Skuteczna rekrutacja, efektywna współpraca, przejrzyste ścieżki kariery
Z jakich systemów korzystają przedsiębiorstwa w celu usprawnienia wewnętrznych procesów?
Odpowiedź na to pytanie zwykle brzmi: ERP, CRM rzadziej Marketing Automation czy Customer Service/Support. A to dlatego, że nauczyliśmy się myśleć o potrzebach klienta. I bardzo dobrze! Jest jednak jeszcze jedna persona, o której nie wolno zapominać. To pracownik…
W przeciwieństwie do klienta, podróż pracownika odbywa się w 100% na Twoim terytorium. Pomyśl, czy da się ją jakoś uprzyjemnić. Zadowolenie z warunków zatrudnienia (nie tylko tych finansowych) pośrednio wpływa na Twoją reputację, markę i Customer Experience. Pamiętaj o tym i zainwestuj także w Human Capital Management.
Biznes robią ci, którzy znają i rozumieją ludzi.
Pionierskie podejście biznesowe
Human Capital Management w bezpośrednim tłumaczeniu oznacza zarządzanie kapitałem ludzkim. Nie brzmi to jednak, jak coś, z czym można się łatwo utożsamić. Lepsze określenie to zarządzanie doświadczeniem pracownika (Employee Experience, EX). Bo o to w tym wszystkim chodzi, o ludzki aspekt.
Można powiedzieć, że pracownicy, to najważniejszy kapitał każdego przedsiębiorstwa. Ale na co dzień lepiej nie traktować ich jak bezosobowego zasobu. Im szybciej to zrozumiesz, tym mocniejszy zespół uda Ci się zbudować. Nie chodzi tu wyłącznie o godne, rynkowe wynagrodzenia i uczciwe podejście do spraw formalnych, ale również o tzw. miękki HR. Na to ostatnie wpływają takie kwestie jak: doświadczenie podczas rekrutacji, onboardingu, przejrzysty plan dnia, wyznaczone ścieżki rozwoju kariery czy możliwość pozyskiwania nowych umiejętności.
Pamiętaj! Osoby zatrudnione w organizacji nadają jej charakter oraz wpływają na jakość obsługi klienta. Niejeden przetarg wymaga przedłożenia dokumentów potwierdzających umiejętności w danym zakresie. Coraz częściej także standardowe zapytania ofertowe się do tego odnoszą, szczególnie w B2B. Wniosek? Nawet o klienta trudno, jeżeli coś nie działa w HR. Ale bez obaw. Jest na to sposób!
Nowość wśród rozwiązań IT dla biznesu
System HCM to oprogramowanie, które łączy funkcjonalność różnego rodzaju aplikacji ze świata HR w jedną, kompleksową platformę. Zamiast osobnego rozwiązania do mierzenia czasu pracy, prowadzenia rekrutacji, onboardingu, oceny umiejętności czy planowania delegacji – wystarczy jedno narzędzie, które zbiera to wszystko w całość.
„Spór” o nazwę
Branża jest zgodna, że systemy do prowadzenia relacji handlowych określa się mianem CRM. Wydaje się, że HCM to jeszcze zbyt młoda klasa oprogramowania, aby osiągnąć pełną spójność definicyjną. Niektórzy producenci upodobali sobie termin Human Capital Management, inni – Human Resources Management (HRM). Coraz częściej spotyka się także określenie Human Resources Information System (HRIS).
Faktyczna różnica między HCM, HRM a HRIS, jeżeli jest, to minimalna. Wszystkie przytoczone terminy odnoszą się do narzędzia do zarządzania relacjami z pracownikami (potencjalnymi, aktualnymi i byłymi). Służy ono obsłudze: kampanii employer brandingowych, procesu rekrutacji, on- i offboardingu, organizacji codziennej pracy, zarządzaniu talentami, uporządkowaniu ścieżek kariery oraz pozostałym kwestiom dotyczącym warunków zatrudnienia (np. archiwizacja dokumentacji, przydział zasobów, benefitów itp.).
Employee Journey & Experience
Trudno mówić o Human Capital Management bez znajomości pojęcia Employee Journey czy Employee Experience.
Employee Journey
Podróż pracownika polega na przechodzeniu przez różne etapy zaawansowania relacji z pracodawcą.
We wstępnej fazie nie ma jeszcze nawet mowy o zatrudnieniu. System obsługuje procesy związane z employer brandingiem oraz rekrutacją. Pozwala na uporządkowanie kwestii takich jak kampanie promujące oferty pracy, rozmowy i zadania rekrutacyjne, ewaluacja kandydatury na dane stanowisko, agregacja wiedzy o kandydatach itp.
