Plug-iny SugarCRM dla Microsoft Office

Plug-iny SugarCRM dla Microsoft Office

Na rynku pakietów biurowych Microsoft Office od lat dystansuje konkurencję niezmiennie okupując fotel lidera. Jako że pakiet ten jest obecny w życiu większości firm, stopień integracji z programami wchodzącymi w skład Microsoft Office to często bardzo ważny element rozważań nad wyborem odpowiedniego dla firmy systemu CRM. Jest to również jeden z powodów, dzięki którym w ścisłej czołówce najpopularniejszych systemów do zarządzania relacjami z klientami znajduje się Microsoft Dynamics CRM, który (z oczywistych powodów) w ogólnym przekonaniu oferuje najbardziej dogłębną integrację z pakietem Office.

Duże zapotrzebowanie na odpowiednią komunikację systemu CRM z najpopularniejszym pakietem biurowym znalazło również odzwierciedlenie w funkcjonalności SugarCRM. Już w najprostszej wersji tego systemu (Professional), użytkownicy mogą wykorzystywać integratory w postaci plug-inów do najważniejszych programów z pakietu, czyli klienta poczty Microsoft Outlook, edytora tekstu Microsoft Word i arkusza kalulacyjnego Microsoft Excel. W niniejszym poście przyjrzymy się możliwościom tych trzech plug-inów.

Microsoft Outlook

Klient poczty firmy Microsoft to w wielu firmach główne oprogramowanie wykorzystywane do komunikacji z klientami, a często również do przechowywania ich danych kontaktowych. Można by nawet rzec, że ze względu na swoją charakterystykę Microsoft Outlook to element pakietu Office najbliższy systemowi CRM, dlatego też odpowiednia współpraca z Outlookiem to dla wielu firm kluczowa funkcjonalność systemu CRM i należy powiedzieć, że SugarCRM realizuje to założenie z nawiązką.

Plug-in integrujący SugarCRM z Outlookiem ma dwie zasadnicze funkcje:

  • archiwizację wysyłanych i odbieranych e-maili w ramach komunikacji z osobami istniejącymi jako rekordy w SugarCRM
  • synchronizację danych kontaktowych, zadań, spotkań i kalendarza.

Podstawowa konfiguracja integratora możliwa z poziomu opcji Outlooka pozwala na podpięcie naszego konta w SugarCRM, zdefiniowanie stopnia synchronizacji dla poszczególnych obszarów i ustawienie języka plug-inu.

Producenci systemu zadbali o odpowiednio zaawansowane możliwości w zakresie konfiguracji synchronizacji. Możemy między innymi ustalić jakie elementy mają podlegać synchronizacji oraz czy ma ona przebiegać w obie strony (SugarCRM <-> Outlook) czy tylko w jedną (SugarCRM -> Outlook lub Outlook -> SugarCRM) lub też czy SugarCRM ma pobierać załączane pliki.

Obsługiwany z poziomu paska narzędzi plug-in SugarCRM do Microsoft Outlook pozwala m.in. na utworzenie nowych rekordów w ramach modułów Kontahenci, Błędy, Zgłoszenia, Kontakty, Namiary i Szanse sprzedaży

Zasadniczo, integrator obsługiwany jest z poziomu paska narzędzi oferuje różne opcje w zależności od aktualnego widoku. W widoku wiadomości możliwe jest zarchiwizowanie danego e-maila w ramach istniejącego rekordu w systemie (dzięki czemu wiadomość będzie widoczna np. w subpanelu pod odpowiednim Namiarem, Kontaktem, lub też Kontrahentem) oraz utworzenie nowego rekordu w systemie (w ramach modułów Kontrahenci, Kontakty, Namiary, Błędy, Zgłoszenia, Szanse sprzedaży). Tworzenie nowego rekordu z poziomu Outlooka jest szczególnie przydatne w sytuacji, w której chcemy szybko utworzyć w Namiar w SugarCRM na podstawie maila od osoby zainteresowanej naszą ofertą.

W ramach widoku kalendarza, zadań i kontaktów, plug-in pozwala nam na wybór elementów, które mają podlegać synchronizacji, natomiast przy okazji tworzenia nowej wiadomości możemy skorzystać z opcji „Wyślij i archiwizuj”, co pozwala na jednoczesne wysłanie maila do odbiorcy i zachowanie go w SugarCRM. Możemy również wybrać odbiorców wiadomości spośród rekordów zebranych w systemie. Tworząc nowy kontakt w systemie możemy od razu zapisać go jako rekord w SugarCRM oraz utworzyć w systemie odpowiedniego Kontrahenta na podstawie wpisanych danych o firmie.

sugar_appointments

Konfiguracja synchronizacji spotkań na linii SugarCRM – Microsoft Outlook

Podsumowując, integrator SugarCRM do Outlooka to przyjazne i przydatne narzędzie wyposażone w szeroki wachlarz opcji konfiguracyjnych. Umożliwia bezproblemową komunikację na linii Outlook-SugarCRM w zakresie wszystkich obszarów kluczowych z punktu widzenia zarządzania relacjami z klientami.

Microsoft Excel

Plug-in SugarCRM dla Microsoft Excel pozwala na przeglądanie i zarządzanie modułami SugarCRM z poziomu arkusza kalkulacyjnego. W ramach podstawowej funkcjonalności, z pomocą tego plug-inu możliwe jest wypełnianie i edycja poszczególnych pól z SugarCRM, dodawanie nowych rekordów oraz zapisywanie zmian w bazie danych systemu. Żeby korzystać z tego integratora, dany użytkownik musi mieć uprawnienia od eksportu danych z poszczególnych rekordów w systemie.

Przydatną funkcją tego plug-inu jest możliwość otwarcia za pomocą Microsoft Excel raportów wygenerowanych przez SugarCRM i zapisania ich jako arkuszy kalkulacyjnych.

Microsoft Word

Główna funkcjonalność integratora SugarCRM z Microsoft Word pozwala na wykorzystanie do korespondencji masowej w SugarCRM szabonu przygotowanego w Wordzie, oraz do wykorzystania danych zgromadzonych w systemie celem generowania dokumentów w najpopularniejszym edytorze plików tekstowych.

Plug-in do Microsoft Word pozwala na generowanie dokumentów z wykorzystaniem nielimitowanej liczby rekordów istniejących w ramach modułów Kontrahenci, Szanse sprzedaży, Namiary, Kontakty, Zgloszenia i Kampanie.

Podsumowanie

W przypadku integracji SugarCRM z pakietem Microsoft Office, najbardziej rozbudowana i najczęściej wykorzystywana funkcjonalność odnosi się do odpowiedniej komunikacji z klientem poczty Microsoft Outlook. Niemniej, opcje oferowane przez integratory z Microsoft Word i Microsoft Excel mogą dla niektórych być równie kluczowe. Podsumowując, efektywne równoległe korzystanie z najpopularniejszego na świecie pakietu biurowego wraz z systemem do zarządzania relacjami z klientem nie jest jedynie domeną Microsoft Dynamics CRM.



mautic is open source marketing automation

Ta strona korzysta z plików cookie. Więcej informacji

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close