System ECM (Enterprise Content Management)

Definicja Enterprise Content Management

Oficjalna definicja Enterprise Content Management została sformułowana w 2005 roku przez AIIM — Association for Information and Image Management International. Według niej ECM to strategie, metody oraz narzędzia (w tym systemy IT tej klasy) stosowane do przechwytywania, zarządzania, gromadzenia, archiwizacji oraz dostarczania dokumentów i innych danych (ze wszystkich obszarów przedsiębiorstwa), niezbędnych do wykonywania procesów organizacyjnych zachodzących w przedsiębiorstwie.

Sytem ECM

System ECM, to oprogramowanie do pracy grupowej oraz zarządzania dokumentacją w przedsiębiorstwie (Content Management). Oprogramowanie tego typu wspiera strategię i organizację korzystania z dostępnych informacji. Produkt do zarządzania danymi staje się systemem klasy ECM, jeżeli tradycyjna funkcjonalność z zakresu zarządzania danymi (m.in. tradycyjne archiwum, zarządzanie dokumentami, obieg dokumentów), jest połączona z komponentami webowymi. Idea ECM nie polega jednak wyłącznie na dodatkowym wykorzystaniu technologii webowych. System ECM umożliwia zarządzanie ustrukturyzowanymi oraz nieustrukturyzowanymi informacjami. Oferuje też mechanizmy wspomagające zarządzanie danymi, takie jak automatyczna klasyfikacja informacji, profilowanie oraz zapis operacji webowych.

Trzy kluczowe założenia systemów klasy ECM to:

Warstwa pośrednia – system klasy ECM z założenia rozwiązuje problemy z ograniczeniami systemów o architekturze „wysp”. Duży nacisk kładziony jest na możliwość integracji z innymi aplikacjami. ECM oferuje infrastrukturę opartą o technologie webowe. Może być wykorzystywany jako dodatkowa platforma wspomagająca funkcjonowanie systemów wielostanowiskowych oraz systemów o architekturze klient/serwer.
Niezależne komponenty – funkcjonalność systemu jest udostępniana jako niezależne usługi, która może być wykorzystana z poziomu dowolnych aplikacji przedsiębiorstwa. Pozwala to na uniknięcie zbędnych, drogich i trudnych w utrzymaniu równoległych funkcji. Z uwagi na niezależność i odseparowanie usług, standard interfejsów umożliwiających ich komunikację gra kluczową rolę w przypadku systemów ECM.
Centralne repozytorium dla wszystkich typów informacji – ECM zapewnia hurtownię danych, która gromadzi informacje dotyczące przedsiębiorstwa w repozytorium o jednolitej strukturze. Pozwala to eliminację problemów związanych z nadmiernością oraz spójnością informacji. Wszystkie aplikacje przedsiębiorstwa dostarczają dane do jednego repozytorium, co w konsekwencji zapewnia każdej z nich dostęp do dowolnych informacji.

Czy wiesz, że…

W ofercie eVolpe znajdziesz system do elektronicznego obiegu dokumentacji w przedsiębiorstwach?

DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ O ALFRESCO

ECM to zbiór komponentów oraz technologii, które ze względu na oferowaną funkcjonalność dzielą się na 5 kategorii:

Przechwytywanie,
Zarządzanie,
Gromadzenie,
Dostarczanie,
Długoterminowa archiwizacja danych.

Tradycyjne moduły systemu ECM to:

DM (Document Management) – zarządzanie dokumentami,
Collaboration – narzędzia współpracy grupowej,
WCM (Web Content Management) – zarządzanie treścią strony internetowej,
RM (Records Management) – archiwizacja danych,
Workflow/BPM – obieg dokumentów/zarządzanie procesami biznesowymi.

Moduły do zarządzania danymi mogą być używane w dowolnych kombinacjach i łączą się także z przechwytywaniem, gromadzeniem, dostarczaniem oraz archiwizacją.

DM, Collaboration, WCM, Workflow i BPM służą do zarządzania dynamiczną częścią cyklu życia danych. Natomiast RM odpowiada za archiwizację i zabezpieczenie danych, które nie zostaną już zmienione (są one wykorzystywane w przypadku przeprowadzania audytu).