Jak zabezpieczyć dane klienta? Bezpieczeństwo informacji w systemach CRM

About
Latest Posts

Executive MBA, Head of Sales at eVolpe Consulting Group

Ukończyłem Zarządzanie na WSB oraz dwa kierunki podyplomowe na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu: Zarządzanie projektami IT, oraz Zarządzanie relacjami z klientem CRM. Jestem certyfikowanym specjalistą do spraw produktów: SugarCRM oraz Creatio.

W eVolpe doradzam na temat oprogramowania dla korporacyjnego biznesu. Prawdziwą wartość systemów CRM/CX dostrzegam w funkcjach pozwalających na analitykę danych. W rozmowach z moimi klientami często podkreślam, jak istotna jest skrupulatność wprowadzania informacji do systemu. Szczególnie, jeśli zakładacie zastosowanie mechanizmów sztucznej inteligencji. Z tym także z przyjemnością pomogę.

W razie pytań zapraszam do kontaktu. Jestem też na LinkedInie!

Latest posts by Sławomir Wnuk (see all)

Umowa wdrożeniowa. Zapisy, które zabezpieczą interesy klienta - 11 grudnia 2024
Dlaczego polscy przedsiębiorcy upodobali sobie systemy IT On-Premise? - 24 września 2024
Open Source CRM – dlaczego sprawdza się w dużych firmach? - 11 września 2024

W pierwszej połowie 2022 roku miało miejsce 2.8 miliarda prób hakowania systemów wypełnionych danymi osobowymi.

Nie powinno dziwić, że bezpieczeństwo informacji jest jednym z najważniejszych trendów i zadań CIOs w 2024 roku.

Każdy, kto zajmuje się systemami, musi zwracać uwagę na ryzyko cyberataku. Zresztą sami konsumenci coraz mocniej naciskają na zabezpieczenie ich danych, nieważne komu je przekazują.

Dlaczego bezpieczeństwo danych klientów to ważna sprawa?

Skuteczna ochrona danych jest niezbędna z różnych powodów, od ochrony reputacji firmy po zgodność z przepisami rządowymi.

Ochrona reputacji i wzmocnienie zaufania klienta

Budowanie reputacji powinno przyświecać każdej osobie, która zarządza firmą. Przekłada się to na zaufanie klientów wobec marki, produktu czy usługi.

Zapewnienie bezpieczeństwa informacjom wrażliwym to podstawa działalności biznesowej. Musisz mieć pewność, że korzystasz z najnowocześniejszych zabezpieczeń bazy danych.

Uzyskanie przewagi konkurencyjnej

Ciągła cyfryzacja nie zaskakuje już nikogo. Dzieje się to również po to, aby ułatwić życie Twoim klientom.

Wraz z przenoszeniem wszystkiego do Internetu i wykorzystaniem narzędzi cyfrowych, wzmaga się obawa o bezpieczeństwo danych osobowych, które są tam przechowywane.

Zwiększając swoje zaangażowanie w zapewnienie bezpieczeństwa danym osobowym, pokażesz klientom, że można Ci zaufać. Nie bój się zainwestować w nowe serwery, które hakerom trudniej zaatakować, aktualizuj swoje systemy regularnie, nie doprowadzaj do sytuacji, w której okaże się, że Twoje narzędzia nie są już tak wydajne jak kiedyś.

Inwestycja w IT pozwoli Ci też konkurować z innymi firmami.

Pokazując, jak ważne jest dla Ciebie bezpieczeństwo danych, zaczynasz wyścig o klienta z zupełnie innej pozycji.

Etyka i odpowiedzialne obchodzenie się z danymi

Poszanowanie prywatności i poufności danych klientów jest oznaką odpowiedzialności etycznej. Nadając priorytet ochronie informacji, demonstrujesz swoje zaangażowanie w odpowiednie praktyki przetwarzania danych, które zwiększają zaufanie i przejrzystość.

Pamiętaj, że proaktywna ochrona danych klientów to nie tylko obowiązek prawny, ale także istotny aspekt budowania i utrzymywania prosperującego biznesu.

Jak zadbać o bezpieczeństwo danych?

Jest kilka dobrych praktyk, które należy wdrożyć i stosować, aby zapewnić sobie i klientom bezpieczeństwo danych.

Rozbudowane zarządzanie uprawnieniami

Aby dobrze zarządzać danymi w systemie IT, należy odpowiednio przydzielić role konkretnym pracownikom.

Pamiętaj o tym, gdy będziesz ich szkolić z obsługi nowego narzędzia. Nie każdy powinien mieć uprawnienia do zarządzania informacjami, które przechowujecie w systemie. W końcu są to dane wrażliwe.

Ostrożności nigdy za wiele, dlatego warto zainwestować w monitoring aktywności. Dzięki temu zyskasz możliwość prześledzenia działania użytkowników i w razie problemów czy zmian dotrzesz do informacji, które zniknęły z bazy.

Bezpieczne logowanie użytkowników

Aby mieć pewność, że nikt nieproszony nie próbuje się zalogować do Twojego narzędzia lub nie zmienia haseł pracowników, wykorzystaj weryfikację dwuetapową. Pozwoli to na zwiększenie bezpieczeństwa i powstrzyma nieodpowiednie osoby od włamania się do systemu.

