optymalizacja wydajności crm

Jak ważna jest optymalizacja wydajności CRM?

Maciej Jankiewicz

Optymalizacja wydajności systemu CRM jest oczywiście niezwykle ważna. Warto sobie uświadomić, dlaczego warto ją przeprowadzać.

Przede wszystkim pozwala ona zachować na długie lata pełną ergonomię działania systemu. Umożliwia także ewentualne odkrycie i szybką eliminację potencjalnych problemów związanych z płynnym i szybkim działaniem, czyli tzw. responsywnością systemu. Dlaczego o tym piszemy? Ponieważ każdy system informatyczny wprowadzony w firmie powinien pomagać docelowemu użytkownikowi w realizacji jego codziennych obowiązków. A nie ma nic gorszego niż konieczność korzystania z aplikacji, które przeszkadzają w pracy.

Od czego się zaczyna?

Od momentu uruchomienia systemu na docelowej infrastrukturze IT każdy system zaczyna „żyć własnym życiem”. Każdy nowy rekord wpisany do systemu CRM tworzy różne pozycje w bazie danych. Baza ta stopniowo przyrasta, tak samo jak wzrasta liczba relacji pomiędzy poszczególnymi rekordami w systemie. Te wszystkie rzeczy dzieją się wewnątrz oprogramowania i są niezauważalne dla standardowego użytkownika systemu. Warto jednak wiedzieć o ich istnieniu, chociażby w kontekście optymalizacji.

Co się dzieje dalej?

Po pewnym czasie od rozpoczęcia pracy z nowym systemem informatycznym, kiedy to stale rośnie użycie bazy danych, wzrasta ilość dołączanych do systemu dokumentów itp. Każdy system ma prawo zacząć przejawiać objawy, chociażby minimalnego zwolnienia w działaniu. Jest to rzecz jak najbardziej normalna i niezależna od producenta systemu, czy firmy wdrożeniowej. Co więcej, jest ona często praktycznie niezauważalna dla użytkowników, ponieważ opóźnienia te są liczone w milisekundach. Bagatelizowanie tego typu sytuacji może jednak wraz z upływem czasu przeistoczyć się w faktycznie zauważalne opóźnienia w działaniu systemu. I to niezależnie od tego, że każdy liczący się producent systemów IT samemu dba o to, by funkcjonowanie oprogramowania było płynne bez względu na ilość przetwarzanych danych.

Optymalizacja wydajności CRM – co się na nią składa?

Ważne jest więc, aby po pewnym czasie od implementacji systemu wykonać jego optymalizację w zakresie wydajności a przy okazji również w zakresie funkcjonalnym. Kiedy ją wykonać? Niestety ciężko to jednoznacznie określić i warto zdać się na doświadczenie firmy konsultingowej, która taką optymalizację może wykonać. Wykonana za szybko od czasu wdrożenia systemu może nie przynieść spodziewanych rezultatów, z racji niewielkiej ilości danych, na których będzie oparta analiza funkcjonowania systemu. Z drugiej strony zbyt późna decyzja o konieczności jej przeprowadzenia może doprowadzić do sytuacji, kiedy sama poprawa wydajności i funkcjonalności systemu będzie miała tylko nikłe przełożenie na zmianę nastawienia pracowników do oprogramowania, do którego mogli się po części zniechęcić.

Właściwe prace optymalizacyjne powinny zacząć się analizą stanu obecnego pod kątem wydajności systemu oraz infrastruktury, w której on funkcjonuje. Taką analizę przygotowuje firma konsultingowa, która będzie odpowiedzialna za cały proces optymalizacji. Wyniki tego swoistego audytu pozwolą sporządzić listę zaleceń oraz koniecznych do wykonania zmian w systemie. Powinny one również uwzględniać wnioski z wcześniejszych rozmów przedstawicieli firmy konsultingowej z głównymi użytkownikami systemu. Takie rozmowy pozwolą wychwycić czy, i jeżeli tak, to w którym momencie użytkownicy zauważają niedogodności z funkcjonowaniem oprogramowania lub poszczególnymi jego funkcjami. Dzięki temu firma dokonująca audytu, a następnie optymalizacji będzie znać szerszy kontekst, a także będzie mogła zaproponować rozwiązania nie tylko optymalizujące wydajność, ale również zakres funkcjonalny systemu. Po omówieniu wyników audytu i zaprezentowaniu wniosków oraz sugerowanych modyfikacji następuje wprowadzenie zmian, które stanowią już ostatni etap optymalizacji systemu IT. Po ich zrealizowaniu z pewnością użytkownicy systemu zauważą zmiany we wspomnianej we wstępie responsywności oprogramowania.

Optymalizacja wydajności CRM na przykładzie klienta eVolpe

W ostatnim czasie w eVolpe wykonaliśmy projekty optymalizacji systemu SugarCRM dla naszego klienta, firmy Twelve Capital.

Przy tak rozbudowanych systemach IT jak SugarCRM działania analityczne i optymalizacyjne musiały być realizowane z uwzględnieniem wielu źródeł informacji takich jak:

  • Infrastruktura IT
  • Baza danych
  • Środowisko, na jakim pracują użytkownicy
  • Zakres funkcjonalny użytkowanego systemu

Profesjonalna analiza pozwoliła na wyszczególnienie istotnych „wąskich gardeł”, dzięki czemu mogliśmy zaproponować zmiany oraz przystąpić do ich realizacji. Skutkiem czego była zauważalna poprawa wydajności SugarCRM.

Potrzebujesz optymalizacji Twojego oprogramowania CRM?

Umów się na bezpłatną konsultację z ekspertem ds. wydajności systemów IT. Kalendarz wolnych terminów znajdziesz poniżej. Do usłyszenia!

Umów konsultację z ekspertem wdrożeniowym eVolpe

Potrzebujesz doradztwa w sprawie oprogramowania dla biznesu? Chcesz wiedzieć, kiedy dokładnie zadzwoni telefon? Zobacz, jak możemy Ci pomóc.

Maciej Jankiewicz
Przewiń do góry