MintHCM w eVolpe

System do zarządzania kapitałem ludzkim

Projekt


system:
MintHCM

metodyka wdrożenia:

Scrum

użytkownicy:

+30

integracje:

Redmine, RocketChat

zakończenie projektu:

2020

hosting:

eVolpe Cloud

Wyzwania


  • rozliczenia projektów w systemie Time & Material
  • zapotrzebowanie na system do zarządzania czasem pracy
  • wiedza na temat procesów rekrutacyjnych przechowywana w CRM pośród danych o klientach
  • utrudniona koordynacja spotkań i zadań z obszaru on- oraz offboardingu
  • brak informacji o planowanych nieobecnościach współpracowników
  • utrudnione zarządzanie wspólnymi zasobami firmy (samochód służbowy, sale konferencyjne itp.)
  • opisy stanowisk rozproszone w arkuszach Excel
  • brak narzędzia do skutecznego prowadzenia ocen okresowych

Cele wdrożenia


  • stworzenie narzędzia do zarządzania czasem pracy (time tracking)
  • integracja z systemem do zarządzania projektami
  • uporządkowanie wiedzy na temat rekrutacji
  • odwzorowanie struktury organizacyjnej wraz z opisami stanowisk
  • uporządkowanie procedur związanych z onboardingiem i offboardingiem
  • koordynacja nieobecności (praca zdalna, delegacje, choroba, urlop, inne)
  • odtworzenie ścieżek kariery
  • korelacja informacji o umiejętnościach z wynikami ocen okresowych

Wdrożone usprawnienia


W eVolpe w większości przypadków rozliczamy się z naszymi klientami w systemie Time & Material, tj. na podstawie informacji o czasie i zasobach poświęcanych na wykonanie poszczególnych zadań. W tym celu posługujemy się systemem projektowym o nazwie Redmine. To tam toczy się komunikacja miedzy Project Ownerem oraz innymi beneficjentami po stronie klienta a zespołem deweloperskim i analitykami z eVolpe. MintHCM pozwolił nam na skuteczne zarządzanie planami pracy oraz korelację rzeczywistych czasów z konkretnymi projektami i zadaniami.

MintHCM pozwolił na odejście od planowania wszystkiego w systemie CRM, Outlooku i prywatnych kalendarzach (bez wglądu dla pozostałych członków zespołu). Potrzebowaliśmy wygodnego narzędzia dla wszystkich pracowników naszej firmy.

Odkąd posługujemy się modułem do time trackingu, planujemy naszą dostępność na 2 tygodnie do przodu umieszczając w interaktywnym kalendarzu odpowiadające poszczególnym statusom kolorowe prostokąty. Dzięki opcji współdzielenia kalendarza możemy podejrzeć kto i kiedy jest dostępny w biurze, przebywa w delegacji, pracuje zdalnie czy zaplanował urlop. Sprzyja to organizacji spotkań nanoszonych w kalendarzu jako osobne bloki. MintHCM poinformuje o próbie stworzenia spotkania w przedziale pokrywającym się z innym zaplanowanym terminem. Powiadomienia o nadchodzących nieobecnościach trafiają dodatkowo także na naszego firmowego czata (Rocket.Chat.)

eVolpe nieustannie i prężnie się rozwija. Dodatkowo sama branża IT cechuje się dość swobodną rotacją pracowników. Z tego powodu potrzebowaliśmy narzędzia do skoordynowania procesów rekrutacyjnych w naszej organizacji.

Od czasu rozbudowania naszej infrastruktury systemowej o aplikację MintHCM, porządkujemy wszystko w modułach: Rekrutacje, Kandydatury i Kandydaci. Wymyśliliśmy taki podział, ponieważ dopuszczamy sytuację, w której na jedno aktualnie nieobsadzone stanowisko aplikuje więcej niż jedna osoba, a ten sam kandydat może zgłosić swoją kandydaturę w więcej niż jednym procesie rekrutacyjnym.

Z obszaru funkcjonalnego korzystają przede wszystkim nasz dział HR oraz menadżerowie zespołów, do których poszukiwani są nowi pracownicy. Rekord kandydata, który pomyślnie przeszedł proces rekrutacyjny, przekształcamy w rekord pracownika nadając mu odpowiednie uprawnienia do systemu (np. takie związane z dostępem do opisu stanowiska, historii zatrudnienia, time trackingiem itp.).

Onboarding i offboarding to dwa specyficzne workflows, które przeprowadzamy albo na samym początku współpracy albo na jej zakończenie. MintHCM pozwala skoordynować szkolenia, spotkania i zadania do wykonania, gdy ktoś dołącza do eVolpe. W przypadku rozwiązania umowy – dostarcza listę formalności do zrealizowania a także przypomina o konstruktywnym exit interview.