Warto także pomyśleć o podstawach takich jak, chociażby silne hasła. Koniecznie przypomnij swoim pracownikom, że system CRM to nie mail, na który przychodzi spam. Przetrzymujecie tam ważne dane, między innymi te dotyczące transakcji z klientami. Silne hasło do systemu to podstawa.

Kontrola stabilności aplikacji

Regularne sprawdzanie wydajności systemu pomoże Ci kontrolować kiedy narzędzie przestaje spełniać wymagania bezpieczeństwa. Nie ominie Cię wtedy moment, w którym należy zareagować i podjąć działania.

Wdrożone rozwiązania pomogą systemowi działać stabilnie nawet wtedy, gdy przydarzy się jakaś awaria. Zabezpieczając się przed tym, zapewnisz sobie możliwość zarządzania sytuacją kryzysową.

Nie zapomnij o przeprowadzaniu testów obciążeniowych. Dzięki nim zweryfikujesz, jak system radzi sobie w warunkach aktywności znacznej liczby użytkowników.

Automatyczne kopie bezpieczeństwa

Planowane kopie bezpieczeństwa, które uwzględniają częstotliwość zmiany danych, pozwolą Ci zabezpieczyć się na przyszłość. W razie awarii czy utraty bazy masz pewność, że odzyskasz możliwie aktualną jej wersję.

Regularne aktualizacje

Aktualizowanie systemów, języków programowania czy zabezpieczeń to podstawa. Gdy pracujesz na nieaktualnych narzędziach to więcej niż pewne, że w końcu atak dopadnie także Ciebie. Nie warto narażać się na takie niebezpieczeństwo. Do stracenia jest o wiele więcej niż sama wiedza.

Gdzie przechowywać dane?

Ochrona danych osobowych jest wymagana nie tylko przez klientów, ale również przez prawo. Pewnie każdy już słyszał o RODO.

Jednak nie tylko system powinien zapewniać bezpieczeństwo informacji. Cały proces biznesowy powinien być skomponowany tak, aby nie narażać danych osobowych na niebezpieczeństwo.

Dobrze jest się zaopatrzyć w narzędzie, które ułatwi zarządzanie danymi, ale także zapewni im bezpieczeństwo.

Wyśrubowane wymagania bezpieczeństwa spełniają na przykład te, przytoczone poniżej systemy.

Creatio

Creatio to platforma low-code/no-code, która pozwala na samodzielne tworzenie aplikacji. Posiada wszystkie konieczne akredytacje i certyfikaty, w tym m.in. SOC, PCI-DSS, HIPAA i RODO. Wbudowane narzędzia bezpieczeństwa zapewniają kompleksowy wgląd we wszystkie działania na platformie. Producent regularnie przeprowadza testy swojego systemu oraz koryguje rozpoznane luki w zabezpieczeniach. A Ty… możesz się cieszyć bezpiecznym i rozwojowym oprogramowaniem, które pomaga zarządzać relacjami z klientami Twojej firmy.

SugarCRM

Producent SugarCRM od początku stawiał na bezpieczeństwo systemu. Narzędzie spełnia wymogi przepisów RODO. Znajduje się w nim moduł o nazwie „Ochrona danych osobowych”, w którym użytkownik uzupełnia informacje na temat zgody na przetwarzanie danych osobowych klienta.

SuiteCRM

Producent SuiteCRM w dostosowaniu systemu do przepisów skupił się przede wszystkim na elemencie kampanii mailingowych. Od wersji SuiteCRM 7.10 istnieje mechanizm potwierdzonego opt-in (double opt-in). Po wypełnieniu formularza przygotowanego w SuiteCRM na wskazany e-mail trafia automatycznie generowana wiadomość z linkiem do potwierdzenia intencji zapisu. Jeżeli osoba, która wypełniła formularz, nie potwierdzi zgody na wykorzystanie maila, żadne treści nie będą mogły być na niej kierowane.

SpiceCRM

Aktualizowanie języka programowania to ważna rzecz, jeżeli chodzi o zapewnienie bezpieczeństwa. Opieranie się na nieaktualnym języku naraża klientów na cyberataki. Koniecznie postaw więc na system, który zbudowano przy pomocy nowoczesnej, często aktualizowanej technologii. Aktualna wersja systemu SpiceCRM jest na przykład wytworzona przy pomocy najnowszego PHP 8.3.

Zendesk

Zendesk wykorzystuje bezpieczne komponenty, takie jak rozwiązania szyfrujące z certyfikatem FPIS-140, aby chronić dane klientów. Część systemu można też skonfigurować tak, aby spełniała standardy PCI i HIPAA/HITECH. Producent opracował także narzędzie, które pozwala klientom wywiązać się z obowiązków wynikających z RODO.

Podsumowanie

Zapewnienie bezpieczeństwa danych klientów powinno być dla Ciebie priorytetem. To, jak je potraktujesz, może zaważyć na tym, czy zachowasz ich zaufanie. Koniecznie zaopatrz się więc w rozwiązanie IT, które wspiera mądrą politykę prywatności. Umożliwi Ci to prowadzenie biznesu z sukcesem i w zgodzie z obowiązującymi przepisami.