Document Management System

Elektroniczny obieg Twojej firmowej dokumentacji

Document Management System, czasami także Enterprise Content Management (System) – to sposób na przeniesienie papierowych archiwów do chmury. Oprogramowanie tej klasy uwalnia przedsiębiorców od obowiązku utrzymywania przestarzałych, niewygodnych, zakurzonych archiwów. DMS to rozwiązanie na miarę XXI wieku.

Najwyższy czas, aby – podobnie jak bankowość, baza klientów czy poczta – także firmowa dokumentacja trafiła do Twojego komputera i telefonu.

42% przedsiębiorców zmaga się z problemem nieefektywnego przetwarzania dokumentacji

70% uskarża się na zbyt długi czas potrzebny na wyszukiwanie konkretnych treści

7,5% dokumentów w formie papierowej ginie w przedsiębiorstwach w niewyjaśnionych okolicznościach

Dane za: Association for Information and Image Management

Za każdym razem, gdy widzisz biznes, który odnosi sukces, oznacza to, że ktoś kiedyś podjął odważną decyzję.
Peter F. Drucker

5 powodów, dla których warto mieć system DMS

Oszczędność miejsca

Wdrożenie systemu DMS ogranicza zapotrzebowanie na papier i przestrzeń magazynową. Ponieważ dokumentacja w formie elektronicznej trafia do bezpiecznego systemu, nie potrzebujesz już zapasu teczek, segregatorów i osobnego pomieszczenia do ich przechowywania. Zaoszczędzoną przestrzeń możesz przeznaczyć na sprzyjający kreatywnemu myśleniu chillout room dla Twojego zespołu albo dodatkową salę konferencyjną. Zapotrzebowanie na takie pomieszczenia zgłoszono już jakiś czas temu, prawda?

Oszczędność czasu

Oszczędność dotyczy także czasu potrzebnego na przeszukiwanie archiwum. Zamiast przerzucać zakurzone stosy, wystarczy, że skorzystasz z dostępnej w systemie wyszukiwarki. Kilka kliknięć myszką i właściwy dokument pojawia się na ekranie Twojego komputera. Dodatkowe minuty spożytkuj na aktywność social selling na LinkedIn lub spotkanie kreatywne na temat usprawnień na rzecz Customer Experience. Już dawno mieliście spróbować warsztatów Design Thinking, prawda?

Oszczędność pieniędzy

Koniec z oszałamiającymi wydatkami na przesyłki pocztowe, materiały biurowe, meble, wynajem dodatkowej powierzchni itp.

Rozwiązanie DMS/ECM nie wymaga też zakupu nowego sprzętu – wystarczą dotychczas wykorzystywane urządzenia (komputer, telefon, tablet) oraz połączenie z Internetem. Jeżeli nie dysponujesz własną infrastrukturą – istnieje możliwość skorzystania z usług hostingowych zewnętrznego partnera. W tym przypadku do listy niepotrzebnych kosztów należy dodać wydatki na utrzymanie własnej serwerowni.

Poprawa wydajności

Elektroniczna archiwizacja danych przekłada się również na większą wydajność operacyjną zatrudnionych w firmie osób. Pracownik, który ze względu na zajmowane w firmie stanowisko otrzymał właściwe uprawnienia systemowe, może dokonywać zmian w zasobach przedsiębiorstwa. Zachowana jest przy tym przejrzystość śledzenia wcześniejszych wersji i powrotu do widoku dokumentu przed zmianami. Ryzyko zniszczenia dokumentu, na którym naniesiono nieodwracalne, a niepotrzebne adnotacje, spada tym samym praktycznie do zera.

Warto zaznaczyć, że system może być dostępny w widoku przeglądarki, co sprzyja obsłudze podczas podróży służbowych lub pracy zdalnej, poza główną siedzibą firmy.

Bezpieczeństwo Twojego know-how

Wartość dodaną w przypadku korzystania z elektronicznego obiegu dokumentów stanowi bezpieczeństwo przechowywanej wiedzy. W przypadku utraty papierowej dokumentacji (np. wskutek pożaru czy powodzi) jej odzyskanie jest praktycznie niemożliwe. Korzystając z systemu klasy ECM/DMS można w prosty sposób przywrócić pozornie utracone wersje.