Dzięki tym tzw. ficzerom – nie zapomnimy o wydaniu lub odzyskaniu odpowiedniego sprzętu, podpisaniu wymaganych dokumentów, przekazaniu właściwej wiedzy czy drobnych upominkach dla nowego pracownika. Raz zaprojektowany szablon onboardingu na danym stanowisku jest wykorzystywany wielokrotnie, każdorazowo, gdy rozbudowujemy nasz zespół. Wszyscy wiedzą co jest do zrobienia i kogo angażują poszczególne zadania. MintHCM usprawnia zatem proces wdrożenia nowej osoby oraz sprzyja pozytywnemu wrażeniu na temat naszej organizacji od pierwszych minut.

Wyzwaniem w naszej organizacji okazało się skoordynowanie dostępu do współdzielonych zasobów firmowych takich jak samochód czy sale konferencyjne. Przy okazji wdrożenia MintHCM, do którego dostęp otrzymują wszyscy pracownicy eVolpe – udało się uporządkować tę kwestię.

Teraz, aby sprawdzić dostępność konkretnego sprzętu wystarczy podejrzeć kalendarz rezerwacji. Co do zasady funkcjonuje reguła „kto pierwszy ten lepszy”, ale zawsze można się jakoś dogadać. Najważniejsze, że jest porządek i w razie czego wiadomo kogo zapytać o przysługę. Koniec z niespodziankami.

MintHCM pomógł nam uporządkować dokumentację związaną z historią zatrudnienia. Zamiast stawiać przepastne archiwa pełne teczek z umowami i aneksami – całość wiedzy przechowujemy na bezpiecznych serwerach.

Dane tego typu są szczególnie wrażliwe, a przepisy o ochronie informacji osobowych bardzo ściśle regulują warunki ich przetwarzania. Nie znamy bezpieczniejszego miejsca niż profesjonalnie zabezpieczone oprogramowanie informatyczne, po odpowiedniej konfiguracji dostępów. Przy okazji każdy pracownik ma stały i nieograniczony dostęp do informacji na własny temat.

Koniec z sytuacjami z poczekalni w banku czy u lekarza, gdy bezskutecznie próbujesz skontaktować się z działem HR w celu uzyskania informacji o konkretnej wysokości przysługującego Ci przed opodatkowaniem wynagrodzenia albo dokładnym dniu rozpoczęcia współpracy z firmą te kilka lat wstecz… Z MintHCM można skorzystać o dowolnej porze, z poziomu przeglądarki internetowej, na dowolnym urządzeniu w zasięgu Internetu.

Na koniec wcale nie najmniej istotny obszar funkcjonalny: oceny pracownicze. MintHCM pozwolił nam na uporządkowanie procedury, którą do tej pory realizowaliśmy przy pomocy wersjonowanych arkuszy Excel. Miało to swoje mankamenty, dlatego cieszy fakt, że udało nam się usprawnić proces przy pomocy profesjonalnego oprogramowania. Oprócz tego, że uzyskaliśmy dostęp do archiwalnych ocen (w połączeniu z rekordem pracownika) to stworzyliśmy bogatą bazę posiadanych umiejętności, z której korzystamy np. gdy pojawi się potrzeba zrekrutowania specjalisty lub skorzystania z zewnętrznego dostawcy konkretnych usług. Mamy na pokładzie osobę władającą językiem holenderskim oraz specjalistę ds. SEO. W razie potrzeby warto mieć tego świadomość. W MintHCM informację na ten temat znajdujemy błyskawicznie.

Marta Mazurek


HR & Employer Branding Specialist

Marta Mazurek HR Specialist

W swojej pracy wykorzystuję MintHCM do prowadzenia rekrutacji oraz koordynacji kampanii employer brandingowych. Dodatkowo, jak każdy pracownik eVolpe, korzystam z szerokiego pakietu funkcji porządkujących dzień pracy. Podczas epidemii koronawirusa szczególnie przydatny okazał się dostęp do wiedzy o planach pracy moich kolegów.

Marcin Różański


CEO

Marcin Różański CEO @ eVolpe

MintHCM pozwala mi na raportowanie o stanie zatrudnienia oraz weryfikację efektywności zespołu. Dzięki aplikacji jestem w stanie stwierdzić, ile godzin poświęciliśmy na konkretny projekt i czy w tym ujęciu okazał się on rentowny.

Porozmawiaj z nami o wdrożeniu systemu MintHCM w Twojej firmie!


Skontaktujemy się z Tobą
w ciągu 24 godzin.