Jeszcze do niedawna lider systemów ERP typu Open Source – Openbravo ERP — był dla większości polskich firm produktem nieosiągalnym. Pomimo znaczących oszczędności, jakie mogłoby przynieść wdrożenie właśnie tego rozwiązania (brak opłat licencyjnych pozwala na redukcję kosztów o ok. 50%), polscy przedsiębiorcy nie mieli zbyt wielu możliwości, aby zarządzać swoim przedsiębiorstwem przy użyciu Openbravo ERP. Głównym powodem był brak oficjalnego tłumaczenia systemu na język polski oraz przystosowania do polskich warunków prawno-finansowych. Jednak obecnie problem ten przestał istnieć – firma eVolpe oferuje kompleksowe wdrożenie systemu Openbravo ERP wraz z autorskim polskim tłumaczeniem oraz modułem finansowym w pełni zgodnym z przepisami polskiej rachunkowości . Dzięki temu polskie przedsiębiorstwa będą miały możliwość usprawnienia zarządzania za pomocą tego popularnego od lat na całym świecie systemu klasy ERP. Tak duża popularność Openbravo ERP nie jest przypadkowa – jego funkcjonalność nie odbiega od tej oferowanej przez komercyjne rozwiązania, oferując przy tym dowolną modyfikację dzięki otwartemu kodowi źródłowemu i bezpłatne użytkowanie. Jak każdy system klasy ERP Openbravo ERP wspomaga zarządzanie magazynem, produkcją, sprzedażą, zamówieniami oraz finansami. Wszystkie moduły systemu są ze sobą zintegrowane, co pozwala na zachowanie spójności danych. Openbravo ERP jest rozwiązaniem webowym, dlatego nie wymaga instalowania dodatkowych aplikacji na komputerze użytkownika i pozwala na dostęp do systemu z dowolnego miejsca. Ciekawym podejściem projektantów systemu było także stworzenie architektury w taki sposób, aby zminimalizować ilość operacji wprowadzania danych przez użytkowników. Dlatego też tworząc jeden dokument (np. fakturę zakupu), użytkownik jest w stanie automatycznie utworzyć na jego podstawie dalsze formularze (np. przyjęcie na magazyn itp.). Dodatkowo przejrzysty interfejs systemu, możliwość wykorzystania skrótów klawiszowych oraz rozbudowany system pomocy sprawia, iż obsługa Openbravo ERP jest wyjątkowo prosta i intuicyjna.
Openbravo ERP składa się z dziewięciu modułów, z których każdy odpowiedzialny jest za zarządzanie odrębnym obszarem przedsiębiorstwa. Dostęp do modułów oraz transakcji jest kontrolowany za pomocą odpowiednich ról i uprawnień.
Zarządzanie głównym danymi
Ponieważ pewne dane systemu są współdzielone przez wszystkie moduły, niezbędne było utworzenie takiego obszaru, w którym użytkownik mógłby definiować najistotniejsze z punktu widzenia przedsiębiorstwa informacje. Takim obszarem jest moduł Zarządzanie głównymi danymi. Jak sama nazwa wskazuje, pozwala on na kompleksowe zarządzanie informacjami odnośnie np. produktów, partnerów biznesowych oraz cenników. Struktura tych danych jest bardzo rozbudowana, a dzięki tworzeniu dowolnych kategorii oraz powiązań z innymi obiektami systemu, możliwe jest rejestrowanie wszystkich niezbędnych informacji.
Zarządzanie zamówieniami
Wspomaganie procesu zaopatrywania przedsiębiorstwa w materiały stanowi kluczową rolę, szczególnie w przypadku firm produkcyjnych. Openbravo ERP umożliwia planowanie przyszłego zapotrzebowania w oparciu o plan produkcji. Jeżeli na magazynie nie znajduje się odpowiednia ilość wymaganych surowców, uprawnione osoby mogą automatycznie zgłosić zapotrzebowanie na nie. Następnie planista zapotrzebowania zarządza procesem nabycia odpowiednich produktów. Funkcjonalność systemu wspiera użytkownika również na tym etapie – w przypadku dokonania zakupu w systemie gromadzone są wszystkie informacje odnośnie faktury zakupu. Następnie system automatycznie generuje odpowiednie wpisy księgowe, dzięki czemu nie muszą być one wprowadzane ręcznie. Na podstawie faktury zakupu może także zostać wygenerowane przyjęcie na magazyn. Rozbudowane raporty pozwalają na analizę takich zestawień jak zakupy, pokwitowania za materiały oraz faktury zakupu.
