Przewodnik po integracji maili w CRM-ach

Integracja poczty elektronicznej z systemem CRM pozwala na automatyczne archiwizowanie wiadomości, synchronizację kalendarza oraz powiązanie korespondencji z kontaktami bez ręcznego przenoszenia danych. Takie rozwiązania usprawniają pracę zespołów sprzedażowych i obsługi klienta, zapewniając pełną historię komunikacji w jednym miejscu oraz ograniczając ryzyko utraty informacji.

Jakie są możliwości integracji maili z systemami CRM?

Sposobów na integrację systemów CRM z funkcjami, które ułatwiają archiwizację wiadomości e-mail, jest kilka. Istnieją też osobne paczki OOB, takie jak Sugar Connect lub integracje, które są tworzone przez programistów na potrzeby klienta.

Mechanizmy integracji:

Dobór odpowiedniego rozwiązania każdorazowo zależy od kilku czynników identyfikowanych na etapie analizy, do najważniejszych należą:

Co wybrać i jak do tego podejść? Najprostszą odpowiedzią jest rozmowa z analitykiem. To od warsztatów i poznania procesów oraz potrzeb firmy i zespołów zależy co analityk wdrożeniowy zaproponuje i uzna za najbardziej potrzebne lub odpowiednie dla rozwoju organizacji.

Jak to wygląda w systemach CRM?

Rozwiązania dostarczane przez producentów

Sugar Connect

Sugar Connect to rozszerzenie opracowane przez firmę SugarCRM, które umożliwiają bezpośrednią synchronizację poczty email, kalendarza i kontaktów między skrzynką mailową (np. Outlook lub Gmail) a systemem CRM. Jego głównym zadaniem jest ułatwienie codziennej pracy handlowców i konsultantów poprzez automatyczne powiązanie korespondencji z odpowiednimi rekordami w CRM, bez konieczności ręcznego kopiowania danych.

Sugar Connect działa w tle, integrując się z klientem poczty i udostępniając panel boczny, w którym użytkownik może przeglądać dane z CRM w czasie rzeczywistym. W momencie odbioru lub tworzenia wiadomości system rozpoznaje adres e-mail i automatycznie proponuje powiązanie z istniejącym kontaktem, kontrahentem. Dzięki temu cała historia komunikacji z klientem trafia bezpośrednio do CRM, zapewniając zespołowi pełen kontekst działań i ułatwiając analizę relacji biznesowych.

Funkcjonalność archiwizacji wiadomości w Sugar Connect pozwala zachować porządek w bazie danych oraz znacząco ogranicza ryzyko utraty informacji w momencie rotacji pracowników. E-maile mogą być zapisywane wraz z załącznikami i przypisane do odpowiednich rekordów, a wszystkie dane pozostają zgodne ze strukturą CRM. Dodatkowo Sugar Connect wspiera dwukierunkową synchronizację kalendarza i kontaktów, dzięki czemu użytkownicy mają zawsze dostęp do aktualnych informacji – niezależnie od tego, czy pracują z poziomu CRM, czy skrzynki pocztowej.

Funkcje natywne w SuiteCRM i SpiceCRM

W narzędziach SuiteCRM i SpiceCRM również są wbudowane funkcje, które umożliwiają archiwizację maili, integrację spotkań i porządkowanie komunikacji.

W przypadku SuiteCRM można zdefiniować maila i wskazać foldery do nasłuchiwania. Odpowiednio oznaczone maile będą się odkładać w subpanelach pod Kontrahentami/Kontaktem po wskazaniu odpowiednich folderów w skrzynce mailowej.

W SpiceCRM funkcja jest dostępna w płatnej wersji systemu – More.

Narzędzie natywne Creatio – Communication panel

Communication w Creatio to natywny moduł komunikacyjny platformy, który umożliwia synchronizację skrzynek pocztowych (np. via IMAP, Exchange lub Gmail) z systemem CRM, automatyczne pobieranie wiadomości oraz ich archiwizację jako aktywności powiązane z kontaktami, kontami, szansami sprzedaży czy sprawami.

Po skonfigurowaniu skrzynki e-mail w ustawieniach systemowych, Creatio pobiera nowe wiadomości z wybranych folderów (jak skrzynka odbiorcza czy elementy wysłane), rozpoznaje nadawców i odbiorców na podstawie adresów e-mail, a następnie proponuje lub automatycznie przypisuje je do odpowiednich rekordów CRM, zachowując pełną historię korespondencji wraz z załącznikami.

Moduł integruje się również z zarządzaniem spotkaniami i zadaniami w sekcji Aktywności. W przypadku skrzynki serwisowej istnieje możliwość skonfigurowania maili tak, aby od razu generowały zgłoszenie. W Creatio istnieje również integracja z Outlookiem, gdzie w trakcie tworzenia spotkania pojawia się ono w kalendarzu oraz w systemie Creatio. Jednak ta integracja ma swoje słabe punkty.

W tej funkcjonalności jest kilka braków, które mogą przeszkadzać, zwłaszcza, gdy użytkownik nie jest ich świadomy.

Integrator eVolpe

Paczka OOB stworzona przez eVolpe to połączenie z MS Exchange, które pozwala na synchronizację, dwustronną archiwizację.

