EDI jako wsparcie dla systemów CRM

CRM
Anna Łakoma
Latest posts by Anna Łakoma (see all)

O tym czym jest CRM i jakie korzyści wynikają z jego wdrożenia w organizacji, pisaliśmy już na naszym blogu wielokrotnie. Niewyczerpanym tematem jest jednak analiza korzyści wynikających z integracji CRM z innymi rozwiązaniami niepowiązanymi bezpośrednio z procesami sprzedażowymi. Na co dzień obracając się w branży IT spotykamy się z wieloma rodzajami systemów informatycznych – EDI, ERP, MES, CMS, APS itd., lecz czy mogą one mieć realny wpływ na procesy biznesowe zachodzące w obszarze sprzedaży i ich efektywność? Czy warto pokusić się o integrację systemu CRM, choćby częściową, z niektórymi z nich?

W dzisiejszym artykule postaram się odpowiedzieć na pytanie, czy i ewentualnie jakie korzyści można osiągnąć integrując system CRM z EDI.

Electronic Data Interchange – elektroniczna wymiana danych

Spróbujmy na wstępie zastanowić się nad tym czym w zasadzie jest EDI? W dosłownym tłumaczeniu z języka angielskiego EDI czyli Electronic Data Interchange oznacza Elektroniczną wymianę danych. Wymiana ta obejmuje dane transakcyjne przedsiębiorstw, które są przesyłane pomiędzy systemami informatycznymi współpracujących ze sobą podmiotów. Nośnikiem informacji są komunikaty utworzone w odpowiednich formatach określanych przez standardy EDI (np. EDIFACT czy Odette). Komunikaty są technicznym odpowiednikiem danej transakcji biznesowej np. złożeniem zamówienia, wysłaniem faktury itp.

Głównym założeniem EDI jest wyeliminowanie pracy człowieka w powtarzalnych procesach tak, aby zminimalizować ryzyko popełnianych błędów. Wprowadzona w to miejsce automatyzacja i eliminacja dokumentów papierowych ma powodować zwiększenie efektywności działań oraz przyspieszenie przepływu informacji, głównie z podmiotami zewnętrznymi, oraz oczywiście redukcję ponoszonych kosztów. EDI jest swojego rodzaju pomostem łączącym współpracujące ze sobą firmy wykorzystującym możliwości zarówno informatyki jak i telekomunikacji.

Badania przeprowadzone wśród firm, u których jest wdrożone rozwiązanie EDI dowiodły, iż jest ono głównie wykorzystywane przy dużych kontraktach, zazwyczaj kluczowych dla przedsiębiorstwa. Monitorowanie procesów i wiedza o tym czy ich realizacja przebiega bez problemów i na czas jest niezbędna dla podtrzymywania dalszych relacji oraz otrzymywania zleceń na kolejne kontrakty – dlatego dostęp do tych informacji i analiza danych spływających z EDI może być niezwykle istotna z punktu widzenia opiekuna handlowego klienta oraz całego przedsiębiorstwa.

Integracja EDI i innych systemów

EDI w większości przypadków jest zintegrowane z systemami ERP, w których są przetwarzane i zarządzane dane operacyjne. Mogą one jednak nie mieć odpowiednio rozwiniętych narzędzi analitycznych oraz systemów powiadomień umożliwiających szybką reakcję w sytuacjach kryzysowych. Tutaj z odpowiedzią mogą nam przyjść systemy CRM, których jednym z głównych zadań jest opisywanie zachodzących zjawisk. Dzięki bardziej zaawansowanym narzędziom analitycznym, możliwości graficznej prezentacji danych bardziej przyjaznej dla użytkowników czy możliwości zdefiniowania zaawansowanych mechanizmów workflow są w stanie pomóc z agregacją i odpowiednią interpretacją zgromadzonych danych.

Korzyści wykorzystania narzędzia EDI

Wracając do pytania postawionego na wstępie, czy organizacja może osiągnąć wymierne korzyści, łącząc system CRM z innymi elementami infrastruktury informatycznej? A co za tym idzie czy można osiągnąć korzyści z integracji EDI z CRM? Otóż można i to całkiem spore. Systemy klasy CRM mogą stanowić pomost pomiędzy techniczną platformą EDI a pracownikami czerpiącymi wiedzę do pracy z systemów. Zadaniem systemu CRM zintegrowanego z tego typu rozwiązaniem jest interpretacja otrzymanych danych oraz przedstawienie ich użytkownikom w czytelny sposób, pozwalający na łatwiejsze zrozumienie zachodzących procesów oraz wyciągnięcie wniosków. Przykładem takich działań może być np. badanie terminowości i kompletności dostaw, szybki wgląd w reklamacje przesłane przez klienta czy dostęp do danych finansowych dotyczących płatności za faktury, co może przełożyć się na odpowiedni sposób kontaktowania się z klientem.

Niewątpliwym atutem może być to, że pozyskanie danych odbywa się w sposób automatyczny — bez udziału użytkowników — dzięki czemu proces nie wymaga dodatkowej pracochłonności. Przy odpowiednio zdefiniowanej integracji oraz poprzez odpowiednie przygotowanie systemu CRM dane pochodzące z EDI mogą być cennym źródłem informacji. Suche dane z EDI za pomocą CRM są tłumaczone na język zrozumiały dla użytkownika, oraz mogą być dla niego cenną i niezastąpioną wiedzą podczas podtrzymywania relacji z obecnymi klientami jak i w walce o nowe kontrakty.

Anna Łakoma
Latest posts by Anna Łakoma (see all)

Powiązane artykuły

Scroll to Top