- Jak poukładać procesy w firmie? Historia pewnego błędu, wnioski na przyszłość, zmiany na lepsze - 20 marca 2025
- Alternatywa dla Salesforce, Hubspot & Microsoft? Czy potrzebujesz zmiany dostawcy IT w 2025 roku? - 12 marca 2025
- Uzależnienie od jednego dostawcy IT – błąd, który może kosztować fortunę - 10 marca 2025
W niniejszym artykule pokazuję wartość, która wypływa z usług profesjonalnego doradztwa biznesowego. Wiedzę na ten temat zdobyłem, prowadząc eVolpe i pomagając innym firmom podnosić efektywność wewnętrznych procesów. Najczęściej przy zastosowaniu skrojonego na miarę oprogramowania CRM/CX. Moją receptę opieram na ponad 15 latach doświadczeń: kilku błędach (o których za moment) oraz licznych sukcesach i referencjach od znanych światowych i polskich marek.
Odkryjmy razem kilka prostych chwytów na porządek w firmowych procesach.
Zapraszam.
Historia pewnego błędu z wczesnych lat działalności eVolpe…
Jestem przekonany, że w obliczu rosnących kosztów, zmiennych warunków rynkowych i coraz bardziej wymagających klientów, codziennie mierzysz się z wyzwaniem utrzymania rentowności. Być może zastanawiasz się, dlaczego mimo ciężkiej pracy całego zespołu, wyniki finansowe nie są tak dobre, jak mogłyby być…
Odpowiedź często kryje się w nieefektywnych procesach biznesowych, które systematycznie uszczuplają potencjalne zyski. Szczególnie istotny jest tutaj proces sprzedaży, który stanowi krwiobieg każdego biznesu – to od niego zależy, czy firma będzie generować przychody na oczekiwanym poziomie.
Przyznaję, że ja również popełniłem kiedyś na tym polu kilka pomyłek. Jeżeli uważasz, że dobrze jest uczyć się na cudzych błędach, być może zainteresuje Cię historia z wczesnych lat działalności eVolpe.
W artykule i nagraniu poniżej opowiadam:
Włącz ten filmik
od 1h 25min a usłyszysz, jakie błędy popełniłem we wczesnych latach działalności eVolpe. O sprawie opowiedziałem w trakcie wykładu ze studentami na poznańskim Uniwersytecie Ekonomicznym.
*Z opowiedzianą tutaj historią prawdopodobnie bardziej zidentyfikują się osoby z firm usługowych i technologicznych. Jeśli prowadzisz biznes innego typu, weź pod uwagę, że mój przypadek może nie odzwierciedlać Twojego świata w 100%.
Sytuacja wyjściowa: Dużo optymizmu, zero planu
Historia każdej odnoszącej sukcesy firmy pełna jest nie tylko osiągnięć, ale również porażek i wyciągniętych lekcji. W eVolpe również przeszliśmy przez trudne momenty, które ostatecznie ukształtowały nasze obecne podejście do zarządzania procesami biznesowymi.
W początkowych latach działalności znajdowaliśmy się na fali wznoszącej. Rosnąca liczba klientów, coraz więcej projektów i optymistyczne prognozy na przyszłość skłoniły nas do podjęcia decyzji o znaczącym rozszerzeniu zespołu. W stosunkowo krótkim czasie zatrudniliśmy wielu nowych specjalistów, przygotowując się do obsługi przewidywanego napływu projektów.
Uczciwie przyznam, że zabrakło w tym jednak strategii. Nie opracowaliśmy planu awaryjnego ani koncepcji zarządzania ewentualnymi przestojami. Brak było również odpowiednio zdefiniowanego procesu sprzedażowego, który zapewniłby stały napływ nowych klientów. Po prostu zaufaliśmy, że skoro jest dobrze, to może być już tylko lepiej…
Kryzys: Przestój i jego konsekwencje
Jak możesz się domyślać, rzeczywistość szybko zweryfikowała nasze optymistyczne założenia. Firma nieoczekiwanie stanęła w obliczu znaczącego przestoju. Sytuacja, w której się znaleźliśmy, ujawniła wtedy dwa kluczowe błędy w naszym działaniu:
Błąd nr 1: Nieumiejętne zarządzanie przestojami
Po pierwsze: nie opracowaliśmy strategii na wypadek okresów zmniejszonej aktywności projektowej. Brak było procedur określających:
Co więcej, nie istniał plan finansowy uwzględniający okresy niższych przychodów przy jednoczesnym utrzymaniu kosztów stałych (związanych z rozbudowanym zespołem).