Zabezpieczone jest nie tylko know-how firmy, ale również dane osobowe klientów. Należy przecież o nie szczególnie dbać po wejściu w życie Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO)!

Dodatkowo rozwiązanie ECM wyposażone jest w kompleksowe ścieżki audytu i proaktywne techniki raportowania, które mogą być wykorzystane do śledzenia podejrzanego zachowania, takiego jak niestandardowe schematy korzystania, bądź logowanie po godzinach pacy.

Jak wybrać odpowiedni system DMS?

W eVolpe zachęcamy do udziału w analizie przedwdrożeniowej. Podczas tego typu warsztatów docieramy do sedna potrzeb wobec oprogramowania. To niepowtarzalna szansa na narzędzie, które doskonale pasuje do specyfiki biznesu, który prowadzisz.

Możesz oczywiście skorzystać ze standardowego rozwiązania. Polecamy Ci jednak systemy o otwartym kodzie, które możemy dostosować do indywidualnych wymagań (w dowolnym stopniu i w momencie). .

Propozycja DMS/ECM od eVolpe

CZYTAJ WIĘCEJ

System dla dzisiejszych przedsiębiorczych

System jest dostępny w przeglądarce internetowej, także na urządzeniach mobilnych. Pozwala na błyskawiczne dodawanie nowych i podgląd istniejących plików. Jego nowoczesny i intuicyjny interfejs zapewnia wygodny i szybki dostęp do informacji, a także bieżącą kontrolę wszystkich wydarzeń dotyczących przetwarzania zasobów firmowej wiedzy. Zaawansowane automatyzacje umożliwiają zarządzanie obiegiem dokumentów i usprawniają komunikację, dzięki czemu kluczowe pliki nigdy nie zostaną przeoczone ani zagubione. A Ty prowadzisz swój biznes sprawnie, bez ograniczeń minionej epoki.

Rozwiązanie dla (nieziemskich) zespołów

Alfresco sprzyja optymalizacji zespołowego tworzenia dokumentów. Definiowane obszary oraz wygodne rozwiązania w zakresie systemu komentarzy, wersjonowania i śledzenia zmian czynią z tego systemu najlepszą alternatywę dla pracy z treścią w przedsiębiorstwach.

Producent zadbał o to, aby użytkownicy byli zawsze na bieżąco ze zmianami w dokumentach, które współtworzą i mieli możliwość łatwej edycji współdzielonych plików z poziomu przeglądarki. System ten umożliwia współpracę podczas tworzenia dokumentów tekstowych, projektów graficznych, multimedialnych czy inżynieryjnych. Dzięki swojej wszechstronności Alfresco jest na co dzień wykorzystywane między innymi w agencji NASA.

Najwyższy standard bezpieczeństwa danych

W wielu firmach kluczowe dokumenty takie jak umowy, oferty, czy specyfikacje produktowe są rozsiane po całej organizacji, co znacząco utrudnia korzystanie z nich oraz kontrolowanie dostępu do informacji wrażliwych. Jeżeli to także Twoja rzeczywistość – najwyższy czas z nią skończyć!

Alfresco gwarantuje najwyższe standardy bezpieczeństwa, zaawansowany system ról oraz definiowania dostępu do poszczególnych obszarów. W systemie możliwe jest precyzyjne określenie poziomów jawności treści i przyznanie właściwych uprawnień poszczególnym użytkownikom. Konstrukcja aplikacji i przyjazny interfejs sprzyjają prowadzeniu uporządkowanej bazy dokumentów, a wbudowana wyszukiwarka pozwala na szybkie znalezienie nawet najmniejszej „igły w stogu siana”.

Otwarty kod w imię nieskończonych możliwości

Otwarty kod źródłowy oraz zaawansowane API ułatwiają włączenie Alfresco w dowolną infrastrukturę IT. Można go połączyć z narzędziami takimi jak: MS Office, Google Docs czy AutoCAD. Skorzystaj z usług eVolpe, a odkryjemy przed Tobą nieskończone możliwości rozbudowy oraz integracji z innymi aplikacjami współtworzącymi platformę kompleksowego Customer Experience.

Mamy też dla Ciebie gotowy integrator z oprogramowaniem CRM; dostępny przy okazji wdrożenia albo jako paczka out-of-box do uzyskania na stronie eVolpe.shop.