CRM zgodny z RODO? Przykłady systemów dla dużych firm

About
Latest Posts

IT Business Analyst at eVolpe Consulting Group

Zajmuje się badaniem potrzeb oraz wsparciem w procesach wdrażania biznesowego oprogramowania Open Source. Do moich zadań należą: analiza procesów biznesowych oraz doradztwo w zakresie odpowiedniej metodyki prowadzenia projektów. Miałam okazję współpracować z największymi polskimi i europejskimi przedsiębiorstwami. Każdy z projektów, w których brałam udział, buduje moje doświadczenie jako eksperta do spraw optymalizacji procesów biznesowych w systemach IT. Jeżeli aplikacja, z której korzystasz, nie odpowiada realiom Twojego biznesu – porozmawiajmy o tym, jak można to zmienić!

Zalety Open Source w kontekście RODO

Jeżeli rozważasz wdrożenie systemu CRM, w kontekście zabezpieczenia procedur RODO, bardzo dobrze sprawdzi się oprogramowanie Open Source.

Jego otwarty kod źródłowy pozwala na wgląd w to, w jaki sposób zarządza się danymi osobowymi, co eliminuje ryzyko istnienia tzw. „czarnych skrzynek”, czyli zamkniętych funkcji, które mogłyby nie być zgodne z przepisami.

Firmy, które skorzystają z rozwiązań Open Source, mogą też samodzielnie audytować swój kod lub korzystać w tym celu z niezależnych specjalistów. Tego typu transparentność pozwala im spełnić nawet najbardziej wyśrubowane standardy ochrony prywatności.

Open Source pozwala również na szybkie wprowadzenie poprawek oraz zwinne dostosowywanie systemu do najnowszych wymogów prawnych lub specyficznych procedur związanych z przetwarzaniem danych. Opisana elastyczność umożliwia wdrażanie specyficznych mechanizmów ochrony prywatności, takich jak automatyzacje związane z przetwarzaniem zgód czy zarządzaniem dostępem do danych.

Warto też wiedzieć, że systemy CRM Open Source bardzo często hostowane są w modelu On-Premises, czyli na prywatnych serwerach, którymi w 100% zarządza klient. To kolejny powód, dla którego są o wiele bardziej bezpieczne i aktualne niż komercyjne rozwiązania zamknięte, w których błędy mogą pozostawać niewykryte lub nierozwiązane przez dłuższy czas. W przypadku Open Source to Ty decydujesz co, kiedy i przez kogo jest naprawiane.

Dodatkowo dość często spotykany model dystrybucji takiego systemu nie wymaga opłacania opłat licencyjnych. Sprawia to, że firmy mogą przeznaczyć więcej zasobów na zapewnienie bezpieczeństwa i ciągłego rozwoju systemu.

W rezultacie, oprogramowanie tego typu oferuje nie tylko większą kontrolę nad danymi, ale również wyższy poziom zabezpieczeń, co czyni je idealnym wyborem dla dużych firm dbających o pełną zgodność z RODO.

CRM Open Source w zgodzie z RODO

Warte uwagi są na przykład te trzy produkty CRM Open Source:

komercyjny: SugarCRM
pozbawiony opłat licencyjnych: SuiteCRM
przyjazny użytkownikowi: SpiceCRM

Aplikacja firmy SugarCRM nadaje się dla dużych korporacji o bardzo rozbudowanych wymaganiach. Sugar to jeden z liderów na rynku, stawiany w tym samym szeregu co Salesforce i Microsoft Dynamics CRM.

SuiteCRM powinien odpowiadać firmom, które poszukują oszczędności na licencjach i są gotowe na kompleksowe wdrożenie CRM Open Source.

SpiceCRM to nowatorskie rozwiązanie, które czerpie z dobrych wzorców wytyczonych przez liderów rynku, ale podaje je w odświeżonej formie. Dostępne są dwie wersje systemu: pozbawiona opłat licencyjnych (Core) i bogatsza, komercyjna (More).

