Na rynku pakietów biurowych Microsoft Office od lat dystansuje konkurencję, niezmiennie okupując fotel lidera. Jako że pakiet ten jest obecny w życiu większości firm, stopień integracji z programami wchodzącymi w skład Microsoft Office to często bardzo ważny element rozważań nad wyborem odpowiedniego dla firmy systemu CRM. Jest to również jeden z powodów, dzięki którym w ścisłej czołówce najpopularniejszych systemów do zarządzania relacjami z klientami znajduje się Microsoft Dynamics CRM, który (z oczywistych powodów) w ogólnym przekonaniu oferuje najbardziej dogłębną integrację z pakietem Office.
Duże zapotrzebowanie na odpowiednią komunikację systemu CRM z najpopularniejszym pakietem biurowym znalazło również odzwierciedlenie w funkcjonalności SugarCRM. Już w najprostszej wersji tego systemu (Professional), użytkownicy mogą wykorzystywać integratory w postaci plug-inów do najważniejszych programów z pakietu, czyli klienta poczty Microsoft Outlook, edytora tekstu Microsoft Word i arkusza kalulacyjnego Microsoft Excel. W niniejszym poście przyjrzymy się możliwościom tych trzech plug-inów.
Microsoft Outlook
Klient poczty firmy Microsoft to w wielu firmach główne oprogramowanie wykorzystywane do komunikacji z klientami, a często również do przechowywania ich danych kontaktowych. Można by nawet rzec, że ze względu na swoją charakterystykę Microsoft Outlook to element pakietu Office najbliższy systemowi CRM, dlatego też odpowiednia współpraca z Outlookiem to dla wielu firm kluczowa funkcjonalność systemu CRM i należy powiedzieć, że SugarCRM realizuje to założenie z nawiązką.
Plug-in integrujący SugarCRM z Outlookiem ma dwie zasadnicze funkcje:
Podstawowa konfiguracja integratora możliwa z poziomu opcji Outlooka pozwala na podpięcie naszego konta w SugarCRM, zdefiniowanie stopnia synchronizacji dla poszczególnych obszarów i ustawienie języka plug-inu.
Producenci systemu zadbali o odpowiednio zaawansowane możliwości w zakresie konfiguracji synchronizacji. Możemy między innymi ustalić jakie elementy mają podlegać synchronizacji oraz czy ma ona przebiegać w obie strony (SugarCRM <-> Outlook) czy tylko w jedną (SugarCRM -> Outlook lub Outlook -> SugarCRM) lub też czy SugarCRM ma pobierać załączane pliki.
Zasadniczo, integrator obsługiwany jest z poziomu paska narzędzi oferuje różne opcje w zależności od aktualnego widoku. W widoku wiadomości możliwe jest zarchiwizowanie danego e-maila w ramach istniejącego rekordu w systemie (dzięki czemu wiadomość będzie widoczna np. w subpanelu pod odpowiednim Namiarem, Kontaktem, lub też Kontrahentem) oraz utworzenie nowego rekordu w systemie (w ramach modułów Kontrahenci, Kontakty, Namiary, Błędy, Zgłoszenia, Szanse sprzedaży). Tworzenie nowego rekordu z poziomu Outlooka jest szczególnie przydatne w sytuacji, w której chcemy szybko utworzyć w Namiar w SugarCRM na podstawie maila od osoby zainteresowanej naszą ofertą.
W ramach widoku kalendarza, zadań i kontaktów, plug-in pozwala nam na wybór elementów, które mają podlegać synchronizacji, natomiast przy okazji tworzenia nowej wiadomości możemy skorzystać z opcji „Wyślij i archiwizuj”, co pozwala na jednoczesne wysłanie maila do odbiorcy i zachowanie go w SugarCRM. Możemy również wybrać odbiorców wiadomości spośród rekordów zebranych w systemie. Tworząc nowy kontakt w systemie możemy od razu zapisać go jako rekord w SugarCRM oraz utworzyć w systemie odpowiedniego Kontrahenta na podstawie wpisanych danych o firmie.
Podsumowując, integrator SugarCRM do Outlooka to przyjazne i przydatne narzędzie wyposażone w szeroki wachlarz opcji konfiguracyjnych. Umożliwia bezproblemową komunikację na linii Outlook-SugarCRM w zakresie wszystkich obszarów kluczowych z punktu widzenia zarządzania relacjami z klientami.
Microsoft Excel
Plug-in SugarCRM dla Microsoft Excel pozwala na przeglądanie i zarządzanie modułami SugarCRM z poziomu arkusza kalkulacyjnego. W ramach podstawowej funkcjonalności, z pomocą tego plug-inu możliwe jest wypełnianie i edycja poszczególnych pól z SugarCRM, dodawanie nowych rekordów oraz zapisywanie zmian w bazie danych systemu. Żeby korzystać z tego integratora, dany użytkownik musi mieć uprawnienia od eksportu danych z poszczególnych rekordów w systemie.
Przydatną funkcją tego plug-inu jest możliwość otwarcia za pomocą Microsoft Excel raportów wygenerowanych przez SugarCRM i zapisania ich jako arkuszy kalkulacyjnych.
Microsoft Word
Główna funkcjonalność integratora SugarCRM z Microsoft Word pozwala na wykorzystanie do korespondencji masowej w SugarCRM szabonu przygotowanego w Wordzie, oraz do wykorzystania danych zgromadzonych w systemie celem generowania dokumentów w najpopularniejszym edytorze plików tekstowych.
Plug-in do Microsoft Word pozwala na generowanie dokumentów z wykorzystaniem nielimitowanej liczby rekordów istniejących w ramach modułów Kontrahenci, Szanse sprzedaży, Namiary, Kontakty, Zgloszenia i Kampanie.
Podsumowanie
W przypadku integracji SugarCRM z pakietem Microsoft Office najbardziej rozbudowana i najczęściej wykorzystywana funkcjonalność odnosi się do odpowiedniej komunikacji z klientem poczty Microsoft Outlook. Niemniej, opcje oferowane przez integratory z Microsoft Word i Microsoft Excel mogą dla niektórych być równie kluczowe. Podsumowując, efektywne równoległe korzystanie z najpopularniejszego na świecie pakietu biurowego wraz z systemem do zarządzania relacjami z klientem nie jest jedynie domeną Microsoft Dynamics CRM.
