Jeszcze nie tak dawno, bo zaledwie w maju tego roku, było bardzo głośno na temat bezpieczeństwa przechowywania danych osobowych. Wszystko za sprawą nowego unijnego rozporządzenia. My pisaliśmy na ten temat na przykład w artykule „Systemy Open Source a RODO”. Przy okazji wzmożonego zainteresowania kwestią ochrony informacji wiele firm reklamowało swoje produkty i usługi, zapewniając o ich zgodności z przepisami. Furorę na portalu LinkedIn zrobił bilbord promujący zgodne z RODO szafki biurowe! Wielu osobom wydało się to niezwykle zabawne. Twórcy reklamy trafili jednak w sedno, jeżeli chodzi o potrzebę zabezpieczenia dostępu do dokumentacji w polskich przedsiębiorstwach. Niestety nadal standardem jest robienie kopii papierowych w zasadzie wszystkich produkowanych pism i arkuszy. Zastanówmy się teraz czy w dobie RODO jesteśmy skazani na ciężkie metalowe meble zamykane na szyfr?
Czy wiesz, że…
Z problemem nieefektywnego przetwarzania dokumentów zmaga się aż 42% przedsiębiorstw.
70% respondentów uskarża się na zbyt długi czas potrzebny na wyszukiwanie konkretnych treści.
Częstym przypadkiem jest również zaginięcie rozpowszechnianych w formie papierowej materiałów – według szacunków może to dotyczyć nawet 7,5% wszystkich przetwarzanych w przedsiębiorstwach dokumentów.
AIIM (Association for Information and Image Management)
Odpowiedź na pytanie o przyszłość papierowych kartotek nasuwa się sama. W dobie wszechobecnej technologii kwestia przepastnych archiwów prędzej czy później zostanie rozwiązana. Przyzwyczailiśmy się już do elektronicznych faktur w relacjach B2C. Dlaczego zatem w obiegu B2B nadal nalegamy na papierową wersję każdego dokumentu? Wiąże się to chyba z poczuciem, iż zaświadczenie z pieczątką zabezpiecza nas bardziej niż jego elektroniczna wersja.
Istnieją co prawda dokumenty, które najlepiej przechowywać w oryginale wraz z odręcznymi podpisami. Wybór skan czy kopia papierowa powinien jednak być prosty. Nie ma potrzeby drukowania faktury, a nawet umowy w 3 papierowych egzemplarzach (w niektórych firmach robi się ich jeszcze więcej). Zapis elektronicznej wersji jest nie tylko o wiele prostszy w obsłudze, ale oszczędza również czas pracowników i cenną przestrzeń biurową. Obawa przed atakiem hakerskim czy po prostu utratą kontroli nad wersjonowaniem katalogów stanowią główne przyczyny niechęci do obsługi współdzielonych e-plików. Co zatem zrobić, aby w cyfrowym archiwum zachować porządek i nie ryzykować utratą historii dokumentów w przypadku awarii? Jak skorzystać z przewagi dotyczącej zaoszczędzonego miejsca i czasu? Nasza odpowiedź: dobry system klasy ECM/DMS!
Do czego służą systemy klasy ECM/DMS?
Czym są systemy ECM/DMS? Różnica między tymi dwiema klasami jest bardzo nieznaczna. W obu przypadkach chodzi o zarządzanie obiegiem dokumentów. Enterprise Content Management oraz Document Management System to nic innego jak platformy służące organizacji elektronicznego archiwum. Naszym klientom proponujemy rozwiązanie Open Source o nazwie Alfresco, które posiada szereg mechanizmów inteligentnej klasyfikacji, archiwizacji oraz przetwarzania danych. Można je również dostosować do indywidualnych wymagań konkretnej organizacji. W ten sposób możliwe jest zarówno odtworzenie istniejącego obiegu w formie elektronicznej, tudzież usprawnienie go w miejscach, gdzie tradycyjna metoda nie daje zadowalających efektów.
Zalety systemów klasy ECM/DMS
Wdrożenie systemu klasy ECM/DMS sprzyja:
Oszczędność miejsca i czasu
Wdrożenie systemu takiego jak Alfresco oznacza digitalizację większości procesów zachodzących w firmie, czyli po prostu rezygnację z niezbędnego do tej pory papieru. Tym samym firma pozbywa się znacznej części koniecznego wcześniej miejsca magazynowego. Oszczędność dotyczy także czasu potrzebnego na przeszukiwanie archiwum. Zamiast przerzucać zakurzone teczki, wystarczy użyć dostępnej w systemie wyszukiwarki. Kilka kliknięć myszką i właściwy dokument pojawia się na ekranie Twojego komputera.
