Według analizy Ministerstwa Cyfryzacji oraz raportu firmy UiPath AI może podnieść polskie PKB nawet o 8% w ciągu najbliższej dekady, a automatyzacja przy pomocy agentów, która będzie wspierać pracowników umysłowych, stanie się kluczowym narzędziem pracy w wielu branżach.
Kluczową rolę w tym procesie odegrają inteligentni agenci wspierający pracowników oraz narzędzia umożliwiające eliminację powtarzalnych i czasochłonnych czynności.
Jednym z najciekawszych przykładów takiego rozwiązania jest n8n – opensource’owa platforma, która pozwala w prosty sposób łączyć różne aplikacje i tworzyć automatyzacje ułatwiające codzienną pracę.
Jeżeli Twój zespół jest coraz bardziej obciążony pracą i widzisz u was potrzebę automatyzacji powtarzalnych działań zobacz przykłady zastosowania n8n, które stworzyliśmy w eVolpe.
Na czym polega i jak działa automatyzacja n8n?
n8n to opensource’owe narzędzie do tworzenia automatyzacji z wykorzystaniem AI.
Umożliwia użytkownikom łączenie różnych aplikacji i usług za pomocą wizualnego edytora opartego na tzw. węzłach (nodes).
Każdy węzeł odpowiada konkretnej czynności, na przykład pobieraniu danych z Google Sheets, wysyłaniu wiadomości na firmowym czacie czy uruchamianiu kodu JavaScript.
Łącząc takie węzły, możesz stworzyć automatyzacje w swoich systemach IT bez pisania kodu. Choć – jeśli tylko chcesz – masz też możliwość dodania własnych skryptów, by zyskać większą kontrolę nad działaniem projektowanego flow.
n8n w SaaS lub On-Premise – dowolność formy hostingu
n8n jest dostępne zarówno jako usługa chmurowa (n8n.cloud), jak i w formie oprogramowania do samodzielnego uruchomienia (on-premises, czyli w prywatnej infrastrukturze serwerowej).
Dzięki temu zachowujesz pełną kontrolę nad swoimi danymi i know-how dotyczącym przebiegu automatyzacji.
Jeśli chcesz się podjąć samodzielnego budowania automatyzacji, a tym samym:
- Wolisz oddać obowiązek utrzymania infrastruktury i nie obawiasz się upływu danych – postaw na cloud.
- Masz własną serwerownię oraz zespół IT, który zadba o zabezpieczenie firmowego know-how – spróbuj samodzielnie pobrać i zainstalować n8n wprost z GitHuba. Ta opcja nic nie kosztuje (oczywiście poza Twoimi wewnętrznymi zasobami).
Jest też trzecia możliwość. Jeśli potrzebujesz wsparcia z zastosowaniem n8n, zgłoś się do firmy wdrożeniowej, która świadczy usługi rozbudowy systemów IT. Nie będzie trzeba samodzielnie utrzymywać narzędzia. Skorzystasz jedynie z efektów, na które ono pozwala. Hostingiem i obsługą zajmie się doświadczony partner.
Jak przy pomocy n8n zautomatyzowaliśmy wybrane procesy w eVolpe i u naszych klientów?
Narzędzie n8n otwiera ogromne możliwości w zakresie usprawnienia procesów biznesowych – z zakresu marketingu, sprzedaży, obsługi klienta, działań administracyjnych oraz wsparcia codziennych operacji. Dzięki prostym integracjom i elastycznym scenariuszom pozwala wyeliminować powtarzalne, czasochłonne zadania i poddać je automatyzacji.
Rezultat? Oszczędność wielu godzin pracy,lepsze wykorzystanie firmowych zasobów i szybsza realizacja kluczowych działań.
Poniżej znajdziesz konkretne przykłady automatyzacji, które przy pomocy n8n (bez pisania kodu!) wdrożyliśmy już dla naszych klientów.
Przykłady automatyzacji dla działu marketingu
Automatyzacja wysyłania wiadomości na LinkedIn
Jedna z pierwszych automatyzacji n8n jaką zbudowaliśmy, polegała na usprawnieniu procesu wysyłania wiadomości do potencjalnych klientów firmy na platformie LinkedIn.
Nasz klient realizował działania prospectingowe kontaktując się z decydentami z wybranego sektora gospodarki. LinkedIn to doskonałe narzędzie by do nich docierać. Budowanie bazy oraz ręczne rozsyłanie wiadomości to godziny monotonnej pracy.
