- 7 sygnałów, że Twoja firma pilnie potrzebuje analizy biznesowej (Ostatni może Cię zaskoczyć) - 22 sierpnia 2025
- Integracja Zendesk z innymi systemami. 3 sposoby na rozbudowę oprogramowania w chmurze - 18 listopada 2024
- Kto płaci za naprawę błędów podczas wdrożenia? - 31 października 2024
"Nasze procesy to jeden wielki bałagan. Tracę kontrolę nad biznesem, a konkurencja nas wyprzedza. Sam nie wiem, od czego zacząć..."
Mniej więcej w takich słowach wyraził się kiedyś jeden z moich klientów. Co prawda zgłosił się do eVolpe od razu w poszukiwaniu konkretnego systemu CRM, wymagając szybkiego, ratunkowego procesu wdrożeniowego; na całe szczęście nie powstrzymał się jednak od wyrażenia dość głębokiej frustracji.
Już po tych kilku zdaniach wiedziałam, że nie od przeglądu oferty eVolpe powinniśmy zacząć. Problem był o wiele bardziej złożony. W pierwszej kolejności należało przyjrzeć się procesom i procedurom obowiązującym w organizacji. A dokładniej:
Odpowiedzi na wszystkie powyższe kwestie przyniosły przygotowujące firmę do transformacji cyfrowej warsztaty: analiza biznesowa.
Jeśli Ty również, podobnie jak mój klient przed laty:
Mam dla Ciebie bardzo konkretną propozycję. Liczę, że dzięki tym kliku akapitom, które zostawiam poniżej, szybko zweryfikujesz, czy będzie dla Ciebie właściwa. Sygnałów, że tak (z tego co policzyłam) jest aż siedem!
Co to jest analiza biznesowa i dlaczego uważam, że może pomóc ocalić Twój biznes?
Analiza biznesowa to kompleksowa usługa z dziedziny consultingu IT, przeprowadzana w formie rozbudowanych warsztatów, która służy dokładnemu zbadaniu obecnych w organizacji: procesów, systemów i potrzeb.
Służy ona identyfikacji problemów i opracowaniu strategii ich rozwiązania. Jej celem jest zwiększenie efektywności i konkurencyjności przedsiębiorstwa poprzez optymalne wykorzystanie technologii.
W praktyce firm takich jak eVolpe, koncentruje się na ocenie obecnego poziomu digitalizacji procesów oraz opracowaniu strategii dalszej transformacji cyfrowej.
Tyle definicja. W prostszych słowach chodzi po prostu o: kompleksowy przegląd zdrowia Twojej firmy – tylko zamiast lekarza, masz do dyspozycji doświadczonego analityka, który „prześwietli” każdy aspekt Waszej działalności.
Podobnie jak regularne kontrole u specjalisty sprzyjają utrzymaniu dobrego samopoczucia oraz szybkiemu wykrywaniu ewentualnych chorób, analiza biznesowa to najlepszy sposób na poprawę kondycji Twojej firmy. Dzięki niej szybko i sprawnie:
Jest aż siedem sygnałów, że takie warsztaty powinny być teraz dla Ciebie priorytetem.
Sygnał #1: Twoje zyski maleją lub stoją w miejscu (nawet jeśli przychody rosną)
To najbardziej zdradliwy sygnał — wszystko wydaje się w porządku na pierwszy rzut oka. Firma rośnie, przychody rosną, ale w rzeczywistości zyski kurczą się jak zapasy po zimie.
Może to mieć związek np. z nadmiernymi kosztami operacyjnymi ponoszonymi na działanie biznesu. Poważny problem zaczyna się, gdy nie wiadomo dokładnie, co pochłania tak kolosalne środki.
To idealny moment na sprowadzenie do firmy doświadczonego analityka biznesowego.
Właściwie przeprowadzone warsztaty pozwolą precyzyjnie zmapować, którędy "ucieka" Wasza rentowność oraz w jaki sposób zoptymalizować wewnętrzne procesy, aby każda złotówka przychodu przekładała się na maksymalny zysk.
Sygnał #2: Czas realizacji zamówień wydłuża się
Jeśli do tej pory realizowaliście zamówienia w 3 dni, a od jakiegoś czasu nie wystarcza Wam na to nawet cały tydzień, macie spory problem. Możecie być pewni, że klienci nie poczekają na swoje przesyłki w zadowoleniu. Bardzo prawdopodobne, że przy kolejnych zakupach zwrócą się od razu do konkurencji.
Symptomy, które powinny Cię zaniepokoić:
Być może chodzi tu o zagubione maile z zamówieniami, które nie docierają do właściwych osób na czas? Może o nieefektywną ścieżkę pozyskiwania informacji o statusach? Albo o nieefektywne rozdysponowanie obowiązków?
Dzięki analizie biznesowej będziecie w stanie dotrzeć do przyczyny.