Kiedy rekrutacja zakończy się sukcesem, a rekord kandydata zostanie przekształcony w pracownika – wzajemna relacja się zacieśnia (supeł na pętli) i wchodzi w kolejną fazę. Oprogramowanie HCM wspiera dalej takie procesy jak: onboarding, rejestracja codziennych zadań i czasu pracy, koordynacja pracy zespołowej, rozwój osobisty, zarządzanie umiejętnościami i dystrybucja talentów wewnątrz organizacji itp.
Employee Experience (EX)
Employee Experience to suma doświadczeń i wrażeń pracownika, które zgromadził w okresie zatrudnienia, w wyniku kontaktów z przełożonymi, kadrą kierowniczą, podwładnymi i współpracownikami.
Employee Experience Management to podejście biznesowe, które zakłada troskę o doświadczenie pracownika na każdym etapie zaawansowania relacji z pracodawcą.
Trzy sfery Employee Experience
(podział wg: Jacob Morgan)
kultura organizacji – misja, wizja, wartości, styl komunikacji, struktura organizacyjna czy obowiązująca hierarchia.
środowisko pracy – warunki dotyczące miejsca pracy, wygląd siedziby/biura, a także innych budynków/pomieszczeń, demografia zatrudnienia, system pracy (9-17, możliwość pracy elastycznej), benefity (dostęp do obiektów sportowych, dofinansowanie opieki medycznej, lekcje języków obcych itp).
nowe technologie – wszystkie rozwiązania, z których może korzystać pracownik. Od Intranetu, sieci społecznościowej, przez możliwość dostępu firmowej sieci z prywatnych narzędzi (trend Bring Your Own Device), po jakość sprzętu, z którego korzystają pracownicy i dostępność takich rozwiązań jak tele- i wideokonferencje, czy praca zdalna. To również wszystkie e-szkolenia, webinary i cały system oprogramowania, który stoi za firmą.
Customer + Candidate + Employee Experience
Nie bez znaczenia dla Employee Expierience są też wszelkie doświadczenia na wcześniejszym etapie relacji z aktualnym pracodawcą. Dobrze, jeśli strategia EX jest kontynuacją obietnic składanych w procesach Customer Experinece i Candidate Experience.
Idealny scenariusz to taki, w którym pracownik poznaje firmę najpierw jako klient, a następnie decyduje się na udział w rekrutacji. Jeszcze przed podpisaniem umowy powinien utwierdzić się w przekonaniu, iż ma do czynienia z profesjonalną i inspirującą organizacją.
Zadaniem pracodawcy jest dołożenie wszelkich starań, aby pracownik był ze swojej pracy zadowolony i jak najbardziej w nią zaangażowany. Oznacza to, że działania Customer, Candidate i Employee Experience powinny być spójne. Należy pamiętać, iż aktualny konsument może kiedyś trafić do firmy jako jej pracownik. Nie rzadko sytuacja może być również odwrotna. Pracownik, to najlepszy mecenas Twojej marki, szczególnie jeśli potwierdzają to jego decyzje zakupowe.
Marta Mazurek
HR & Employer Branding Specialist @ eVolpe
System HCM wykorzystuję do prowadzenia rekrutacji oraz koordynacji kampanii employer brandingowych. Dodatkowo, jak każdy pracownik eVolpe, korzystam z szerokiego pakietu funkcji porządkujących dzień pracy. Podczas pandemii koronawirusa szczególnie przydatny okazał się dla mnie dostęp do wiedzy o planach pracy moich kolegów.
Marcin Różański
CEO @ eVolpe
Nasz system HCM pozwala mi na raportowanie o stanie zatrudnienia oraz weryfikację efektywności zespołu. Dzięki aplikacji MintHCM mogę stwierdzić, ile godzin poświęciliśmy na konkretny projekt i czy w tym ujęciu okazał się on rentowny.
eVolpe podpowiada:
Firmy, które dbają o tzw. wellbeing swoich pracowników – zatrzymują ich na dłużej i motywują do zaangażowania w obowiązki.
Jeśli całościowe doświadczenie zatrudnianych osób (EX) jest pozytywne, zyskuje także Twój biznes. Klient to odczuje, kiedy obsługują go kompetentne i zadowolone ze swojej pozycji osoby. Chętniej dokona zakupu i chętniej wróci po kolejne produkty czy usługi, gdy odniesie wrażenie przyjaznej atmosfery w Twojej firmie.
