fbpx
 

Jak przygotować firmę na epidemię koronawirusa?

Jak przygotować firmę na epidemię koronawirusa?

Marcin Różański

Praca zdalna i elastyczny czas pracy – praktyka w dobie zagrożenia epidemią koronawirusa w Polsce

Nie często publikuję tutaj artykuły. Jako prezes kilkudziesięcioosobowego przedsiębiorstwa zetknąłem się jednak w ostatnim czasie z czymś, czego nie przewidziałbym jeszcze kilka miesięcy temu planując działania na 2020 rok. Pomyślałem więc, że podzielę się moimi spostrzeżeniami oraz pomysłami na usprawnienie działania firmy w dobie koronawirusa.

Odkąd koronawirus został rozpoznany na terytorium Polski intensyfikowane są działania zapobiegawcze w celu okiełznania skutków przewidywanej epidemii. W Poznaniu, gdzie swoją siedzibę ma eVolpe, na dwa tygodnie zamknięto szkoły oraz instytucje miejskie. To samo spotyka pozostałe tego typu placówki w całym kraju oraz organizatorów imprez masowych. Mniej lub bardziej surowe środki zapobiegawcze wdrażają liczne przedsiębiorstwa w naszym otoczeniu. Podobne sygnały trafiają do mnie od znajomych przedsiębiorców z różnych województw. W tym od naszych klientów. Bez względu na to, jaki masz stosunek do stanu podwyższonej gotowości – pewne zmiany nas nie ominą. I to nie w nadchodzących miesiącach czy tygodniach, ale może nawet dniach.

Biorąc pod uwagę powyższe, oto subiektywna lista rekomendowanych usprawnień, które pomogą przygotować firmę na epidemię koronawirusa. Mam nadzieję, że Ci to pomoże.

Praca zdalna i elastyczny czas pracy – praktyka

Poza nagłówkami dotyczącymi kolejnych ognisk wirusa, jedno z częściej pojawiających się doniesień medialnych dotyczy masowego przechodzenia na tryb pracy zdalnej. Niewykluczone, że wielu z nas, szczególnie w sektorze usług, czeka to samo. Być może już rozważasz proaktywne wdrożenie tego typu rozwiązania.

Osobiście uważam, że otwartość na tę metodę współpracy to najlepsze co dziś może zrobić przedsiębiorca. Przy okazji mam dla Ciebie listę rzeczy, których powinieneś dopilnować zanim odeślesz swój zespół do domów.

#1 Komunikacja

Jednym z podstawowych wyzwań podczas pracy poza siedzibą firmy jest prawidłowy przepływ informacji. Dotyczy to zarówno komunikacji wewnętrznej, jak i rozmów z klientami, zarówno obecnymi jak i potencjalnymi. Usprawnienie obiegu wiedzy o podjętych ustaleniach zapewniają rozwiązania takie, jak oprogramowanie do prowadzenia telekonferencji, firmowy chat czy zintegrowany ze skrzynką mailową system CRM.

Telekonferencje

W dobie koronawirusa warto pomyśleć o technicznej stronie organizacji spotkań. Najprostsza odpowiedź na pytanie o potrzebny sprzęt brzmi – telefon. Sytuacja się komplikuje, jeżeli chodzi o skoordynowanie osób z różnych organizacji, rozproszonych po Polsce (albo dalej) i pracujących zdalnie. Rozwiązanie, które sprawdza się w eVolpe, i które mogę Ci zarekomendować, to spotkania online w usłudze Microsoft Teams.

Jest to narzędzie dedykowane organizacji konferencji wideo i audio z osobami w zasięgu Internetu. Wystarczy podzielić się odpowiednim linkiem i skorzystać z wygenerowanej sesji o umówionym czasie. Spotkania możesz też nagrywać i udostępniać nieobecnym. Nie bez znaczenia jest też bardzo dobra jakość dźwięku oraz obrazu, którą gwarantuje znany producent. Jeżeli korzystasz z pakietu Office 365, być może masz już usługę konferencji głosowych w pakiecie. Warto się temu przyjrzeć.