Dzięki integracji n8n z usługą Sales Navigator, nasz klient nie poświęca już na te działania więcej niż godzinę tygodniowo. Baza buduje się sama według wskazanych kryteriów. A wiadomości rozsyłane są zgodnie z harmonogramem i na podstawie opracowanego przez zespół marketingu skryptu. Udało nam się nawet obsłużyć poprawną odmianę polskich imion oraz zwroty, które nie sugerują płci odbiorcy.
Specjaliście ds. prospectingu pozostaje odpisywanie osobom, które wyrażą zainteresowanie automatycznie przesłanym komunikatem. To element procesu, który wymaga osobistego podejścia i dopasowania odpowiedzi do kontekstu otrzymanej wiadomości. Na tym polu nie zastąpimy ludzkiego czynnika.
O ile przyjemniejsza jest jednak codzienna praca tej osoby! Bez godzin bardzo powtarzalnego klikania, wszyscy są szczęśliwszy: i zarząd i nasz nowy znajomy marketer.
Automatyzacja aktywności social selling
Podobną automatyzację, która działa na platformie LinkedIn, wykonaliśmy także na własne potrzeby.
Do tej pory, możliwie regularnie (najczęściej przez pierwszą godzinę rozpoczętego dnia pracy), nasza koleżanka z działu marketingu weryfikowała czy na portalu pojawiły się nowe posty dotyczące oprogramowania CRM.
Jej działania miały celu usprawnienie procesu social sellingu, czyli udzielania bezpośrednich, profesjonalnych porad osobom, które poszukują wsparcia w wyborze oprogramowania.
Odnalezione po wybranych słowach kluczowych zapytania, trafiały do naszego zespołu ekspertów. (Ich zadaniem jest osobiste i merytoryczne odpowiadanie na sygnały z rynku.) Od czasu włączenia automatyzacji n8n oszczędziliśmy jednak Ewie monotonnego przeszukiwania bazy LinkedIn.
Zamiast godziny dziennie, wystarczy, że poświęcamy na to max. 15 min. szybkiej kontroli procesu. Za Ewę większość rzeczy robi odpowiednio skalibrowany automat. A powiadomienia o efektach jego pracy bezobsługowo trafiają na osobny kanał na firmowym chacie. Żeby odpisać potencjalnym klientom, nasi sprzedawcy po prostu klikają w nadesłany przez n8n link.
W podobny sposób możesz działać i Ty: pozwolić automatyzacji wyszukiwać publiczne zapytania dotyczące produktów czy usług, które oferujesz, a następnie osobiście doradzać zagubionym konsumentom. W naszym przypadku najlepiej nadaje się do tego LinkedIn, ale jeśli Twoi klienci zrzeszają się na innych platformach, tego typu mechanizm możemy dla Ciebie włączyć na dowolnym kanale social media.
Wskazówka od eVolpe: Najlepiej, kiedy Twoje komentarze pod publicznymi postami nie są sprzedażowe. Social selling (wbrew swojej nazwie) to nie nachalne sprzedawanie w social mediach (którego nikt nie lubi!), ale długotrwała strategia merytorycznej pomocy. Stosując tę metodę, budujesz własny wizerunek eksperta. Twoje komentarze widzą bowiem nie tylko osoby, które poprosiły o wsparcie, ale także ich sieć kontaktów. Oczywiście w długim terminie może się to przekładać na zwiększoną sprzedaż. Nie traktuj tego jednak jak sposobu na spamowanie ludzi „niezamówioną ofertą handlową”. Takie podejście byłoby nie tylko niemile widziane, ale wręcz niezgodne z przepisami.
Automatyzacja e-mail prospectingu
Automatyzować działania prospectingowe można nie tylko w social mediach, ale także z wykorzystaniem oprogramowania do wysyłek wiadomości e-mail.
O tego typu automatyzację poprosił nas zresztą nasz inny stały klient. Firma, dla której kilka miesięcy temu wdrożyliśmy oprogramowanie Marketing Automation, poszukiwała sposobu na efektywne zastosowanie jego możliwości w zakresie e-mail marketingu.