Gospodarka magazynowa
Standardowa funkcjonalność modułu Gospodarka magazynowa Openbravo ERP jest na tyle bogata, iż spełnia podstawowe założenia systemu klasy WMS. Możliwość definiowania struktury dowolnej ilości magazynów oraz dostęp do zawsze aktualnych informacji o ich stanach pozwala na kompleksowe zarządzanie gospodarką magazynową przedsiębiorstwa. Każdy z produktów jest zlokalizowany za pomocą współrzędnych X, Y, Z. System umożliwia także ich śledzenie dzięki możliwości integracji z czytnikiem kodów kreskowych oraz rejestrowaniu wszelkich przesunięć magazynowych. Kolejną zaletą jest możliwość zarządzania zapasami w transporcie – definiowanie tras, firm transportowych oraz frachtu. Koszty transportu obliczane są automatycznie. W przypadku przyjęcia towaru na magazyn użytkownik może wygenerować i wydrukować odpowiedni dokument. Na dalszym etapie przetwarzania surowców (wykonanie procesów produkcyjnych) stany magazynowe są automatycznie uaktualnianie, zgodnie ze zużyciem istniejących i utworzeniem nowych produktów wejścia/wyjścia. System umożliwia także wykonanie inwentaryzacji produktów znajdujących się na magazynie oraz modyfikację danych odnośnie stanów magazynowych zgodnie z jej wynikiem. Rozbudowane raporty analityczne pozwalają kontrolę magazynu, ofert, transakcji, stanów magazynowych, wysyłki itp.
Planowanie zapotrzebowania materiałowego (MRP)
Moduł MRP (Material Requirement Planning) umożliwia optymalne zarządzanie produkcją. Zapotrzebowanie materiałowe jest obliczane za pomocą zdefiniowanej metody planowania – w oparciu o oczekujące zlecenia zakupu, sprzedaży, produkcji lub prognozę sprzedaży. Algorytm systemu sugeruje użytkownikowi najbardziej korzystną dla przedsiębiorstwa datę dokonania zakupu towarów, rozpoczęcia procesu produkcyjnego oraz realizacji sprzedaży. Uwzględniane są także poziomy zapasu bezpieczeństwa. Wynikiem działania algorytmu jest plan produkcji, który w razie potrzeby może zostać dostosowany ręcznie przez użytkownika.
Zarządzanie produkcją
Planowanie produkcji w Openbravo ERP może zostać przeprowadzone na dwa sposoby. Pierwszy z nich zakłada wykorzystanie opisanego powyżej modułu MRP (Material Requirement Planning). Na podstawie otrzymanego w taki sposób planu produkcji system generuje plan procesów produkcyjnych. Innym sposobem jest manualne definiowanie planu procesów produkcyjnych poprzez określanie jego poszczególnych etapów, z uwzględnieniem produktów wejścia/wyjścia, a także czasu, kosztu i sposobu ich wytworzenia. Openbravo ERP umożliwia kontrolę wykonywanej produkcji na jej dowolnym etapie. Ponadto możliwa jest także kontrola jakości wytwarzanych produktów oraz uwzględnienie prac konserwacyjnych maszyn. Cały proces jest zintegrowany z gospodarką magazynową, dzięki czemu użytkownicy systemu mają dostęp do zawsze aktualnych danych odnośnie stanów magazynowych. Dzięki szczegółowym raportom produkcyjnym, takim jak: dzienny raport zleceń produkcji, statusu wykonania produkcji, oczekujących zleceń itp., użytkownicy systemu mogą na bieżąco kontrolować kwestie produkcyjne przedsiębiorstwa.
Zarządzanie sprzedażą i zarządzanie relacjami z klientem
Możliwość generowania dokumentów na podstawie uprzednio wprowadzonych ma diametralny wpływ na usprawnienie procesu zarządzania sprzedażą w Openbravo ERP. Faktury sprzedaży generowane są na podstawie utworzonych zleceń sprzedaży, wysyłki na podstawie zamówień, wpisy księgowe na podstawie przeprowadzonych operacji finansowych itp. Dzięki temu użytkownik wykonuje pracę jednokrotnie, co znacznie przyspiesza wykonanie procesu o pozwala zminimalizować ilość błędnie wprowadzonych danych. Moduł pozwala także na kompleksowe zarządzanie rabatami, cennikami oraz wypłatami prowizji. Szczegółowe raporty sprzedażowe pozwalają na analizę zleceń sprzedaży, wysyłek, zwrotów, oczekujących sprzedaży oraz faktur. W przypadku gdy przedsiębiorstwo oparte jest o sprzedaż detaliczną, Openbravo oferuje system sprzedaży Openbravo POS, który jest w pełni zintegrowany z Openbravo ERP oraz specjalistycznymi urządzeniami sprzedaży. Dodatkowo system został całkowicie dostosowany przez firmę eVolpe do polskich warunków prawno-finansowych. Kolejnym produktem firmy eVolpe jest aplikacja dla przedstawicieli handlowych mSales Openbravo ERP, w pełni zintegrowana z systemem głównym.
