fbpx
 

Office Re-Entry, czyli jak zorganizować powrót do biura

Office Re-Entry, czyli jak zorganizować powrót do biura

Marcin Różański

Chciałbym się dzisiaj z Wami podzielić swoim doświadczeniem związanym z powrotem do biura po dłuższej przerwie.

Miniony piątek, czyli w naszej firmowej tradycji tzw. eVolpe Day – dzień na samorozwój i integrację – był jednocześnie terminem od kiedy członkowie zespołu eVolpe mogli oficjalnie wrócić do pracy w budynku Winogrady Business Center.

Office Re-Entry to w naszym przypadku dość skomplikowane i wymagające wyzwanie. Jeśli zastanawiasz się, jak przeprowadzić taki proces u siebie w organizacji, być może moje obserwacje na coś się przydadzą.

Home, sweet home… office

W eVolpe przeszliśmy na całkowity tryb pracy zdalnej na początku marca. Nie była to całkowita rewolucja, ponieważ ten sposób działania był i nadal jest możliwy w eVolpe „na żądanie”.

Pisałem o tym w artykule pt. „Jak przygotować firmę na epidemię koronawirusa?”. Mieliśmy to szczęście, że jako organizacja jeszcze przed epidemią byliśmy przyzwyczajeni do opcji home office oraz posiadaliśmy odpowiednie narzędzia, które taką formułę umożliwiają. Niewątpliwe czekały też na nas pewne wyzwania. Jednym z ważniejszych aspektów było zapewnienie optymalnego przepływu informacji pomiędzy rozproszonymi członkami zespołów projektowych. Cel udało się osiągnąć dzięki systemom takim, jak:

  • system do zarządzania projektami,
  • oprogramowanie CRM,
  • firmowy czat,
  • system HCM wyposażony w moduł do zarządzania czasem pracy (time tracking),
  • system do elektronicznego obiegu dokumentów,
  • platforma do videokonferencji.

Dzisiaj stajemy przed kolejną próbą. Jak zorganizować pracę w biurze, kiedy zagrożenie koronawirusem nie zostało jeszcze zażegnane?

Myślę, że do czasu wynalezienia szczepionki nie możemy mówić o powrocie do normalności. Poza tym, nauczeni doświadczeniem ostatnich miesięcy chyba i tak powinniśmy być gotowi na podobne sytuacje…

Zanim o sposobach na zapewnienie bezpieczeństwa, mam dla Was kilka słów o przygotowaniach, które poczyniliśmy przed powrotem do biurowca.

Office Re-Entry, Office Re-Purposed

Pewne zmiany wymusiły na nas odgórnie nałożone na pracodawców procedury. Końcówka maja to w eVolpe czas na małe przemeblowanie. Niektóre osoby musiały zmienić swoje stałe miejsce. Zależało nam, aby w bezpiecznej odległości rozmieścić biurka. W tym celu (chwilowo) inaczej zagospodarowaliśmy naszą strefę rozrywkową. Niestety na razie niemożliwe jest korzystanie z atrakcji takich jak bilard czy stół do piłkarzyków. Unikamy niepotrzebnych zgromadzeń, dlatego zamiast chill roomu bardziej przydaje się nam dodatkowa przestrzeń biurowa. Być może i w Twojej organizacji znajdzie się takie pomieszczenie, które można wykorzystać w inny, bardziej wydajny sposób? Szybki „remont”, a każdy będzie się mógł poczuć komfortowo i bezpiecznie.

Zasady sanitarne w biurowcu

W tym miejscu wypada podziękować administracji Winogrady Business Center, która bardzo pomaga zapewnić bezpieczeństwo wszystkim użytkownikom biurowca. Budynek został wyposażony w bezdotykowe automaty do dezynfekcji rąk; wprowadzono też dodatkowe udogodnienia sanitarne na współdzielonych powierzchniach. W windach obowiązuje zasada „pojedynczych podróży”. Z tego względu warto być w pracy chwilę wcześniej, żeby uniknąć „korków” w lobby biurowca. W zaistniałych okolicznościach jest to oczywiście zrozumiałe. Myślę, że wszyscy mamy świadomość korzyści płynących z takich drobnych, codziennych kompromisów. Zawsze można się z resztą przespacerować schodami. Dodatkowo po przekroczeniu progu eVolpe mija się kolejne stanowisko do dezynfekcji. Naszym pracownikom rekomenduję korzystanie ze środków wiruso- i bakteriobójczych każdorazowo przy wejściu do biura.

Welcome gift dla każdego

Powrót do biura po kilkunastu tygodniach pracy zdalnej to niemałe wydarzenie. Uznaliśmy, że powinno też zostać odpowiednio „zauważone”.

Na każdego eVolpowicza czekał mały pakiet powitalny. Na posprzątanych i przestawionych w nowe miejsca biurkach zostawiliśmy: podręczny środek do dezynfekcji, maskę na usta i nos oraz coś na osłodę i dobry początek dnia – w końcu czekolada to niezastąpione źródło energetyzującego magnezu!

