crm a home office

CRM a Home Office. 4 przykazania pracy z domu i w systemie CRM

Sławomir Wnuk

Po kilku latach pracy zdalnej już jesteśmy do niej przyzwyczajeni. Dlatego wciąż potrzebne są narzędzia do organizacji pracy poza biurem. Możliwość realizowania codziennych zadań w systemie zdalnej pracy to komfort, z którego ani pracownicy, ani pracodawcy nie chcą rezygnować.

Wiem — bywają wyjątki. Nie tak dawno Internet obiegła informacja, że Elon Musk nakazał pracownikom Tesli powrót do biura na przynajmniej 40(!) godzin tygodniowo.

I chociaż Elon wyznacza trendy na wielu gruntach, nie wygląda na to by przedsiębiorcy (przynajmniej na razie i przynajmniej w Polsce) chcieli pójść jego śladem. Wystarczy przejrzeć aktualne ogłoszenia na popularnych platformach z ofertami pracy. Tryb remote oraz tzw. hybryda to aktualnie jedna z podstawowych informacji, wyróżniana na równi z nazwą stanowiska i oferowanym wynagrodzeniem.

Sam dość często pracuję poza biurem. Jako Head od Sales w eVolpe cały czas muszę być w kontakcie z moim zespołem. W takich momentach nie wyobrażam sobie pracy bez systemu CRM.

Czym jest ten system, pewnie już wiesz, dzisiaj przedstawię Ci jego zalety i funkcje, bez których home office byłby niemożliwy.

Home Office, wynalazek (nie)pandemiczny

Pandemia koronawirusa zmieniła świat, jaki znaliśmy. Zmieniła też rzeczywistość biznesową, w której działają nasze biznesy. Home Office to już nie tylko wyjątek od reguły, dostępny na specjalny wniosek, a realia, w których pracuje bardzo wielu specjalistów z różnych dziedzin. Przede wszystkim IT, ale nie tylko.

Home Office spopularyzowano w czasach pandemii, ale go wtedy nie wymyślono. Przed 2020 rokiem istniały już firmy, których pracownicy pracowali zdalnie (przynajmniej częściowo). Taką organizacją było między innymi eVolpe. Nie da się jednak ukryć, że okoliczności ostatnich dwóch lat wiele zmieniły.

Jeżeli i w Twojej firmie pracuje się zdalnie, spieszę z wyjaśnieniami, dlaczego system CRM jest niezbędny dla dalszego funkcjonowania Twojego biznesu. Zasady są 4. Sprawdźmy razem, czy już się do nich stosujesz, a jeśli nie – jak je skutecznie wdrożyć w organizacji. Strategie CRM i Home Office powinny być nierozłączne.

Po pierwsze — komunikacja

Praca w domu musi opierać się na komunikacji. Bez wiedzy, co dzieje się w biurze i jak wyglądają postępy w rozmowach z klientami, powstaje chaos i zamieszanie, które prędzej czy później odbije się na relacjach z klientami.

W takim przypadku podstawowym narzędziem do organizacji pracy jest system CRM. Wymiana wiadomości pomiędzy rozproszonym zespołem musi być odpowiednio zorganizowana. Po pierwsze, żeby mieć porządek. Po drugie, bo od tego może zależeć sukces Twoich wysiłków sprzedażowych.

grafika przedstawiająca spotkanie zdalne. crm a home office

Dzięki temu informacje o klientach są dostępne w jednym miejscu. Kiedy wszyscy będziecie w biurze, informacje nie będą porozrzucane, a każdy będzie miał do nich dostęp. Ułatwi to kontynuowanie rozmów z klientem, a wszyscy będą na bieżąco.  

Aktualizacja informacji w systemie przydaje się także podczas nieobecności opiekuna klienta. Każdy, kto pracuje w moim dziale, może się zająć konkretną sprawą, kiedy kolega z zespołu zaczyna urlop lub wyjeżdża w podróż biznesową. W takim przypadku nie ważne, czy zespół widział się w biurze, czy przekazywał sobie informacje zdalnie poprzez system CRM — każdy wie, jak działać dalej.

