Funkcje w systemach CRM dla instytucji państwowych

Maciej Jankiewicz

Rodzajów instytucji państwowych jest wiele. Uniwersytety, placówki rządowe, szkoły, spółki państwowe. Każda z nich rządzi się swoimi prawami i może mieć inne potrzeby.

Nie ważne jak różne są te placówki, wszystkie muszą mieć uporządkowane działania. Ułatwieniem na pewno jest system klasy CRM, który zapewnia elastyczność i gotowe rozwiązania.

Podstawa systemu CRM – baza danych klientów

Jedną z funkcji, która przydaje się instytucjom państwowym to baza danych. Przechowasz w niej kontakty obecnych lub przyszłych klientów oraz pełną historię interakcji z nimi.

Wszystkie wiadomości e-mail, telefony – każda interakcja z kontrahentem jest uwieczniana właśnie w bazie. Dzięki temu przypomnisz sobie sprawę, o której jest mowa, jej przebieg oraz krytyczne momenty. Gdy osoba, która zajmuje się klientem, jest chwilowo niedostępna „przejmuje” go inny pracownik. Z łatwością zapozna się ze wszystkimi aspektami współpracy, notatką, czy wiadomością.

Są one automatycznie dopisywane do rekordu konkretnego klienta. Dzięki temu jesteś pewny, że nic się nie zgubi lub zostanie pominięte.

grafika przedstawiająca osobę zarządzającą danymi. crm dla instytucji państwowej

Bezpiecznie przechowywane dane

Istotną sprawą dla instytucji państwowych, jest przechowywanie zgód o przetwarzaniu danych osobowych. Skomplikowane przepisy RODO mogą przytłoczyć, jednak na taką sytuację również jest rozwiązanie.

Od 2018 roku każdy z podmiotów przetwarzających lub administrujących danymi osobowymi na dużą skalę ma obowiązek wyznaczyć inspektora danych osobowych. Dzięki oprogramowaniu CRM dla instytucji państwowej możliwe jest uporządkowanie procesu przechowywania informacji o zgodach, ograniczeniach, sprzeciwach oraz innych procesach związanych z obsługą wiedzy na temat klientów, partnerów i pracowników.

Zgody na przetwarzanie danych osobowych udziela się w określonym celu oraz na określony czas. W systemie CRM przechowuje się wiedzę o tym kto i na co udzielił zgody, więc zawsze masz informację pod ręką.

Pamiętaj o integracjach

Aby w pełni móc korzystać z systemu CRM dla instytucji państwowych warto pomyśleć o integracjach z innymi aplikacjami. Rozszerzą one możliwości oprogramowania. Nie musisz się zastanawiać nad tym jak archiwizować wiadomości e-mail, albo pamiętać o spotkaniach, które umówiłeś jakiś czas temu, kalendarz Ci o nich przypomni.  

Jedną z najpopularniejszych integracji jest ta z pocztą elektroniczną. Uwzględnia ona moduł MAIL i pozwala archiwizować korespondencję z klientami, tak, aby trafiała do historii kontaktów. Pozwoli to na uporządkowanie komunikacji oraz pomoże w wysyłaniu wiadomości z poziomu systemu.

grafika przedstawiająca kalendarz z  osobami które ustawiają przypomnienia. crm dla instytucji państwowej

Integracja, którą docenisz to ta z kalendarzem mobilnym. Wszystkie informacje masz pod ręką w kalendarzu, z którego korzystasz na co dzień. Przy pomocy takiego modułu Ty i Twoi pracownicy będziecie czuwać nad odpowiednim planowaniem czynności i zadań, nawet jeśli nie ma Was w biurze. Dzięki tej funkcji unikniesz pomyłek lub nie zapomnisz, co masz do zrobienia.

Open Source CRM dla instytucji państwowej

Tak jak wspominałem na początku, każda instytucja państwowa różni się od siebie. Trochę tak jak różnią się biznesy. Dlatego dla każdego ważne będą inne funkcje lub moduły. W tym wypadku warto postawić na system, który jest oparty na otwartym kodzie. Takie oprogramowanie z łatwością możesz zmieniać i dostosowywać do siebie. Nie ważne czy aktualnie potrzebujesz konkretnej funkcji czy nie, później ewentualnie możesz ją dodać.

Zaletą systemów o otwartym kodzie jest fakt, że można go samemu zmieniać. Oczywiście, aby wprowadzać nowe funkcje, będziesz potrzebować zespołu programistów, który sprosta wymaganiom postawionym przez instytucję w przetargu. Jednak warto rozważyć możliwość implementacji takiego systemu.

Podsumowanie

Instytucje się od siebie różnią, tak samo jak systemu CRM, które są do nich wdrażane. Oprogramowanie można dostosować do różnych wymagań czy rozwiązań. Tak jak w przypadku Poczty Polskiej, w której wdrożono system z wieloma oryginalnymi pomysłami na automatyzację oraz rozwiązaniami zgodnymi z RODO.

Umów konsultację z ekspertem wdrożeniowym eVolpe

Potrzebujesz doradztwa w sprawie oprogramowania dla biznesu? Chcesz wiedzieć, kiedy dokładnie zadzwoni telefon? Zobacz, jak możemy Ci pomóc.

Maciej Jankiewicz
Przewiń do góry