Zarządzanie projektami i usługami
Gdy działalność firmy opiera się w dużej mierze na wykonywaniu projektów (zewnętrznych lub wewnętrznych), istotnym zagadnieniem jest możliwość zarządzania ich realizacją. Openbravo ERP oferuje w tej kwestii funkcjonalność pozwalającą na zarządzanie dwoma typami projektów: standardowym wielofazowym oraz usługowym. Projekt wielofazowy znajduje swoje zastosowanie w przypadku tradycyjnych projektów, składających się z określonych faz oraz zadań do wykonania w ramach tych faz. Z każdą fazą (a nawet konkretnym jej zadaniem) można powiązać odpowiednie zasoby ludzkie oraz ustalenia czasowe i kosztowe ich realizacji. Dodatkowo system umożliwia planowanie budżetu projektu: kosztów, wydatków, zwrotów z inwestycji. Fazy oraz zadania mogą zostać powiązane z dowolnymi elementami systemu: partnerem biznesowym, magazynem, produktem, płatnościami, walutą itp. Projekty usługowe wspomagają dodatkowo zarządzanie procesem negocjacji kontraktów oraz ofertami partnerów biznesowych. W ramach raportów dla każdego projektu jest obliczany jego koszt, zyskowność a także odnotowywany jest jego postęp.
Zarządzanie finansami
System został przystosowany przez firmę eVolpe do polskich warunków prawno-finansowych i umożliwia prowadzenie kompleksowej księgowości dla przedsiębiorstw. Główną jego zaletą jest ograniczenie powtórzeń operacji księgowych. Wpisy do księgi głównej generowane są na podstawie operacji przeprowadzanych na obszarze całego przedsiębiorstwa – w przypadku sprzedaży, magazynowania, zakupów itp. Użytkownik ma także możliwość manualnego wprowadzania wpisów. System pozwala także na kompleksowe zarządzanie należnościami i zobowiązaniami – kontrolę zestawień bankowych, wpłaty i wypłaty do kasy, zarządzanie płatnościami, ustalanie stawek oraz zobowiązań podatkowych itp. Zakładowy plan kont może zostać zdefiniowany zgodnie z preferencjami klienta. System umożliwia także generowanie bilansu, bilansu próbnego oraz rachunku zysków i strat. Szczegółowe raporty księgowe, tj. raport księgi głównej, raport podatkowy, bankowy, przepływów pieniężnych, środków trwałych itp. pozwalają na dokładną analizę sytuacji finansowej firmy.
Analityka biznesowa
Openbravo ERP nie jest jedynie systemem umożliwiającym gromadzenie danych – pozwala on także na przeprowadzenie analiz dowolnego obszaru firmy. Dokonanie analizy jest możliwe dzięki funkcjonalności generowania rozbudowanych raportów. Raporty te są tworzone w oparciu o dowolne dane i dowolne kryteria (np. „Wyświetl faktury sprzedaży tych partnerów biznesowych, którzy zakupili produkt X w okresie Y”). Oprócz wykorzystania standardowych raportów systemowych przedsiębiorstwo ma możliwość zdefiniowania własnych, które są wymagane do przeprowadzenia analiz zgodnych ze specyfiką jego funkcjonowania. Jest to bezsprzecznie podstawowe zagadnienie dla wspomagania procesu decyzyjnego przedsiębiorstwa oraz wyboru odpowiedniej strategii.
Standardowa funkcjonalność Openbravo ERP bez wątpienia umożliwia kompleksowe zarządzanie wszystkimi obszarami przedsiębiorstwa. Dzięki temu procesy biznesowe w nim zachodzące mogą zostać w pełni zoptymalizowane. Dodatkowo dobrze przemyślany przepływ informacji oraz powiązania pomiędzy danymi przyspieszają pracę użytkowników systemu, co jeszcze bardziej wpływa na usprawnienie funkcjonowania przedsiębiorstwa. Możliwość rozbudowy dzięki otwartemu kodowi programistycznemu oraz zastosowaniu nowoczesnych popularnych technologii znacznie upraszcza (a tym samym skraca) proces dostosowywania systemu do wymagań klienta. Zatem biorąc pod uwagę także i brak opłat licencyjnych za oprogramowanie, system Openbravo ERP jest zdecydowanie godnym uwagi rozwiązaniem informatycznym klasy ERP.
Artykuł został opublikowany na portalu erp-view.pl.