Najwięcej zyskuje na tym przede wszystkim klient. Jego przypadek jest obsługiwany terminowo i z uwzględnieniem indywidualnych ustaleń, bez względu na to, kto przejmuje temat.

Po drugie — planowanie

Problematyczne podczas pracy zdalnej są też: planowanie zadań oraz kontrola ich realizacji. Jednak dzięki systemowi CRM i funkcjom, które pozwalają na przypisywanie konkretnych zadań do pracowników, masz pełną kontrolę nad pracą Twojego zespołu.

Dzięki funkcji generowania raportów bez problemu skontrolujesz postępy, które robi Twój zespół w danym miesiącu, kwartale czy roku. Nie będziesz już spędzać niezliczonych godzin na analizie rozproszonych danych. Wystarczy, że skorzystasz z systemu uzupełnianego przez cały zespół. Nie zależnie, czy jesteście w domu, czy w biurze.

grafika przedstawiająca planowanie. crm a home office

Inną funkcją, która pozwoli Ci kontrolować przebieg pracy i rozmów z klientami jest lejek sprzedażowy. Pozwala on śledzić postępy w dążeniu do wyznaczonego targetu bez dodatkowej analizy i wysiłku po stronie sprzedawcy.

Na podstawie wiedzy dostępnej w systemie dokonasz trafniejszych decyzji biznesowych. Lepiej rozplanujesz zadania jeśli będziesz miał pełen obraz sytuacji.

Po trzecie – aplikacja

Praca poza biurem nie musi oznaczać pracy w domu. Funkcje, które przydają się na Home Office, przysłużą się również pracownikom terenowym. Mam tu na myśli na przykład aplikację mobilną CRM.

System, który można zmieścić w kieszeni, jest doceniany przez sprzedawców, bez względu na miejsce, z którego pracują. Dzięki aplikacji mobilnej CRM można szybko wprowadzić informacje o nowym kliencie, nawet bez dostępu do Internetu.

grafika przedstawiająca aplikację mobilną na telefonie. crm a home office

Jeśli pracujesz z domu i nie masz warunków, by cały czas siedzieć przy komputerze — aplikacja mobilna przyda się i Tobie. W takich przypadkach wystarczy wyjąć telefon. Za pomocą tego urządzenia dokonasz wszystkich potrzebnych zmian, zupełnie jak w klasycznym widoku przeglądarki na laptopie. A może nawet wygodniej.

Po czwarte – integracja

Jeśli jesteś w trakcie dobierania systemu CRM do swojej firmy, pamiętaj też o integracji z pozostałymi elementami infrastruktury IT, którą posiadasz.

Jedna z popularniejszych integracji to ta między systemem CRM a klientem pocztowym np. Outlookiem. Warto jednak zastanowić się nad tego typu połączeniami, które wspomogą Twoich pracowników również w innych aspektach. Przydatny konektor to np. taki, który łączy CRM z systemem do obiegu dokumentów takim jak Alfresco.

Dzięki takiemu rozwiązaniu pracownicy Twojej firmy z łatwością odnajdą odpowiednie dokumenty, prezentacje sprzedażowe czy inne ważne pliki. Integrator CRM i DMS wspomoże działania osób, które pracują w domu i nie mogą zapoznać się z papierowym archiwum przechowywanym w siedzibie. Wystarczy, że otworzą program, w którym wszystko jest dostępne.

grafika przedstawiająca transfer danych. crm a home office

Kilka słów na koniec

Home Office nie powstał razem z pandemią i jak już wiemy, razem z pandemią się nie zakończy. Dlatego warto zainwestować w system, który pogodzi pracę w domu i w biurze. Ułatwi to życie wszystkim zainteresowanym, a Ty, rekrutując kolejnych pracowników, z czystym sumieniem zaproponujesz im zdalny tryb współpracy. CRM a Home Office są od siebie zależne.

Umów konsultację z ekspertem wdrożeniowym eVolpe

Potrzebujesz doradztwa w sprawie oprogramowania dla biznesu? Chcesz wiedzieć, kiedy dokładnie zadzwoni telefon? Zobacz, jak możemy Ci pomóc.

Sławomir Wnuk
Przewiń do góry