Metodyka zdalnej pracy z klientami według eVolpe

Metodyka zdalnej pracy z klientami według eVolpe

Magdalena Ziębińska

Długo myślałam nad tym, jaką formę powinien przybrać artykuł, o który poprosił mnie mój zespół. Ostatecznie postanowiłam skupić się na tym, co mogę i potrafię kontrolować. Porozmawiajmy zatem o metodyce wdrażania oprogramowania w dobie zintensyfikowanej pracy zdalnej. W dzisiejszych czasach to coś zdecydowanie więcej niż tylko klasyczny dylemat waterfall czy agile. Przekonaj się, co mam na myśli.

Jak eVolpe współpracuje zdalnie z klientami?

Obecna sytuacja nie przestaje zaskakiwać. Zmiana to chyba jedyny pewnik nadchodzących tygodni. Mimo to wielu przedsiębiorców stawia na pracę zdalną i kontynuuje swoją działalność nawet w dobie światowej pandemii. Jeżeli masz taką możliwość, tylko przysłużysz się gospodarce i zatrudnionym pracownikom. Według mnie warto poszukać nowych metod, zmodernizować tradycyjne procesy i spróbować odnaleźć się w tej wymagającej sytuacji. Być może to właśnie teraz jest odpowiedni moment na od lat odkładaną innowację? Jeśli Twoja odpowiedź brzmi tak – oto co proponuję.

Marcin Różański  – CEO eVolpe – poruszył w swoim artykule kwestię narzędzi przydatnych przedsiębiorcom w czasach zintensyfikowanej pracy zdalnej. Jest tam mowa zarówno o firmowym czacie, systemie do telekonferencji, jak i oprogramowaniu do obiegu dokumentów, zarządzania relacjami z klientami (CRM) czy kapitałem ludzkim (HCM). Rzecz jasna, jeżeli zauważasz potrzebę wdrożenia jednego z nich, eVolpe nie zwalnia obrotów i chętnie Cię w tym wesprzemy.

W aktualnej sytuacji masz oczywiście prawo do obaw o przebieg takiego przedsięwzięcia. Stąd mój artykuł.

W eVolpe jesteśmy przyzwyczajeni do pracy zdalnej (w mniej lub bardziej doraźnym wymiarze). Jest to z resztą dość częsta praktyka w całej branży IT. Telekonferencje to nasza codzienność od prawie 10 lat. Większość naszych wdrożeń przeprowadziliśmy dla klientów z innych miast, a nawet części Europy i świata. Fizyczna lokalizacja jeszcze nigdy nie była przeszkodą do rozpoczęcia projektu. Pewne dostosowania będą jednak konieczne także i w naszym przypadku. Nowość, do której musimy się przyzwyczaić to rozproszenie kilkudziesięcioosobowego zespołu. Na szczęście od ponad dwóch tygodni wychodzi nam to całkiem dobrze. Natomiast z klientami nie raz pracowaliśmy już na odległość, dlatego mamy wiele pomysłów, które teraz należy tylko zrealizować na większą skalę.  Zaraz opowiem Ci więcej.

Zagrożenia wynikające z pracy zdalnej

W aktualnej sytuacji masz pełne prawo do obaw o przebieg ewentualnego wdrożenia. Sama zastanawiałam się nad ryzykiem, które wynika z całkowitego trybu home office. Zacznijmy zatem od rozpoznania zagrożeń, z którymi wiąże się zdalna współpraca w formie telekonferencji. Oto lista, którą udało mi się przygotować:

  • Trudność z nawiązaniem relacji pomiędzy uczestnikami spotkania, zwłaszcza jeżeli nie było okazji poznać się wcześniej osobiście.
  • Wyłączenie lub ograniczenie komunikacji niewerbalnej.
  • Rozproszenie uwagi, ciągły i trudny do opanowania multitasking.
  • Konieczne maksymalne zaangażowanie każdego z uczestników, znacznie trudniejsze niż w przypadku spotkań osobistych.
  • Trudność związana z weryfikacją zrozumienia poruszanego tematu.
  • Brak naturalnej dynamiki spotkań wyznaczanej poprzez ruch czy wykorzystanie aktywizujących materiałów.
  • Całkowita samodzielność uczestników spotkania w zakresie obsługi technologii.
  • Ewentualne problemy techniczne (np. niewystarczająca przepustowość Internetu, niska jakość połączenia video, zakłócenia audio).

