System DMS (Document Management System)

System DMS (Document Management System)

System DMS (Document Management System) tłumaczony jest na język polski jako system zarządzania dokumentami. W ogólności są to narzędzia informatyczne, służące do organizowania, zarządzania i przetwarzania dokumentów. Użytkownicy systemu DMS mają możliwość wspólnego dostępu, gromadzenia oraz modyfikacji dokumentów należących do centralnego repozytorium.

Główne funkcje systemów zarządzania dokumentami:

  • Operacje podstawowe na dokumentach – tworzenie, edycja, kopiowanie, usuwanie,
  • Organizacja – w obrębie systemu DMS dokumenty tworzone są w ścisłej hierarchii oraz grupowane za pomocą katalogów,
  • Klasyfikacja – każdy dokument może zostać opisany za pomocą tagów; pozwala to na przydzielenie dokumentów do odpowiednich kategorii, co ułatwia ich późniejsze wyszukiwanie,
  • System wersjonowania – system przechowuje każdą wersję dokumentu, począwszy od jego utworzenia; pozwala to na podgląd historii zmian oraz powrót do dowolnej wersji,
  • Zarządzanie obiegiem dokumentów (Workflow) – system DMS umożliwia tworzenie łańcucha użytkowników, którzy są odpowiedzialni za wykonanie określonych zadań związanych z dokumentem (prace projektowe, recenzje) w ustalonej kolejności,
  • Archiwizacja – jeżeli dane nie będą już wykorzystywane w systemie, mogą zostać zarchiwizowane; archiwizacja pozwala na przeprowadzenie audytu
  • System powiadomień o zmianach w dokumencie – każdy użytkownik ma możliwość otrzymywania powiadomień (za pomocą poczty e-mail lub z poziomu systemu) o zmianach w interesującym go dokumencie.

System DMS stanowi często jeden z modułów systemu ECM. Daje to użytkownikom dodatkowe korzyści, np. narzędzia wspomagające pracę grupową nad konkretnym dokumentem tj. wiki, forum, blogi. System DMS jest alternatywą dla przechowywania dokumentów w tradycyjnej postaci – przyspiesza ich wyszukiwanie, proces recenzji, zapobiega zagubieniu a także zaoszczędza przestrzeń.



mautic is open source marketing automation

Ta strona korzysta z plików cookie. Więcej informacji

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close