Jak możesz się domyślać, podejście „skrajnego optymizmu” okazało się dla mnie dość kosztownym błędem, który postawił firmę w trudnej sytuacji finansowej.
Szczęśliwie ostatecznie udało nam się „wyjść na prostą” i co najistotniejsze: wyciągnąć wnioski na przyszłość. Z pewnymi skutkami tego, nazwijmy to: „błędu młodości”, borykaliśmy się jednak jeszcze przez jakiś czas.
Błąd nr 2: Brak opracowanego procesu sprzedażowego
Równolegle ujawnił się drugi fundamentalny problem – brak ustrukturyzowanego procesu sprzedaży. Muszę przyznać, że na start-upowym etapie naszej historii, działaliśmy dość reaktywnie, odpowiadając na pojawiające się zapytania, ale zapominając o perspektywie Customer Journey.
Brakowało zrozumienia, przez jakie etapy przechodzi klient w procesie zakupowym i jak my powinniśmy na to reagować. W efekcie nie mieliśmy też jasno określonych punktów kontaktu, szablonów treści dostosowanych do różnych etapów decyzyjnych czy systematycznego podejścia do nurturingu leadów.
Jak na ekipę przyzwyczajoną do Scruma przystało, konkretne kroki naprawcze zrealizowaliśmy etapami. Patrząc wstecz, jestem zadowolony, zarówno z tempa jak i efektu podjętych wtedy działań. Bez wątpienia przyniosły one pozytywny skutek dla kondycji mojego biznesu. Lekcja, którą wówczas odebrałem, polega jednak na tym, by cały czas przyglądać się, jak wygląda rzeczywistość po stronie klienta. Skoro to on przynosi pieniądze do firmy, nie ma najmniejszego sensu, by go w tym wszystkim pomijać.
Transformacja sposobu działania w eVolpe
Świadomość problemu to sporo, ale z całą pewnością nie wystarczy, by uratować sytuację. Żeby raz na zawsze uporać się z błędami młodości, natychmiast wdrożyliśmy następujące rozwiązania:
Opracowanie kompleksowego procesu sprzedażowego
Zainwestowaliśmy czas i zasoby w stworzenie szczegółowego procesu sprzedaży, który uwzględniał perspektywę klienta. Zdefiniowaliśmy poszczególne etapy cyklu zakupowego klienta i opracowaliśmy odpowiadające im działania ze strony zespołu sprzedażowego.
Dla każdego etapu określiliśmy:
Strategia zarządzania przestojami
Opracowaliśmy kompleksowy plan zarządzania okresami zmniejszonej aktywności projektowej, który obejmował:
Aktualizacja i rozbudowa systemu CRM oraz wdrożenie innych narzędzi analitycznych
Zainwestowaliśmy w profesjonalne oprogramowanie do automatyzacji sprzedaży, które wsparło:
W naszym przypadku doskonale sprawdziło się zintegrowanie środowisk: SugarCRM, Mautic, Alfresco, Metabase, MintHCM, Redmine i Rocket.Chat.
Znaczenie dobrze ułożonych procesów
Powiedziałem już że proces sprzedaży jest niczym krwioobieg działającego biznesu. Można tak stwierdzić, ponieważ bez stałego dopływu klientów nawet najlepszy produkt czy usługa nie przełożą się na płynność finansową firmy.
Podobnie zresztą pozostałe biznesowe workflows.
Nieuporządkowane procesy wewnętrzne prowadzą do marnowania zasobów, wydłużania czasu realizacji i ostatecznie – utraty przewagi konkurencyjnej.