W tym celu wypracowali dość czasochłonny, bo zajmujący około 20 godzin tygodniowo, proces budowania bazy oraz rozsyłania wysyłek do potencjalnych klientów. Dzięki zaprojektowanemu przez nas w n8n mechanizmowi (w zależności od złożoności listy prospectingowej) skrócili czas obsługi tego procesu do nawet 3 godzin w tygodniu!
W ich przypadku pozyskiwanie listy prospectingowej opierało się na ręcznym przeszukiwaniu Internetu w poszukiwaniu adresów e-mail do pracowników firm z konkretnego regionu i branży. Oznaczało to godziny spędzane na klikaniu po stronach internetowych i social mediach potencjalnych klientów. Od takiego zadania z całą pewnością można dostać oczopląsu!
Nasz klient dbał jednak o to, by posługiwać się wyłącznie adresami, które ludzie samodzielnie publikują w Internecie, zapraszając do kontaktu z ich firmami. Nie chcieli korzystać z zewnętrznej bazy lub usług podmiotu zajmującego się lead generation. Zależało im na pełnej kontroli procesu.
Kiedy dowiedzieli się, że to samo, co realizują w sposób manualny, może za nich zrobić automat, od razu poprosili nas o zaprojektowanie odpowiedniego mechanizmu w n8n. Od tego czasu zamiast godzinami wyszukiwać adresy, po prostu wskazują odpowiednie parametry wyszukania, np. „branża spożywcza, powiat poznański” a wygenerowaną bazę importują do systemu wysyłkowego.
Nasz klient korzysta z Mautic, ale nadadzą się do tego także takie narzędzia jak: Woodpecker, HubSpot Marketing, MailChimp, FreshMail, GetResponse itp.
Wskazówka eVolpe: W przypadku planowania działań prospectingowych koniecznie skonsultuj ich prawomocność z profesjonalną kancelarią. Zgodnie z art. 24 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną przesyłanie niezamówionej informacji handlowej podlega karze grzywny. Upewnij się, że cokolwiek realizujesz - ręcznie lub automatycznie - nie łamie przepisów prawa, które obowiązują w naszym kraju.
Przykłady automatyzacji procesów w sprzedaży
Powiadomienia o rozmowach z chatem AI na stronie www
W dobie upowszechnienia sztucznej inteligencji coraz częściej spotykamy się z zastosowaniem chatbotów AI na stronach internetowych. Służą one szybkiemu udzielaniu odpowiedzi na palące pytania klientów (bazując na treściach z całej witryny lub opublikowanych we wskazanym źródle zewnętrznym, np. systemie CRM).
Jeden z naszych klientów, który z powodzeniem podpiął do swojej strony takiego chatbota, borykał się z problemem braku powiadomień o przeprowadzonych rozmowach. Żeby się o nich dowiedzieć, ręcznie sprawdzał historię konwersacji.
Z jednej strony użytkownicy ich witryny korzystali z nowoczesnego narzędzia, z drugiej: pracownicy firmy docierali do potrzebnej im wiedzy „na piechotę”. Nic dziwnego, że paradoks tej sytuacji dość mocno doskwierał osobom z działu Sprzedaży i Customer Service.
Prosta automatyzacja w n8n sprawiła, że od teraz powiadomienia z całą treścią rozmowy z AI trafiają do opiekuna klienta na firmowy czat. Tylko tyle i aż tyle usatysfakcjonowało wszystkie zaangażowane strony.
Nasz klient – z polecenia eVolpe – stosuje do wewnętrznej komunikacji i powiadomień aplikację Rocket.Chat, ale jeśli w Twojej firmie działa Slack, MS Teams czy Google Chat lub… inne dowolne narzędzie – możliwości n8n są takie same.
Automatyzacja powiadomień o wypełnieniu formularzu
Inna automatyzacja by eVolpe, która spodobała się naszym klientom to automatyzacja wysyłki powiadomień o wypełnieniu formularza kontaktowego.
W naszej firmie stosujemy taki workflow od lat. Początkowo zaprojektowaliśmy go w kodzie, tworząc specjalną integrację naszego systemu CRM z aplikacją Rocket.Chat.
W dobie automatyzacji no-code, to samo da się już jednak zdziałać bez udziału programistów, po prostu rysując odpowiedni flow w kreatorze n8n.
