Kogo zaangażować w proces wyboru systemu CRM?

CRM
Sławomir Wnuk
Latest posts by Sławomir Wnuk (see all)

Masz pomysł na usprawnienie działania Twojego przedsiębiorstwa poprzez wdrożenie systemu CRM? Zastanawiasz się kogo w firmie pytać o zdanie, żeby podjąć możliwie najlepszą decyzję? Ten artykuł jest właśnie dla Ciebie!

Kogo zaangażować w proces wyboru systemu CRM?

Niektórzy uważają, że system klasy CRM to narzędzie skierowane wyłącznie do pracowników działu sprzedaży. W rzeczywistości jest to oprogramowanie, które posiada znacznie większy potencjał. Powinno być wykorzystywane w celu koncentracji na potrzebach klientów danej firmy. Aby to osiągnąć już od samego początku, warto postawić na transparentność przekazu, także w zakresie komunikowania oczekiwań wobec powstającej platformy CRM.

Jak nie trudno się domyślić, każdy z działów posiada własne motywacje. Decydując się na rozwiązanie systemowe, należy je koniecznie uwzględnić. Tylko w ten sposób zabezpieczysz się na wypadek niezgodności oprogramowania z wewnętrznymi procesami biznesowymi. Chodzi o to, aby system był dopasowany do Twoich specyficznych potrzeb. Żadna organizacja nie powinna naginać własnych procedur, tylko po to, aby nadać użyteczności źle zaprojektowanemu narzędziu. O pomysły dotyczące użyteczności systemu CRM pytaj zatem swoich pracowników! Dzięki uzyskanej w ten sposób wiedzy będziesz w stanie wybrać jedno, najlepsze ze wszystkich zaproponowanych rozwiązań.

1. Na czym zależy Sprzedawcom?

Sprzedawcy to grupa osób, która w najszerszym zakresie skorzysta z systemu CRM w Twojej firmie. Upewnij się, jakie oczekiwania — według zespołu handlowców — powinno spełniać wdrożone oprogramowanie. Nie warto wydawać pieniędzy na narzędzie, z którego pracownicy nie będą chcieli korzystać. Dobry CRM nie może denerwować użytkownika, a wręcz przeciwnie – powinien usprawniać monotonne, czasochłonne zadania i motywować do jeszcze większego zaangażowania. Doskonale sprawdzą się: automatyzacja uzupełniania pól (np. na podstawie danych dostępnych do pobrania bezpośrednio z bazy GUS), graficzna wizualizacja prowadzonych transakcji (np. dashlet w formie lejka sprzedażowego), integracja z innymi systemami (np. ERP, czy Marketing Automation).

2. Co przyda się w dziale Marketingu?

Dział marketingu, choć na co dzień posługuje się systemem Marketing Automation, z pewnością skorzysta z platformy IT rozbudowanej także o narzędzie klasy CRM. Dzięki wspomnianej wyżej integracji możliwe jest np. tworzenie segmentów do kampanii mailingowych na podstawie raportów generowanych po stronie CRM. Takie rozwiązanie pozwala na budowanie spersonalizowanego przekazu marketingowego, odpowiedniego dla konkretnej grupy klientów (np. takich, którzy posiadają już konkretny produkt z Twojej oferty). Przy okazji współpraca działów marketingu i sprzedaży to jedno z najbardziej zyskownych przedsięwzięć, jakie można przeprowadzić w firmie. Warto ją pogłębiać także na poziomie polityki wykorzystania oprogramowania IT.

3. Jakie potrzeby ma dział Obsługi Klienta?

Dział Obsługi Klienta to jedno z najbardziej kluczowych miejsc dla budowania relacji z odbiorcami naszych produktów i usług. To, w jaki sposób obsłużymy klienta wnoszącego wniosek o reklamację, wpłynie na decyzję dotyczącą utrzymania współpracy. System CRM może wspierać wymianę informacji pomiędzy handlowcami a osobami rozpatrującymi tego typu kwestie. Zapobiega to sytuacjom, w których jeden z naszych klientów zostaje ponaglony w sprawie faktury, mimo że ze sprzedawcą ustalono wydłużony okres płatności. Przykładów można mnożyć wiele, nie ulega jednak wątpliwości, iż transparentność tego typu wiedzy przyda się zarówno podczas działań sprzedażowych, jak i w ramach obsługi potransakcyjnej.

4. Ile budżetu na wdrożenie przewidział Dział Finansowy?

W dziale finansowym pracują osoby najbardziej zorientowane w temacie budżetu do wydania na system. Zgłoszone przez pracowników firmy oczekiwania należy koniecznie zestawić z obiektywnym planem finansowym. Przygotowane na tej podstawie wnioski warto również skonfrontować z opinią firmy wdrożeniowej. Profesjonalny partner będzie w stanie doradzić przy wyborze rozwiązania tak, aby nie przekroczyć narzuconych ram finansowych. Na tym etapie wyłonione zostaną również wymogi, które należy zrealizować w pierwszej kolejności, oraz te, z dołączeniem, których można jeszcze poczekać.

5. Gdzie według pracowników działu IT najlepiej zainstalować system?

Pracownicy działu IT doradzą Ci w kwestiach technicznych takich jak opcje hostingowe, utrzymanie systemu po wdrożeniu, warunki umowy serwisowej itp. Warto ich zapytać o obsługę systemu zainstalowanego na własnych serwerach, w chmurze producenta lub dostawcy. W ten sposób decyzja dotycząca wyboru konkretnego rozwiązania będzie jeszcze bardziej świadoma. Wybierzesz system, który na pewno oferuje preferowaną przez Ciebie opcję. Nie wszystkie rozwiązania dostępne na rynku pozwalają bowiem na pełną swobodę w zakresie miejsca instalacji i należy o tym pamiętać.

6. Co uważa Zarząd?

Po uwzględnieniu argumentacji wszystkich działów ostateczna należy do Zarządu. Prezesa i innych interesariuszy z pewnością zainteresuje wątek raportowania o wynikach. Warto więc, aby wzięli udział w procesie wyboru systemu, aby obszar Business Intelligence spełniał ich wymagania.

Nie powinieneś jednak zapominać, że system CRM może służyć także Tobie. Warto wybrać rozwiązanie, które zapewni podgląd prognozowanych przychodów oraz możliwość generowania zaawansowanych raportów. Na tej podstawie będziesz w stanie podejmować jeszcze bardziej trafne decyzje biznesowe i inwestycyjne.

7. Co podpowie firma wdrożeniowa?

Pamiętaj, że na każdym etapie procesu może Ci pomóc profesjonalna firma wdrożeniowa. Zaufany partner oprócz samej implementacji systemu obsługuje także etap decyzyjny, badanie potrzeb oraz doradztwo biznesowe. Warsztaty przy udziale analityków z zewnątrz organizacji pozwalają uzyskać jeszcze lepszy, obiektywny pogląd sytuacji. Przydatne jest również doświadczenie firmy, która — działając na podstawie mechanizmów wdrożonych w innych przedsiębiorstwach — nie będzie próbowała „wymyślać koła na nowo”.

O szczegółach porozmawiaj z konsultantem wdrożeniowym eVolpe.

Skorzystaj z kalendarza poniżej i umów dogodny dla siebie termin.

Sławomir Wnuk
Latest posts by Sławomir Wnuk (see all)

Powiązane artykuły

Scroll to Top