Wzrost wydajności operacyjnej i kontrola nad wersjonowaniem dokumentów
Elektroniczna archiwizacja danych przekłada się również na większą wydajność operacyjną zatrudnionych w firmie osób. Pracownik, który ze względu na zajmowane w firmie stanowisko otrzymał właściwe uprawnienia systemowe, może dokonywać zmian w zasobach przedsiębiorstwa. Zachowana jest przy tym przejrzystość śledzenia wcześniejszych wersji i powrotu do widoku dokumentu przed zmianami. Ryzyko zniszczenia dokumentu, na którym naniesiono nieodwracalne, a niepotrzebne adnotacje, spada tym samym do zera.
Oszczędność pieniędzy
Rozwiązanie ECM nie wymaga zakupu nowego sprzętu – wystarczą dotychczas wykorzystywane urządzenia (komputer, laptop, telefon, tablet itp.) oraz połączenie z Internetem. Oferowany przez eVolpe system Alfresco dostępny jest z poziomu przeglądarki, a zatem może być wykorzystywany także przez pracowników znajdujących się w delegacji lub pracujących zdalnie, poza główną siedzibą firmy. O ile dość trudnym i angażującym przynajmniej dwie osoby zadaniem jest pozyskanie kopii papierowego dokumentu, dostęp do elektronicznej wersji zasobów, dzięki systemom klasy ECM/DMS jest nieograniczony.
Jeżeli Twoja firma nie posiada własnej infrastruktury serwerowej, gdzie mógłby zostać zainstalowany system – istnieje możliwość skorzystania z usług hostingowych eVolpe. W tym przypadku do listy oszczędności należy dodać obsługę i konserwację serwerów.
Bezpieczeństwo Twojego know-how oraz danych osobowych klientów
Wartość dodaną w przypadku korzystania z elektronicznego obiegu dokumentów stanowi bezpieczeństwo przechowywanej wiedzy. W przypadku utraty papierowej dokumentacji (np. wskutek pożaru czy powodzi) jej odzyskanie jest praktycznie niemożliwe. Korzystając z systemu klasy ECM/DMS można w prosty sposób przywrócić pozornie utracone wersje. Zabezpieczonej jest nie tylko know-how firmy, ale również dane osobowe klientów. Należy przecież o nie szczególnie dbać po wejściu w życie Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO)! Dodatkowo rozwiązanie ECM wyposażone jest w kompleksowe ścieżki audytu i proaktywne techniki raportowania, które mogą być wykorzystane do śledzenia podejrzanych zachowań, takich jak niestandardowe schematy korzystania, bądź logowanie po godzinach.
Integracja systemów CRM oraz ECM/DMS
Dobrym pomysłem jest zintegrowanie elektronicznego obiegu dokumentów z oprogramowaniem CRM, wykorzystywanym do zarządzania relacjami z klientami przedsiębiorstwa. Sprzyja to zachowaniu porządku i kontekstowości przechowywanych dokumentów. Możliwość uwidocznienia treści umowy bezpośrednio w rekordzie konkretnego kontrahenta przyspiesza pracę zespołu sprzedażowego, który chciałby się odnieść do wskazanych w niej ustaleń. Jest to tylko jeden z przykładów. W podobny sposób można obracać fakturami, referencjami, wnioskami reklamacyjnymi itd. Kiedy zacznie się w ten sposób pracować, trudno wyobrazić sobie powrót do standardowej obsługi systemu takiego jak Alfresco, a co dopiero papierowej dokumentacji firmowej.
We współpracy z eVolpe możesz nie tylko wdrożyć oprogramowanie ECM/DMS i CRM jako dwa osobne byty, ale również zapewnić ich wzajemną harmonię. Jeżeli już posługujesz się oprogramowaniem z naszej gamy produktów, wystarczy, że pobierzesz paczkę integracyjną dostępną w sklepie internetowym: https://evolpe.shop/category/integrators/.
Porozmawiaj z nami o Alfresco w Twojej firmie!
Skontaktujemy się z Tobą w ciągu 24 godzin.