Badania konsekwentnie pokazują, że organizacje z dobrze zdefiniowanymi i zarządzanymi procesami osiągają znacznie lepsze wyniki finansowe. Tymczasem…
Czy wiesz, że…
81% zespołów sprzedażowych nigdy nie poświęca czasu na przeglądanie lub poprawianie swoich procesów.
Źródło: notta.ai
Dlaczego warto poukładać firmowe procesy?
Po pierwsze, ustandaryzowane procesy wewnętrzne zapewniają powtarzalność realizowanych działań. W efekcie da się też wtedy skuteczniej prognozować ich wyniki. Dzięki temu możesz lepiej planować działania firmy i podejmować bardziej świadome decyzje strategiczne.
Po drugie, uporządkowany proces sprzedaży znacząco zwiększa efektywność zespołu. Handlowcy nareszcie wtedy wiedzą, jakie działania powinni podejmować na poszczególnych etapach cyklu sprzedaży, co eliminuje zgadywanie i improwizację. Przekłada się to też na skrócenie cyklu sprzedaży i zwiększenie współczynnika konwersji.
Po trzecie, zdefiniowany proces biznesowy umożliwia identyfikację „wąskich gardeł” oraz obszarów wymagających poprawy. Dzięki monitorowaniu poszczególnych kroków można szybko wykryć, gdzie potencjalni klienci „wypadają” z lejka sprzedażowego, albo kiedy rzeczywiście warto dotrudnić nowych specjalistów.
Najczęstsze błędy w firmowych procesach
Konsekwencje chaotycznego procesu sprzedaży
Brak uporządkowanego procesu sprzedaży prowadzi do szeregu negatywnych konsekwencji:
Business Consulting: Czy warto szukać pomocy z zewnątrz?
Nie wszystkiemu da się zaradzić samodzielnie. Gdy utkniesz w rutynie, a zespół zamiast się rozwijać – kręci się w kółko, warto zasięgnąć opinii z zewnątrz.
Pomóc może profesjonalne doradztwo – tzw. Business Consulting, czyli usługa polegająca na:
Dlaczego warto się nad tym pochylić?
Zmiany potrzebne w firmie często są po prostu zbyt złożone, aby można je było przeprowadzić samodzielnie – szczególnie wtedy, gdy w grę wchodzi restrukturyzacja procesów, zmiana sposobu zarządzania czy wdrożenie nowych narzędzi IT.
W takich przypadkach zewnętrzny konsultant staje się partnerem, który wnosi świeże spojrzenie, specjalistyczną wiedzę i doświadczenie, pomagając nie tylko dostrzec ukryte problemy, ale także zaproponować i wdrożyć praktyczne rozwiązania.
Analiza biznesowa jako fundament zmian na lepsze
Każda dobra zmiana zaczyna się od zrozumienia obecnego stanu rzeczy. Dlatego kluczowym elementem usług Business Consulting jest analiza biznesowa.
To moment, w którym przyglądasz się swojej firmie z bliska – z pomocą kogoś, kto wie, na co konkretnie patrzeć. Analiza obejmuje całość funkcjonowania organizacji: strukturę zespołów, procesy operacyjne, sposób obsługi klienta i wykorzystanie narzędzi technologicznych. Jej celem jest odkrycie obszarów, które wymagają poprawy, oraz tych, które warto wzmacniać, bo mogą stanowić Twoją przewagę konkurencyjną.
Z pomocą doświadczonego analityka będziesz w stanie zidentyfikować na przykład, dlaczego tracisz klientów na wczesnych etapach sprzedaży. Być może chodzi tu o brak materiałów edukacyjnych, może o zbyt długi czas reakcji, a może o chaotyczny onboarding. Bez jasnego obrazu sytuacji – trudno o trafne decyzje.
Nieprecyzyjne zmiany, wdrażane „na czuja”, często prowadzą tylko do pogłębienia problemu. Dopiero konkretna diagnoza pozwala działać celnie i z wyczuciem.
Projekt zmiany
Po zakończeniu analizy, doradcy pomagają w opracowaniu szczegółowego planu zmian – takiego, który uwzględnia nie tylko to, co trzeba zrobić, ale też: jak, kiedy i z kim.