Jeżeli coś pominęłam, chętnie porozmawiam o tym, co jeszcze powinno się tutaj znaleźć. Na dole znajdziesz formularz, gdzie możesz wyrazić intencję dalszej dyskusji. Zapraszam również na mój profil na LinkedIn.

Świadomość zagrożeń to pierwszy krok do zapobiegania niepowodzeniom. Pozwolisz, że spróbuję teraz przedstawić własny pomysł na eliminację wymienionych wyżej przeciwności. Najprościej będzie mi odnieść się do „własnego podwórka”…

Standardowa procedura współpracy w nowej odsłonie

Zapewniam, że nie ma potrzeby odkładać planów związanych z wdrożeniem oprogramowania, jeżeli takie podjęliście w Waszej organizacji na ten rok. Obojętnie z kim ostatecznie będziecie współpracować, niezależnie od sytuacji z koronawirusem – na gotowy system, dopasowany do indywidualnych potrzeb i tak trzeba trochę poczekać. Jeżeli jest szansa coś zdziałać już teraz – tym lepiej! Zwłaszcza że w tym okresie pracownicy mogą mieć więcej czasu na rzeczy z tzw. II-giej ćwiartki, czyli „ważne, ale nie pilne”, jak np. usprawnienia wewnętrznych procesów, wprowadzenie nowych innowacji itp. Po wszystkim, w samym środku spowolnienia gospodarczego, może być Wam bez CRM (czy innego wymaganego przez proces biznesowy rozwiązania) tylko trudniej. Proponuję, żeby zacząć działać od razu.

Analiza przedwdrożeniowa – kwestie organizacyjne

W eVolpe, po etapie negocjacji sprzedażowych, przechodzimy z klientami do analizy przedwdrożeniowej. Jest to standardowa procedura, którą kontynuujemy w zmodyfikowanej formie podczas trwającej pandemii koronawirusa.

Warsztaty analityczne w charakterze spotkań w siedzibie klienta wnoszą dużą wartość. Jednak chyba nie muszę uzasadniać, dlaczego takie spotkania powinny się aktualnie odbywać w formie telekonferencji. Żeby zapewnić możliwie najlepszą komunikację pomiędzy uczestnikami spotkania sugeruję, aby ograniczyć liczbę uczestników warsztatów do maksymalnie 5 osób. Wideospotkań może być nawet kilka, byle dla ograniczonej grupy beneficjentów. Warto się podzielić na zespoły np. według podobieństwa wykonywanych zadań, przynależności do działów czy zaangażowania w konkretne procesy. Wyjątek stanowi spotkanie wprowadzające, gdzie oczywiście powinni być obecni wszyscy uczestnicy warsztatów.

Nie należy się też bać włączonej kamery! Jeśli się zobaczymy, nawiążemy silniejsze relacje i lepiej zapamiętamy podejmowane kwestie. Oczywiście całość zostanie nagrana i udostępniona do zapoznania się po fakcie. Mimo to, pełna koncentracja jest bardziej niż wskazana.

Moich klientów uczulam na konieczny wysoki poziom zaangażowania w trwającą wideokonferencję. Aby zapewnić sukces zdalnej analizy biznesowej, musimy ściśle współpracować nad utrzymaniem wystarczającego poziomu atencji. Wykonywanie innych czynności w trakcie spotkania, nawet takich związanych z realizacją obowiązków służbowych, wydłuży oraz utrudni proces adaptacji omawianego rozwiązania. Stosując się do opisanych zasad organizacyjnych natomiast usprawnimy przepływ informacji oraz zagwarantujemy zrozumienie poruszanych tematów.