Oznacza to, że Employee Experience kształtuje także Customer Experience!
7 powodów, dla których potrzebujesz oprogramowania HCM
1
Zyskasz podgląd 360° relacji pracownik – firma
W temacie zarządzania kapitałem ludzkim wiele obszarów się przenika. Trudno wyznaczyć gdzie przebiega dokładna granica między modelem kompetencji a funkcją do prowadzenia ocen pracowniczych. Wszystkie te rzeczy wpływają również na zasadność rozpoczęcia kolejnej rekrutacji. Ta z kolei nie może być realizowana w oderwaniu od hierarchii stanowisk oraz kalendarza spotkań… Proponujemy Ci narzędzie, które pozwoli podejmować w pełni doinformowane decyzje biznesowe z uwzględnienie wszystkich aspektów relacji pracownik-firma.
2
Zbudujesz bazę wiedzy o pracownikach i ich umiejętnościach
O pracowników trzeba dbać. Trzeba też sobie zdawać sprawę z tego, co potrafią i ile doświadczenia zebrali w organizacji i poza nią. To chyba jedna z ważniejszych i najbardziej przydatnych funkcji systemu HCM. Narzędzie tego typu służy jako bank informacji na temat posiadanych kompetencji. Umiejętności wprowadzone do systemu można tam wygodnie oceniać oraz wykorzystywać do zbudowania modelu kompetencji dla konkretnego stanowiska. Sprzyja to także prowadzeniu rekrutacji.
3
Usprawnisz proces rekrutacji
Wiedza na temat posiadanych umiejętności oraz natłoku pracy we wskazanym okresie pomaga stwierdzić, czy inwestycja w rozbudowę zespołu jest zasadna. Kiedy już zaistnieje realna potrzeba zrekrutowania kogoś nowego – system HCM dostarczy wszelkich koniecznych narzędzi. Możesz w nim prowadzić bazę kandydatów, przechowywać dokumenty, oceniać aplikacje, umawiać rozmowy telefoniczne i spotkania – wszystko w kontekście konkretnego wakatu oraz w powiązaniu ze wspomnianym modelem kompetencji dla wskazanego stanowiska. Aplikacja dba o to, by nie zginąć w gąszczu informacji płynących z wielu źródeł. Historia kontaktu z każdą osobą jest zachowana, a Ty masz pewność, że wszystkie czynności, które należą do rekrutera zostały wykonane prawidłowo.
4
Efektywnie zarządzisz czasem pracy
Zarządzanie czasem to coś więcej niż kojarzony z przedsiębiorstw produkcyjnych system clock-in-clock-out. Nie chodzi wyłącznie o śledzenie godzin pracy, ale również dbanie o ciągłość realizacji zleceń pod nieobecność konkretnych specjalistów, wyznaczanie zastępstw, planowanie delegacji, rezerwację zasobów, raportowanie na temat postępu konkretnych projektów i kosztach wynikających z poświęconego na nie czasu. Wszystkie powyższe informacje wpływają na osobisty oraz współdzielony kalendarz użytkowników systemu. To tam wyświetlają się informacje na temat planowanych spotkań, rozmów telefonicznych, urlopów, delegacji, pracy zdalnej, czy szkoleń.
5
Prawidłowo przeszkolisz nowych członków zespołu
Procedura onboardingu polega na zapewnieniu dostępu do sprzętu oraz wiedzy, koniecznych do prawidłowego wykonywania obowiązków przez nowych pracowników.
Organizacja tego wszystkiego w systemie HCM pozwala śledzić postępy nowo zatrudnionych. W ten sposób skutecznie stwierdzisz, czy okres próbny się zakończył i dana osoba przeszła przez wszystkie etapy zaplanowanego treningu.
Dobrą praktyką jest stworzenie szablonów takiego workflow dla każdego stanowiska.
Warto wiedzieć, że lustrzanym odbiciem onboardingu jest offboarding. Dzięki funkcjom z tego obszaru bezproblemowo pożegnasz się z osobami, które odchodzą z organizacji. Zaplanujesz exit interwiew i odzyskasz wszystkie wydane sprzęty. Nie przegapisz też żadnego podpisu do dokumentacji kadrowej. System HCM przypomni Ci o tych wszystkich czynnościach z odpowiednim wyprzedzeniem.