Plan ten powinien być dostosowany do realiów Twojej organizacji, jej kultury, zasobów i długoterminowych celów. Dobry konsultant nie narzuca gotowych schematów, ale pomaga wypracować rozwiązania w dialogu – w oparciu o najlepsze praktyki rynkowe i specyfikę Twojego biznesu.
To, co wcześniej wydawało się skomplikowane lub wręcz niemożliwe, dzięki takiej współpracy zaczyna być zrozumiałe i – co najważniejsze – wykonalne.
Nie tylko dla firm „z problemami”
Warto przy tym pamiętać, że Business Consulting to nie tylko „koło ratunkowe” dla firm w kryzysie. Imponującą wartość wnosi także w organizacjach, które działają dobrze – ale chcą działać jeszcze lepiej.
Zewnętrzny ekspert pomaga im usystematyzować działania, odkryć przestrzeń do dalszej optymalizacji, wyprzedzić konkurencję i utrzymać tempo rozwoju.
W tym sensie konsulting to nie koszt, lecz inwestycja – taka, która może się zwrócić wielokrotnie poprzez lepsze wykorzystanie zasobów, skrócenie cykli sprzedażowych czy zwiększenie skuteczności działań marketingowych.
Wdrożenie rozwiązań
Idealna sytuacja to taka, w której firma konsultingowa nie kończy pracy na etapie diagnozy i planowania, ale przechodzi z Tobą cały proces aż po wdrożenie.
Jeśli Twoim celem jest automatyzacja działań, integracja wielu narzędzi lub budowa nowego systemu CRM – warto współpracować z partnerem, który oferuje nie tylko doradztwo, ale również kompetencje technologiczne.
Dzięki temu zyskujesz nie tylko plan, ale i realną zmianę. Sprawną, skuteczną i zgodną z założeniami. A to ostatecznie przekłada się na większą efektywność, lepsze wyniki i stabilny rozwój.
Wskazówka na koniec
Moja rada? Myśl o biznesie, jak o żywym organizmie. Krwiobiegiem w tej metaforze jest Twój proces sprzedaży. Prawidłowo poprowadzony wspiera Wasz zrównoważony rozwój. Pełen niedrożności – prowadzi do poważnego zawału rentowności.
Dobrze wiem, o czym mówię – bo sam kiedyś próbowałem działać bez planu i boleśnie odczułem skutki takiego podejścia. Na szczęście dzięki szybkiej reakcji i zastosowaniu odpowiednich narzędzi – jesteśmy z całym zespołem eVolpe tu, gdzie dzisiaj.
Dlatego: jeśli czujesz, że Twoja firma mogłaby działać sprawniej – nie ignoruj tej intuicji. Wystarczy kilka trafnych zmian, by na nowo odzyskać kontrolę nad biznesem, podnieść efektywność zespołu i poczuć satysfakcję z codziennej pracy.
Nie zawsze trzeba też dążyć do całkowitej rewolucji. W większości przypadków wystarczy dobrze przeprowadzona analiza, świeże spojrzenie z zewnątrz i konkretna strategia wdrożeniowa.
Ostatecznie chodzi przecież o to, by Twoja firma nie tylko przetrwała, ale i rosła w siłę. Świadomie, konsekwentnie i z poczuciem, że zmierzacie we właściwym kierunku.
Trzymam kciuki za Twoją drogę. Daj znać, jeżeli chcesz, by pomóc Ci ją przebyć.
Umów konsultację z ekspertem wdrożeniowym eVolpe
Wybierz dogodny dla siebie termin.
- Jak poukładać procesy w firmie? Historia pewnego błędu, wnioski na przyszłość, zmiany na lepsze - 20 marca 2025
- Alternatywa dla Salesforce, Hubspot & Microsoft? Czy potrzebujesz zmiany dostawcy IT w 2025 roku? - 12 marca 2025
- Uzależnienie od jednego dostawcy IT – błąd, który może kosztować fortunę - 10 marca 2025
