Jak HCM pomaga podczas pracy zdalnej?

Jak HCM pomaga podczas pracy zdalnej?

Kamil Ograbisz
Ostatnie artykuły autora: Kamil Ograbisz (zobacz wszystkie)

Jak słusznie zauważył Marcin Różański w artykule pt. „Jak przygotować firmę na koronawirusa?” – otwartość na pracę zdalną to najlepsze, co może teraz zrobić przedsiębiorca. Chciałbym dzisiaj rozszerzyć jedną z podjętych w przytoczonym materiale kwestii, a mianowicie wykorzystanie oprogramowania do zarządzania kapitałem ludzkim (z angielskiego: Human Capital Management Software).

Zarządzanie czasem pracy

HCM to jedna z młodszych klas oprogramowania dla biznesu. Służy organizacji procesów związanych z miękkim HR. Głównym obszarem funkcjonalnym tego typu systemów jest tzw. time tracking.

Moduł do zarządzania czasem pozwala śledzić roboczogodziny spędzane na poszczególnych zadaniach, badać produktywność zespołu, obserwować kalendarz oraz – na podstawie uzyskanej wiedzy – dobierać pracowników do realizowanych projektów. W dobie nasilonej pracy zdalnej – jest to zdecydowanie bardzo przydatna rzecz.

Zalety time trackingu na co dzień doceniają przede wszystkim firmy, które rozliczają się ze swoimi klientami na podstawie ilości wykorzystanych zasobów i spędzonego czasu. Stosujecie model Time & Material? Polecam rejestrowanie czasu w systemie HCM. Łatwiej wtedy o transparentność informacji, której zapewne wymaga klient. Funkcja przyda się także w aktualnych okolicznościach, kiedy trudniej zapanować nad zaangażowaniem poszczególnych osób w toczące się projekty.

Chodzi tutaj jednak o coś więcej niż tradycyjny mechanizm clock-in/clock-out. Time tracking w systemie HCM pozwala planować przyszłe zadania, kontrolować godziny pracy oraz decydować o kwestiach organizacyjnych takich jak: najlepszy termin spotkania, skład zespołu w projekcie X, prawdopodobny czas wykonania zlecenia Y.

Aktualnie sam przebywam w domu, pracując zdalnie. Wiąże się z tym całkiem sporo wyzwań. Rezygnacja z jednoczesnego wykonywania obowiązków domowych, zwłaszcza gdy naczynia w zlewie wołają o interwencję, nie jest wcale taka prosta. W mieszkaniu nie zawsze jestem w stanie wydzielić sobie przestrzeń sprzyjająca skupieniu. Zrozumieją mnie pewnie młodzi rodzice. Multitasking to moja codzienność, a jednak pracodawca liczy, że pozostanę w pełni zaangażowany w moje obowiązki, co jest oczywiście zrozumiałe.

Nie zrozum mnie źle. Podczas pracy zdalnej, podobnie jak podczas wykonywania obowiązków w biurze – przysługuje nam wszystkim chwila przerwy. Time tracking służy jako dodatkowa motywacja, by takie przerwy się nie przeciągały, a wszystkie zadania zostały wykonane na czas.

Jesteś managerem i planujesz odesłać pracowników do domów? Dzięki opisywanej funkcji pozostaniesz na bieżąco i to bez nadmiernej inwigilacji. Wystarczy, że pracownik zadeklaruje czas potrzebny na wykonanie zadania oraz wskaże realny przedział, kiedy się tym zajmował. Będziesz w stanie ocenić termin otrzymania efektów pracy oraz zareagować na ewentualne odchylenia od normy. Narzędzie przechowa również informację o przepracowanych nadgodzinach oraz ewentualnych brakach w planie pracy.

Rekrutacja pracowników

Planowałeś rozszerzyć dział sprzedaży, ale zaskoczyła Cię obecna sytuacja?  Będzie znacznie bezpieczniej, jeżeli na jakiś czas zrezygnujesz z prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych w Waszej siedzibie. Zresztą zespół HR odpowiedzialny za ich organizację i tak pewnie pracuje zdalnie. Bez ich obecności byłoby trudno to wszystko skoordynować.  

