fbpx
 

System HCM – do czego to służy?

System HCM – do czego to służy?

Kamil Ograbisz
Ostatnie artykuły autora: Kamil Ograbisz (zobacz wszystkie)

Kapitał ludzki to bez wątpienia najbardziej wartościowy zasób każdej firmy. Osoby zatrudnione w organizacji nadają jej charakter oraz wpływają na jakość obsługi klienta. Niejeden przetarg wymaga przedłożenia dokumentów potwierdzających umiejętności w danym zakresie. Coraz częściej także standardowe zapytania ofertowe się do tego odnoszą, szczególnie w B2B. Wniosek? Nawet o klienta trudno, jeżeli coś nie działa w HR. Ale bez obaw. Jest na to sposób!

System HCM

System HCM to nowość wśród rozwiązań IT dla biznesu (przynajmniej w Polsce). Jest to młoda klasa oprogramowania, która przydaje się do zarządzania kapitałem ludzkim w organizacjach.

Co oznacza skrót HCM?

Skrót HCM odpowiada angielskiemu rozszerzeniu sformułowania Human Capital Management, czyli zarządzanie kapitałem ludzkim.

Zanim zaczniemy nowy temat, warto, abyśmy zdali sobie sprawę z jednej rzeczy, a mianowicie: HCM to zarówno filozofia działania, jak i osobna klasa systemów dla biznesu. To na tym drugim chciałbym się skupić w dzisiejszym artykule. O pierwszym szerzej np. TUTAJ.

Do czego służy system HCM?

System HCM to oprogramowanie do zarządzania kapitałem ludzkim, które łączy funkcjonalność różnego rodzaju aplikacji w jedną platformę. Zamiast osobnego narzędzia do mierzenia czasu pracy, rekrutacji, onboardingu, oceny umiejętności, planowania delegacji – wystarczy jedno, przemyślane narzędzie.

Integracja z CRM, czy systemem projektowym pozwala nawet prognozować przyszłe potrzeby kadrowe oraz przewidywać zajętość poszczególnych zespołów i planować kampanie employer brandingowe. Między innymi z tego względu planując wdrożenie należy rozważyć, czy powinna to być samodzielna aplikacja, a może część większego „organizmu”.

System HCM jako baza danych o kompetencjach

O pracowników trzeba dbać. Trzeba też sobie zdawać sprawę z tego, co potrafią i ile doświadczenia zebrali w organizacji i poza nią. To chyba jedna z ważniejszych i najbardziej przydatnych funkcji systemu HCM. Narzędzie tego typu służy jako bank informacji na temat posiadanych kompetencji. Umiejętności wprowadzone do systemu można tam wygodnie oceniać oraz wykorzystywać do zbudowania modelu kompetencji dla konkretnego stanowiska. Sprzyja to także prowadzeniu rekrutacji. Ale to już w zasadzie kolejny obszar funkcjonalny…

System HCM jako narzędzie rekrutera

Gdyby zapytać przypadkowego przechodnia (albo ankietowanych z teleturnieju „Familiada”) o to, co między 9:00 a 17:00 robią pracownicy działu HR pewnie okazałoby się, że… prowadzą rekrutacje.

Wbrew pozorom aktywne poszukiwanie nowych pracowników to dość okazyjne zajęcie. Oczywiście w dużych korporacjach rekrutacje organizowane są na znacznie większą skalę. Jeśli nie pracujesz dla lidera z branży elektroniki użytkowej, przytrafia się ich jednak najwyżej kilka, może kilkanaście w roku. Tym mniej, im więcej wiesz na temat swojego zespołu.

Wiedza na temat posiadanych umiejętności oraz natłoku pracy we wskazanym okresie pomaga stwierdzić, czy inwestycja w rozbudowę zespołu jest zasadna. Kiedy już zaistnieje realna potrzeba zrekrutowania kogoś nowego – system HCM dostarczy wszelkich koniecznych narzędzi. Możesz w nim prowadzić bazę kandydatów, przechowywać dokumenty, oceniać aplikacje, umawiać rozmowy telefoniczne i spotkania – wszystko w kontekście konkretnego wakatu oraz w powiązaniu ze wspomnianym modelem kompetencji dla wskazanego stanowiska. System HCM dba o to, by nie zginąć w gąszczu informacji płynących z wielu źródeł. Historia kontaktu z każdą osobą jest zachowana, a Ty masz pewność, że wszystkie czynności, które należą do rekrutera  zostały wykonane prawidłowo.

Dlaczego warto pozyskać system HCM?

Przede wszystkim dlatego, że w temacie zarządzania kapitałem ludzkim wiele obszarów się przenika. Trudno wyznaczyć gdzie przebiega dokładna granica między modelem kompetencji a funkcją do prowadzenia ocen pracowniczych. Powyżej pisałem o tym, jak te rzeczy wpływają na zasadność rozpoczęcia rekrutacji. Ta z kolei nie może być realizowana w oderwaniu od hierarchii stanowisk oraz chociażby kalendarza spotkań.

Zarządzanie czasem w systemie HCM

To ostatnie przypomina mi, żeby opisać także time tracking, czyli kolejny bardzo istotny obszar funkcjonalny oprogramowania HCM.