Dobra praktyka powinna obejmować także odpowiednie przygotowanie miejsca pracy. Powinno Ci być wygodnie. Warto zadbać o swobodę sporządzania notatek. Przede wszystkim jednak potrzebujemy silnego połączenia z Internetem oraz naładowanej baterii w laptopie. Podłączony do prądu zasilacz to jeszcze lepszy pomysł. Wszystkie te rzeczy mogą wydawać się trywialne, ale uwierz, że nie chcesz marnować czasu na poszukiwanie myszki lub przedłużacza po rozpoczęciu telekonferencji. Pozostali uczestnicy będą wdzięczni, jeżeli odpowiednio się przygotujesz. Ze swojej strony zapewniam, że odpowiednio wcześniej poinformuję Cię o wymaganiach sprzętowych oraz przydatnych materiałach.

Reszta należy już do mnie. Pokażę Ci kilka ciekawych narzędzi online, które podobnie jak nasze słynne elektrostatyczne folie (klienci eVolpe wiedzą o czym mowa) zaangażują cały zespół do aktywnego uczestnictwa. Niczego nie musisz też instalować. Wystarczy link do aplikacji webowej, który udostępniam.

Zdalna analiza przedwdrożeniowa – przebieg

Kiedy już mamy jasność co do spraw organizacyjnych, pora przejść do praktyki. Analiza przedwdrożeniowa to spotkanie w formie warsztatów, które służy rozpoznaniu najważniejszych aspektów funkcjonowania Twojego przedsiębiorstwa. W ramach (tym razem) telekonferencji omawiamy nadrzędne cele przyświecające implementacji systemu, główne potrzeby biznesowe poszczególnych grup beneficjentów, a także procesy zachodzące w organizacji. Dobrze zorganizowany etap początkowy wdrożenia pozwala na ujawnienie kluczowych potrzeb, zapoznanie się z możliwościami rozwiązania oraz stworzenie koncepcji projektu, a także jego wyceny. Warto się do niego odpowiednio przygotować.

Gdyby nie trwająca pandemia koronawirusa, zapewne spotkalibyśmy się w Twojej siedzibie, w sali konferencyjnej z dostępem do kawy i ciasta zapewnianego przez eVolpe. Aktualna sytuacja zmusza nas jednak do pewnych modyfikacji. Proponuję, żeby mimo wszystko zaopatrzyć się w pojemny kubek ulubionego napoju energetyzującego i po prostu spotkać się wirtualnie.

Nie potrzebujesz w tym celu żadnego dodatkowego oprogramowania. Wystarczy dostęp do sieci i sprawdzona przeglądarka internetowa. Tak jak pisałam, z odpowiednim wyprzedzeniem otrzymasz ode mnie link, który należy kliknąć o umówionej godzinie, aby dołączyć do spotkania.

Value Proposition i cele wdrożenia

Prezentacja Power Point, którą zwykle pokazuję to dobry sposób na przedstawienie agendy spotkania oraz krótki wstęp do tego, co dalej. Część warsztatową z powodzeniem przeprowadzimy dzięki interaktywnej, wirtualnej tablicy scrumowej.  Można na niej notować, przyklejać karteczki i magnesy – zupełnie jak na takiej tradycyjnej. Obsługa narzędzia jest naprawdę intuicyjna. Myślę, że wprowadza też przyjemną odmianę od zwykłego współdzielonego arkusza Excel, z którym byłoby najzwyczajniej nudno.

metodyka pracy zdalnej

Praca z tablicą to sposób na rozpoznanie najważniejszych celów wdrożenia. Zaczynając od Waszych codziennych zadań przechodzimy do rozważania bolączek a na końcu identyfikacji podstawowych wymagań wobec systemu. Najlepiej jeżeli zostanie zrealizowana dla każdej grupy beneficjentów systemu. W ten sposób gotowe narzędzie odpowie na dokładne, spersonalizowane potrzeby użytkowników i łatwiej przyjmie się w organizacji.