Integracja Microsoft Exchange z SugarCRM umożliwia pełną synchronizację poczty, kalendarza i spotkań, dzięki czemu wszystkie interakcje z klientami można obsługiwać bezpośrednio z poziomu CRM. Rozwiązanie porządkuje komunikację, usprawnia organizację pracy i zapewnia spójność.

Synchronizacja kalendarza i spotkań

Wydarzenia tworzone w SugarCRM lub Outlook/Teams automatycznie pojawiają się po obu stronach, co zapewnia dwukierunkową synchronizację. System rozpoznaje uczestników spotkań po adresach e-mail i przypisuje wydarzenia do właściwych kontaktów czy kontrahentów. Zaplanowane spotkania automatycznie zawierają link do Teams, a aktualizacje odbywają się w czasie rzeczywistym dzięki technologii Microsoft Graph.

Synchronizacja poczty e-mail

SugarCRM automatycznie pobiera wiadomości z wybranych folderów Exchange, przypisując je do odpowiednich kontaktów i firm. Załączniki są zapisywane w systemie i dostępne bezpośrednio z poziomu CRM. Mechanizm webhooków Microsoft Graph gwarantuje natychmiastową synchronizację nowych wiadomości.

Kluczowe korzyści

Integracja z Microsoft Exchange i Teams znacząco ułatwia codzienną prace handlowców, konsultantów i managerów, oferując szybki dostęp do informacji i pełny obraz relacji z klientem.

Ten sam integrator MS Exchange obowiązuje w systemie SuiteCRM.

n8n

n8n to elastyczne narzędzie do automatyzacji procesów, które doskonale sprawdza się jako warstwa integracyjna między systemem CRM a innymi aplikacjami wykorzystywanymi w firmie. Dzięki swojemu podejściu low-code pozwala łączyć różne usługi – od poczty i systemów marketing automation po platformy analityczne czy ERP – bez konieczności pisania złożonego kodu. W kontekście CRM n8n umożliwia tworzenie przepływów, które automatycznie reagują na zdarzenia w systemie, np. nową szansę sprzedaży, zmianę statusu klienta czy odebrany e-mail.

Takie procesy mogą aktualizować dane w zewnętrznych narzędziach, uruchamiać kampanie marketingowe, przypisywać zadania handlowcom lub generować raporty w czasie rzeczywistym. n8n działa jako most między CRM-em a resztą ekosystemu technologicznego organizacji, ułatwiając wdrażanie nowych funkcjonalności bez konieczności modyfikowania kodu samego systemu. W praktyce oznacza to szybsze dostosowywanie CRM-a do zmieniających się procesów biznesowych i większą elastyczność w jego rozwoju.

Integracje przy pomocy n8n można wykorzystać we wszystkich narzędziach CRM dostępnych w eVolpe: SugarCRM, SuiteCRM oraz SpiceCRM.

System CRM	Integracja e-mail	Integracja kalendarz/Teams	Techniczne „ale”	Znane limity
SugarCRM	API/REST, custom/przez Sugar Connect	Sugar Connect – natywnie lub przez n8n	e-maile tylko przez dedykowany endpoint Sugar lub przez „Wiadomości”	Sync Teams przez n8n tylko po własnym workflow
SuiteCRM	natywny REST API	API, możliwa obsługa przez n8n	trzeba samemu zdefiniować mapowanie relacji, obsługa subpaneli przez API	brak wsparcia OOTB dla Teams, tylko przez n8n
SpiceCRM	API zgodne z CRM, organiczna dokumentacja	teoretycznie możliwe przez API	zależne od implementacji SpiceCRM, obsługa relacji zależna od mapowania	dokumentacja ograniczona, integracja customowa

Integracja Outlook e-mail z CRM

Integracja spotkań (powiązana z integracją Outlook)

Trzeba pamiętać, że n8n nie tworzy spotkań w Teamsach, tylko w systemie CRM.

n8n – ograniczenia i pułapki

Podsumowanie

Wybór metody integracji poczty z systemem CRM zależy od specyfiki organizacji, budżetu oraz zakresu wymaganych funkcjonalności. Rozwiązania natywne, takie jak Sugar Connect czy Communication w Creatio, oferują najszybsze wdrożenie i pełne wsparcie producenta, podczas gdy integracje dedykowane lub narzędzia jak n8n zapewniają elastyczność i możliwość dostosowania do złożonych procesów biznesowych. Kluczem do skutecznego wdrożenia pozostaje dokładna analiza potrzeb organizacji oraz wybór technologii, która wspiera zarówno obecne wymagania, jak i przyszły rozwój firmy. Rozmowa z analitykiem wdrożeniowym pozwala określić optymalne rozwiązanie i uniknąć kosztownych błędów na etapie implementacji.

Jesteś gotowy na prowadzenie dużego projektu wdrożeniowego w Twojej firmie?

Wiesz, o co zapytać dostawcę? Jak przygotować własny zespół? Jak stworzyć skuteczne zapytanie ofertowe? Jaką metodykę wybrać? Na co zwrócić uwagę negocjując umowę wdrożeniową i serwisową?

Specjalnie dla Ciebie stworzyliśmy darmowy kurs mailowy przygotowujący do prowadzenia wdrożeń.

Codziennie przez dwa tygodnie otrzymasz od nas na swoją skrzynkę kolejną dawkę wiedzy, która pozwoli odnaleźć Ci się w tym skomplikowanym procesie.

dowiedz się więcej o kursie

Darmowy kurs mailowy