Ewidencja kontaktów między pracownikami w czasach COVID-19

About
Latest Posts

IT Account Manager at eVolpe

Pracuję jako IT Account Manager w eVolpe Consulting Group. Specjalizuję się w systemach Open Source dla biznesu. Swoich klientów wspieram przede wszystkim w zakresie oprogramowania CRM, głównie: Sugar, SuiteCRM, OroCRM i SpiceCRM. Znam się także na aplikacjach innego typu. Napisz, jeżeli rozważasz wdrożenie marketing automation, elektronicznego obiegu dokumentów lub centrali telefonicznej. Chętnie pomogę rozwiać wątpliwości na temat narzędzi takich jak: MintHCM, Mautic, Alfresco, czy Asterisk/FreePBX.

Latest posts by Kamil Ograbisz (see all)

CRM dla firmy budowlanej… ma wszystkie niezbędne funkcje tylko na literę R? - 19 kwietnia 2024
Centrala telefoniczna: Przewodnik po funkcjach, korzyściach i możliwościach - 8 kwietnia 2024
Jak zostać citizen developerem systemów IT? Instytut Forrestera rekomenduje platformę, która najlepiej się do tego nadaje - 8 lutego 2024

Employee Interaction Tracking. Czy? Jak? Kiedy?

Podobnie jak wiele innych przedsiębiorstw, które w czasie pandemii działały zdalnie, eVolpe (częściowo) pracuje już z biura. O naszym Office Re-Entry pisał ostatnio Marcin Różański. Była mowa o małym przemeblowaniu i nowych zasadach sanitarnych. Wszystko to dla naszego wspólnego bezpieczeństwa. Jak przystało na firmę technologiczną, zmiany organizacyjne znalazły też swoje odzwierciedlenie w systemach, z których korzystamy. Dzisiaj opowiem trochę więcej o rozwiązaniu Human Capital Management i najnowszej funkcji na trudne czasy – Employee Interaction Tracking Feature.

Czy w dobie koronawirusa powinno się rejestrować kontakty między pracownikami?

Kontakty między pracownikami warto ewidencjonować ze względu na nieustępujące (na razie) niebezpieczeństwo zarażenia koronawirusem. Dostęp do wiedzy o spotkaniach między pracownikami, może się przyczynić do ograniczenia ewentualnego ogniska chorobowego. Należy mieć przy tym na uwadze wrażliwość informacji i uzyskać odpowiednie zgody na ich przechowywanie. Całość najwygodniej zorganizować w odpowiednim systemie do zarządzania kapitałem ludzkim.

O zasadność ewidencjonowania kontaktów między pracownikami po powrocie do biura (w czasach pandemii koronawirusa) pytaliśmy ostatnio na LinkedInie. Aż 47% osób, które oddały swój głos w ankiecie uznało, że warto to robić dla bezpieczeństwa współpracowników. Co ciekawe, dokładnie drugie tyle wyraziło wątpliwości natury prawnej lub organizacyjnej. Dla tych, którzy zobaczyli w tym wartość, albo przynajmniej zaciekawili się tematem – parę słów dopowiedzenia.

Dlaczego (chwilowo) warto ewidencjonować kontakty między pracownikami?

Temat jest dość kontrowersyjny. Bardzo wiele zależy od intencji oraz praktycznego podejścia do przechowywania informacji (nie da się ukryć) wrażliwych. Na potrzeby tego artykułu załóżmy optymistyczny scenariusz. Pracodawca nie prowadzi podstępnej inwigilacji, a pracownik ze względu na wspólne bezpieczeństwo, chętnie dzieli się informacją o kontaktach z pozostałymi członkami zespołu. Dlaczego warto tymczasowo dać szansę takiemu podejściu?

Niektóre organizacje, już to wiedzą. Na grupach dyskusyjnych dla pasjonatów i praktyków HR czytam o współdzielonych tabelach, plikach Excel, zeszytach i tym podobnych sposobach na zbieranie informacji o spotkaniach – tych planowanych i przypadkowych.

Menedżerowie chcą wiedzieć kto i z kim dzielił przestrzeń, żeby w razie pozytywnego testu na koronawirusa skutecznie zidentyfikować grupę ryzyka. To zrozumiałe. Wiedza na ten temat pozwala uchronić resztę zespołu przed zachorowaniem. Ma to sens szczególnie w dużych organizacjach, gdzie część pracowników w ogóle się ze sobą nie widuje i wirus, choć szybki nie miał szansy dotrzeć np. do osób z drugiej zmiany, albo tych nadal pracujących zdalnie (np. jeśli wdrożono hybrydowe podejście Office vs. Home Office). Odpowiedni feature pomaga zidentyfikować kogo bezwzględnie należy przebadać i poddać kwarantannie.

Jak to może działać w systemie?

Wspomniałem o współdzielonych plikach i zeszytach… Wydaje mi się, że w 2020 roku lepiej jednak mieć do tego odpowiednią aplikację. W eVolpe od dłuższego czasu bardzo dobrze sprawdza się system HCM. To w nim uporządkowaliśmy wszystkie kwestie związane z tzw. miękkim HR. Przy okazji pandemii i rozpoznanej potrzeby ewidencjonowania kontaktów między pracownikami – oddajemy do użytku zupełnie nowy mechanizm.

Employee Interaction Tracking to funkcja, którą rozwijamy we współpracy z zespołem MintHCM. Polega na powiązaniu relacją rekordów: użytkownik oraz plan pracy. Jest bezpośrednio związana z obszarem do zarządzania czasem pracy (Time Tracking). W chwili zatwierdzania planu otrzymujesz opcję wskazania osób, z którymi się spotkałeś. Silnik raportowy aplikacji pozwala na analitykę takich powiązań w sytuacji rozpoznanego przypadku zakażenia. Oprogramowanie służy stworzeniu dokładnej sieci połączeń. W ten sposób otrzymasz informację o tym kto i z kim miał do czynienia we wskazanym okresie. Możesz prześledzić nie tylko bezpośrednie, ale i pośrednie ścieżki kontaktów między zarażonym a pozostałą częścią zespołu.

Podsumowanie

Podsumowując, kontakty między pracownikami warto ewidencjonować ze względu na nieustępujące (na razie) niebezpieczeństwo zarażenia koronawirusem. Dostęp do wiedzy o spotkaniach między pracownikami, może się przyczynić do ograniczenia ewentualnego ogniska chorobowego. Należy mieć przy tym na uwadze wrażliwość informacji i uzyskać odpowiednie zgody na ich przechowywanie. Całość najwygodniej zorganizować w odpowiednim systemie do zarządzania kapitałem ludzkim.

Potrzebujesz rozwiązania do miękkiego HR?

Chętnie opowiem więcej o możliwościach MintHCM oraz mechanizmu Employee Interaction Tracking.

Skontaktuj się, korzystając z poniższego formularza.