Rozpoznanie procesów biznesowych i otoczenia systemowego

W dalszej części porozmawiamy o konkretnych procesach do odzwierciedlenia w systemie. W celu wizualizacji omawianych zależności wykorzystamy kolejne narzędzie. Współdzieląc ekran pokażę Ci jak na diagramie wygląda to, o czym rozmawiamy. Bez obaw, stworzenie mapy powiązań procesowych oraz otoczenia systemowego to moje zadanie. Dzięki temu, że robimy to od razu w formie elektronicznej, będzie nam wygodniej zebrać wyniki i się nimi podzielić np. z zespołem deweloperskim po zakończonej analizie.

Oczywiście nie musimy wszystkiego wymyślać od zera. System, który będziemy rozwijać i dostosowywać oferuje pewien standard. Na tym etapie możemy wrócić do prezentacji Power Point. Podzielę się z Wami informacją o klasycznym procesie sprzedażowym. Zestawiając to z wiedzą o rozpoznanych potrzebach oraz charakterystyce codziennej pracy w Waszej organizacji – odpowiednio zmapujemy standard i wymagania.

System Overview

Na pewno chciałbyś też chwilę poklikać po systemie. Będzie ku temu okazja. Podczas zdalnej analizy wspólnie logujemy się do przygotowanej wcześniej instancji demo. Poproszę Cię o wykonanie kilku operacji, które są konieczne np. podczas wprowadzania nowego rekordu do systemu. Będzie nam łatwiej, jeśli wyobrazimy sobie sytuację z typowego dnia pracy w Twojej firmie. Dzwoni klient i prosi o ofertę na transport tony piasku na budowę albo zamawia pakiet ubezpieczenia na dom i samochód. Co robisz? Jak takie zgłoszenie odnotować w systemie? Wszystko Ci pokażę. Tym łatwiej zapamiętasz jak to wygląda, ponieważ wszystko wykonasz samodzielnie.

Kiedy już masz wyobrażenie, jak działa oprogramowanie i jakie moduły posiada – może zechcesz coś jeszcze do niego dodać? Pracując w Scrumie zawsze jest dobry moment na zmianę! Nie ma znaczenia czy nadal trwa analiza przedwdrożeniowa, czy już rozpoczęliśmy prace deweloperskie. W każdej chwili możesz zadecydować o zmianie priorytetów, dodatkowej funkcji czy relacji. W trakcie naszego zdalnego spotkania przyjrzymy się poszczególnym obszarom i modułom. Zapewne niektóre w ogóle nie będą Ci potrzebne. Jeżeli tak, najlepiej je wyłączyć, żeby nie zaciemniać pola pracy. Otwarty kod programistyczny rozwiązań z oferty eVolpe pozwala na pełne dostosowanie systemu do Twoich potrzeb, i to nie tylko w zakresie dodania nowego modułu czy pola, którego nie przewidziano w standardzie. Na pewno uda nam się omówić te najważniejsze podczas naszych warsztatów.

Parking tematów

Jeszcze jedna rzecz, o której chciałabym dzisiaj wspomnieć to tzw. parking tematów. Podczas analizy przedwdrożeniowej na pewno przyjdą Ci do głowy jakieś dodatkowe pomysły. Mniej lub bardziej związane z aktualną agendą warsztatów. Być może opowiadając o własnym procesie sprzedażowym rozpoznasz ograniczenia w innych miejscach w organizacji. Jeżeli nie są to sprawy, którym chcemy w danym momencie poświęcać więcej uwagi, ale warto o nich pamiętać, umieszczamy je właśnie na parkingu. Wszystko o czym rozmawiamy i tak się nagrywa, ale zebranie wniosków na osobnej liście, uporządkuje i przyspieszy dalsze działania.