Firmowy chat

Do podejmowania wewnętrznych ustaleń i wymiany szybkich komunikatów wystarczy Ci firmowy czat. W eVolpe posługujemy się rozwiązaniem o nazwie Rocket.Chat. Na rynku jest jeszcze wiele innych tego typu rozwiązań. Narzędzie przydaje się nawet podczas codziennej pracy w biurze, a co dopiero na odległość. Jeżeli jesteś przyzwyczajony do szybkiego feedbacku, który do tej pory gwarantowała np. mała przestrzeń biurowa – nie ma się co zastanawiać, w kontekście aktualnych wydarzeń firmowy chat jest wręcz niezbędny! Przy okazji można go umieścić na stronie internetowej i zaoferować klientom dodatkowy kanał komunikacji ze sprzedawcami lub konsultantami. Ot taki bonus aktualnej sytuacji.

System CRM

System CRM to nie tylko oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami, ale także bardzo dobre narzędzie do komunikacji. Archiwizacja wiadomości E-mail, notatki ze spotkań i rozmów telefonicznych, przypomnienia o konieczności podjęcia dalszych działań – wszystkie te funkcje przydają się kiedy nie możesz się spotkać z zespołem i zweryfikować statusu poszczególnych szans sprzedażowych w ulubionej sali konferencyjnej. Relacje z klientami na odległość pomoże Ci prowadzić moduł Customer Journey, którego zalety opisywał ostatnio nasz Head of Sales Sławek. Po więcej informacji zapraszam TUTAJ.

Wracając, myślę, że w czasach zagrożenia koronawirusem powinieneś przyjrzeć się szczególnie tym rozwiązaniom, które są dostępne z poziomu przeglądarki oraz mogą być obsługiwane na urządzeniach mobilnych. Oferowana przez eVolpe aplikacja Sugar Mobile, na przykład, działa nawet bez dostępu do Internetu w trybie offline.

Przy okazji zwracam Twoją uwagę na systemy Open Source jako takie. Spodziewając się spowolnienia gospodarczego możesz potrzebować alternatywy dla drogich, komercyjnych rozwiązań. Te tanie i tradycyjne (papierowy kalendarz, współdzielony arkusz Excel itp.), ze względu na swoje ograniczenia, mogą Ci teraz tylko jeszcze bardziej utrudniać zadanie. Rozwiązanie, według mnie, leży gdzieś pośrodku.

#2 Procedury

Procesy i procedury nie brzmią zbyt zachęcająco, ale proszę daj mi szansę rozwinąć myśl. To, co kojarzy się z nieprzyjazną przedsiębiorcom biurokracją tym razem ma szansę zaoszczędzić Ci wielu problemów.

Jak już ustaliliśmy, najlepsze i chyba nieuniknione rozwiązanie na teraz to praca zdalna. Wiele nowoczesnych zawodów można wykonywać z zacisza własnego mieszkania. Ale czy Twoja organizacja jest gotowa na tyle dni nieobecności pracowników w Waszej siedzibie? Myślę, że już dziś warto ustalić i rozpropagować regulamin tego typu aktywności zawodowej.

Zarządzanie czasem pracy

Kontrolę postępów zleconych zadań możesz realizować przy pomocy narzędzia do time trackingu, czyli np. jednego z modułów profesjonalnego oprogramowania HCM. Takie rozwiązanie pomoże Ci śledzić czas spędzany na realizację poszczególnych obowiązków, badać produktywność zespołu podczas usprawiedliwionej nieobecności w biurze oraz obserwować współdzielony kalendarz (wirtualnych) spotkań. 

W eVolpe posługujemy się także narzędziem do prowadzenia projektów o nazwie Redmine. Dzięki integracji z systemem do time trackingu, jestem spokojny o postępy naszych działań. Jestem w stanie na bieżąco weryfikować, co zostało zrobione i reagować na ewentualne odchylenia od normy, np. w zakresie szybkości reakcji na zapytania ofertowe.

Do Redmine wgląd mają także nasi klienci. Służy on wymianie wymagań i określaniu priorytetów dla kolejnych przyrostów funkcjonalnych tworzonego przez nas oprogramowania. Dostrzegasz już zastosowanie podobnego narzędzia w Waszej organizacji?