Tobie też brakuje powiadomień o zgłoszeniach od klientów? Starasz się skrócić czas reakcji zespołu sprzedaży na zainteresowanie ofertą? Ta prosta automatyzacja sprawdzi się także u Ciebie!
n8n sprawdza, czy nastąpiło wypełnienie formularza kontaktowego i wywołuje dodatkowe powiadomienie na firmowym czacie. Tylko tyle wystarczy, by usprawnić wewnętrzną komunikację i zagwarantować niemal natychmiastową reakcję handlowca na zgłoszenie ofertowe. Spodoba się to na pewno klientom, którzy przywykli, iż inni dostawcy ignorują ich zapytania i oddzwaniają nawet z kilkugodzinnym opóźnieniem.
Skorzystanie z automatyzacji n8n to zatem bardzo prosty i skuteczny sposób, by odróżnić się od tłumu i zapaść w pamięci klienta, jako proaktywny partner.
Czy wiesz, że…
„Firmy potrzebują odpowiednio: 4 godziny 23 minut, aby odpowiedzieć na formularz kontaktowy.”
Autouzupełnianie rekordów w CRM
Być może znasz i korzystasz z takich narzędzi jak ZoomInfo, Clearbit czy RocketReach. To płatne aplikacje do tzw. data enrichment.
Dzięki możliwościom n8n, zamiast płacić za subskrypcję takowej aplikacji, możesz zyskać prywatne narzędzie do autouzupełniania rekordów w systemie CRM.
Mechanizm, który zbudowaliśmy dla jednego z naszych klientów i który zastosowaliśmy także w SugarCRM, z którego korzystamy wewnętrznie – dopisuje za nas w rekordach Namiarów (Leads) brakujące informacje takie jak:
Jeśli potrzebujesz innego typu informacji lub funkcji data enrichment także w inny rekordach (np. w Kontaktach czy Kontrahentach), nie ma problemu! Jeśli taka wiedza jest widoczna publicznie – dane mogą się uzupełnić bez Twojego udziału.
Automatyczna archiwizacja maili
Jedna z częściej zamawianych przez naszych klientów funkcji to: integracja ich systemu CRM z klientem pocztowym, np. Outlook.
To popularna potrzeba biznesowa, by wszystkie maile, które trafiają na skrzynki handlowców, albo są przez nich wysyłane – odkładały się w historii kontaktu z klientem.
Prosty mechanizm, który zaprojektowaliśmy w n8n wymaga w tym celu jedynie uwzględnienia w DW konkretnego adresu e-mail.
Inny sposób, który wykorzystujemy symultanicznie, to umieszczenie konkretnej wiadomości w odpowiednim folderze pocztowym. Taka akcja użytkownika to sygnał dla automatyzacji, by odłożyła wskazaną komunikację pod rekordem klienta w CRM.
Przykłady automatyzacji przydatnych w dziale IT (i nie tylko)
Tworzenie tasków projektowych przez chatbot
Jak pewnie wiesz – jeśli Twoja firma korzystała już z usług eVolpe – do porządkowania naszej pracy wykorzystujemy system Redmine – opensource’owe oprogramowanie do zarządzania projektami. Korzystamy z niego zarówno podczas współpracy z klientami jak i do koordynacji zadań wewnętrznych, np. w dziale marketingu, HR czy IT.
Dzięki automatyzacji n8n możemy go używać także w formie wygodnego chatbota. Pozwala to na „rozmowę” z Redmine w języku naturalnym. Zamiast ręcznie dodawać i edytować zagadnienia czy przeszukiwać bazę systemu w poszukiwaniu konkretnego linku – możemy po prostu wyrazić swoją intencję w oknie interfejsu konwersacyjnego w aplikacji Rocket.Chat.
Jeśli Ty również korzystasz z podobnego oprogramowania (popularne obok Redmine są np. Jira, Trello, Asana czy Smartsheet) przy pomocy n8n możesz w prosty sposób zamienić swoje doświadczenie użytkownika na rozmowę z chatbotem.
Dodatkowo, oprócz pracy z zagadnieniami, nasz dział IT tego samego chatbota stosuje także do:
Podsumowanie maili z raportami
Przy okazji rozpoznawania narzędzia n8n, zespół IT eVolpe ułatwił sobie także swoją codzienną pracę. W tym celu zaprojektowali własny mechanizm do podsumowywania raportów o stanie firmowej infrastruktury.
Automatyzacja zbiera dla nich wszystkie maile z raportami o działaniu systemów i podsumowuje je w jednym dokumencie. Wyróżnia przy tym, co ważnego działo się przez cały dzień na różnych urządzeniach i serwerach.