Wyniki analizy

Wszystkie materiały powstałe podczas analizy przedwdrożeniowej są Twoje i masz do nich nieograniczony dostęp. Udostępnię Ci nagranie oraz wypracowane wspólnie dokumenty. Po zakończonej analizie otrzymasz także oszacowanie czasochłonności i kosztu projektu z uwzględnieniem rozpoznanych podczas spotkania wymagań. W eVolpe stawiamy na całkowitą transparentność, dlatego przekażę Ci nie tylko sumaryczną kwotę, ale również jej rozbicie na poszczególne elementy wdrożenia. Na tej podstawie podejmiesz świadomą decyzję na temat zakresu projektu. Następnym krokiem jest rozpoczęcie prac deweloperskich. Jeżeli jednak z jakichś powodów będziesz zmuszony wstrzymać projekt, rozliczymy się wyłącznie za już poświęcony czas (zgodnie z ustaleniami).

Faza prac implementacyjnych

Na etapie prac implementacyjnych z punktu widzenia klienta nie zmienia się wiele w odniesieniu do tradycyjnego wdrożenia. Standardem współpracy z klientami w eVolpe są stałe, cykliczne i zdalne (!) spotkania z klientami. Zatem stand-up, refinement, planning, retrospektywa czy review pozostaje bez zmian. Jedyna różnica, jaka ma miejsce w obecnej sytuacji to ta, że zamiast w poznańskim biurze przy Alejach Solidarności, Twój system powstaje… w prywatnych mieszkaniach naszych programistów. Nadal pozostajemy otwarci na feedback, nadal masz całkowitą kontrolę nad efektami naszej pracy. Wszystkie działania są planowane i na bieżąco monitorowane w systemie do zarządzania projektami, do którego masz oczywiście bezpłatny dostęp. Zachęcam wręcz, aby wykorzystywać go jako główny kanał naszej dalszej komunikacji. Zachowamy wówczas pełne zrozumienie pomiędzy poszczególnymi uczestnikami projektu i kompletność przekazywanych informacji. Do tego możesz na bieżąco śledzić postęp i czasochłonność wykonywanych przez nas prac – w tej kwestii jesteśmy w 100% transparentni. A to w końcu jeden z trzech filarów pracy w Scrumie!

Więcej o typowych dla metodyki zwinnej spotkaniach i etapach przeczytasz w tym e-Booku.

Faza implementacyjna trwa dopóty, dopóki nie zrealizujemy najważniejszych celów biznesowych lub też klient nie podejmie decyzji o zakończeniu realizacji projektu. Jednak system może być wykorzystywany produkcyjnie już praktycznie po pierwszym sprincie. Dzięki temu jesteśmy w stanie jeszcze bardziej maksymalizować wartość biznesową. Sam proces „go live” w przypadku pracy zdalnej nie różni się dla nas praktycznie niczym – dzięki nowoczesnym technologiom z technicznego punktu widzenia może on zostać przeprowadzony z dowolnego miejsca.

Szkolenia

Ważnym etapem podczas wdrożenia oprogramowania IT jest przeszkolenie jego użytkowników i administratorów. W ten sposób zapewniamy najwyższy stopień znajomości funkcji dostarczonego systemu oraz zrozumienie biznesowe jego wykorzystania. Faza szkoleń nie powinna być pomijana! Aby system przynosił założone korzyści biznesowe, konieczna jest pełna świadomość oferowanych udogodnień; zwłaszcza wśród pracowników firmy, którzy nie byli zaangażowani we wcześniejsze fazy wdrożenia. Jeżeli aktualna sytuacja się utrzyma i po zakończeniu projektu nadal będziemy zmuszeni pracować wyłącznie zdalnie – także ten etap odbędzie się w formie telekonferencji.

