System DMS (Document Management System)

System DMS (Document Management System) tłumaczony jest na język polski jako system zarządzania dokumentami. W ogólności są to narzędzia informatyczne, służące do organizowania, zarządzania i przetwarzania dokumentów. Użytkownicy systemu DMS mają możliwość wspólnego dostępu, gromadzenia oraz modyfikacji dokumentów należących do centralnego repozytorium.

Główne funkcje systemów zarządzania dokumentami:

• Operacje podstawowe na dokumentach – tworzenie, edycja, kopiowanie, usuwanie,
• Organizacja – w obrębie systemu DMS dokumenty tworzone są w ścisłej hierarchii oraz grupowane za pomocą katalogów,
• Klasyfikacja – każdy dokument może zostać opisany za pomocą tagów; pozwala to na przydzielenie dokumentów do odpowiednich kategorii, co ułatwia ich późniejsze wyszukiwanie,
• System wersjonowania – system przechowuje każdą wersję dokumentu, począwszy od jego utworzenia; pozwala to na podgląd historii zmian oraz powrót do dowolnej wersji,
• Zarządzanie obiegiem dokumentów (Workflow) – system DMS umożliwia tworzenie łańcucha użytkowników, którzy są odpowiedzialni za wykonanie określonych zadań związanych z dokumentem (prace projektowe, recenzje) w ustalonej kolejności,
• Archiwizacja – jeżeli dane nie będą już wykorzystywane w systemie, mogą zostać zarchiwizowane; archiwizacja pozwala na przeprowadzenie audytu
• System powiadomień o zmianach w dokumencie – każdy użytkownik ma możliwość otrzymywania powiadomień (za pomocą poczty e-mail lub z poziomu systemu) o zmianach w interesującym go dokumencie.

System DMS stanowi często jeden z modułów systemu ECM. Daje to użytkownikom dodatkowe korzyści, np. narzędzia wspomagające pracę grupową nad konkretnym dokumentem tj. wiki, forum, blogi. System DMS jest alternatywą dla przechowywania dokumentów w tradycyjnej postaci – przyspiesza ich wyszukiwanie, proces recenzji, zapobiega zagubieniu a także zaoszczędza przestrzeń.