SugarCRM

SugarCRM w odpowiedzi na RODO rozbudował architekturę swojego produktu o dodatkowy moduł o nazwie Ochrona danych osobowych.

Od 25 maja 2018 każdy z podmiotów przetwarzających lub administrujących danymi osobowymi na dużą skalę, zobowiązany jest wyznaczyć inspektora danych osobowych.

Wspomniany powyżej obszar systemu SugarCRM ma za zadanie usprawniać pracę takiej osoby. Dzięki niemu możliwe jest uporządkowanie procesu przechowywania informacji o zgodach, ograniczeniach, sprzeciwach, sprostowaniach i innych procesach związanych z obsługą wiedzy na temat Twoich klientów, partnerów i pracowników.

Każdemu z rekordów w ramach modułu Ochrona danych osobowych możesz nadać właściwy typ, status i priorytet.

Ponieważ zgody na przetwarzanie danych osobowych udziela się w określonym celu, a w niektórych przypadkach nawet na wskazany okres – system pozwala śledzić i te bardziej szczegółowe informacje.

Ze względu na otwarty kod SugarCRM istnieje też możliwość obudowania modułu do obsługi danych osobowych (jak i każdego innego obszaru systemu) indywidualnie zasadnymi automatyzacjami.

Czy wiesz, że…

Nie ma czegoś takiego jak „system IT zgodny z RODO„.

Pełnia odpowiedzialności za dopełnie przepisów spoczywa nie na oprogramowaniu, ale na podmiocie przetwarzającym i administrującym danymi.

Zgodny z RODO musi być cały proces biznesowy Twojego przedsiębiorstwa. Oprogramowanie może Ci to wszystko tylko ułatwić.

SuiteCRM

Producent SuiteCRM w dostosowaniu systemu do przepisów RODO skupił się przede wszystkim na elemencie kampanii mailingowych.

W systemie sprawnie działa mechanizm potwierdzonego opt-in (double opt-in).

Po wypełnieniu formularza web-to-lead (przygotowanego w SuiteCRM), na wskazany adres e-mail trafia automatycznie generowana wiadomość z linkiem do potwierdzenia intencji zapisu.

Jeżeli osoba, która wypełniła formularz, nie potwierdzi w ten sposób zgody na wykorzystanie maila, żadne treści nie będą mogły być na niego kierowane.

Jest to zabezpieczenie, które blokuje możliwość podania cudzego maila do komunikacji marketingowej. Tylko osoba, która ma dostęp do skrzynki pocztowej może zwrotnie potwierdzić wyrażenie zgody.

SpiceCRM

SpiceCRM pozwala na oznaczanie rekordów osobowych etykietami informującymi o udzielonej zgodzie na przetwarzanie danych osobowych i/lub przesłanie komunikacji marketingowej.

Dzięki temu użytkownik systemu, już na pierwszy rzut oka dostrzega, w jakim celu może wykorzystywać zgromadzone informacje.

Podsumowanie

Wprowadzenie przepisów RODO zmieniło podejście do ochrony danych osobowych, wymuszając na firmach przemyślane zarządzanie informacjami klientów.

Systemy CRM typu Open Source, takie jak SugarCRM, SuiteCRM czy SpiceCRM, stanowią doskonałe wsparcie w zakresie bezpieczeństwa danych, oferując elastyczne narzędzia do kontrolowania zgód, preferencji klientów i procesów marketingowych.

SugarCRM umożliwia rozbudowane zarządzanie danymi dzięki modułowi ochrony danych osobowych, SuiteCRM automatyzuje proces potwierdzenia zgody (double opt-in), a SpiceCRM w prosty sposób oznacza zgody klientów, zapewniając przejrzystość w przetwarzaniu danych.

Pamiętaj jednak, że odpowiedzialność za zgodność z RODO spoczywa na całej firmie, a oprogramowanie jedynie ułatwia spełnianie wymogów prawnych.

Na szczęście produkty CRM Open Source da się swobodnie dostosować.

Masz pytania o „zgodność” systemów CRM z przepisami RODO? Porozmawiajmy o Twoim indywidualnym przypadku.