fbpx
 

System CRM – Czy warto?

System CRM – Czy warto?

Sławomir Wnuk
Ostatnie artykuły autora: Sławomir Wnuk (zobacz wszystkie)

Czytasz o tym, że każda nowoczesna firma potrzebuje systemu CRM? Słyszysz od znajomych o wdrożeniach przeprowadzonych w przedsiębiorstwach, w których pracują? Odczuwasz potrzebę usprawnienia procesu sprzedaży? Chciałbyś zainicjować zmianę także u Was w zespole, ale wszędzie napotykasz przeszkody? Pomyślałem, że przyda Ci się kilka argumentów, które pomogą w rozmowie z decydentami.

A teraz lista wątpliwości, które najczęściej zgłaszają moi klienci i to, jak zwykłem na nie reagować.

#1 Teraz nas na to nie stać

Moja odpowiedź: CO TANIE TO DROGIE

Argument pieniędzy jest chyba najtrudniejszy do obalenia. Jeżeli kogoś nie stać na system to go po prostu nie stać. Co więcej możesz zrobić?

Po pierwsze, dopytaj o kontekst. Samo hasło „nie stać nas” to za mało, żeby Cię zniechęcić. Z każdym dostawcą możesz przecież negocjować! Ceny przedstawione w oficjalnych cennikach mogą ulec zmianie w zależności od pozostałych warunków umowy.

Poza tym istnieją systemy, które działają pod postacią Minimum Viable Product (MVP), czyli rozwiązania z podstawnymi, niezbędnymi funkcjami CRM. Chociaż Wasze potrzeby są rozbudowane, to najpewniej opłaca się pozyskać system, który odpowiada na tylko niektóre z nich (za mniejsze pieniądze).

Właśnie w ten sposób działa oprogramowanie Open Source – możesz je dopasować do indywidualnych wymagań. Nie ma też najmniejszych przeszkód, żeby przez jakiś czas korzystać z wersji standardowej albo takiej z niewielkimi przeróbkami, które dotyczyły wyłącznie najważniejszych obszarów. Za parę miesięcy rozbudujecie swój system na podstawie dodatkowego zlecenia. Do tego czasu nauczycie się obsługi i skorzystacie z podstawowych mechanizmów, które tylko pomogą maksymalizować zyski. Mówiąc wprost: MVP systemu CRM pomoże Ci zarobić na wersję Premium.

Jest jeszcze jeden scenariusz. Być może myślicie, że Was na coś nie stać, bo rozważacie oprogramowanie, które wiąże się z dodatkowymi opłatami uzależnionymi od wykorzystywanej przestrzeni dyskowej, wywołań API, czy innych nieprzewidzianych czynników. Zanim zdeklasujecie pomysł pozyskania systemu CRM jako takiego – sprawdźcie, czy istnieje produkt o bardziej przewidywalnym cenniku. Zapewniam, że tak!

#2 Nasi pracownicy nie znajdą czasu na dodatkowy obowiązek

Moja odpowiedź: CZAS TO PIENIĄDZ

System CRM może się wydawać skomplikowany, zwłaszcza jeżeli oceniasz jego funkcjonalność na podstawie standardowego DEMO, gdzie włączono wszystkie możliwe opcje. Obsługa aplikacji, której menu rozwija się „w nieskończoność” może przerażać. Nic dziwnego, jeśli macie poczucie, że uzupełnianie tego wszystkiego zajmie zdecydowaną większość dnia pracy.

Na szczęście nie tak to wygląda po wdrożeniu. Każdy użytkownik uzyskuje swobodę konfiguracji i ograniczenia ujawnionych funkcji do obszarów, które faktycznie go zajmują. Można to również zaprojektować przy pomocy ról i uprawnień.

Wbrew popularnej opinii, skrupulatne uzupełnianie systemu oszczędza Twój czas! Nie musisz już o wszystko pytać kolegów z zespołu i czekać na ich odpowiedź. Kontekst relacji z każdym klientem znajdziesz w odpowiednich zakładkach. Archiwizując korespondencję i tworząc notatki po rozmowach – zyskasz cenne minuty, które upływają na przeszukiwaniu skrzynek mailowych; także byłych pracowników (pod warunkiem, że zachowaliście do nich dostęp).

Nowoczesne rozwiązania CRM dostarczają także szeroki pakiet usprawnień Business Intelligence, które automatyzują np.: research wiedzy o kontrahentach w Internecie, tworzenie raportów czy wprowadzanie danych.