Obieg dokumentów

Wykorzystujesz w swojej firmie archiwum papierowych dokumentów? Ten akapit Cię zainteresuje.

Dostęp do wiedzy zamkniętej w teczkach może być teraz bardzo ograniczony. W obliczu zaistniałej sytuacji należy poszukać sposobu na sprawny obieg firmowej dokumentacji. Wymiana plików drogą mailową to absolutne minimum. Trudniej wówczas o kontrolę wersji, ale przynajmniej nie trzeba wszystkiego drukować i składować w umówionym miejscu. Plan optymalny to współdzielony dysk, dzięki któremu łatwo rozpoznasz kto i w jakim zakresie dokonał ostatniej zmiany.

Podzieliłem się już dzisiaj kilkoma praktykami, które sprawdzają się w eVolpe. W zakresie obiegu dokumentów od lat służy nam system klasy DSM/ECM o nazwie Alfresco. Zintegrowaliśmy go nawet z wykorzystywaną przez nas instancją oprogramowania CRM. Wtyczka, która to umożliwiła jest z resztą dostępna do pobrania na platformie evolpe.shop.

Czym wyróżnia się samo Alfresco? Jest to wszechstronny i przede wszystkim bardzo bezpieczny system do przechowywania poufnej firmowej dokumentacji. System z powodzeniem sprawdza się np. w NASA. W zaistniałej sytuacji jest to idealne rozwiązanie, które usprawni zarządzanie Waszym know-how na odległość; z zachowaniem informacji o wersjach i możliwością ograniczania dostępu do wybranych obszarów. Wszystko z poziomu przeglądarki internetowej obsługiwanej na dowolnym urządzeniu.

#3 Infrastruktura IT

Przytoczyłem dzisiaj wiele przykładów systemów, które ułatwiają wykonywanie obowiązków z dala od zajmowanego na co dzień stanowiska pracy. Uważam, że szczególnie teraz warto zadbać o wszechstronność posiadanej infrastruktury IT. Do najważniejszych jej elementów zaliczam: system CRM, narzędzie do zarządzania czasem pracy oraz obiegiem dokumentów. Przydadzą się także takie udogodnienia jak: firmowy chat, narzędzie do prowadzenia telekonferencji czy system do kierowania projektami.

Kiedy to wszystko już działa pozostaje zadbać o przyznanie właściwych dostępów oraz konfigurację widoku ze względu na rolę pełnioną w organizacji.

Nie należy też zapominać o kwestiach związanych z bezpieczeństwem firmowych danych! Pamiętaj o VPN, czyli skonfigurowaniu wirtualnej sieci prywatnej, która pomoże zabezpieczyć całą infrastrukturę przed niepowołanym dostępem z zewnątrz!

Wszystkie te usprawnienia przygotują Twoją firmę na okres zintensyfikowanej pracy zdalnej oraz pomogą zoptymalizować działania także po tym jak koronawirus zniknie z mediów, a co najważniejsze z naszego najbliższego otoczenia.

Podsumowanie

Zmiany i usprawnienia powinny dotyczyć trzech obszarów prowadzenia biznesu: komunikacji, procedur oraz infrastruktury IT. Jeżeli jeszcze nie doprecyzowaliście podziału obowiązków oraz procesu obsługi klienta, myślę, że to ostatni moment. Warto zacząć od rozpoznania metod pracy, do których jesteście przyzwyczajeni w Waszej organizacji i stworzenia planu na przeniesienie ich do środowiska systemowego. Posługujecie się papierowymi kopiami dokumentów, do których możecie mieć teraz ograniczony dostęp? Rozpisujecie plan działania na tablicach lub flipchartach? Najwyższy czas na innowacje! Być może sytuacja z koronawirusem to jednak nie ograniczenie, ale wyzwalacz pozytywnych przemian w polskich przedsiębiorstwach. Taką filozofię Ci polecam i sam zamierzam się do niej stosować.

A Ty jakie usprawnienia na rzecz wdrożenia pracy zdalnej planujesz w swoim przedsiębiorstwie?

Porozmawiajmy o usłudze konsultingu 

Zostaw wiadomość. Odezwiemy się w ciągu 24h

Marcin Różański