Aluprof

Ofertowanie

W Aluprof oferty dla klientów powstawały do tej pory w osobnym systemie. Rozwój Spółki w ostatnich latach oraz zwiększone potrzeby działu sprzedażowego – wpłynęły na konieczność unowocześnienia tego procesu.

Otwarty kod systemu SuiteCRM, który został zarekomendowany przez Kierownictwo Aluprof umożliwił nam wytworzenie autorskiego modułu do podglądu ofert. Praca handlowca jest teraz o wiele przyjemniejsza, ponieważ nie trzeba się przełączać pomiędzy narzędziami.

W jednym systemie znajdują się zarówno wszystkie informacje o kontrahentach jak i zaciągane z ERP niezbędne informacje typu: warunki handlowe, saldo itp. W automatyczny sposób przebiega także proces akceptacji. Zanim oferta trafi do klienta, jest jeszcze czas na rozesłanie powiadomień do przełożonych i uzyskanie ich aprobaty wykorzystując mechanizm automatycznych powiadomień.

Odtworzenie procesu akceptacji (Karta Oceny Klienta)

W związku z tym, że Aluprof współpracuje z największymi, a ich proces produkcyjny jest bardzo złożony i wymagający, należy się odpowiednio upewnić, że współpraca z danym podmiotem jest perspektywiczna i dobrze skalkulowana finansowo. W SuiteCRM odtworzyliśmy i zautomatyzowaliśmy więc oryginalny sposób kwalifikacji nowych partnerów biznesowych.

Użytkownik uzupełnia jego Kartę Oceny, a kierownicy działu oraz dyrektorzy ją zatwierdzają. Mechanizm pozwala wziąć pod uwagę wyniki finansowe, kwestie ubezpieczenia, terminy płatności, poziom dopuszczalnego rabatu. Użytecznym ułatwieniem jest wizualne wyróżnienie wyedytowanych (różnych niż standardowe) wartości.

Klasyka Customer Relationship Management w solidnym wydaniu

SuiteCRM wykorzystywany jest w Aluprof (poza ofertowaniem) przede wszystkim do planowania i rejestrowania aktywności sprzedażowych. System, który zaproponowaliśmy, dostarcza dokładnie takich funkcji, jakie są niezbędne podczas prowadzenia relacji B2B.

Celem stawianym przez Aluprof, który zdecydował się na oprogramowanie od eVolpe, było uporządkowanie realizowanych zadań. Chodziło o zabezpieczenie odpowiedniego poziomu obsługi, wyznaczenie rytmu pracy oraz kontrolę Customer Journey.

W systemie prowadzony jest kalendarz rozmów telefonicznych, spotkań i innych zadań. Można podejrzeć nie tylko własne plany, ale również zajętość pozostałych osób z działu (kalendarz posiada funkcję współdzielenia). System daje możliwość wygenerowania odpowiednich powiadomień, kiedy nadejdzie czas na follow-up. Może się to wydarzyć na podstawie ręcznie wskazanej daty albo na podstawie workflow, który odlicza czas od ostatniego kontaktu.

Zarządzanie planami sprzedażowymi

Dla kadry menadżerskiej Aluprof ważne było wdrożenie systemu, który pozwoli na zarządzanie targetami. Dzięki rejestrowanej historii relacji z kontrahentami, można klarownie określić stopień realizacji planu. Wraz z upływem czasu, system zaczyna zasilać coraz więcej danych, co w przyszłości pomoże wyznaczać cele w odniesieniu do wiedzy o poprzednich kwartałach.

W praktyce na tym polu najbardziej przydaje się moduł Raporty. System pozwala je wyświetlać od razu na dashboardzie głównym, zaraz po zalogowaniu. W ten sposób użytkownik o odpowiednich uprawnieniach ma stałą kontrolę nad postępami w realizacji targetu (i innych KPI), bez konieczności celowego wyszukiwania tej wiedzy, przełączania się między modułami, czy modyfikowania formuł jak w Excelu. Wystarczy rzucić okiem na wizualizację danych, aby się upewnić, że wszystko zmierza w odpowiednim kierunku”.

Weryfikacja efektywności przygotowywanych wycen

Aluprof używa teraz narzędzia, które pozwala spojrzeć na proces całościowo, z uwzględnieniem wszystkich etapów relacji z klientem i postępów w realizacji wewnętrznych procedur zakupowo-produkcyjno-sprzedażowych.