#3 Nasze aktualne sposoby działają i nie trzeba ich zmieniać

Moja odpowiedź: KTO NIE IDZIE NAPRZÓD TEN SIĘ COFA

Na pewno nie raz słyszałeś, że kto nie idzie naprzód ten się cofa. Tym bardziej w biznesie! Oczywiście strategię Customer Relationship Management można realizować przy pomocy wielu różnych narzędzi, nie tylko oprogramowania IT. Pisaliśmy o tym nie raz: „CRM to filozofia, która zakłada dbanie o dobrą kondycję relacji z klientem i stawianie jego potrzeb w centrum uwagi”. Można ją prowadzić na wiele różnych sposobów: z papierowym kalendarzem i notatnikiem w ręku, współdzielonym plikiem Excel,  a ostatecznie takim czy innym systemem CRM. Wybór należy do Ciebie. Pytanie brzmi: czy w 2020 roku możesz sobie jeszcze pozwolić na tkwienie w przeszłości? Konkurencja depcze Ci po piętach. Klienci oczekują wysokiego poziomu obsługi i krótkiego czasu reakcji. Najwyższy czas przerwać status quo i zainwestować w dalszy rozwój Twojego przedsiębiorstwa. System CRM Ci to nie tylko ułatwi, ale (odpowiednio dobrany i wdrożony) – wręcz zagwarantuje!

#4 Nie chcemy udostępniać naszych danych zewnętrznym podmiotom

Moja odpowiedź: NAJBARDZIEJ BOIMY SIĘ TEGO, CZEGO NIE ZNAMY

Obawa przed utratą kontroli nad posiadaną bazą danych jest jak najbardziej uzasadniona. Decydując się na system CRM powinieneś koniecznie rozważyć wszystkie możliwe opcje hostingu.

Jedną z wygodniejszych jest zainstalowanie systemu w chmurze producenta, otrzymujesz wtedy nieograniczony dostęp do wszystkich wydawanych na bieżąco usprawnień.

Umieszczenie systemu na prywatnych serwerach z pewnością uspokoi tych, którzy obawiają się udostępniania wiedzy na zewnątrz. Jeżeli działacie w sektorze publicznym może to być wymóg planowanego wdrożenia. W takim przypadku – ograniczcie swój research od razu do systemów CRM, które są dostępne On-Premise.

Nie odpowiada Ci się żadna z wymienionych opcji? Na szczęście jest trzecia droga – hosting dostarczany przez partnera wdrożeniowego. Wchodzisz wówczas w umowę z firmą wdrożeniową, która dostarcza także pozostałe usprawnienia. Producent traktuje to rozwiązanie jak zwykły On-Premise. Natomiast Ty nie musisz utrzymywać własnej serwerowni. Opłaty uzgodnione z partnerem wdrożeniowym najpewniej nie przekroczą kosztu narzucanego przez producenta, a raczej będą niższe.

Pozostaje kwestia obawy przed udostępnieniem danych na zewnątrz. Jeżeli jesteś w stanie samodzielnie zapewnić bezpieczeństwo bazy – wybierz klasyczny On-Premise. Jeśli działacie w branży innej niż Data Center – sugeruję jedną z dwóch opisanych opcji w chmurze. Mimo wszystko Twoje dane są bezpieczniejsze na serwerach organizacji, które się na tym znają. Uwierz mi, że jest wiele czynników, które należy przewidzieć myśląc o prywatnej infrastrukturze serwerowej.

Podsumowanie

NIE TAKI DIABEŁ STRASZNY JAK GO MALUJĄ

Przytoczyłem dzisiaj kilka wątpliwości, które zgłaszają moi klienci. Wśród nich dość często pojawiają się: temat pieniędzy, kwestia braku czasu, wątek przyzwyczajenia oraz niedoinformowania. Jeżeli dzisiaj to Ty próbujesz przekonać decydentów do pozyskania systemu CRM… mam nadzieję, że pomogłem znaleźć właściwe argumenty. Przy okazji liczę, że przywołane przysłowia pomogą Ci zapamiętać główne przesłanie. W razie potrzeby chętnie służę pomocą. Lepiej porozmawiać i dotrzeć do źródła problemu czy potrzeby zanim podejmiesz wiążącą decyzję.

Zapraszam również do wypełnienia quizu CRM Generator, który pomoże rozpoznać aktualne wymagania wobec systemu. Przy okazji poznasz archetyp użytkownika CRM, którym jesteś oraz propozycję oprogramowania dla Waszej organizacji.

Spotkałeś się z innymi obiekcjami dotyczącymi wdrożenia CRM? Daj znać, co jeszcze powinno trafić do artykułu.

Porozmawiajmy o usługach konsultingu i wdrożenia systemów CRM!

ZOSTAW WIADOMOŚĆ. ODEZWIEMY SIĘ W CIĄGU 24H

Sławomir Wnuk
Ostatnie artykuły autora: Sławomir Wnuk (zobacz wszystkie)