6
Zyskasz sposób na retencję pracowników
Dzięki systemowi HCM masz szansę zatrzymać pracowników, którzy w alternatywnej rzeczywistości planowaliby odejście z firmy w poszukiwaniu perspektyw rozwoju. Oprogramowanie pozwala podejrzeć postępy w osiąganiu celów, zapewnia transparentność informacji o wynikach ocen pracowniczych, pokrywa też wszystkie etapy tzw. Employee Journey.
7
Wyprzedzisz konkurencję
System HCM (czasami nazywany też HRM albo HRIS) to nowość na rynku oprogramowania dla biznesu. Rozwiązanie dopiero zyskuje na popularności. Jest to zatem doskonały moment, aby się wyróżnić i wyprzedzić konkurencję, która jeszcze o tym nie słyszała.
Po około dekadzie nie musimy już przekonywać klientów eVolpe o słuszności posiadania oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami. Sami zgłaszają się do eVolpe doskonale orientując się w ofercie systemów CRM. Na taki efekt przyjdzie nam jeszcze poczekać na gruncie Human Capital Management. My podejmujemy się kolejnego wyzwania i będziemy informować rynek o zaletach pozytywnego Employee Experience. W dobie transformacji cyfrowej powinno to zająć o wiele mniej czasu. Pytanie, czy Ty jesteś gotowy zostać prekursorem w nowej dziedzinie?
Funkcje systemu HCM
Employer Branding
Przygoda z narzędziem HCM zaczyna się na etapie employer branding, czyli budowania wizerunku marki jako solidnego, godnego zaufania pracodawcy. W tym celu dział HR, czasami wspierany przez Marketing, prowadzi kampanie promocyjne (np. związane z aktualnymi ofertami pracy) oraz dba o pozytywny obraz firmy w Internecie. Odpowiednie oprogramowanie pozwala na wygodną koordynację tego typu działań.
Rekrutacja
Chyba najbardziej rozpoznawalny i poszukiwany obszar funkcjonalny systemów HCM to rekrutacje. Dla wielu organizacji jest to bardzo wymagające wyzwanie. Pozyskanie kadry, szczególnie na tzw. rynku pracownika, wiąże się z koordynacją działań na wielu polach. Oprogramowanie pomaga podzielić proces na etapy, uporządkować poszczególne czynności oraz raportować o uzyskanych efektach.
Dzięki systemowi HCM możesz zarządzać ogłoszeniami, zbudować bazę przesłanych życiorysów, oceniać kandydatów, umawiać spotkania i przechowywać notatki, które posłużą po czasie, kiedy trzeba będzie podjąć decyzję kogo zatrudnić. Oprogramowanie tego typu sprzyja również bezpieczeństwu danych osobowych, którego wymaga RODO.
Profil pracownika
Systemy HCM to narzędzie nie tylko dla pracowników działu HR. Nieocenione korzyści przynosi nadanie dostępu wszystkim członkom organizacji. W ten sposób każdy zatrudniony specjalista może kontrolować własne postępy, przebieg kariery w organizacji, w razie potrzeby edytować dane kontaktowe, współdzielić informacje o realizowanych projektach, planowanych nieobecnościach, zapotrzebowaniu na firmowe zasoby itd.
Profil pracownika w HCM przypomina profil specjalisty na LinkedIn. Znajduje się tam wiedza o wykształceniu, doświadczeniu i uzyskanych certyfikatach. Pracodawcy przydadzą się również dane kontaktowe, numer konta bankowego, czy lista odbytych szkoleń, przyznanych benefitów oraz szczegóły podpisanego kontraktu. Jest to miejsce w systemie, które pozwala zrozumieć historię współpracy z konkretną osobą. System pokazuje te informacje, które pozostają w relacji do odpowiedniego rekordu personalnego.
Oceny pracownicze
Kolejny ważny element zarządzania zespołem to przechowywanie wiedzy o umiejętnościach. Dojrzałe organizacje dbają o to, aby regularnie ewaluować postępy i zaangażowanie zatrudnianych osób. W ten sposób utrzymują wysoki poziom efektywności zespołu. Pracownicy, którzy są świadomi, czego się od nich wymaga oraz w jakim stopniu i kiedy zostaną z tego rozliczeni o wiele chętniej podejmują własne inicjatywy, kreatywnie podchodzą do wykonywanych obowiązków.