Nowe zasady na rzecz wspólnego bezpieczeństwa

Oprócz zasad związanych z utrzymaniem higieny oraz odpowiedniego odstępu podczas wykonywania obowiązków służbowych – wprowadziliśmy także kilka dodatkowych reguł organizacyjnych. Wszelkie spotkania powyżej 3 osób nadal odbywają się u nas w formie videokonferencji, w tym tzw. What’s New – czyli comiesięczna okazja do dzielenia się pożyteczną wiedzą. Może to trywialne, ale zdecydowanie częściej wietrzymy też wspólne pomieszczenia. Rezygnujemy również z zamawiania jedzenia oraz prywatnych przesyłek na adres biurowy. Takie drobne zmiany służą bezpieczeństwu wzajemnych kontaktów na ograniczonej przestrzeni. Jeżeli wprowadzasz też inne, podobne procedury – chętnie się dowiem jakie.

Śledzenie interakcji między pracownikami? Czy to dobry pomysł?

W kontekście utrzymania bezpieczeństwa podczas pracy w biurze rozważam jeszcze jeden pomysł. Pytałem z resztą o tę kwestię w ostatnim poście na LinkedIn. Chodzi o zasadność śledzenia kontaktów między członkami zespołu.

W ankiecie na ten temat aż 47% uznało, że dostrzega taką potrzebę. Drugie tyle ma wątpliwości natury prawnej lub organizacyjnej. Dało mi to do myślenia. Osobiście zamierzam wypróbować takie rozwiązanie w mojej organizacji. Ponieważ zarządzam organizacją związaną z IT – wybieram w tym celu dołączenie do jednego z systemów mechanizmu Employee Interaction Tracking.

Obraz zawierający zrzut ekranu

Opis wygenerowany automatycznie

Employee interaction tracking – badanie kontaktów między pracownikami

Employee interaction tracking, to sposób na zachowanie informacji o tym, kto i kiedy miał ze sobą kontakt w zamkniętej przestrzeni biurowca czy hali produkcyjnej. Nie chodzi mi o to, żeby inwigilować pracowników, ale w razie ewentualnego zagrożenia wirusem – zareagować odpowiednio do sytuacji.

Myślę, że nie trzeba zamykać całej firmy, jeżeli z zapisów w systemie jasno wynika, że zarażony członek zespołu pracował zdalnie albo zajmował samodzielne biuro i w danym okresie widywał się tylko z kilkoma osobami. Wtedy tylko osoby, z którymi pozostawał w bezpośrednim kontakcie należy poddać badaniom i kwarantannie.

I tak, to prawda: temat jest dość kontrowersyjny, budzi wątpliwości natury prawnej i etycznej. Granica przebiega tam, gdzie zaczyna się łamanie cudzej wolności. Jeżeli pracodawca uzyska zgodę na zbieranie tego typu informacji w celu zapewnienia bezpieczeństwa i nie nadużywa swoich uprawnień – sądzę, że wszystko jest w porządku. Pytanie kto Cię zatrudnia…

Jak badać kontakty między pracownikami i nie przesadzić?

Wdrażany przez eVolpe system HCM oferuje funkcjonalność, która pozwala badać kontakty w rozsądny sposób. Niedługo, bo w już najnowszej wersji oprogramowania MintHCM, pojawi się mechanizm do badania interakcji między pracownikami.

Jak to działa? Na koniec dnia każdy z zatrudnionych otrzymuje alert o konieczności połączenia planu pracy z rekordami osób, z którymi się widział. Prosty checkbox załatwia sprawę. Nikt nikogo nie „śledzi”, a wiarygodność informacji zależy od poziomu zaangażowania pracownika i jego dobrej woli.

Podobnie jak z mierzeniem czasów pracy w module Time Tracking, gdzie użytkownik deklaruje przedziały czasu, w których zajmował się konkretnymi obowiązkami, także w obszarze Employee Interaction Tracking, wszystko zależy od sumienności i skrupulatności wprowadzanej wiedzy.

Mam nadzieję, że nigdy nie będę miał okazji tego użyć, ale w przypadku rozpoznania przypadku jakiejś zakaźnej choroby wśród moich pracowników, system pozwoli mi na wyraportowanie informacji o kontaktach między pracownikami danego dnia i w relacji do wskazanego użytkownika.

Osobiście wychodzę z założenia, że system nie ma służyć do inwigilacji, ale być narzędziem dla tych, którym wzajemne bezpieczeństwo i dobre zdrowie leżą na sercu. Z mojej strony chcę mieć pewność, że zrobiłem wszystko by w eVolpe pracowało się bezpiecznie. Reszta zależy od mojego zespołu.

Podsumowanie

Office Re-Entry to wbrew pozorom bardzo wymagające przedsięwzięcie. Nie wystarczy powiedzieć pracownikom, kiedy wracają do biura. Trzeba jeszcze odpowiednio zadbać o ich bezpieczeństwo i samopoczucie. W artykule przytoczyłem kilka pomysłów, które udało mi się zrealizować w eVolpe i które, w mojej opinii, przyczyniły się do przyjemnego i bezproblemowego powrotu do biurowca. Mam nadzieję, że przydadzą Ci się moje spostrzeżenia. Chętnie porozmawiam, też o alternatywnych pomysłach. Temat jest niewątpliwie szeroki i jeszcze przez pewnien czas pozostanie aktualny. Proces, o którym mowa trwa dłużej niż jeden dzień i w aktualnej sytuacji społeczno-gospodarczej pozostaje jednym z istotniejszych aspektów Employer Brandingu oraz bezpieczeństwa i higieny pracy.  

Masz pytania? Chcesz coś dodać?

Zostaw wiadomość.

Marcin Różański