Dzięki temu nasi administratorzy nie muszą już przeglądać każdego raportu, który otrzymują w trakcie dnia. Wystarczy, że przejrzą czytelne podsumowanie. W ten sposób jeszcze skuteczniej kontrolują poprawność działania bardzo rozbudowanej infrastruktury.
To samo spodobało się także jednemu z naszych klientów, który już poprosił o własną wersję opisanej automatyzacji do podsumowywania raportów dotyczących kondycji finansowej ich firmy.
Przykład automatyzacji dla działu finansowego
Archiwizacja faktur i skanów innego typu dokumentów
Ostatni przykład automatyzacji, który dzisiaj przytoczę, zbudowaliśmy na potrzeby działu finansowego naszego kontrahenta.
Jest to prosty workflow do archiwizacji faktur zakupowych. Po otrzymaniu faktury na maila automatyzacja sama ją nazywa (zgodnie z szablonem) i umieszcza w odpowiednim folderze w systemie księgowym.
Dzięki n8n zupełnie bezobsługowo udaje się utrzymywać spójne nazewnictwo plików oraz porządek w folderach z dokumentacją finansową.
Każdy, kto miał styczność z prowadzeniem biznesu lub pracuje w księgowości z pewnością przyzna jak bardzo taka prosta rzecz ułatwia pracę i odnajdywanie historycznych informacji w systemie.
Taki sam mechanizm przy okazji uruchomiliśmy w tej firmie do archiwizacji innego typu dokumentów i ich skanów.
Dlaczego warto automatyzować firmowe procesy?
Automatyzacja powtarzalnych zadań może wprowadzić dużo dobrego do Twojej codziennej firmowej rzeczywistości.
Konkretną korzyść pokazują na przykład najnowsze badania Universal Robots. Według nich: aż 66% firm uważa wzrost produktywności za główny powód automatyzacji, przy czym aż 39% spodziewa się co najmniej 25% poprawy produktywności dzięki robotyce i AI, a 61% przewiduje wzrost produktywności w ciągu pięciu lat.
Automatyzacja powtarzalnych zadań może także zapobiegać wypaleniu zawodowemu i chęci zmiany pracy. Dzięki niej Twoi specjaliści będą mogli skupić się na strategicznych projektach zamiast tracić czas na rutynowe czynności.
Poza tym najważniejsze korzyści z automatyzacji firmowych procesów, które warto brać pod uwagę to:
Pamiętaj: automatyzacja to inwestycja, która zwraca się nawiązką. Im wcześniej zaczniesz, tym szybciej zobaczysz konkretne rezultaty w swojej firmie.
Podsumowanie
Przytoczone w artykule przykłady zastosowania n8n pokazują, że automatyzacja nie jest już zarezerwowana wyłącznie dla dużych korporacji – z powodzeniem może wspierać także mniejsze firmy i zespoły.
Wdrożenie prostych workflows może wręcz być pierwszym krokiem do głębszej transformacji cyfrowej Twojego przedsiębiorstwa.
Chcesz zwiększyć efektywność swojego zespołu?
Przyjrzyj się możliwościom, jakie oferuje sztuczna inteligencja i automatyzacja no-code. Dostępne dziś rozwiązania pozwalają na szybkie wdrożenie bez konieczności programowania.
Nie wiesz, od czego zacząć automatyzację w swojej firmie?
Zacznij od rozmowy z zespołem. Często to właśnie pracownicy mają najlepsze pomysły na automatyzację procesów – być może niektóre z ich propozycji można zrealizować za pomocą narzędzi takich jak n8n?
Jesteś gotowy na prowadzenie dużego projektu wdrożeniowego w Twojej firmie?
Wiesz, o co zapytać dostawcę? Jak przygotować własny zespół? Jak stworzyć skuteczne zapytanie ofertowe? Jaką metodykę wybrać? Na co zwrócić uwagę negocjując umowę wdrożeniową i serwisową?
Specjalnie dla Ciebie stworzyliśmy darmowy kurs mailowy przygotowujący do prowadzenia wdrożeń.
Codziennie przez dwa tygodnie otrzymasz od nas na swoją skrzynkę kolejną dawkę wiedzy, która pozwoli odnaleźć Ci się w tym skomplikowanym procesie.
Darmowy kurs mailowy