Z odpowiednim narzędziem nie musisz jednak wszystkiego odwoływać! Sam proces stworzenia modelu kompetencji dla nowego stanowiska, przygotowania oferty oraz publikacji ogłoszenia to przynajmniej tydzień pracy na „własnym podwórku”. Zebranie kandydatów oraz wstępna weryfikacja aplikacji (na podstawie CV, rozmowy telefonicznej i zadania rekrutacyjnego) też trochę potrwa. Jest szansa, że do czasu, aż przyjdzie się spotkać osobiście – najgorsze będzie już za nami. Nawet trzymiesięczny okres wypowiedzenia, z którym możesz się liczyć w niektórych przypadkach, tylko to potwierdza. W zależności od indywidualnej sytuacji – może się okazać, że wcale nie warto długo czekać.

Jeżeli zauważasz potrzebę poprowadzenia rekrutacji w najbliższych tygodniach, system HCM przyjdzie Ci z pomocą. Trzymanie wszystkiego w jednym miejscu sprzyja komunikacji między rekruterami, kadrą menadżerską oraz zarządem. W aplikacji możecie nadawać odpowiednie statusy, oceniać zadania rekrutacyjne, tworzyć wspomniany model kompetencji oraz informować odpowiednie osoby o postępie całego procesu. Nie musicie w tym celu przebywać w jednym biurze.

Przy okazji polecam Ci systemy dostępne z poziomu przeglądarki internetowej. Możesz z nich skorzystać z dowolnego urządzenia w zasięgu Internetu. Jest to kolejny czynnik, który usprawnia wykonywanie obowiązków z dala od stacjonarnego stanowiska pracy w Waszym biurowcu.

Zarządzanie nieobecnościami

Wspomniany na samym początku time tracking jest bardzo mocno związany z ostatnim obszarem funkcjonalnym systemu HCM, o którym chciałbym dzisiaj powiedzieć. Chodzi o zestawienie osób, terminów oraz powodów nieobecności poszczególnych członków zespołu. Na osobnym kalendarzu w systemie HCM można wyświetlić listę aktualnych informacji na ten temat. Poza pracą zdalną możliwe opcje to np. delegacja, urlop, nieobecność usprawiedliwiona czy choroba.

Moduł do zarządzania nieobecnościami sprzyja wymianie informacji na temat dostępności Twoich współpracowników. Na jego podstawie możesz planować spotkania (także te wirtualne) oraz nadzorować dostępność zespołów projektowych. W aktualnej sytuacji zagrożenia koronawirusem informacja o czyjejś chorobie może też dodatkowo przysłużyć się bezpieczeństwu całego zespołu.

MintHCM – miętowo świeża propozycja od eVolpe

Widzisz zastosowanie powyżej opisanych funkcji w Twoim przedsiębiorstwie? Mam dla Ciebie niedrogie, funkcjonalne rozwiązanie.

Jakiś czas temu eVolpe zostało oficjalnym partnerem systemu o nazwie MintHCM. Więcej na ten temat pisałem np. TUTAJ.

Przy okazji dzisiejszego artykułu chciałbym zwrócić Twoją uwagę przede wszystkim na fakt, iż jest to rozwiązanie Open Source.

Korzystanie z MintHCM nie wiąże się z żadnymi opłatami licencyjnymi. Oznacza to, iż aktualna sytuacja nie generuje dla Ciebie dodatkowego, nieprzewidzianego kosztu związanego z pozyskaniem narzędzia. MintHCM można pobrać z Internetu i samodzielnie zainstalować na własnych serwerach.

Jeżeli jeszcze to czytasz i nie przeszukujesz właśnie dokumentacji systemu w poszukiwaniu instrukcji instalacji MintHCM – dodam jeszcze jedną rzecz.

W razie potrzeby istnieje możliwość swobodnej rozbudowy kodu MintHCM i dopasowania go do niestandardowych potrzeb. eVolpe oferuje Ci również usługę hostingu i utrzymania instancji na naszych serwerach. Dla jasności, wymienione elementy podlegają opłacie – ale zdejmują z Ciebie obowiązek samodzielnego dbania o infrastrukturę serwerową czy zatrudniania zespołu deweloperskiego do zadań specjalnych takich, jak dodanie dodatkowego pola czy relacji.

Dostrzegasz zastosowanie systemu HCM w Twojej organizacji? 

Porozmawiajmy o MintHCM!

Skontaktuję się z Tobą w ciągu 24 godzin.

Kamil Ograbisz
Ostatnie artykuły autora: Kamil Ograbisz (zobacz wszystkie)