Co jakiś czas, może raz na kwartał, warto organizować spotkania w celu oceny pracownika. Jest to dobry moment na rozmowę o premii, benefitach, podwyżce, awansie, ale także sposobność, do zdyscyplinowania osób, które nie wywiązują się z obowiązków. System HCM pozwala prześledzić, jak postępuje kariera każdego z pracowników oraz jakiego rodzaju umiejętności (i na jakim poziomie) posiada zespół. Dzięki opisanej funkcji zapobiegasz bezzasadnym wydatkom na szkolenia i rekrutację. Inwestujesz w rozwój osobisty tych osób, które wykazują potencjał; w takim zakresie, w jakim jest im to rzeczywiście potrzebne. W efekcie Twoi pracownicy mają poczucie, że liczysz się z ich potrzebami i chętniej wiążą się z organizacją na dłużej.
Zarządzanie czasem pracy
Oprogramowanie HCM oferuje też funkcję, która wykracza poza znany z zakładów produkcyjnych mechanizm clock-in/clock-out. W systemie możesz rejestrować nie tylko pory rozpoczęcia i zakończenia pracy, ale również badać ile z każdego tygodnia poświęcacie na wybrane aktywności i czy to się Wam opłaca.
Oprócz codziennego time trackingu zarządzasz nieobecnościami oraz planujesz spotkania i rozporządzasz współdzielonymi zasobami. Doskonale wiesz kiedy i kogo nie będzie w biurze, a więc o wiele efektywniej rozdzielasz obowiązki. W dużych korporacjach taka wiedza przyda się także podczas zarządzania przestrzenią (workplace). Czy wiesz, ile kosztuje Cię utrzymanie powierzchni biurowej? W organizacjach np. takich jak call center można takową dość swobodnie wypożyczać i re-używać. Skorzystaj z modułu Raporty i w pełni wykorzystaj potencjał posiadanej nieruchomości.
On-/Offboarding
Onboarding to nie tylko lista przedmiotów do wydania nowemu pracownikowi. Chociaż i taka Ci się na pewno przyda. Można powiedzieć, że jest to proces „socjalizacji” specjalisty w nowej organizacji. Składają się na to przygotowanie stanowiska pracy, formalności i dokumentacja, entry interview, szkolenia, zapoznanie z kulturą organizacyjną, wszystkie aktywności zaplanowane na okres próbny, które sprzyjają aklimatyzacji w miejscu pracy.
Onboarding powinien wyglądać tak samo bez względu na to kto i kiedy obejmuje dane stanowisko. System HCM pozwala na stworzenie odpowiedniego szablonu do wykorzystania przez kierowników oraz pracowników działu HR. Mogą z niego skorzystać każdorazowo po zakończonej sukcesem rekrutacji. Analogicznie, acz w odwrotnym kierunku wygląda proces offboardingu, kiedy ktoś żegna się z organizacją.
MintHCM – HCM Open Source
Miętowo świeża propozycja od eVolpe
W eVolpe proponujemy Ci rozwiązanie oparte na kodzie innego popularnego rozwiązania. Nasz system o nazwie MintHCM powstał na kanwie otwartego kodu SuiteCRM. Podobnie jak w przypadku znanego i lubianego CRM-a, HCM od eVolpe oferuje niezliczoną ilość możliwości dalszej rozbudowy. Standard tworzy kilkanaście obszarów funkcjonalnych, ale to jeszcze nie wszystko, czego możesz wymagać od naszej miętowej platformy.
Korzystanie z MintHCM nie wiąże się z żadnymi opłatami licencyjnymi. Oznacza to, iż aktualna sytuacja nie generuje dla Ciebie dodatkowego, nieprzewidzianego kosztu związanego z pozyskaniem narzędzia.
Uwaga! MintHCM można pobrać z Internetu i samodzielnie zainstalować na własnych serwerach. Jeśli posiadasz wystarczające umiejętności administratorskie – możesz zacząć z niego korzystać nawet od zaraz! Potrzebujesz wsparcia podczas instalacji i konfiguracji? Zapytaj eVolpe o tę usługę.
Istnieje także możliwość swobodnej rozbudowy kodu MintHCM i dopasowania go do niestandardowych potrzeb. eVolpe oferuje przy tym usługę hostingu i utrzymania instancji na naszych serwerach (eVolpe Cloud). Wymienione tu elementy podlegają opłacie – ale zdejmują z Ciebie obowiązek samodzielnego dbania o infrastrukturę serwerową czy zatrudniania zespołu deweloperskiego do zadań specjalnych.
Potrzebujesz konsultingu Human Capital Management?
Wypełnij formularz. Skorzystaj ze wsparcia specjalistów eVolpe.