Obstawiam natomiast, że w takim przypadku wystarczy właściwy stopień automatyzacji manualnych czynności oraz cyfryzacji obiegu dokumentów. Nic czemu, nie zaradzi dobrze dopasowany i dostosowany system CRM.
Sygnał #3: Twoi pracownicy ciągle pytają „Jak to zrobić?” i „Gdzie to znajdę?”
Jeśli Twój dzień wypełniony jest odpowiadaniem na te same pytania, a pracownicy tracą czas na szukanie informacji zamiast na produktywną pracę, to jasny sygnał, że macie problem z wewnętrznymi procesami.
To zrozumiałe, jeśli gubią się w nich nowi pracownicy zaledwie po kilku dniach od dołączenia do firmy. (Chociaż i w takim przypadku warto się przyjrzeć procesom onboardingowym.) Sygnałem do pilnej reakcji jest już jednak sytuacja, w której podobne wątpliwości zgłaszają doświadczeni specjaliści.
Jeśli i u Was każdy robi to samo, ale „po swojemu” – najwyższa pora ustandaryzować firmowe procedury.
Ponieważ czasami trudno jest dostrzec źdźbło we własnym oku, zyskacie, zapraszając do firmy doświadczonego analityka biznesowego. W obiektywny sposób przeanalizuje on (lub ona), dlaczego nie udaje się Wam usprawnić komunikacji.
Nawet, jeśli działają już u Was takie technologie jak: firmowy czat, system ECM/DMS czy system zarządzania projektami.
Sygnał #4: Decyzje biznesowe podejmujecie na podstawie intuicji, zamiast twardych danych
To może być najtrudniejszy do zauważenia sygnał, szczególnie jeśli Twoja intuicja często się sprawdzała.
Ale uwierz mi, przy dzisiejszym tempie innowacji, tzw. „gut feeling” to zdecydowanie za mało, aby utrzymać biznes na powierzchni.
Co cię powinno zaniepokoić?
Dobra informacja jest taka, że nawet, jeśli wszystkie te symptomy już u Was wystąpiły, jesteście o krok bliżej, by skutecznie zaradzić sytuacji. Świadomość problemu to już spory sukces! Zwłaszcza, że rozwiązanie jest na wyciągnięcie ręki.
Koniecznie zaproście do siebie analityka na warsztaty przygotowujące do transformacji cyfrowej. Razem poszukacie najlepszego sposobu na skuteczne monitorowanie KPIs oraz wdrożenie systemu do raportowania na temat kondycji finansowej firmy.
Sygnał #5: Tracisz klientów, ale nie wiesz „dlaczego”
Utrata klientów to sygnał alarmowy najwyższego stopnia! Jeśli partnerzy biznesowi odchodzą, a Ty słyszysz ogólniki typu „lepsze warunki u konkurencji”, prawdziwe przyczyny są głębsze.
Warto sobie zadać dwa pytania:
Jedna z firm, która zdecydowała się na analizę biznesową z eVolpe po warsztatach uzyskała następujące wnioski:
Żeby zaradzić sytuacji, konieczne było wdrożenie systemu do obsługi zgłoszeń od klientów i dostarczenie wygodnego sposobu samodzielnego docierania do wiedzy. W tym przypadku wystarczyła szybka instalacja i konfiguracja platformy Zendesk.
Być może w Twoim przypadku – jeśli też obserwujesz u siebie objawy symptomu nr 5 – też to pomoże? Analityk biznesowy będzie wiedział.
Sygnał #6: Twoje systemy IT to tylko zbiorowisko niezintegrowanych rozwiązań
Jeśli Twoja firma używa 5+ różnych systemów, które nigdy nie zostały zintegrowane, możesz mieć wrażenie przeprowadzonej transformacji cyfrowej.
W rzeczywistości jednak ciągle przepisujecie te same dane między wieloma aplikacjami. To tak samo dalekie od innowacji jak trzymanie wiedzy na skrzynkach pocztowych lub w arkuszach Excel!
Analiza biznesowa pomoże Wam rozpoznać, czy i w jaki sposób da się połączyć funkcjonujące już w firmie systemy.
To może szokujące ze strony, kogoś kto oferuje usługi wdrożeniowe, ale być może wcale nie potrzebujecie nowego oprogramowania.
Są sposoby, by sprawić, że to co już macie, stanie się odpowiednio skomunikowane. Uwierz mi, poczujecie ulgę, gdy wszystkie firmowe systemy nareszcie połączą się w całość. Nic tak nie usprawnia pracy jak spójna baza danych, bez duplikatów czy luk w wielu miejscach.
Sygnał #7: Nie udaje się Wam skalować biznesu bez ciągłego zwiększania zatrudnienia
To sygnał, który często jest ignorowany przez właścicieli firm w fazie wzrostu. Jeśli każdy nowy klient wymaga zatrudnienia kolejnej osoby, Twój model biznesowy nie jest prawdziwie skalowalny.
Wasze procesy nie powinny wymagać nieustannego dotrudniania nowych specjalistów. Przy aktualnym postępie technologicznym wiele manualnych czynności może a wręcz powinna przejmować automatyzacja. To dobra i zdrowa sytuacja nie tylko z punktu widzenia managementu, ale także całej zatrudnionej kadry.