Zarządzanie czasem to coś więcej niż kojarzony z przedsiębiorstw produkcyjnych system clock-in-clock-out. Nie chodzi wyłącznie o śledzenie godzin pracy, ale również dbanie o ciągłość realizacji zleceń pod nieobecność konkretnych specjalistów, wyznaczanie zastępstw, planowanie delegacji, rezerwację zasobów, raportowanie na temat postępu konkretnych projektów i kosztach wynikających z poświęconego na nie czasu. Osoby z branży IT z pewnością zainteresuje to, jak bardzo system HCM ułatwia rozliczenia w trybie Time&Material. Wszystkie powyższe informacje wpływają na osobisty oraz współdzielony kalendarz użytkowników systemu. To tam wyświetlają się informacje na temat planowanych spotkań, rozmów telefonicznych, urlopów, delegacji, pracy zdalnej, czy szkoleń.

Jak prawidłowo przeprowadzić onboarding?

Skoro mowa o szkoleniach… Z pewnością powinno się ich sporo odbyć na etapie zapoznania z kulturą organizacyjną w nowej firmie. Procedura onboardingu polega na zapewnieniu dostępu do sprzętu oraz wiedzy, koniecznych do prawidłowego wykonywania obowiązków. Dobrą praktyką jest stworzenie szablonów dla każdego stanowiska. Wówczas nie trzeba się już każdorazowo zastanawiać, jakie dokumenty czy zasoby należy przygotować. Organizacja tego wszystkiego w systemie HCM pozwala śledzić postępy nowych pracowników. W ten sposób można też stwierdzić, czy okres próbny się zakończył i dana osoba przeszła przez wszystkie etapy zaplanowanego treningu.

Warto wiedzieć, że lustrzanym odbiciem onboardingu jest offboarding.  Dzięki funkcjom z tego obszaru bezproblemowo pożegnasz się z osobami, które odchodzą z organizacji. Zaplanujesz exit interwiew i odzyskasz wszystkie wydane sprzęty. Nie przegapisz też żadnego podpisu do dokumentacji kadrowej. System HCM przypomni Ci o tych wszystkich czynnościach z odpowiednim wyprzedzeniem.

Profil pracownika – tajna broń na rynku pracy

Oprócz członków działu HR, dostęp do systemu mogą mieć (a wręcz powinni mieć) wszyscy pracownicy zatrudnieni w przedsiębiorstwie. Sprzyja to zarządzaniu czasem, o czym była mowa wcześniej, ale nie tylko. Dzięki systemowi HCM masz szansę zatrzymać pracowników, którzy w alternatywnej rzeczywistości planowaliby odejście z firmy w poszukiwaniu perspektyw rozwoju. Oprogramowanie pozwala podejrzeć postępy w osiąganiu celów, zapewnia transparentność informacji o wynikach ocen pracowniczych, pokrywa też wszystkie etapy tzw. Employee Journey Map. Oto jak taka podróż wygląda.

minthcm system hcm

Zanim Twój najlepszy sprzedawca stał się członkiem zespołu wraz z kilkudziesięcioma innymi osobami kandydował na wolne stanowisko w organizacji. Teraz macie już zbudowaną relację, ale wcześniej byliście dla siebie dość anonimowi. Kto kogo znalazł na rynku pracy zależy od tego kogo zapytać ;) Kolejne etapy przebiegały raczej standardowo. Po złożonej aplikacji trzeba ją było ocenić. Ponieważ kandydatura wyróżniła się na tle pozostałych zadecydowaliście o rozpoczęciu rekrutacji, a następnie zatrudnieniu na ustalonych w jej trakcie warunkach. Po podpisaniu umowy nowy pracownik został odpowiednio przeszkolony, zaczęliście mierzyć jego wyniki, które przyczyniły się do awansu na aktualne stanowisko. Czy to już koniec Waszej wspólnej podróży? To zależy! W systemie HCM znajdziecie odpowiedź na pytania o dalszą ścieżkę kariery i możliwe dodatkowe benefity. Jeżeli dobrze to rozegrasz, zatrzymasz wartościowego pracownika na lata.

Podsumowanie

Opisane powyżej obszary funkcjonalne to z pewnością nie wszystkie, ale jedne z ważniejszych elementów architektury systemu HCM. Obszarów funkcjonalnych może być znacznie więcej. Niektóre rozwiązania dostarczają funkcje także do tzw. twardego HR, czyli rozliczania pensji, świadczeń, ubezpieczeń. Ze względu na swoją specyfikę i potrzebę zgodności z aktualnym prawodawstwem, myślę, że lepiej mieć do tego jednak osobne typowo kadrowo-księgowe narzędzie. Natomiast ciekawą opcją nadbudowującą funkcjonalność HCM jest moduł do employer brandingu, czyli działań promocyjnych na rzecz budowania pozytywnego wizerunku pracodawcy. (Chyba warto, żeby niedługo powstał na ten temat osobny artykuł.) Prawdziwa siła oprogramowania HCM tkwi jednak przede wszystkim w modułach do obsługi miękkiego HR. Skłądają się na nie: zarządzanie czasem pracy, oceny pracownicze, ścieżki kariery, profil pracownika, rekrutacje, onboarding czy opisy stanowisk.

A Ty już wiesz, jakich funkcji do zarządzania kapitałem ludzkim potrzebujesz?

Porozmawiajmy o MintHCM!

Skontaktuję się z Tobą w ciągu 24 godzin.

Kamil Ograbisz
Ostatnie artykuły autora: Kamil Ograbisz (zobacz wszystkie)