kilka rozstrzygających stwierdzeń. Sprawdź, z którymi się zgadzasz. W ten sposób szybko zweryfikujesz, czy to już pora na konsultację z eVolpe.

Analiza przedwdrożeniowa jest dla Ciebie, jeśli:

Warsztaty z analitykiem pozwolą na dokładne określenie wymagań i wyeliminowanie ewentualnych nieścisłości, które mogłyby pojawić się w trakcie wdrożenia. To ważne, gdy firma jest spora, ma skomplikowany proces biznesowy, korzysta z wielu narzędzi i potrzebuje oprogramowania, które to wszystko połączy w całość.

Bez analizy przedwdrożeniowej istnieje ryzyko, że system okaże się niedostosowany do specyfiki organizacji. Dzięki warsztatom można zebrać wymagania od wszystkich kluczowych użytkowników i uniknąć sytuacji, w której narzędzie nie spełnia oczekiwań.

Często firmy wiedzą, że potrzebują nowego systemu, ale nie są w stanie jednoznacznie określić, jakie funkcjonalności są dla nich kluczowe. Analiza pomaga uporządkować potrzeby biznesowe i wskazać, które rozwiązania będą najbardziej efektywne.

Brak planu często prowadzi do przekroczenia budżetu, wydłużenia czasu realizacji i powstawania nieoczekiwanych problemów. Analiza przedwdrożeniowa pozwala lepiej oszacować czas i koszty projektu, a także wykryć potencjalne zagrożenia jeszcze przed rozpoczęciem prac.

Analiza przedwdrożeniowa może być zbędna, jeśli:

Jeśli wybierasz system w modelu SaaS, który działa w standardowej konfiguracji i nie pozwala na znaczące modyfikacje, analiza może okazać się niepotrzebnym wydatkiem. W takim przypadku wystarczy dobrze zapoznać się z dostępnymi funkcjami i samodzielnie ocenić, czy spełniają potrzeby organizacji.

Jeżeli nowy system będzie wykorzystywany przez kilka osób, a jego funkcjonalność pokrywa się z typowymi procesami rynkowymi, pełna analiza może być zbędna. W takich przypadkach wystarczy szybka konfiguracja narzędzia i krótkie szkolenie użytkowników.

Niektóre firmy przeprowadzają wewnętrzne audyty procesów i przygotowują szczegółową dokumentację samodzielnie, jeszcze przed rozpoczęciem współpracy z dostawcą systemu. Jeśli wymagania są już jasno określone, analiza przedwdrożeniowa może nie być konieczna. Oczywiście pod warunkiem, że znajdziesz firmę wdrożeniową, która się takiego zlecenia podejmie.

Umów konsultację z ekspertem wdrożeniowym eVolpe

Wybierz dogodny dla siebie termin.