Rekrutacja oraz onboarding bardzo często pochłaniają potężne wewnętrzne zasoby. Przyspażają obowiązków wszystkim, którzy stają się odpowiedzialni za wdrożenie nowych osób. I niestety: odciągają Waszą uwagę od potrzeb klienta.
Jeżeli i u Ciebie boom w biznesie oznacza nieustające procesy rekrutacyjne, to już ostatni (i chyba najbardziej zaskakujący) sygnał, iż mogą się Wam przydać warsztaty z analitykiem biznesowym.
Pora sprawdzić, czy zamiast zatrudniać, da się najpierw:
Dlaczego analiza biznesowa działa? W czym tkwi sekret?
Według badań, około 50% wdrożeń systemów CRM kończy się niepowodzeniem.
Główną przyczyną takiego obrotu spraw najczęsciej jest brak właściwej analizy potrzeb przed rozpoczęciem projektu.
Tylko dlaczego to tak działa? W czym tkwi sekret?
Kiedy warsztaty się nie udają?
Ale żeby nie było za słodko…
Zdarzają się również przypadki nieudanych, nieprawidłowo poprowadzonych, nierzetelnych warsztatów.
Podstawowa kwestia to wybór doświadczonej firmy konsultingowej.
Jeżeli chcesz mieć pewność, że możesz polegać na opracowanych przez nich wnioskach, zwróć uwagę na następujące czynniki:
Poza tym, duża część odpowiedzialności spoczywa także na Tobie. Analiza może się nie udać także, jeżeli:
Jak przebiega poprawna analiza biznesowa?
Faza 1: Przygotowanie i poznanie organizacji
Warsztaty strategiczne:
Faza 2: Mapowanie procesów AS-IS
Szczegółowa analiza obecnego stanu:
Faza 3: Identyfikacja problemów i możliwości
Analityka i diagnoza:
Faza 4: Projektowanie rozwiązań TO-BE
Opracowanie docelowej wizji:
Faza 5: Raport i rekomendacje
Konkretne wnioski i plan działania:
Czego oczekiwać na koniec?
Namacalnym efektem poprawnie przeprowadzonej analizy biznesowej powinien być dla Ciebie pakiet dokumentów strategicznych. W ich skład (oczywiście w zależnosci od ustaleń i umowy) mogą wchodzić:
Poza samą dokumentacją zyskacie jednak o wiele więcej. Nieocenione są też niematerialne efekty odbytych warsztatów. Dzięki nim Twoi pracownicy o wiele lepiej zrozumieją wewnętrzne procesy i poczują się przygotowani na nadchodzące zmiany. Zarząd uzyska silną podstawę do negocjacji z dostawcami IT. A cała firma z większym prawdopodobieństwem uniknie niepowodzenia zaplanowanej transformacji.
Ile to kosztuje?
„Ile to kosztuje?” – to pytanie słyszę najczęściej. Cena analizy biznesowej zależy od kilku kluczowych czynników:
Przygotuj się na kwoty w zakresie od kilku do nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych.
Nie zapominaj jednak o tym, po co to wszystko. Ostatecznie walczymy o poprawę kondycji Twojego biznesu, często wręcz o jego dalszy sens.
Jedna z moich klientek za analizę biznesową zapłaciła 35 000 zł. Natomiast po wdrożeniu naszych rekomendacji zaoszczędziła rocznie 180 000 zł na kosztach operacyjnych. ROI? Ponad 400% w pierwszym roku!
Jeśli dostrzegasz u siebie przynajmniej kilka z wymienionych w artykule siemniu sygnałów kryzysu, koszt analizy biznesowej to może być koszt utrzymania Twojej firmy. Zastanów się, czy opłaca Ci się go podjąć.
Jesteś gotowy na prowadzenie dużego projektu wdrożeniowego w Twojej firmie?
Wiesz, o co zapytać dostawcę? Jak przygotować własny zespół? Jak stworzyć skuteczne zapytanie ofertowe? Jaką metodykę wybrać? Na co zwrócić uwagę negocjując umowę wdrożeniową i serwisową?
Specjalnie dla Ciebie stworzyliśmy darmowy kurs mailowy przygotowujący do prowadzenia wdrożeń.
Codziennie przez dwa tygodnie otrzymasz od nas na swoją skrzynkę kolejną dawkę wiedzy, która pozwoli odnaleźć Ci się w tym skomplikowanym procesie.
Darmowy kurs mailowy
- 7 sygnałów, że Twoja firma pilnie potrzebuje analizy biznesowej (Ostatni może Cię zaskoczyć) - 22 sierpnia 2025
- Integracja Zendesk z innymi systemami. 3 sposoby na rozbudowę oprogramowania w chmurze - 18 listopada 2024
- Kto płaci za naprawę błędów podczas wdrożenia? - 31 października 2024