Podobnie do analizy przedwdrożeniowej także szkolenie użytkowników będzie miało charakter warsztatowy. Możesz się spodziewać prezentacji systemu „na sucho”, a następnie zadań praktycznych związanych z zakresem wykonywanych obowiązków. Głównym celem szkolenia jest to, aby każdy z użytkowników mógł zaraz po nim korzystać swobodnie systemu, zatem praktyka jest tutaj kluczowa. Dlatego też kładziemy na nią bardzo duży nacisk i podczas szkolenia poszczególni uczestnicy wykonują zadania na współdzielonym dla pozostałych ekranie, a na sam koniec przeprowadzany jest test z praktycznej znajomości systemu, który każdy musi wykonać samodzielnie. Tym razem nie pracujemy już na instancji demo, ale na Waszym gotowym systemie (technicznie rzecz ujmując ze względów bezpieczeństwa na tzw. pre-produkcji). Oczywiście miałeś już do tego wcześniej dostęp, np. podczas testów poszczególnych przyrostów funkcjonalnych. Nareszcie jednak możesz poczuć się jak w gotowym, umeblowanym mieszkaniu. Pre-produkcja  systemu wystawiana do celów szkoleniowych zostanie uzupełniona o Wasze firmowe dane, np. odpowiedni katalog produktów lub bazę klientów. Zobaczysz wówczas wszystkie usprawnienia, które zaplanowaliśmy podczas analizy oraz w trakcie prac implementacyjnych w kontekście realnych rekordów.

Serwis i dalszy rozwój systemu

Czy zostało coś jeszcze? System jest gotowy, użytkownicy przeszkoleni. Pozostaje działać i korzystać z narzędzia w celu maksymalizacji zysków dla całego przedsiębiorstwa. W aktualnej sytuacji wysiłki na rzecz usprawnienia procesów biznesowych, zwłaszcza tych związanych z marketingiem i sprzedażą, są nie tylko wskazane, ale wręcz konieczne. Gotowy system IT tylko Wam w tym pomoże.

W temacie współpracy z eVolpe – dalszy rozwój systemu albo wsparcie techniczne są realizowane w ramach umowy serwisowej. W takim wypadku nadal będziemy się komunikować w systemie do zarządzania projektem i tam wymieniać feedback oraz zlecenia na dodatkowe prace. Jeżeli po drodze, w trakcie użytkowania systemu rozpoznacie nowe potrzeby – system można w każdej chwili dopasować do zmienionych wymagań. To naturalne, że wraz z rozwojem organizacji możecie potrzebować nowych opcji w systemie. Na szczęście otwarty kod oprogramowania oraz zwinna metodyka prowadzenia projektu nam takie zadanie ułatwiają.

Podsumowanie

Podsumowując, współpraca z eVolpe w czasach pracy zdalnej jest możliwa i to na dość podobnych do standardu warunkach. Szczerze liczę, że już wkrótce będziemy mogli się spotkać osobiście, ale do tego czasu zapraszam do współpracy w trybie remote. Bez przeszkód możemy uzgodnić warunki współpracy przez telefon lub droga mailową, a analizę przedwdrożeniową przeprowadzić w formie telekonferencji. Jest wiele narzędzi, które nam to zadanie ułatwią. Zdając sobie sprawę z zagrożeń oraz odpowiednio się na nie przygotowując, możemy zdziałać tak samo dużo co normalnie, nawet nie wychodząc z mieszkania. Zdalne spotkania nie są takie trudne, jak mogłoby się wydawać, a sama realizacja prac programistycznych należy do eVolpe.

Porozmawiajmy o tym, od kiedy możemy zacząć współpracować na zasadach jak powyżej.

Dodaj coś od siebie.

Zostaw wiadomość.

Magdalena Ziębińska