Case study dla Zarządu - jak PM może “sprzedać” wybranego dostawcę i system

About
Latest Posts

Key Account Manager at eVolpe

Pracuję jako Key Account Manager w eVolpe Consulting Group. Specjalizuję się w systemach Open Source oraz low-code/no-code dla biznesu. Swoich klientów wspieram przede wszystkim w zakresie oprogramowania CRM/CX, np.: SugarCRM, Creatio, SuiteCRM i SpiceCRM. Znam się także na aplikacjach innego typu. Napisz, jeżeli rozważasz wdrożenie Marketing Automation, elektronicznego obiegu dokumentów lub centrali telefonicznej. Chętnie pomogę rozwiać wątpliwości na temat narzędzi takich jak: MintHCM, Mautic, Alfresco, Yeastar czy Asterisk/FreePBX.

Latest posts by Kamil Ograbisz (see all)

Case study dla Zarządu – jak PM może “sprzedać” wybranego dostawcę i system - 29 stycznia 2026
Wyzwania i ograniczenia no-code CRM builderów – kiedy warto rozważyć platformę low-code - 15 grudnia 2025
Jak New Castle Building Products odzyskała 100 000 dolarów z jednego reaktywowanego konta - 4 grudnia 2025

Wybór systemu IT, takiego jak CRM czy platforma do zarządzania procesami, to jedna z ważniejszych decyzji biznesowych w organizacji. Często jednak nie opiera się ona na twardych danych, lecz na intuicji, subiektywnych odczuciach lub presji czasu. W efekcie firmy ponoszą ryzyko inwestycji w rozwiązanie, które nie przynosi oczekiwanej wartości. Rolą Project Managera jest więc nie tylko koordynacja procesu wyboru, lecz także umiejętne “sprzedanie” swojej rekomendacji Zarządowi – w oparciu o fakty, liczby i konkretne korzyści.

Decyzje oparte na danych, nie na emocjach

Wielu menedżerów przyznaje, że wybór systemu bywa intuicyjny – pod wpływem pierwszego wrażenia z prezentacji, opinii znajomej firmy albo dobrej relacji z handlowcem. Tymczasem skuteczny proces decyzyjny powinien być udokumentowany, porównywalny i oparty na mierzalnych kryteriach.

Intuicja ma znaczenie, ale nie może zastępować strukturalnej analizy. Brak obiektywnego uzasadnienia prowadzi do trudności we wdrożeniu, braku akceptacji użytkowników i dodatkowych kosztów po stronie organizacji.

Project Manager jako doradca i tłumacz

Project Manager (PM) znajduje się pomiędzy dwoma światami: zespołem operacyjnym, który zna potrzeby organizacji, oraz Zarządem, który wymaga jasnych argumentów finansowych. To od PM-a zależy, czy decyzja o wyborze systemu zostanie przedstawiona w sposób spójny, rzeczowy i zrozumiały dla każdego interesariusza.

Skuteczny PM nie ogranicza się do porównania funkcjonalności. Przygotowuje argumentację w formie mini case study: określa cele projektu, porównuje potencjalne rezultaty i opisuje ryzyka. Takie podejście nadaje rekomendacji biznesowy ciężar i umożliwia Zarządowi ocenę inwestycji w konkretnych liczbach, a nie w emocjach.

Jak przygotować mocne argumenty

Przed opracowaniem rekomendacji warto przeprowadzić serię analiz:

Porównanie ofert dostawców – funkcjonalność, architektura, model licencjonowania, możliwość rozwoju
Analiza fit-gap – czyli dopasowanie systemu do rzeczywistości procesów firmy
Włączenie użytkowników kluczowych – opinie działów sprzedaży, marketingu czy serwisu często wskazują aspekty niewidoczne na poziomie ogólnym
Twarde dane finansowe – szacowane ROI, całkowity koszt posiadania (TCO), potencjalne oszczędności czasu operacyjnego

Dzięki temu PM może przedstawić Zarządowi nie tylko informację “co” system potrafi, ale przede wszystkim “dlaczego” jest właściwym wyborem w kontekście strategii organizacji.

Struktura skutecznej prezentacji dla Zarządu

Dobrze przygotowana prezentacja powinna opowiadać historię:

Zdefiniowanie problemu biznesowego lub ograniczenia obecnego rozwiązania.
Przedstawienie alternatyw i kryteriów ich oceny.
Rekomendacja na podstawie danych – np. skrócenie cyklu sprzedaży, redukcja błędów w raportowaniu, zwiększenie efektywności czasu pracy.
Ocena ryzyk i plan minimalizacji

Taki układ pozwala Zarządowi zrozumieć pełny kontekst decyzji oraz zaufać przygotowanej rekomendacji.

Studium przypadku – jak to działa w praktyce

Jedna z firm handlowych, z którą współpracowaliśmy, stanęła przed wyborem nowego systemu CRM. Project Manager zebrał dane od czterech dostawców porównał je w macierzy oceny i przygotował analizę wpływu na KPI w dziale sprzedaży.

Prezentacja dla Zarządu nie koncentrowała się na funkcjach. Pokazywała za to, że wdrożenie konkretnego systemu może przełożyć się na wzrost liczby zamkniętych o 15% i zredukować czas pozyskania klienta o 20%. Rekomendacja poparta dowodami pozwoliła podjąć decyzję w ciągu jednego spotkania.

Wspólna praca PM-a i dostawcy

Dobry dostawca nie tylko sprzedaje oprogramowanie, ale wspiera PM-a w procesie przygotowania merytorycznej argumentacji. Dostarcza jasne kalkulacje kosztów, dane wdrożeniowe z podobnych projektów oraz studia przypadków. Taka współpraca buduje zaufanie i znacząco ułatwia prezentowanie rozwiązań przed Zarządem.

Podsumowanie

Rekomendacja systemu nie powinna być dziełem przypadku. Dobry Project Manager potrafi ustrukturyzować proces, zebrać wiarygodne dane i przekuć je w argumenty, które przemawiają do Zarządu – nie emocjonalnie, lecz merytorycznie. Decyzje oparte na faktach minimalizują ryzyko i zwiększają szanse, że inwestycja w system IT rzeczywiście wesprze rozwój firmy.